文件與檔案管理制度

1、文件和檔案管理制度1目的為加強對文件和檔案的識別、控制及安全記錄的控制等環(huán)節(jié)的管理，使其管理實現(xiàn) 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制訂本制度。2適用范圍本制度適用于對文件和檔案的識別、控制及安全記錄的控制等環(huán)節(jié)的管理。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件中安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊、安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全生 產(chǎn)規(guī)章制度的批準(zhǔn)及發(fā)布。3.2分管安全生產(chǎn)的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)其他文件的審批、確定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文 件的發(fā)放范圍及對廢棄文件是否銷毀做出決定。3.3安全環(huán)保部3.3.1負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的管理工作（即制定、溝通、培訓(xùn)、考核、評審）。3.3.2負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的歸檔與保存。3.3.3安委會辦公室負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件

2、的發(fā)放、借閱、修改與廢棄。4管理內(nèi)容與方法4.1標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的分類及編號4.1.1標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的分類標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件包括：資質(zhì)文件、外來文件、內(nèi)部文件（人員、設(shè)備設(shè)施檔案、支 撐文件及其他文件資料）。（1）資質(zhì)文件企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、礦產(chǎn)品經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證、排污許可證 等。（2）外來文件a法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)、上級主管（監(jiān)管）部門的規(guī)范、規(guī)定、規(guī)程及 其他要求；b. 認(rèn)可文件（勘察、設(shè)計、評價及其審核的資料、資質(zhì)證書；安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)外部 評價報告等）；c. 外來原件（設(shè)備設(shè)施說明書、合格證、質(zhì)量證明書；法定監(jiān)測、檢測、檢定、實 驗測試報告、表卡、記錄）；d. 三同時

3、”程序文件（立項、備案、可行性研究、設(shè)計、評價、驗收及其審核資料、 資質(zhì)證書等）。（3）內(nèi)部文件內(nèi)部文件分為：安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊、管理制度和支撐文件。安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊是闡述安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)的綜合性文件?？刂瞥绦蚴轻槍M成安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)的 9個元素所編制的控制、指導(dǎo)文件，對 9個 元素進行了詳細(xì)闡述，將其具體要求轉(zhuǎn)化為企業(yè)的管理行為。支撐文件為安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)運行、管理使用的各種基礎(chǔ)文件，其中安全記錄真實記 錄安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)運行中的數(shù)據(jù)、活動、追蹤、驗證的實況。支撐文件包括以下內(nèi)容：a. 三項制度（安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理制度、安全操作規(guī)程）；b. 應(yīng)急救援預(yù)案；c. 臺帳、計劃、安全生產(chǎn)記錄、安

4、全生產(chǎn)檔案等。4.1.2標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的編號外來文件不編號。但應(yīng)建有 外來文件臺帳”，以明確其存放地點、保管人、及其更 改情況。內(nèi)部文件編號。文件編號由單位代號-文件類別-系統(tǒng)元素代號（月份）-順序號四部 分組成：（1）安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊MY-GLSC-00-001。（2）三項制度a. 安全生產(chǎn)責(zé)任制MY-ZRZ-00-001。b. 安全生產(chǎn)管理制度MY-GLZD-00-001。c. 安全技術(shù)操作規(guī)程MY-CZGC-00-001 o（3）應(yīng)急救援預(yù)案第2頁共6頁MY-YJYA-00-001o(4) 支撐文件a. 臺帳MY-TZ-01(? 12)-001。b計劃MY-JH-00-001。c. 記

5、錄MY-JL-01(? 12)-001。d. 跟蹤驗證MY-GZYZ-00-001。e. 其他文件MY-QTWJ-00-001。1.5.1.3相關(guān)說明(1) 臺賬a. 臺賬分人員、設(shè)備、物料、文件資料等的流水賬。b. 外來文件臺賬內(nèi)容應(yīng)設(shè)：文件類別、文件名稱、單位、數(shù)量、編制單位/日期、審核單位/日期、存放地點/時間、保存人等內(nèi)容。(2) 安全生產(chǎn)記錄安全生產(chǎn)記錄應(yīng)內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、清晰，填寫及時、簽署完整，標(biāo)識明確、編號清 晰，完整并真實記錄相應(yīng)過程，明確保存期限，并按期限保存。安全生產(chǎn)記錄包括下列內(nèi)容：a. 事故調(diào)查報告；b. 安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告；c. 事故、事件記錄；d. 職業(yè)衛(wèi)生檢查

6、與健康監(jiān)護記錄；e. 檢查記錄；f. 檢驗監(jiān)測記錄；g. 安全活動記錄；h. 培訓(xùn)記錄;i. 風(fēng)險評價記錄；第4頁共6頁j. 糾正與預(yù)防行動記錄；k. 應(yīng)急演練記錄；l. 任務(wù)觀察記錄；m. 維護和校驗記錄；n. 承包商信息；o. 行政許可文件；p. 技術(shù)資料圖紙。（3）安全生產(chǎn)檔案安全生產(chǎn)檔案一般指系統(tǒng)內(nèi)部運行資料原件，包括下列內(nèi)容：a.合同；b計劃；c. 任命書；d. 特種作業(yè)人員資質(zhì)證書；e. 整改通知單；f. 檢測報告、證明書；g. 事故、事件調(diào)查報告；h. 承包商/供應(yīng)商信息；i. 其他與安全生產(chǎn)有關(guān)的原始文件。4.2標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的歸檔及保存4.2.1除總經(jīng)理特殊指定外，所有標(biāo)準(zhǔn)化

7、系統(tǒng)文件全部由安全環(huán)保部歸檔、保存。4.2.2安全環(huán)保部在對外來文件歸檔的同時，應(yīng)填寫外來文件登記表。4.2.3外來文件更改、變化時，安全環(huán)保部應(yīng)立即更新最新版本，并同時在臺賬上填 寫清楚。4.2.4外來文件長期保存，更新、替換的文件應(yīng)按廢棄文件程序處理， 并同時在臺賬 上填寫清楚。4.2.5各單位的各類臺賬、安全生產(chǎn)記錄及安全生產(chǎn)檔案等資料， 每季度末向安全環(huán) 保部移交一次，并如實填寫文件和檔案移交清單，由安全環(huán)保部負(fù)責(zé)保存。4.3標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的發(fā)放與借閱4.3.1分管安全生產(chǎn)的副總經(jīng)理確定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件發(fā)放范圍（單位/人員），通知 安委會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)放432安委會辦公室按要求進行發(fā)放，領(lǐng)

8、用單位/人員應(yīng)在文件發(fā)放/回收記錄上 簽收。433使用單位/人員應(yīng)妥善保管文件，使用中不得折損、涂畫。4.3.4因各種原因造成文件毀損應(yīng)報請安全環(huán)保部主任批準(zhǔn)后，安委會辦公室方予以 更換。4.3.5各單位及個人須借閱文件時，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱讀，若需要復(fù)印，必須經(jīng)過 安委會辦公室主任同意后方準(zhǔn)復(fù)印。4.3.6如必須借出使用，應(yīng)在安委會辦公室辦理借閱手續(xù)， 借閱人在文件和檔案借 閱登記表上簽字后方可拿走，并應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.4標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件修改與廢棄4.4.1文件因各種原因修改或更新后，應(yīng)即將最新版本歸檔保存，同時，安委會辦公 室應(yīng)更新臺帳。4.4.2安委會辦公室以文件和檔案更改通知下發(fā)，并將廢棄文件回收。4.4.3分管安全生產(chǎn)的副總經(jīng)理確定更新后的廢棄文件是否銷毀。4.4.4安委會辦公室對回收的廢棄文件進行銷毀。4.5標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件評審4.5.1每年由安全環(huán)保部組織對標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件進行評審， 評審標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件的運 行的適用性、使用的方便性。4.5.2參加標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件評審的人員包括： 公司領(lǐng)導(dǎo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)內(nèi)部評審負(fù) 責(zé)人及安全標(biāo)準(zhǔn)化工作小組成員。