船舶技術檔案管理

1、船舶檢驗技術檔案管理 胡 卓 廣東海事局 定義 n船舶檢驗技術檔案（以下簡稱“船檢檔案”） 是指船舶檢驗機構及驗船人員在船舶、海上設 施和船用產品（含船運貨物集裝箱，以下同） 法定檢驗活動及其相關活動中直接形成的應當 歸檔保存的技術文件材料。本條所指的相關活 動是指受中國海事局委托、由船舶檢驗機構實 施的對焊工考試機構認可和對各類檢測、檢修 機構的認可（以下簡稱“機構認可”）等活動。 檔案立卷 n船檢檔案立卷應符合交通部文件材料 立卷歸檔辦法的要求，按照項目的類 別或特征分別立卷，構成一個項目保管 單位。在一個項目保管單位內，可以依 據(jù)文件的數(shù)量按時間階段或檢驗項目組 成一個或若干個案卷。檔案

2、管理人員填 寫案卷目錄。 分工 n船檢技術文件材料的立卷，由承辦項 目的檢驗人員負責，并填寫卷內目 錄 。 n檔案管理人員填寫案卷目錄，并 將立卷的檔案放入項目保管單位中。 注：上述檢驗人員是船檢部門的人員， 但不一定是現(xiàn)場檢驗人員。 檔案分類：船舶 n船舶、海上設施檢驗按船舶、海上設施 立卷，即一船（海上設施）為一個項目 保管單位，其中可按圖紙、建造檢驗、 營運檢驗項目隨時間順序分別組卷。 檔案分類：圖紙 n船舶圖紙檔案分為審批圖紙檔案和船舶 檢驗使用圖紙檔案兩種，審批圖紙檔案 須單獨立卷存檔。 n船舶檢驗使用的圖紙檔案立卷方式為船 舶圖紙和檢驗項目組合立卷，即一船為 一個項目保管單位，其中

3、可按圖紙、建 造檢驗、營運檢驗項目隨時間順序分別 組卷。 檔案分類：工廠認可 n工廠認可和型式認可可按工廠立卷，即 一個工廠為一個項目保管單位，單項產 品檢驗可按產品類別或時間特征立卷。 檔案分類：機構認可 n檢修、檢測機構認可可按不同的機構分 別立卷，即一個機構為一個項目保管單 位。 檔案分類：焊工考試 n焊工考試以一個焊工考試機構（即考試 委員會）構成一個項目保管單位，其中 可按焊工考試機構認可和每批次焊工考 試形成的檔案分別組卷。 船舶檢驗類檔案立卷內容： n（一）船舶圖紙審查，包括： n1.審圖申請書 n2.審圖意見書 n3.圖紙審查備忘錄(含圖紙審查備忘錄的答復及 其底稿等相關文件)

4、 n4.送審圖紙 n5.噸位計算書 船舶檢驗類檔案立卷內容： n（二）船舶建造檢驗資料，包括： n1.建造檢驗申請書 n2.船檢登記號申請及批復 n3.建造廠的資質證書復印件(如有) n4.各項程序階段檢驗項目單 n5.各種質量反饋表 n6.遺留項目備忘錄 n7.船舶建造檢驗報告、檢驗記錄及其底稿 n8.船舶檢驗證書副本及其底稿 n9.噸位計算書 n10.船舶出廠質量文件及有關技術問題函電文件 n11.主要原材料、機電設備檢驗（認可）證書復印件 n12.船廠、船東、船檢機構有關船舶檢驗問題的來往文件資料 n13.審圖意見書 n14.批準圖紙 n15.完工圖紙 船舶檢驗類檔案立卷內容： n（三）

5、船舶營運檢驗資料，包括： n1.檢驗申請書 n2.檢驗報告及其底稿 n3.檢驗證書副本及其底稿(包括簽注的證書) n4.更換設備、產品的證書復印件 n5.船舶出廠質量文件(如有時) n6.遺留項目備忘錄 n7.檢驗記錄 n對于（一）、（二）、（三）項中如有檢驗機構之間 的檢驗委托書和檢驗機構認為需要歸檔的其它資料也 應分別納入相應項目中歸檔。 船用產品檢驗類立卷內容： n（一）船用產品型式認可，包括： n1.檢驗申請書 n2.設計圖紙 n3.產品工藝技術文件 n4.引用的技術標準的目錄 n5.型式認可的證書副本及其底稿 n6.產品形式認可的其它各種技術文件資料、來往函電等 n（二）單項產品檢驗

6、，包括： n1.原材料質量證書 n2.外購件質量證書 n3.部件檢驗報告、整機性能、效能試驗報告 n4.產品制造檢驗或出廠檢驗報告 n5.產品質量反饋表 n6.船用產品證書副本及其底稿 n7.工廠認可或型式認可證書副本 n8.船用產品檢驗有關技術問題來往函電 n對于船廠自行制造、由駐廠驗船師進行隨船檢驗的產品，也可納入船舶建造檢驗檔案。 機構認可類立卷內容： n1.認可申請書 n2.機構工商登記許可證書復印件 n3.機構管理制度和質量控制體系文件清單 n4.機構管理人員和檢測、檢修人員資質證明的復印件 n5.檢測、檢修相應的技術資料和國際、國家標準目錄 n6.人員保護設備、設施相關資料 n7.

7、維修、檢測工具、設備、儀器清單 n8.認可的其它文件資料、來往函電等 n9.認可報告和認可證書副本及其底稿 n10.檢驗委托書（如有時） n11.檢驗機構認為需要歸檔的其它資料 焊工考試的立卷內容： n 1.焊工考試登記表； n 2.焊工考試匯總表； n 3.焊工考試現(xiàn)場記錄表。 臨時船舶噸位證書的立卷內容 n（1）“臨時船舶噸位證書”核發(fā)審批單； n（2）船舶噸位復核發(fā)證提請表； n（3）“臨時船舶噸位證書”副本； n（4）船舶噸位計算書； n（5）復核提請的批準圖紙及相應審圖意見； n（6）船舶噸位現(xiàn)場復核記錄、船舶噸位現(xiàn)場復核記錄、船 舶噸位計算復核記錄； n（7）原“船舶噸位證書”正本

8、； n（8）復核信息反饋表 n（9）船舶完工與發(fā)證確認函； n（10）變更船名船籍港的臨時檢驗報告； n（11）噸位證書遺失的有關證明或作廢公告； n（12）其它需要歸檔的材料； 船舶噸位證書 的立卷內容 n（1）“船舶噸位證書”核發(fā)審批單； n（2）“船舶噸位證書”副本； n（3）船舶噸位現(xiàn)場復核記錄； n（4）船舶噸位現(xiàn)場復核記錄； n（5）船舶噸位計算復核記錄； n（6）其它需要歸檔的材料； 船舶技術檔案存放排列方式： n a）船舶審批圖紙和檢驗項目卷應分別 存放。 n b）在本機構檢驗登記的船舶檔案和非 本機構檢驗登記的分別存放。 n c）法定檢驗的船舶檔案和非法定檢驗的 分別存放。

9、n d）船舶按船檢登記號排序，先按年份 排序，再按后面七位數(shù)字由小到大排， 本機構審批的船舶圖紙以批準日期順序。 船檢檔案保管期 n船檢檔案分別按永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種期限保 管。 n（一）船舶、海上設施檢驗產生的技術文件材料檔案，保管期限為長期 （50年）。 n（二）船舶、海上設施的圖紙審批產生的技術文件材料以及批準的圖紙 等，保管期限為長期（50年）。 n（三）船用產品工廠認可、型式認可和單項產品檢驗所產生的技術文件 材料檔案，保管期限為短期（15年）。 n（四）船用產品圖紙審批產生的技術文件材料以及批準的圖紙等，保管 期限為長期（25年）。 n（五）船舶檢驗機

10、構對焊工考試機構認可和對各類檢測、檢修機構認可 檢驗所產生的技術文件材料，保管期限為短期（15年）。 n（六）焊工考試產生的技術文件材料檔案，保管期限為短期（15年）。 n（七）船檢檔案交接憑證，保存期限為永久。 委托檢驗的檔案保管期 n委托檢驗的檔案保管期，參照轉籍船舶 處理，保管期限為5年。 n委托檢驗的立卷方式，應1船為1卷，1年 為1個項目保管單位。 檔案轉移 n國內航行船舶跨省變更船舶檢驗機構時，檔案轉移執(zhí) 行部海事局國內航行變更船舶檢驗機構管理規(guī)定。 n噸位丈量復核檔案，由證書簽發(fā)單位歸檔，不轉移。 n船舶檢驗機構對在當?shù)亟ㄔ斓姆潜炯斑M行建造檢 驗或受委托對非本籍船舶進行營運檢

11、驗后，應在檢驗 完成后7個工作日內按規(guī)定將船檢技術文件資料用可靠 方式移交給船籍港船舶檢驗登記機構。 n船舶因買賣或其它正常原因需要轉港的，轉出的檢驗 機構應把在本機構形成的船檢檔案全部移交給接收的 船舶檢驗機構，并辦理移交手續(xù)。 轉港轉籍船舶的檔案轉移程序 n（一）轉出船舶檢驗機構根據(jù)船東轉港要求，并依據(jù) 接收機構的船舶檢驗技術檔案調檔函將全部船檢 檔案封好，填寫詳細記載轉移檔案內容的船舶檢驗 技術檔案移交表一式三份。 n（二）轉出的船舶檢驗機構將一份經過簽字蓋章的船 舶檢驗技術檔案移交表存檔。另兩份在簽字蓋章后連 同船檢檔案一并寄、送（或其它可靠方式）交給接收 的船舶檢驗機構。 n（三）接

12、收的船舶檢驗機構根據(jù)移交表內容進行驗收， 驗收合格后在兩份移交表上簽字蓋章，7個工作日內將 其中一份寄給轉出的船舶檢驗機構。 轉出檔案的記錄 n轉出的船舶檢驗機構應將檔案內重要資 料復印保存5年。重要資料包括： n （一）各立卷目錄； n （二）最近一次簽發(fā)的證書； n （三）其它認為重要的資料。 轉出檔案的立卷 n轉出的重要資料，單船立卷，1年為1個 項目保管單位。項目順序號的為： 4位年份ZJ4位機構代碼， 如：2006ZJ5101，該檔案5年后銷毀。 n船檢檔案交接憑證，1年立1卷，所有憑 證為1個項目保管單位。保存期限為永久， 項目順序號為ZJ4位機構代碼。 船檢技術檔案分類編號辦法

13、n交通部科學技術檔案分類編號辦法 規(guī)定了大類、屬類、小類三級分類編號 方法，將船檢作為大類用漢語拼音字母 CJ表示，將檢驗類作為屬類用阿拉伯數(shù) 字5表示 。 分類的基本類目 n分類編號辦法將船舶檢驗技術檔案 分為船舶檢驗、海上設施檢驗、船用產 品類檢驗和機構認可檢驗等4個小類，每 個小類又按檢驗性質設法定檢驗、入級 檢驗、公證檢驗等3個四級類目，每個四 級類目又根據(jù)檢驗活動的分工或特征分 若干個五級類目。 最常用的類目 n5.檢驗類 n5.1船舶檢驗 n5.1.1法定檢驗 n5.1.1.1船舶建造和營運檢驗 n5.1.1.2審批船舶圖紙 檔案號的構成 n檔案號由分類號、項目順序號和案卷順 序號

14、構成 。 n如CJ51112001E510007008。 分類號 n分類號是由大類號（CJ）、屬類號（5）、 小類號、四級類目和五級類目（下級類） 號構成的 n如CJ5.1.1.2代表法定檢驗中審批船舶圖 紙類檔案 。 項目順序號 n項目順序號通常可采用三位數(shù)字流水編 號，或者采用項目代號、工作控制號、 船檢登記號、圖紙批準號等作為項目順 序號 。 案卷順序號 n案卷順序號可采用兩位數(shù)字流水編號 。 檔案號的書寫形式 n檔案號的書寫形式為：“分類號.項目順序號 案卷順序號”。分類號中大類號（CJ）與屬類 號（5）依次連寫；屬類號和小類號、四級類 目、五級類目號數(shù)字之間用實心小圓點分隔。 分類號

15、與項目順序號之間用實心小圓點分隔， 項目順序號與案卷順序號之間用“”連接。填 寫時也可分兩行，其中分類號在上一行，項目 順序號和案卷順序號在下一行 。 n例CJ51112001E510007008 船舶和圖紙的項目順序號 n船舶檢驗項目的項目順序號為船檢登記 號。 n審查批準的船舶圖紙的項目順序號為圖 紙批準號。 案卷目錄的排序 n船舶檢驗項目的案卷目錄順序依據(jù)檢驗 編號。 n審查批準的船舶圖紙的案卷目錄順序依 據(jù)圖紙審查意見書。 建造檢驗的船檢檔案立卷 n建造檢驗的船檢檔案包括：圖紙和檢驗 資料，其中圖紙和檢驗資料應分別立卷， 圖紙不需裝訂。 n1次立卷的內容不應多盒分裝，如圖紙多， 可分船

16、、機、電立2至3卷。 n因此，新船的檔案第1次歸檔可能組成1 個或多個案卷。 船檢檔案的編目 n一卷檔案： n封面 n卷內目錄 n備考表 n一個項目保管單位： n案卷目錄 n脊背（檔案盒） n一個機構： 1.全宗目錄（案卷目錄索引） 立卷的封面 n檔號：本次立卷的檔案號。 n檔案館號：檔案館給，不填 n案卷題名：船名、檢驗時間、檢驗類型 (“XX船舶XX年XX檢驗”) n立卷單位：本單位名稱 n起止日期：檔案內容涉及到的起止日期 n保管期限：詳見規(guī)定，船舶為長期 n密級：沒有，不填 卷內目錄表船舶 n右上角：檔案號，CJ51112001E510007008 n船名：廣州一號 n船檢登記號：20

17、01E5100070 n檢驗編號：200651010001 n序號：1、2、3 n文件編號：如批文文號，沒有可不填 n文件材料題名：如檢驗申請書、適航證書 n頁數(shù)：共幾頁，1張紙是2頁 n備注：機動，沒有可不填。 卷內目錄表圖紙 n右上角：檔案號，CJ5112GZ200600101 n圖名：1000噸集裝箱船 n圖號：VGHK2006001 n圖紙批準號：GZ2006001 n序號：1、2、3 n文件編號：如批文文號，沒有可不填 n文件材料題名：如審圖意見書、總布置圖等 n頁數(shù)：共幾頁 n備注：機動，沒有可不填。 備考表 n說明：可注明本次立卷的總頁數(shù)。 n立卷人、檢查人、日期：簽注 檔案盒底

18、頁的備考表和單頁的備考表 的作用相同，如圖紙1盒立1卷時可直接 使用盒底備考表，1盒多卷時，每次立卷 使用單頁備考表。 檔案盒 n檔案盒封面的內容和立卷封面的內容相 同。填寫方式，檔號填本盒案卷中的起 始檔案號，其他內容同立卷封面。 n檔案盒的脊面（側面），注明檔號和案 卷題名 船舶檢驗檔案案卷目錄 n順序號：1、2、3 n文件編號：檢驗編號，200651010001 n案卷題名：檢驗類別，如年度檢驗 n責任者：檢驗機構，如廣州分局 n立卷日期：立卷結束日期 n頁數(shù)：總頁數(shù) n備注：機動，沒有可不填。 圖紙檔案案卷目錄 n順序號：1、2、3 n文件編號：圖紙審查意見書編號，粵穗船檢審 2006001 n案卷題名：圖紙類別，如船體部分、答復意見 n責任者：審圖機構，如廣州分局 n立卷日期：立卷結束日期 n頁數(shù)：總頁數(shù) n備注：機動，沒有可不填。 案卷目錄索引 案卷目錄索引是