吉林大學(xué)檔案管理軟件操作指引-吉林大學(xué)檔案館

1、吉林大學(xué)檔案管理軟件操作指引-吉林大學(xué)檔案館作者:日期:吉林大學(xué)檔案管理軟件操作指南一 檔案管理系統(tǒng)登陸檔案管理系統(tǒng)是瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)（B/S ）的系統(tǒng)，客戶端只要 通過(guò)瀏覽器（建議使用 Internet Explorer ）就可以登陸檔案管理系統(tǒng)。 具體登陸方法如下：方法一：進(jìn)入檔案管理網(wǎng)頁(yè)。如下圖：方法二：在瀏覽器的地址輸入框中輸入檔案管理系統(tǒng)的IP地址。如下圖：使用檔案館系統(tǒng)管理員給定的用戶名和密碼進(jìn)行首次登陸。登陸 成功后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“檔案信息管理”的功能接口，如下圖：二用戶信息修改用戶可以點(diǎn)擊上面或左邊的“系統(tǒng)設(shè)置”進(jìn)入用戶管理界面，可以 看見自己的用戶信息。 用戶如果需要修改密

2、碼， 可以先刪除舊的密碼， 輸入自己的新密碼。也可以修改用戶姓名、 聯(lián)系電話等其他用戶信息。 更改完信息后點(diǎn)擊“修改信息、修改密碼”即可。見下圖：三檔案著錄在檔案信息管理”頁(yè)面點(diǎn)擊檔案表的名稱或點(diǎn)擊“打開”進(jìn)入數(shù)據(jù) 庫(kù)，如下圖：可以看到左邊的“表內(nèi)文件分類目錄”點(diǎn)擊“”直至最后一級(jí)目錄 可以進(jìn)入右邊的“檔案文件信息管理”頁(yè)面，最上面顯示這個(gè)目錄的基 本信息：它的各級(jí)目錄名稱，以及這個(gè)目錄下總案卷數(shù)和總文件數(shù)。 中間羅列出這個(gè)目錄下的數(shù)據(jù)。如下圖：點(diǎn)擊檔案管理頁(yè)面上方的“添加案卷”或者是添加文件”進(jìn)行檔案 的著錄。如下圖：用戶參照吉林大學(xué)檔案網(wǎng)上著錄規(guī)則進(jìn)行信息著錄，完成信 息著錄后，點(diǎn)擊“添加

3、”即可。四檔案信息文件的上載檔案管理系統(tǒng)除了可以支持用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷、文件的基本信息的 錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠(yuǎn)程上載各種格式的電子文件，紙 質(zhì)文件掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件。用戶可以有兩種方式進(jìn)入對(duì)案卷或文件進(jìn)行全文、圖像或多媒體 的操作頁(yè)面。方式一：用戶可以在“檔案文件信息管理”頁(yè)面下，通過(guò)點(diǎn)擊對(duì)應(yīng) 案卷或文件左側(cè)的三個(gè)超鏈接，如下圖紅框區(qū)中所示：方法二：用戶可以在“編輯案卷、文件”頁(yè)面下，點(diǎn)擊“輸入員”右側(cè) 的三個(gè)按鈕。如下圖：全文提交的格式為 word、excel、PDF、html和txt文件。圖像文件提交的格式為 JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PN

4、G、 DWG、PDF，建議使用 JPEG、GIF、BMP 格式視頻文件提交的格式為 asf、wav。音頻文件提交的格式為 mp3、wma。上傳的文件名要與歸檔的文件名保持一致。（一）用戶要對(duì)案卷或文件進(jìn)行全文上傳操作，可點(diǎn)擊“ 全文”超 鏈接或“全文”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入 全文”頁(yè)面。點(diǎn)擊瀏覽”找到上傳文件所 在的位置并完成設(shè)置后。點(diǎn)擊下方的“ 上傳”按鈕，完成系統(tǒng)文件的上 傳。如果上傳的文件不是 PDF格式，上傳完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”見下圖：（二）用戶要對(duì)案卷或文件圖像、視頻、音頻上傳操作，可點(diǎn)擊圖像、視頻、音頻”超鏈接或圖像、視頻、音頻”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入圖 像、視頻、音頻”頁(yè)面，打開圖像、視頻、音頻上

5、傳頁(yè)面，點(diǎn)擊“瀏覽” 找到上傳圖像、視頻、音頻所在的位置并完成設(shè)置后。點(diǎn)擊下方的“上 傳”按鈕，完成系統(tǒng)文件的上傳。見下圖：五數(shù)據(jù)的編輯與修改（一）在檔案文件信息管理”頁(yè)面，顯示的就是我們已經(jīng)著錄的文件數(shù)據(jù)信息，檔案的文件級(jí)和案卷級(jí)的區(qū)別可以通過(guò)顏色來(lái)區(qū)分。 點(diǎn)擊每一條著錄信息的“題名”或者編輯一列的“”圖標(biāo)，見下圖：系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“編輯”頁(yè)面，可以對(duì)這條信息進(jìn)行重新編輯和修改， 修改完成后點(diǎn)擊“保存”完成信息的修改。見下圖：（二）卡 同一目錄下調(diào)整文件順序，只要調(diào)整每一文件最前端的 移動(dòng)符號(hào)“：”即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行排序。點(diǎn)擊向上的箭頭，排序上， 文件向上移動(dòng)，它與原來(lái)上一條文件的檔號(hào)自動(dòng)交換

6、，反之向下，見 下圖：（三）如果要插入一個(gè)文件時(shí)，用戶添加以后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給該文件號(hào)以后的件號(hào)加 1 ，用戶只需逐一修改后面文件的頁(yè)次即可。 如果要插入一個(gè)案卷時(shí)，需要首先把原先此案卷號(hào)及以后的案卷的案 卷號(hào)都加1，然后再添加要插入的案卷。（四）有時(shí)根據(jù)需要，如大范圍的選擇等，需要調(diào)整每頁(yè)顯示行數(shù)。如下圖：只需在方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。六目錄打印（一）一般性打印可在“檔案文件信息管理”頁(yè)面，點(diǎn)擊打印當(dāng)前”見下圖：系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“目錄打印”頁(yè)面進(jìn)行操作。見下圖：選擇所需要打印的目錄，點(diǎn)擊“打印預(yù)覽”完成打印。（二）選擇性打印方式，是在用戶需要打印個(gè)別幾個(gè)文件時(shí)使用。在檔案文件信息管理

7、”頁(yè)面選擇要打印的文件在前面點(diǎn)中“”然 后點(diǎn)擊隊(duì)列打印”此時(shí)點(diǎn)擊“打印隊(duì)列”就可以看見已經(jīng)添加進(jìn)隊(duì)列的 信息，在這里可以刪除不需要打印的信息。如下圖：再點(diǎn)擊，打印當(dāng)前”即出現(xiàn)打印界面。選擇要要打印的表格，然后 選中 僅打印打印隊(duì)列中的文件”點(diǎn)擊 打印預(yù)覽”完成打印操作。如下 圖：七 檔案網(wǎng)上著錄信息打印要求（一） 研究生學(xué)位檔案信息打印要求打印表格為：全引目錄、備考表、案卷目錄、檔案移交明細(xì)單。全引目錄、備考表”根據(jù)文件材料的紙張型號(hào)選擇，用復(fù)印紙縱向打印。 “案卷目錄、檔案移交明細(xì)單”用A4復(fù)印紙橫向打印。打印表格的數(shù)量為“全引目錄、備考表、案卷目錄”各一份?！皺n案移 交明細(xì)單”三份。（二）文件、科研項(xiàng)目、學(xué)生成績(jī)、圖紙等檔案信息打印要求打印表格為：案卷圭寸面I、卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄、檔案移交明細(xì)單。案卷封面