第十二講從職責(zé)管理出發(fā)

1、第12講從職責(zé)管理出發(fā)準(zhǔn)確理解職責(zé)職責(zé)管理的五種方法 職責(zé)管理的要求“職責(zé)孤島”的互聯(lián)互通在很多企業(yè)中，企業(yè)管理層尚未意識(shí)到職責(zé)管理對(duì)其它管理工作的基礎(chǔ)性作用，對(duì)職責(zé)管理缺乏應(yīng)有的足夠重視。 實(shí)際上，企業(yè)人員的任用、考核、培訓(xùn)、招聘、激勵(lì)，以及目標(biāo)、 時(shí)間等管理都與職責(zé)存在很多聯(lián)系，人浮于事往往是由于職責(zé)安排不合理或組織工作中喪失 職責(zé)而引起的。因此，企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到職責(zé)的重要作用，加強(qiáng)對(duì)職責(zé)管理的責(zé)任心。在本講中，將回顧理解職責(zé)的含義，介紹職責(zé)管理的方法和要求，讓“職責(zé)孤島”互聯(lián)互通。準(zhǔn)確理解職責(zé)職責(zé)和職責(zé)管理是企業(yè)管理過(guò)程中的關(guān)鍵詞，它決定了企業(yè)與員工的交易之間雙方是否存在共同的衡量尺度

2、， 并且決定了企業(yè)與員工雙方在交易中的投入與產(chǎn)出。強(qiáng)調(diào)對(duì)職責(zé)的正確理解，對(duì)于有效消除誤解與偏差、 避免職責(zé)管理中出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤，是很有意義的。因此,正確把握職責(zé)的含義，是企業(yè)進(jìn)行有效職責(zé)管理的重要前提。職責(zé)含義的準(zhǔn)確把握需要從以下五個(gè)方面來(lái)理解：職畫(huà)的準(zhǔn)確理解：職貴是工作內(nèi)容和范圍職貴種能力要求職責(zé)是一種關(guān)聯(lián)職責(zé)是一種期望職責(zé)是一種約定1. 職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍職責(zé)首先是所界定的工作內(nèi)容和范圍。 在崗位說(shuō)明書(shū)或職位說(shuō)明書(shū)中，都清晰的明確規(guī) 定了員工所要承擔(dān)的職責(zé)范圍， 應(yīng)擁有的權(quán)力和保障享有的合理利益。 因此，從某種意義上 說(shuō)，職責(zé)也是責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一。企業(yè)根據(jù)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的要求， 按照一定的

3、步驟來(lái)逐層分解， 合理設(shè)定企業(yè)的組織架構(gòu) 和各個(gè)崗位的職責(zé)。各個(gè)崗位的職責(zé)與各個(gè)部門(mén)的職能分別相對(duì)應(yīng)， 各個(gè)部門(mén)的職能又和公 司的戰(zhàn)略相對(duì)應(yīng)，只有各崗位、各部門(mén)都分別真正實(shí)現(xiàn)了各自的功能， 才能最后達(dá)成組織目 標(biāo)和經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。將職責(zé)界定為工作內(nèi)容和范圍， 有利于不同的部門(mén)管理好各自領(lǐng)域的事務(wù)， 但是，在實(shí) 際的管理中，也應(yīng)該全面理解職責(zé)的含義， 避免因過(guò)分強(qiáng)調(diào)工作內(nèi)容和范圍的傾向， 防止出 現(xiàn)對(duì)其它關(guān)聯(lián)方的狀態(tài)漠不關(guān)心的情況?！咀詸z】 請(qǐng)你閱讀以下故事，并回答相關(guān)問(wèn)題。在電影渡江偵察記中有一個(gè)令觀眾捧腹的場(chǎng)景：為了防止偵查員渡江而過(guò)，國(guó)民黨軍官對(duì)下屬的 管區(qū)進(jìn)行了職責(zé)劃分：燈標(biāo)以東由 66

4、 師管轄，燈標(biāo)以西由 68 師管轄，職責(zé)劃分非常清楚。結(jié)果，偵察員 從燈標(biāo)中間不費(fèi)周折地順利過(guò)去了。看完這段笑話(huà)， 你覺(jué)得守江部隊(duì)在職責(zé)劃分中犯了什么樣的錯(cuò)誤？請(qǐng)根據(jù)你對(duì)職責(zé)的理解， 簡(jiǎn)單闡述見(jiàn)參考答案 12 12. 職責(zé)是一種能力要求職責(zé)絕不僅僅單純意味著工作內(nèi)容和范圍， 而且還意味著一種能力要求。 一定的職責(zé)必 須有一定的能力相匹配。 如果有了職責(zé)， 任職人在能力上不能與職責(zé)要求相匹配， 那么這個(gè) 職責(zé)往往只有界定， 但由于沒(méi)有能力，而常常不能履行。 如果能力與職責(zé)不匹配， 會(huì)造成很 多難以解決的管理問(wèn)題。 企業(yè)應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的組織設(shè)計(jì)和工作分析， 界定各崗位與各部門(mén)的職 責(zé)范圍， 根據(jù)崗位職

5、責(zé)所要求的能力標(biāo)準(zhǔn)， 嚴(yán)格篩選所要招聘的員工， 以真正保證員工的能 力與其崗位職責(zé)之間是相互匹配的。 一旦發(fā)現(xiàn)任職人員存在職責(zé)與能力不匹配的問(wèn)題時(shí)， 應(yīng) 該及時(shí)采取相應(yīng)的有力措施， 來(lái)幫助員工盡快地提高工作能力， 使其適應(yīng)崗位職責(zé)對(duì)能力的 要求。通常可以通過(guò)員工培訓(xùn)和單獨(dú)指導(dǎo)等方式來(lái)有效地迅速提高員工能力。3. 職責(zé)是一種關(guān)聯(lián)往往由于片面強(qiáng)調(diào)職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍， 結(jié)果造成了各部門(mén)之間相互不了解， 溝通和 理解很少。 例如，很多企業(yè)的質(zhì)檢部不知道財(cái)務(wù)部如何運(yùn)作， 銷(xiāo)售部不知道研發(fā)部如何運(yùn)作， 研發(fā)部門(mén)也不清楚生產(chǎn)部門(mén)的具體工作方式。如果各部門(mén)間缺乏必要聯(lián)系時(shí)， 一旦出現(xiàn)需要多部門(mén)互相配合的情況

6、， 由于對(duì)其它部門(mén) 運(yùn)作很陌生， 往往不能做出反應(yīng)， 更不能及時(shí)地為其它部門(mén)提供急需的密切配合， 最終很難 完成總體的組織目標(biāo)。因此，在企業(yè)的職責(zé)管理中，應(yīng)該多考慮不同部門(mén)之間的關(guān)聯(lián)性。4. 職責(zé)是一種期望由于職責(zé)也是各崗位、 各部門(mén)之間的關(guān)聯(lián)， 因而在職責(zé)履行過(guò)程中必然會(huì)對(duì)關(guān)聯(lián)方的工 作結(jié)果懷有一定的期望。 在企業(yè)的職責(zé)管理過(guò)程中， 因上、 下級(jí)之間對(duì)職責(zé)范圍期望不一致 而經(jīng)常引發(fā)矛盾和沖突。 一般情況下， 上級(jí)對(duì)下級(jí)的期望會(huì)比較高， 總是希望下級(jí)能夠承擔(dān) 更多的職責(zé)；而下級(jí)對(duì)自身的期望卻大多都比較低，希望工作任務(wù)越少越好。在履行職責(zé)過(guò)程中， 應(yīng)該首先向?qū)Ψ奖磉_(dá)自身的期望，事先得到對(duì)方的確認(rèn)

7、。這樣，關(guān) 聯(lián)方在履行職責(zé)時(shí)， 才能有準(zhǔn)備地充分考慮為職責(zé)履行提供配套的全力幫助和支持， 從而使 雙方均達(dá)到雙贏的局面，更好地完成總體組織目標(biāo)。5. 職責(zé)是一種約定 企業(yè)在進(jìn)行組織設(shè)計(jì)和工作分析時(shí)， 不可能將所有的職責(zé)都完全界定清楚， 必然會(huì)存在 著某些職責(zé)的空白地帶。 在這種情況下， 關(guān)聯(lián)雙方可以通過(guò)建立約定的方式， 有效避免由于 組織設(shè)計(jì)缺陷而造成的無(wú)人負(fù)責(zé)等情況的發(fā)生。建立約定通過(guò)界定職責(zé)范圍內(nèi)一些模糊不清或空白的地帶， 以保證職責(zé)能夠順利得以履 行。在建立約定過(guò)程中，要注意采用恰當(dāng)?shù)募s定方式，從時(shí)間、權(quán)限、程序以及特殊情況等 多方面考慮，從而對(duì)職責(zé)進(jìn)行有效的管理。職責(zé)管理的方法全面、

8、準(zhǔn)確理解職責(zé)的含義， 正是為了更好地進(jìn)行職責(zé)管理。 在理解職責(zé)五層含義的基 礎(chǔ)上， 產(chǎn)生了五種分別對(duì)應(yīng)的職責(zé)管理方法， 包括：職責(zé)描述、 匹配職責(zé)與能力、 職責(zé)對(duì)話(huà)、 表達(dá)期望和建立約定。職責(zé)管理的五大方法，A職責(zé)描述匹配職貴與能力A職貴對(duì)話(huà)A表達(dá)期望建立約定1. 職責(zé)描述職責(zé)描述是職責(zé)管理的常用手段之一，在所有規(guī)范化管理的企業(yè)中，職責(zé)都是以崗位或職務(wù)的說(shuō)明書(shū)的形式來(lái)加以記載和界定的。因此，職務(wù)或崗位的說(shuō)明書(shū)是用來(lái)描述崗位職責(zé)的關(guān)鍵文件，用以指導(dǎo)任職人員的工作。對(duì)于企業(yè)員工來(lái)說(shuō)，上崗的首要工作就是必須首先學(xué)會(huì)解讀職務(wù)或崗位的說(shuō)明書(shū)。通過(guò)解讀本職位的職務(wù)說(shuō)明書(shū)， 員工可以詳細(xì)了解到以下信息：自己

9、的具體工作任務(wù)和范圍、對(duì)員工自身的能力要求、與其它職位的相互關(guān)聯(lián)等。但是，不能不令人氣憤的是很多企業(yè)的職 務(wù)或崗位的說(shuō)明書(shū)卻往往只是流于形式、漏洞百出，根本無(wú)法起到確定邊界、規(guī)范工作關(guān)系的作用。實(shí)際上職務(wù)或崗位的說(shuō)明書(shū)不被員工所接受和使用，或是被錯(cuò)誤使用，很難對(duì)員工的職責(zé)和行為進(jìn)行界定和規(guī)范。2. 匹配職責(zé)與能力因?yàn)槠鎻?qiáng)調(diào)職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍，很容易出現(xiàn)員工的能力與崗位職責(zé)要求不相匹配的現(xiàn)象。如果崗位職責(zé)確定后， 任職人員的能力與職責(zé)要求之間依然存在差距，任職人員則勢(shì)必很難獨(dú)立開(kāi)展工作，而需要依賴(lài)別人來(lái)替自己完成工作。匹配職責(zé)與能力的職責(zé)管理方法，是為了真正地有效解決任職人員工作能力與崗位職

10、責(zé)要求不匹配的問(wèn)題。 匹配職責(zé)與能力， 要注意四個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題： 確認(rèn)任職人員是否理解職 責(zé)；任職人員能力與職責(zé)要求之間是否存在著差距；由誰(shuí)來(lái)完成工作； 以及讓員工做出承擔(dān)職責(zé)的承諾。通過(guò)職責(zé)與能力的匹配，上級(jí)對(duì)下級(jí)的授權(quán)會(huì)更加容易執(zhí)行。3. 職責(zé)對(duì)話(huà)由于工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的不同，企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間相互不了解的情況很普遍。某部門(mén)在履行職責(zé)時(shí)沒(méi)有考慮到其它部門(mén)的情況，不了解自己的工作究竟會(huì)對(duì)其它部門(mén)的工作究竟產(chǎn)生何種影響。這樣一來(lái)，在履行職責(zé)方面很難起到關(guān)聯(lián)各方共同達(dá)成組織目標(biāo)的作用。 職責(zé)對(duì)話(huà)的目的，就是為了徹底消除這種職責(zé)隔閡，建立部門(mén)間的普遍關(guān)聯(lián)。因此，企業(yè)應(yīng) 該大力提倡內(nèi)部客戶(hù)之間時(shí)常進(jìn)行

11、職責(zé)對(duì)話(huà)，了解清楚對(duì)話(huà)對(duì)象、對(duì)話(huà)要點(diǎn)以及對(duì)話(huà)目的， 將關(guān)聯(lián)各方的關(guān)系加以清晰界定和確認(rèn)，使得各方的職責(zé)都建立在對(duì)方可以相互密切配合和全力支持的基礎(chǔ)上。4. 表達(dá)期望在企業(yè)的內(nèi)部供應(yīng)鏈中，如果各部門(mén)都分別只顧一心埋頭生產(chǎn)，孤立履行自身職責(zé)， 而對(duì)于與其它各部門(mén)間應(yīng)有的相互密切配合與有力支持方面都一概不管不問(wèn)地漠然置之，內(nèi)部客戶(hù)之間互不了解對(duì)方的期望和工作狀態(tài)，那么每個(gè)部門(mén)自身職責(zé)的獨(dú)立履行很可能對(duì)內(nèi)部客戶(hù)的職責(zé)履行提供不了任何有用的幫助和支持，甚至對(duì)企業(yè)組織目標(biāo)的總體實(shí)現(xiàn)很可能還會(huì)產(chǎn)生損害。因此，表達(dá)各自的期望，在職責(zé)管理中有著十分重要的意義。通過(guò)表達(dá)期望的方法，盡早地事先了解別人的期望， 并讓

12、別人也能隨時(shí)盡快了解自己的期望，使得雙方事先確認(rèn)對(duì)方的需求。這樣，關(guān)聯(lián)方就能夠?qū)⒙氊?zé)更好地聯(lián)系起來(lái)，分別為對(duì)方的職責(zé)履行提供及時(shí)的大力幫助和支持，最終圓滿(mǎn)地共同完成總體組織目標(biāo)。5. 建立約定建立約定是加強(qiáng)職責(zé)管理的第五個(gè)方法，它通過(guò)界定職責(zé)范圍內(nèi)一些模糊不清或空白地帶，保證職責(zé)能有效地順利得以履行。在建立約定的方法中，應(yīng)該學(xué)會(huì)如何界定， 掌握建立 約定的方法，從而對(duì)職責(zé)進(jìn)行有效的管理。時(shí)間、權(quán)限、程序以及特殊情況的處理等四種約定，是建立約定的主要類(lèi)型。在建立約 定過(guò)程中，要注意四個(gè)要點(diǎn)：約定的事先建立、就事論事、雙贏和信守等。其中，企業(yè)應(yīng)該 采取必要的監(jiān)督、考核、 交流和反饋的手段， 以確保

13、上下級(jí)、平級(jí)之間的約定都能夠得到遵 守?！咀詸z】 請(qǐng)你完成以下填空題。1 正確、全面理解職責(zé)的含義，是職責(zé)管理的前提。職責(zé)的含義應(yīng)該從五個(gè)方面來(lái)加以把握：職責(zé)是 ，職責(zé)是，職責(zé)是，職責(zé)是，職責(zé)是。2對(duì)于職責(zé)的五種不同含義， 分別有五種對(duì)應(yīng)的職責(zé)管理方法，這些方法分別是： ，見(jiàn)參考答案12-2職責(zé)管理的要求與“職責(zé)孤島”的概念職責(zé)管理的要求為了卓有成效地進(jìn)行有效、有針對(duì)性的職責(zé)管理，除了全面、充分的理解職責(zé)的含義和 掌握職責(zé)管理的方法之外，還應(yīng)該明確職責(zé)管理的各種要求。通常情況下，將職責(zé)管理的要求歸納為以下四個(gè)要點(diǎn)：1. 事先職責(zé)管理強(qiáng)調(diào)的絕不是事后的懲罰和處理，而是一種事先管理。實(shí)際上它強(qiáng)調(diào)通

14、過(guò)事先的職責(zé)對(duì)話(huà)、建立約定、 表達(dá)期望等方式，將很多問(wèn)題事先就加以界定和解決。只要把事先 的工作都做得更為細(xì)致和準(zhǔn)確，那么就完全可以避免很多職責(zé)管理問(wèn)題的出現(xiàn)。事先向?qū)Ψ奖磉_(dá)期望， 讓對(duì)方盡早地及時(shí)了解真正的需求， 實(shí)際上就可以引導(dǎo)對(duì)方的行 為朝著自己所希望的方向發(fā)展。這樣就可以約束經(jīng)理和員工的行為， 有效甚至可以完全避免 事后不僅毫無(wú)意義而且有害的扯皮，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)講是極為有利的。2. 溝通溝通是企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行交流和及時(shí)反饋所必不可缺少的一個(gè)重要步驟。由于職責(zé)是一種相互之間的關(guān)聯(lián)，沒(méi)有溝通就很難進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)。職責(zé)對(duì)話(huà)、表達(dá)期望以及建立溝通， 都需要通過(guò)雙方之間的交流來(lái)完成。因此，必須特別

15、強(qiáng)調(diào)的是，職責(zé)管理不可能“閉關(guān)鎖國(guó)”。如果事先不和別人進(jìn)行頻繁而有效的對(duì)話(huà)和溝通，是不可能解決所有的職責(zé)問(wèn)題的。另外，事后的溝通，對(duì)于問(wèn)題的解決意義并不大。3. 及時(shí)評(píng)估解決問(wèn)題需要的是最終效果如何，因此還需要對(duì)所解決問(wèn)題是否行之有效及時(shí)地做出評(píng) 估。例如，對(duì)于期望，需要評(píng)估所表達(dá)的期望是否準(zhǔn)確和合理，評(píng)估各方面是否都按照表達(dá)的期望開(kāi)展工作；對(duì)于約定，則需要評(píng)估關(guān)聯(lián)的各方對(duì)約定的遵守情況，以徹底消除不守信用的現(xiàn)象。及時(shí)進(jìn)行評(píng)估的目的， 是為了職責(zé)管理水平的持續(xù)提高。如果缺少評(píng)估，就相應(yīng)地必然 缺少經(jīng)驗(yàn)積累， 繼踵而至的勢(shì)必為企業(yè)在職責(zé)管理方面無(wú)法獲得相應(yīng)的進(jìn)步， 甚至管理更為 混亂。因此，及時(shí)

16、評(píng)估是職責(zé)管理的重要環(huán)節(jié)之一。4. 權(quán)、責(zé)、利的統(tǒng)一 在職責(zé)管理中，談到職責(zé)，那么一定要有相應(yīng)的權(quán)力，即職責(zé)和權(quán)力兩者是相統(tǒng)一的， 密不可分。 如果沒(méi)有配備相應(yīng)的權(quán)力，職責(zé)也只能是紙上談兵而無(wú)法履行的。因此，擁有什 么樣的職責(zé)，就應(yīng)該賦予什么樣的權(quán)力，兩者缺一不可。此外， 職責(zé)、權(quán)力還需要同企業(yè)與員工的利益相結(jié)合。要知道，企業(yè)與員工之間屬于交 易的關(guān)系，一方的付出，必然是要求有相應(yīng)的利益收獲的。因此，職責(zé)也是一種交易理念， 為了達(dá)到交易雙方的公平與合理，責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一是必需的。職責(zé)孤島”的互聯(lián)互通“職責(zé)孤島” 是職責(zé)管理中的一個(gè)重要概念， 它指的是企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的職責(zé)獨(dú)自形成 包圍圈也即孤島，例如研發(fā)部孤島、 財(cái)務(wù)部孤島等，孤島與孤島之間很少發(fā)生聯(lián)系。在很多 企業(yè)中，崗位與崗位之間、員工與員工之間， 難以形成有效的團(tuán)隊(duì)的原因， 正是由于大家對(duì) 職責(zé)存在錯(cuò)誤或片面理解，造成了職責(zé)孤島的形成。為了更好理解孤島的概念， 以當(dāng)前的電腦網(wǎng)絡(luò)為例， 可以形象的加以說(shuō)明： 單獨(dú)的一臺(tái) 電腦如果沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)， 那只能是一個(gè)信息孤島， 這臺(tái)電腦所擁有的各種寶貴信息不能被其它的 用戶(hù)使用， 也無(wú)法充分利用其它電腦中的有用信息， 限制了各方頻繁不斷的信息交流。 當(dāng)電 腦與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)接時(shí)，才能實(shí)現(xiàn)信息之間的互聯(lián)互通。同理， 在職責(zé)管理中也應(yīng)該打破職責(zé)的壁壘和界限， 實(shí)現(xiàn)職責(zé)孤島間的互