公文篇章結(jié)構(gòu)的安排方式和原則

1、公文篇章結(jié)構(gòu)的安排方式和原則 公文的篇章結(jié)構(gòu)，表現(xiàn)為段落、層次的有機(jī)組合，簡(jiǎn)而言之，由段而層，由層而篇。段落是構(gòu)成公文的基本單位，具有換行另起的明顯標(biāo)志（獨(dú)立成行的銜接語、轉(zhuǎn)折語、結(jié)尾用語不在此列），能獨(dú)立表達(dá)一個(gè)中心意思，是作者思維進(jìn)程中的轉(zhuǎn)折、間歇在公文結(jié)構(gòu)上的體現(xiàn)。層次反映的是思維過程巾的步驟，是文章思路的表現(xiàn)次序。一個(gè)層次由若干段落組成，常由序號(hào)、小標(biāo)題引領(lǐng)，表達(dá)一個(gè)完整的思想意義。內(nèi)容簡(jiǎn)單的公文，層、段是合一的，一個(gè)層次只有一個(gè)段落；內(nèi)容復(fù)雜的公文，一個(gè)層次由多個(gè)段落組成，一篇公文由多級(jí)層次組成，即大層次下有中層次，中層次下有小層次。層級(jí)的多寡，由公文內(nèi)容的需要而定。有人把公文篇章結(jié)

2、構(gòu)分為四個(gè)層級(jí)：結(jié)構(gòu)段、層次段、意義段、語段，分別對(duì)應(yīng)大層次、中層次、小層次、段落。這也是一種說法。公文段落、層次的組合方式，最基本的是 “橫式”和“縱式”兩種。橫式結(jié)構(gòu)常以材料的歸 類為線索來安排層次段落，各層次段落之間是并 列關(guān)系，通過分別論述事物的各個(gè)側(cè)面來揭示事 物的本質(zhì)?？v式結(jié)構(gòu)常以事物的發(fā)展階段或時(shí)間 的推移為順序來安排層次段落，各個(gè)層次段落之 間表現(xiàn)為遞進(jìn)、因果、承接關(guān)系，文意由淺而深 逐層展開。具體來說，橫式結(jié)構(gòu)有款歙式、總分式。條 款式結(jié)構(gòu)層次非常清楚，各個(gè)層次之間的關(guān)系是 平行的、互補(bǔ)的，猶如多枝鮮花集成一束，從事 物的幾個(gè)方面來說明主題。法規(guī)類公文多為條款式結(jié)構(gòu)，比如：中

3、華人民共和國海關(guān)事務(wù)擔(dān)保條例第一條為了規(guī)范海關(guān)事務(wù)擔(dān)保，提高通關(guān)（略）第二條當(dāng)事人向海關(guān)申請(qǐng)?zhí)峁?dān)保，承諾（略）第三條海關(guān)事務(wù)擔(dān)保應(yīng)當(dāng)遵循合法、誠實(shí)（略）第二十六條本條例自2011年1月1日起施行?？偡质绞亲畛Ｒ姷?、很有用的結(jié)構(gòu)形式，公文中有總寫和分寫兩個(gè)部分，二者常結(jié)合運(yùn)用?？倢?，是概括地寫，整體地寫；分寫，是具體地寫，分開來寫?？倢懞头謱懼g是種屬關(guān)系，分寫的各個(gè)層次之間是并列關(guān)系。通知、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、典型材料等公文多用此種結(jié)構(gòu)。如典型材料實(shí)施“五好五有”，共建和諧項(xiàng)目：中鐵四局六公司廣州制梁場(chǎng)秉承“天下利利天下人”的發(fā)展思路，深化農(nóng)民工“五同”管理，通過建好組織、提高待遇、真誠服

4、務(wù)、強(qiáng)化教育、豐富生活，充分調(diào)動(dòng)了農(nóng)民工施工生產(chǎn)積極性，有力促進(jìn)了制梁場(chǎng)的快速有序發(fā)展一一、組織好，讓農(nóng)民工有了“家”二、待遇好，讓農(nóng)民工有了“權(quán)”三、服務(wù)好，讓農(nóng)民工有了“利”四、教育好，讓農(nóng)民工有了“技”五、生活好，讓農(nóng)民工有了“情”以上結(jié)構(gòu)中，前言部分是總寫，概括地闡述了廣州制梁場(chǎng)“五好五有”的經(jīng)驗(yàn)及效果；主體部分的五條經(jīng)驗(yàn)是分寫，通過大量事例具體闡述了管理農(nóng)民工的方法。這幾條經(jīng)驗(yàn)之間是并列關(guān)系，它們即使調(diào)換順序也不影響內(nèi)容的表達(dá)?？v式結(jié)構(gòu)有遞進(jìn)式、因果式、時(shí)序式。遞進(jìn)式結(jié)構(gòu)中，各個(gè)段落之間是環(huán)環(huán)相扣、逐層深入的關(guān)系，前一層次是后一層次闡述的基礎(chǔ)，由淺入深、由表及里，表現(xiàn)為承接關(guān)系，各層

5、次的順序一般不可調(diào)換。例如北京市石景山區(qū)委關(guān)于學(xué)習(xí)貫徹十六屆四中全會(huì)精神落實(shí)加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)各項(xiàng)任務(wù)的報(bào)告的三個(gè)大層次為：一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，統(tǒng)一思想，切實(shí)增強(qiáng)貫徹落實(shí)全會(huì)精神的自覺性和緊迫感。二、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足。進(jìn)一步明確地方黨委加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)的任務(wù)和目標(biāo)。三、采取措施，狠抓落實(shí)，確保我區(qū)黨的執(zhí)政能力建設(shè)取得實(shí)效。這里，第二層次“總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足”，是在第一層次“認(rèn)真學(xué)習(xí)，統(tǒng)一思想”的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的；第三層次“采取措施，狠抓落實(shí)”，是在第二層次“總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足”的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。這三個(gè)層次的排列順序不能調(diào)換。因果式結(jié)構(gòu)中，公文的層次由原因與結(jié)果兩項(xiàng)要素構(gòu)成，排列順序?yàn)橛梢虻焦蛴晒?/p>

6、溯因。在決定、意見、請(qǐng)示、函等文種中，這種結(jié)構(gòu)方式使用率很高，如“請(qǐng)示“的內(nèi)容中，請(qǐng)示的理由與請(qǐng)示的事項(xiàng)構(gòu)成因果關(guān)系。例如中共北京市委宣傳部關(guān)于商請(qǐng)新華社提供首都國慶55周年游園活動(dòng)照片的函，大意是：首都國慶55周年游園活動(dòng)受到中央領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定和群眾熱烈歡迎，為總結(jié)成果、留下歷史資料，準(zhǔn)備制作電視專題片、編一本畫冊(cè)；由于游園活動(dòng)圖片是由新華社統(tǒng)一拍攝，現(xiàn)商請(qǐng)新華社提供中央領(lǐng)導(dǎo)參加游園活動(dòng)圖片。以上內(nèi)容中，前面講的是商請(qǐng)新華社提供圖片的緣由，最后一句是結(jié)果。時(shí)序式結(jié)構(gòu)是按照事情發(fā)生的時(shí)間順序安排層次段落，如鐵道部關(guān)于193次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的報(bào)告，先寫193次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的

7、時(shí)間、地點(diǎn)和人員傷亡情況，接著寫事故發(fā)生后組織搶救、搶修情況，再寫對(duì)這次事故原因的調(diào)查分析，然后寫為了吸取教訓(xùn)、堵塞漏洞，迅速采取的安全保證措施，最后寫對(duì)這次事故責(zé)任人的處理結(jié)果?？梢钥闯?，以上結(jié)構(gòu)是按事情發(fā)生、發(fā)展的先后順序安排的。在多層級(jí)結(jié)構(gòu)的公文中，既有橫式結(jié)構(gòu)也有縱式結(jié)構(gòu)。橫式、縱式可以在一篇公文的不同層級(jí)中分別運(yùn)用，但是不能在同一層級(jí)中交叉運(yùn)用。上面說的是公文結(jié)構(gòu)的組合方式，下面說說層次段落組合的原則。在一個(gè)多層級(jí)結(jié)構(gòu)的公文中，有大層次、中層次、小層次，如下圖：這種多級(jí)層次結(jié)構(gòu)的組合，必須遵循以下幾個(gè)原則：1內(nèi)涵相稱原則。在同一層級(jí)結(jié)構(gòu)中，各層次的內(nèi)涵應(yīng)大體相稱。如借用邏輯學(xué)中“子母

8、項(xiàng)”的概念，就可將大層次作為“母項(xiàng)”，中層次作為“子項(xiàng)”，小層次作為“子子項(xiàng)”各個(gè)層次一定要“輩分相等”，即“母項(xiàng)”層級(jí)中的各項(xiàng)都應(yīng)具備“母輩”資格，不能出現(xiàn)“子輩”；同樣，“子項(xiàng)”層級(jí)中的各項(xiàng)都應(yīng)具備“子輩”資格，不能出現(xiàn)“子予輩”，更不能出現(xiàn)“母輩”。否則，就會(huì)使文章層次混亂不清，不能正確反映層次之間的邏輯關(guān)系。例如2005年國務(wù)院政府工作報(bào)告的結(jié)構(gòu)：一、過去一年工作回顧二、2005年工作總體部署三、繼續(xù)保持經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)較快發(fā)展四、大力推進(jìn)經(jīng)濟(jì)體制改革和對(duì)外開放五、積極發(fā)展社會(huì)事業(yè)和建設(shè)和諧社會(huì)六、加強(qiáng)行政能力建設(shè)和政風(fēng)建設(shè)七、堅(jiān)持和平發(fā)展道路與獨(dú)立自主的和平外交政策這樣的結(jié)構(gòu)安排就造成了各層

9、次內(nèi)涵不一致的問題。比如，第一個(gè)層次說的是全年的工作，是整體性工作；而第三至第七層次說的只是全年工作中的某一項(xiàng)工作，是局部性工作。顯然，將整體工作和局部工作列在同一層級(jí)是不恰當(dāng)?shù)?，有違內(nèi)涵相稱原則。 2層級(jí)從屬原則。在多層級(jí)結(jié)構(gòu)中，較低層級(jí)中的各層次段落，必須從屬于與之對(duì)應(yīng)的上一層次。以子母項(xiàng)來說，某子項(xiàng)必須安排在具有嫡系關(guān)系的某母項(xiàng)之下。否則，就會(huì)造成內(nèi)容交叉、層次混亂等“血統(tǒng)不清”問題。拿上面的結(jié)構(gòu)示意圖來說，中層次Al-l必須安排在大層次Al之中；若安排在大層次A2之中，雖然輩分不錯(cuò)，但是會(huì)“血統(tǒng)不清”。例如， 北京市電梯安全監(jiān)督管理辦法：第二章電梯的生產(chǎn)第九條電梯制造單位應(yīng)當(dāng)按照安全技

10、術(shù)規(guī)范的要求提供相應(yīng)的隨機(jī)文件，并保證制造電梯的配件供應(yīng)。第十二條從事電梯日常維護(hù)保養(yǎng)的單位應(yīng)當(dāng)做好下列工作：第三章電梯的使用第十五條電梯使用單位應(yīng)當(dāng)做到：上例中，第二章的標(biāo)題是“電梯的生產(chǎn)”（母項(xiàng)），而下面第十二條（子項(xiàng)）講的卻是電梯使用中的若干事項(xiàng)，與電梯生產(chǎn)本是兩件事，硬要放到一起，就像圓的卯眼和方的榫頭一樣格格不入。從文章結(jié)構(gòu)上說，這是違反了層級(jí)從屬原則，犯了“血統(tǒng)不清”的錯(cuò)誤。應(yīng)將第十二條安排到第三章“電梯的使用”中去。3標(biāo)準(zhǔn)唯一原則。層次段落的劃分必須依據(jù)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)；否則，劃分的層次段落必然混亂，造成內(nèi)容交叉、重復(fù)問題。事物分類需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)或口徑，比如對(duì)汽車分類，按車型可分成小型車、

11、中型車、大型車，按排氣量可分成2.0以下、2.0-3.0、3.0以上。有一篇公文在談到加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)的問題時(shí)，安排了六個(gè)中層次，其中包括“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍建設(shè)”、“加強(qiáng)處級(jí)干部隊(duì)伍建設(shè)”、“加強(qiáng)中青年干部隊(duì)伍建設(shè)”、“加強(qiáng)基層干部隊(duì)伍建設(shè)”等，讓人看起來感覺很亂。因?yàn)檫@些中層次的劃分同時(shí)使用了多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，劃分的界限模糊不清，你中有我，我中有你，以致造成內(nèi)容交叉。比如，中青年干部中，既有“領(lǐng)導(dǎo)干部”也有“處級(jí)”、“基層”干部，在材料運(yùn)用上就很難分清楚。標(biāo)準(zhǔn)唯一原則，還要求在同一層級(jí)結(jié)構(gòu)中，層次段落組合的方向保持一致，即或安排為橫式結(jié)構(gòu)，或安排為縱式結(jié)構(gòu)，而不能既有橫式又有縱式。如前面所分析的2005年國務(wù)院（敏府工作報(bào)告，一、二層次是縱式結(jié)構(gòu)；三至七層次是橫式結(jié)構(gòu)，這種同一層級(jí)的縱橫交叉結(jié)構(gòu)，必然造成結(jié)構(gòu)的混亂。4排列有序原則。層次的排列順序，要依據(jù)客觀事物的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系來安排。橫式結(jié)構(gòu)中，各層次段落之間是并列關(guān)系，它們一般按照問題大小、意義深淺、性質(zhì)輕重、地位高低的順序排列?？v式結(jié)構(gòu)中，各層次段落之間是遞進(jìn)或因果關(guān)系，一般按照時(shí)間的自然順序、事物發(fā)展的階段順序、原因結(jié)果的前后順序排列?？傊?，層次段落的排列順序，既要符合事物的發(fā)展規(guī)律又要符合人們的思維規(guī)律。公文的結(jié)構(gòu)是人們用語言思考、表現(xiàn)出來的思維形式