RF-XZ-ZD-01 印鑒管理制度

1、廣州富力地產(chǎn)股份有限公司印鑒管理制度文件編號RF-XZ-ZD-01版本/修訂A/0日期2013年8月1日印鑒管理制度編制日期審核日期批準日期 1一、 總則1.1 為了加強公司印鑒的管理，維護印鑒的嚴肅性，規(guī)范其使用程序，確保印鑒安全使用和管理，結(jié)合公司實際，特制訂本制度。1.2 公司印鑒是指公司（含子公司）的行政公章和專用于業(yè)務(wù)的個人印鑒，是行使權(quán)力和承擔(dān)法律責(zé)任的標(biāo)志。行政公章包括正式印鑒和專用印鑒，其中：1) 正式印鑒：指公司公章以及公司下屬子公司公章；2) 專用印鑒：指公司財務(wù)專用章、合同專用章等用于指定用途的印鑒；3) 個人印鑒：指以公司法定代表人、子公司負責(zé)人的個人名義刻制，用于公務(wù)

2、的簽名章或印鑒章；4) 其他印鑒：除以上三類印鑒以外的印鑒。1.3 公司對各類印鑒實行“統(tǒng)一建檔，集中管理、規(guī)范使用，專人負責(zé)”的管理原則，所有公文來往和材料報送等均須經(jīng)過本制度規(guī)定的審批程序方能加蓋公章或法定代表人個人印鑒。1.4 行政部是印鑒綜合管理部門，統(tǒng)一管理公司各類印鑒，職責(zé)是：1) 制定、修訂公司印鑒管理規(guī)章制度；2) 負責(zé)辦理公司各類印鑒的刻制；3) 管理或經(jīng)授權(quán)管理公司級別正式印鑒、合同專用章；4) 對公司各類印鑒管理和使用進行監(jiān)督；5) 辦理或指導(dǎo)公司各類停用印鑒的封存和銷毀工作。二、 印鑒的刻制和啟用1.2.2.1 印鑒的刻制2.1.1 公司（含子公司）各類印鑒的刻制由行政

3、部按規(guī)定統(tǒng)一辦理；任何部門和個人均不得自行刻制公章。2.1.2 公司行政部指定專人負責(zé)印鑒的刻制及備案工作，公安機關(guān)關(guān)于刻制公章的備案證明應(yīng)妥善保存。2.1.3 公司各部門原則上不刻制印鑒。2.2 印鑒的刻制申請2.2.1 行政部刻制公司印鑒或其他類印鑒時，均應(yīng)逐項完整填寫印鑒刻制登記申請表內(nèi)印鑒名稱、數(shù)量、頒發(fā)部門、日期、啟用時間等欄目。2.3 印鑒的啟用2.3.1 印鑒啟用前應(yīng)以印發(fā)附有印模的正式文件形式通知有關(guān)部門、子公司。已啟用的各類印鑒印模，批準啟用的有關(guān)文件及印鑒刻制登記申請表應(yīng)立卷歸檔，永久保存。2.3.2 領(lǐng)取其他類印鑒時，申請部門經(jīng)辦人須核對與申請刻制印鑒要求準確無誤后，在印

4、鑒刻制登記申請表上蓋上印模備案并注明啟用日期，未經(jīng)留樣備案的，一律不準自行使用。印模交由行政部和相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門留存。3.4.1.2.2.1三、 印鑒的管理和使用1.2.3.3.1 嚴格執(zhí)行審批制度3.1.1 公司發(fā)出的公文、報送的材料以及簽訂的合同、協(xié)議等，在使用印鑒前，必須先立文、編號，填寫印鑒使用登記簿，并按以下權(quán)限范圍報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：5.5.11) 凡公司（含子公司）簽訂的合同、協(xié)議，必須嚴格按照合同、協(xié)議評審流程進行審批，待所有需會簽的相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后，由行政部印鑒管理員進行仔細核對，確定審批手續(xù)齊全的可給予辦理蓋章手續(xù)。2) 除合同、協(xié)議外，其他需辦理加蓋公章手續(xù)的各類文件

5、，均應(yīng)由經(jīng)辦部門經(jīng)理及其主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理用印手續(xù)。3) 以公司（含子公司）名義作出的認捐書等需加蓋公章的，需按照公司審批流程所規(guī)定的權(quán)限進行審批。4) 凡以公司名義對外發(fā)出的需公司承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任（如公司為第三方擔(dān)保、對第三方作出承擔(dān)給付義務(wù)或其他義務(wù)的承諾或商務(wù)函件等）或具有法律效力的相關(guān)文書需由法律事務(wù)部加具意見。如公司需對外支付款項的，則按照合同評審流程進行審批。5) 凡涉及員工社保增減、社保個人資料變更、勞動手冊、勞動合同、公積金轉(zhuǎn)移/提取、生育待遇、工傷審核、收入/未婚/在職/離職/戶口遷移等證明均由人力資源中心統(tǒng)一辦理，下屬子公司辦理此類相關(guān)事宜須由人力資源中心加具審批意見

6、。6) 使用董事長、總裁個人印鑒必須經(jīng)董事長、總裁批準或其授權(quán)的人批準。7) 中標(biāo)通知書和報價單一律不予加蓋公章。8) 集團公司（含子公司）內(nèi)部往來公文均不予加蓋公章。9) 需用章文件應(yīng)內(nèi)容完整，凡留有空白的文件、證明、承諾書、合同、協(xié)議、便箋等一律不予蓋章。 10) 印鑒原則上不借出使用，特殊情況需借出使用時，用印部門應(yīng)先行履行完本條前述各條款的審批手續(xù)后，再提出相關(guān)申請，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出，行政部應(yīng)派專人攜帶公章協(xié)助辦理并全程監(jiān)印。11) 遇有工作需要未辦妥審批手續(xù)而急需用印的，經(jīng)辦部門的主管領(lǐng)導(dǎo)電話或短信告知印鑒管理人員同意用印的，印鑒管理人員方可用印，但事后必須及時補辦手續(xù)。

7、12) 印鑒管理人員必須嚴格按有關(guān)用印規(guī)定和操作程序進行，對無手續(xù)或手續(xù)不全的、不符合用印規(guī)定或違反操作程序的，印鑒管理人員不得為其加蓋印鑒。3.2 嚴格執(zhí)行用印登記制度3.2.1 用印時，印鑒管理人員必須監(jiān)督申請人在印鑒使用登記簿內(nèi)做好記錄，并將印鑒使用登記簿存檔，作為用章備查依據(jù)，重要文件用章后應(yīng)同時保留一份相關(guān)部門主管負責(zé)人簽名原件及蓋章后留底復(fù)印件一并存檔備查。登記的項目包括：用印日期、文件內(nèi)容、主送單位、蓋印數(shù)量、經(jīng)辦人、審批人等。印鑒管理人員在用印時要審閱、了解用印內(nèi)容，核實、清點用印數(shù)量。3.3 嚴格執(zhí)行保管制度3.3.1 各類印鑒應(yīng)存放于保險柜內(nèi)加鎖保管，隨用隨鎖，并經(jīng)常檢查清

8、洗。發(fā)現(xiàn)被盜用/損毀或丟失，應(yīng)保護現(xiàn)場，即時報告和查處。3.3.2 各類印鑒登記、使用、保管、審批憑證應(yīng)按年度裝訂成冊，立卷歸檔保存。3.3.3 印鑒使用登記簿應(yīng)由行政部統(tǒng)一印制并標(biāo)注頁碼，交各部門單獨建檔并指定專人負責(zé)保管，登記簿用完后必須交回公司檔案室保存，再領(lǐng)取新的印鑒使用登記簿。3.4 用印程序3.4.1 經(jīng)辦人在印鑒使用登記簿上如實填寫用印日期、蓋印內(nèi)容、主送單位、蓋印數(shù)量及經(jīng)辦人姓名等規(guī)定的內(nèi)容，持需蓋章文件和印鑒使用登記簿報所屬部門的經(jīng)理和主管負責(zé)人審批后報印鑒管理人員。3.4.2 接到申請的印鑒管理人員，確認手續(xù)完備并核實印鑒使用登記簿上所填寫的內(nèi)容無誤后，將文件與印鑒使用登記

9、簿一起交行政部主管負責(zé)人審核蓋章。3.4.3 行政部負責(zé)人若認為文件有不完善之處，有權(quán)要求申請部門修正后才予蓋章。3.5 用印規(guī)則3.5.1 在加蓋印鑒時應(yīng)做到位置恰當(dāng)，圖形端正，字體清晰，并在落款處“騎年蓋月”。凡有存根的介紹信、證明信等公函，應(yīng)在公函連接線上和落款處同時蓋章。四、 印鑒更換、停用和銷毀4.4.1 因工作需要更改印鑒、變更名稱或機構(gòu)撤消時，原刻制的印鑒應(yīng)在印鑒更改、名稱變更或機構(gòu)撤消之日起停止使用，由行政部存檔和核銷，同時發(fā)文通知有關(guān)單位。4.2 公司自行銷毀或報批刻制機關(guān)回爐銷毀的各類廢舊印鑒，均須填寫印鑒銷毀申請表，報行政部主管副總批準。同時將銷毀的廢舊印鑒印模蓋在登記冊

10、上留底備查。五、 監(jiān)督檢查5.5.1 行政部負責(zé)人對公司印鑒的管理和使用應(yīng)加強監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，必要時作出處理。5.2 對工作失職或違反規(guī)定濫用印鑒的部門/子公司和責(zé)任人應(yīng)給予批評教育和相應(yīng)紀律處分；對于非法使用印鑒，造成嚴重影響或經(jīng)濟損失者，視情況追究其法律責(zé)任。5.3 未經(jīng)允許，私自刻制公司印鑒的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，報公安機關(guān)追究其刑事責(zé)任。5.4 印鑒管理人員不認真執(zhí)行本規(guī)定，對無手續(xù)或手續(xù)不全的、不符合用印規(guī)定、本制度規(guī)定不予加蓋公章的或其他違反操作程序給予辦理用印手續(xù)的，給予降職、撤職、辭退處理，情節(jié)嚴重的，追究其刑事責(zé)任。5.5 印鑒管理人員未嚴格執(zhí)行印鑒管理制度，導(dǎo)致印鑒被盜用、損毀或遺失的，給予降職、撤職、辭退處理。5.6 公司行政部負責(zé)刻制公章的工作人員疏于對公章代理機構(gòu)的審查，致使發(fā)生所刻制公章未經(jīng)公安機關(guān)備案的，除立即采取補救措施外，扣罰責(zé)任人員1000元獎金，情節(jié)嚴重的，給予降職、撤職、辭退