設(shè)備采購(gòu)與付款管理制度.doc

1、事業(yè)部?jī)?nèi)控體系文件設(shè)備米購(gòu)與付款編制/修訂原因說(shuō)明：章節(jié)號(hào)修訂（內(nèi)容）說(shuō)明修訂人/時(shí)間編制/日期：李勤健/2014.3.6審核/日期：馮惠 /2014.3.6會(huì)簽：批準(zhǔn)：溫峻此文件審批發(fā)布流程：編制部門(mén)（制造部）7審核（制造部部長(zhǎng)）7批準(zhǔn)（總經(jīng)理）7發(fā)布（人力資源與營(yíng)運(yùn)部）事業(yè)部設(shè)備采購(gòu)與付款管理制度第一章總則第一條 目的：為加強(qiáng)對(duì)事業(yè)部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）設(shè)備采購(gòu)的內(nèi)部控制，規(guī)范設(shè)備采購(gòu)管理，減少運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)財(cái)政部?jī)?nèi)部控制基本規(guī)范、深圳證券交易所相關(guān)規(guī)定 等法律法規(guī)，特制定本制度。第二條 適用范圍：本制度適用于事業(yè)部。第二章管理職責(zé)第三條總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司設(shè)備采購(gòu)管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。第四條部門(mén)職責(zé)

2、1、技術(shù)部（1）負(fù)責(zé)組織設(shè)備的論證、選型，并配合制造部進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收；（2）負(fù)責(zé)對(duì)新設(shè)備進(jìn)行工藝調(diào)試并制定相關(guān)工藝；（3）負(fù)責(zé)型式性能檢測(cè)設(shè)備的采購(gòu)及其管理；（4）負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商檔案資料。2、制造部設(shè)備室（1）負(fù)責(zé)編制公司生產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃及年度預(yù)算；（2）負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)設(shè)備及配套設(shè)施的采購(gòu)及其日常管理；（3）根據(jù)技術(shù)部提供的選型方案，對(duì)設(shè)備進(jìn)行試運(yùn)行管理。（4）組織技術(shù)、財(cái)務(wù)、品質(zhì)等相關(guān)部門(mén)，開(kāi)展設(shè)備到貨驗(yàn)收與調(diào)試安裝工作；（5）負(fù)責(zé)生產(chǎn)設(shè)備供應(yīng)商的日常評(píng)估工作，并建立供應(yīng)商信息檔案資料；（6）負(fù)責(zé)建立公司設(shè)備檔案并及時(shí)更新。3、營(yíng)運(yùn)發(fā)展部（1）負(fù)責(zé)編制除生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備之外的公司所有設(shè)備的采

3、購(gòu)及其管理；（2）負(fù)責(zé)除生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備之外的公司所有設(shè)備供應(yīng)商的日常評(píng)估工作，并建立 供應(yīng)商信息檔案資料。4、品質(zhì)部（1 ）負(fù)責(zé)常規(guī)性檢測(cè)設(shè)備采購(gòu)及其管理；（2）負(fù)責(zé)對(duì)到貨的常規(guī)性檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收、校準(zhǔn)；（3）負(fù)責(zé)檢測(cè)設(shè)備供應(yīng)商日常評(píng)估與管理工作，建立供應(yīng)商信息檔案資料。5、財(cái)務(wù)部（1）配合設(shè)備采購(gòu)部門(mén)，參與設(shè)備到貨驗(yàn)收工作；（2）負(fù)責(zé)設(shè)備資產(chǎn)明細(xì)賬登記及管理工作；（3）負(fù)責(zé)采購(gòu)支付申請(qǐng)的各相關(guān)資料的復(fù)核與檢查；（4）負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)款的支付與賬務(wù)處理；（5）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。6、股份公司審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行定期或不定期的檢查。7、各需求部門(mén)向歸口采購(gòu)部門(mén)提報(bào)設(shè)備需求計(jì)劃或申請(qǐng)，

4、配合參與設(shè)備調(diào)研選型與驗(yàn) 收入庫(kù)等環(huán)節(jié)。第三章生產(chǎn)設(shè)備及配套設(shè)施的采購(gòu)管理第五條生產(chǎn)設(shè)備申購(gòu)制造部設(shè)備室在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中，有設(shè)備采購(gòu)需求時(shí)， 提交設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單，按公司管控手冊(cè)相應(yīng)權(quán)限執(zhí)行審批。第六條生產(chǎn)設(shè)備調(diào)研與選型1、技術(shù)部組織制造部設(shè)備室等相關(guān)部門(mén)開(kāi)展生產(chǎn)設(shè)備的調(diào)研與選型工作，原則上選擇 不少于3家供應(yīng)商（除市場(chǎng)獨(dú)家供應(yīng)外）進(jìn)行詢(xún)價(jià)。2、組織評(píng)審：由制造部設(shè)備室、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)可以邀請(qǐng)外部專(zhuān)家 一同會(huì)審；重大或關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)評(píng)價(jià)分析。3、 評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，形成設(shè)備選型方案審批表，并上報(bào)公司總經(jīng)理審批。第七條采購(gòu)報(bào)價(jià)與供應(yīng)商合作開(kāi)發(fā)采購(gòu)經(jīng)辦人員根據(jù)調(diào)研選型

5、結(jié)果， 選取3家以上的供應(yīng)商進(jìn)行邀請(qǐng)招標(biāo)， 按股份公司招 標(biāo)管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)定合作或技術(shù)力量雄厚的供應(yīng)商，制造部設(shè)備室組織技術(shù)、品質(zhì)等相關(guān)部門(mén)開(kāi)展供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與選擇工作，建立設(shè)備供應(yīng)商檔案資料，經(jīng)制造部部長(zhǎng)、技術(shù)部部長(zhǎng)審核， 總經(jīng)理審批后確定為公司合格的供應(yīng)商，列入公司合格供應(yīng)商名單，作為公司新增設(shè)備時(shí)優(yōu)先考慮對(duì)象，可按免招標(biāo)程序執(zhí)行。第八條采購(gòu)合同擬訂、審核與簽訂與潛在供應(yīng)商確定報(bào)價(jià)后， 擬訂合同初稿，按股份公司合同管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并明確質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任等相關(guān)內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理審批及加蓋公司采購(gòu)合同章后方可生效。第九條生產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)實(shí)施制造部設(shè)備室根

6、據(jù)設(shè)備選型結(jié)果組織實(shí)施采購(gòu)，或按照股份公司 招標(biāo)管理制度 進(jìn)行招投標(biāo)。公司按照股份公司合同管理制度的規(guī)定與供應(yīng)商簽訂設(shè)備采購(gòu)合同。第十條生產(chǎn)設(shè)備的驗(yàn)收交付1、制造部設(shè)備室組織財(cái)務(wù)部、 品質(zhì)部，技術(shù)部，設(shè)備供應(yīng)商等相關(guān)人員進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收， 驗(yàn)收合格后進(jìn)行設(shè)備安裝調(diào)試。無(wú)故障運(yùn)行一個(gè)月后，進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收。2、設(shè)備驗(yàn)收時(shí)，制造部設(shè)備室組織財(cái)務(wù)部、品質(zhì)部、技術(shù)部等相關(guān)部門(mén)開(kāi)展設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收會(huì)，評(píng)定設(shè)備是否合格，出具設(shè)備驗(yàn)收單。設(shè)備驗(yàn)收結(jié)論分下述兩種情況：（1）驗(yàn)收合格：試運(yùn)行結(jié)果表明，設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定可靠，產(chǎn)品質(zhì)量合格穩(wěn)定，效率與能 耗達(dá)標(biāo)、設(shè)備配套零部件及備品備件與設(shè)備技術(shù)指標(biāo)相符，排污排廢符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)。

7、（2）驗(yàn)收不合格：試運(yùn)行結(jié)果表明，設(shè)備存在試運(yùn)行不穩(wěn)定、產(chǎn)品質(zhì)量或效率達(dá)不到合同要求、配置零部件與備品備件不齊備等問(wèn)題。3、驗(yàn)收合格后，制造部設(shè)備室編制設(shè)備編號(hào)，移交設(shè)備使用部門(mén)；驗(yàn)收不合格的設(shè)備， 由制造部與供方溝通，限定期限責(zé)令整改，整改完畢后進(jìn)行重新測(cè)試。若測(cè)試驗(yàn)收仍不合格， 要求供應(yīng)商退貨。原則上未經(jīng)移交的設(shè)備，不得投入正常使用。第十一條生產(chǎn)設(shè)備的付款設(shè)備驗(yàn)收合格、正式投產(chǎn)后，制造部設(shè)備室根據(jù)合同約定的付款方式及期限，填制付款申請(qǐng)單按管控手冊(cè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條生產(chǎn)設(shè)備檔案管理1、生產(chǎn)設(shè)備購(gòu)置到貨后，制造部設(shè)備室建立相應(yīng)的設(shè)備檔案，并在設(shè)備安裝調(diào)試驗(yàn)收完畢后15個(gè)工作日內(nèi)將相應(yīng)設(shè)備檔

8、案移交檔案室，制造部設(shè)備室、設(shè)備使用部門(mén)保存設(shè)備使用說(shuō)明復(fù)印件。2、生產(chǎn)設(shè)備歸檔內(nèi)容，通常應(yīng)包括：（1）設(shè)備采購(gòu)合同；（2）操作手冊(cè)、技術(shù)資料、合格證；（3）附設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單、設(shè)備選型方案審批表、設(shè)備驗(yàn)收單等相關(guān)表單。3、設(shè)備檔案移交檔案室時(shí)，必須雙方簽字辦理正式移交手續(xù)。第十三條固定資產(chǎn)登記管理生產(chǎn)設(shè)備符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的，財(cái)務(wù)部應(yīng)將其列入固定資產(chǎn)范疇，并按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行管理。第十四條配套設(shè)施采購(gòu)制造部設(shè)備室根據(jù)實(shí)際需求，填制設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)制造部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)審核，總經(jīng)理審批后參照上述有關(guān)條款執(zhí)行。對(duì)于特殊的配套設(shè)施（如配電系統(tǒng)、叉車(chē)等特種 設(shè)備），須報(bào)當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)，由當(dāng)

9、地政府機(jī)關(guān)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，公司設(shè)備使用部門(mén)方 可正常使用。第四章 辦公及IT設(shè)備的采購(gòu)管理第十五條 辦公及IT設(shè)備申購(gòu)需求部門(mén)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中，確認(rèn)目前辦公及IT設(shè)備已不能滿足需要時(shí)提出采購(gòu)需求，填制設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單，按公司管控手冊(cè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批。第十六條辦公及IT設(shè)備的采購(gòu)實(shí)施辦公及IT設(shè)備采購(gòu)需求經(jīng)審批通過(guò)后，營(yíng)運(yùn)發(fā)展部按照股份公司合同管理制度有關(guān)規(guī)定與供應(yīng)商簽訂設(shè)備購(gòu)買(mǎi)合同。適合招投標(biāo)的，按照股份公司 招標(biāo)管理制度進(jìn)行招投標(biāo)。第十七條辦公及IT設(shè)備的驗(yàn)收交付1、 營(yíng)運(yùn)發(fā)展部應(yīng)組織需求部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行辦公及IT設(shè)備的驗(yàn)收。營(yíng)運(yùn)發(fā)展部填制設(shè) 備驗(yàn)收單，并由營(yíng)運(yùn)發(fā)展部與使用部門(mén)

10、負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)。2、驗(yàn)收合格后，營(yíng)運(yùn)發(fā)展部編制設(shè)備編碼，并辦理移交手續(xù)交設(shè)備使用部門(mén)。若辦公及IT設(shè)備驗(yàn)收不合格，營(yíng)運(yùn)發(fā)展部及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退、換貨事宜。第十八條辦公及IT設(shè)備的付款營(yíng)運(yùn)發(fā)展部按合同約定的付款方式及期限，填制付款申請(qǐng)單，按管控手冊(cè)相應(yīng)權(quán)限審批。第十九條辦公及IT設(shè)備檔案管理1、 辦公及IT設(shè)備驗(yàn)收合格后，營(yíng)運(yùn)發(fā)展部立即建立相應(yīng)的設(shè)備檔案，并在15個(gè)工作日 內(nèi)將相應(yīng)設(shè)備檔案移交檔案室，設(shè)備使用部門(mén)保存操作手冊(cè)復(fù)印件。2、辦公及IT設(shè)備歸檔內(nèi)容，通常應(yīng)包括：(1) 設(shè)備采購(gòu)合同；(2) 操作手冊(cè)、技術(shù)資料、合格證；(3) 附設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單、設(shè)備驗(yàn)收單等相關(guān)表單。3、設(shè)備檔

11、案移交檔案室時(shí)，必須移交雙方簽字辦理正式移交手續(xù)。第二十條固定資產(chǎn)登記管理辦公及IT設(shè)備符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的，均列入固定資產(chǎn)范疇，并按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行管理。第五章檢測(cè)設(shè)備的采購(gòu)管理第二一條 檢測(cè)設(shè)備申購(gòu)根據(jù)市場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量要求的不斷提高，品質(zhì)部、技術(shù)部或其他需求部門(mén)提出檢測(cè)設(shè)備的采購(gòu)需求，填制設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單 ，按公司管控手冊(cè)相應(yīng)權(quán)限審批。第二十二條 供應(yīng)商的選擇的依據(jù)1、有長(zhǎng)期的合作關(guān)系，信譽(yù)良好；2、設(shè)備性?xún)r(jià)比較高。第二十三條 檢測(cè)設(shè)備采購(gòu)合同審批需求部門(mén)按股份公司合同管理制度有關(guān)規(guī)定與供應(yīng)商簽訂合同。第二十四條 需求部門(mén)聘請(qǐng)外部第三方機(jī)構(gòu)參與檢測(cè)設(shè)備驗(yàn)收與校準(zhǔn)工作。驗(yàn)收合格，校準(zhǔn)

12、完畢后，設(shè)備使用部門(mén)領(lǐng)取，財(cái)務(wù)部進(jìn)行固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)增手續(xù)。第二十五條 檢測(cè)設(shè)備的付款按照公司管控手冊(cè)相應(yīng)權(quán)限審批后由財(cái)務(wù)部支付款項(xiàng)。第二十六條 檢測(cè)設(shè)備檔案管理1、檢測(cè)設(shè)備購(gòu)置到貨后，使用部門(mén)立即建立相應(yīng)的設(shè)備檔案，并在設(shè)備安裝調(diào)試驗(yàn)收完畢后15個(gè)工作日內(nèi)將相應(yīng)設(shè)備檔案移交檔案室，設(shè)備使用部門(mén)保存設(shè)備使用說(shuō)明復(fù)印件。2、檢測(cè)設(shè)備歸檔內(nèi)容，通常應(yīng)包括：(1) 設(shè)備采購(gòu)合同；(2) 操作手冊(cè)、技術(shù)資料、合格證；(3) 附設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)單、設(shè)備驗(yàn)收單等相關(guān)表單。3、設(shè)備檔案移交檔案室時(shí)，須雙方簽字辦理正式移交手續(xù)。第二十七條 固定資產(chǎn)登記管理檢測(cè)設(shè)備符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的，均列入固定資產(chǎn)范疇，并按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行管理。第六章附則