會(huì)議籌備方案的擬訂__1

1、會(huì)議籌備方案的擬訂_ （一）相關(guān)學(xué)問(wèn) 1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容 （1）確定會(huì)議的主題與議題 會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要討論的問(wèn)題、要達(dá)到的目的。 確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必需要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。 例：()的會(huì)議堅(jiān)決不開(kāi) a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過(guò)多d.地點(diǎn) 答案：b 解析：明確的目的是開(kāi)會(huì)的重點(diǎn)和關(guān)鍵 例：會(huì)議主題的確定應(yīng)做到（） a.有切實(shí)依據(jù)b.能結(jié)合本單位的實(shí)際c.主題盡量細(xì)化d.有明確的目的 答案：abd 解析：確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必需要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。 （2）確定會(huì)議的名稱(chēng) （3

2、）確定會(huì)議的流程：依據(jù)到會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)，支配會(huì)議主持人；依據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人； （4）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn) 會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長(zhǎng)短 會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通便利，會(huì)議設(shè)施齊全 （5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具 （6）確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作 （7）確定會(huì)議代表的組成 （8）確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算 （9）確定會(huì)議住宿和餐飲支配 （10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工 例：秘書(shū)人員應(yīng)依據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（） a.分工協(xié)作b.統(tǒng)籌

3、協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報(bào)d.綜合檢查 答案：abd 2.會(huì)議籌備方案的作用 （1）確保會(huì)議的周密組織 （2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位 （3）確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。 3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議 （1）電話會(huì)議 電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地方的人員進(jìn)行會(huì)議。 1）電話會(huì)議的溝通的特點(diǎn) a電話會(huì)議便利敏捷預(yù)備時(shí)間短，回復(fù)快速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。 b電話會(huì)議缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)溝通，而且缺少文本，難以傳遞大量詳情信息。 c為了提高電話會(huì)議的效率可以搭配用法其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與溝通。 d電話會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè) 2）電話會(huì)議信息工作的要求 a

4、精準(zhǔn)發(fā)出開(kāi)會(huì)信息 b仔細(xì)分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料 c合理支配會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備 d按時(shí)接通電話 e相互通報(bào)出席狀況。 f做好會(huì)議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息） （2）視頻會(huì)議視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定 1）視頻會(huì)議的特點(diǎn)（視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議） a.實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞 b.打破了空間的限制 c.節(jié)約時(shí)間、費(fèi)用。 d.溝通效果較好 e.視頻會(huì)議局限，預(yù)備時(shí)間較長(zhǎng)，投入成本高，溝通不夠深化廣泛 2）視頻會(huì)議信息工作的要求 a.發(fā)出開(kāi)會(huì)信息 b.分發(fā)文件信息資料 c.布置會(huì)場(chǎng) d.設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備 e.做好會(huì)議信息預(yù)備 f.采納先集中后分散的形式。 g.匯總狀況信息 4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn) （1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)約時(shí)間和金錢(qián)，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定用法錄音的形式做永久記錄，溝通更加挺直與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。 （2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)先預(yù)先了解供應(yīng)電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開(kāi)會(huì)內(nèi)容告知電信公司。 （3）會(huì)議材料程序必需盡量寄給與會(huì)人員 （4）要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備 例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。（） 2.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議可以使傳統(tǒng)的會(huì)議記