Excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用.

1、第3章 Excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用 本章學(xué)習(xí)目標(biāo) 本章主要講解會(huì)計(jì)賬簿的相關(guān)知識(shí)以及 如何利用Excel設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿。通 過(guò)本章的學(xué)習(xí)，掌握以下內(nèi)容： 會(huì)計(jì)賬簿的概念、意義、種類和格式 明細(xì)賬的格式設(shè)置和登記方法 總賬的格式設(shè)置和登記方法 3.1 會(huì)計(jì)賬簿概述 3.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義 3.1.2 會(huì)計(jì)賬簿的種類 3.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義 會(huì)計(jì)賬簿是全面記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)，把大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸 類整理，逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿 籍，它是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。它 是由具有一定格式、相互連結(jié)的賬頁(yè)所 組成，賬頁(yè)一旦標(biāo)上會(huì)計(jì)科目，它就成 為用來(lái)記錄和反映該科目所規(guī)定

2、核算內(nèi) 容的賬戶。 3.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義 通過(guò)設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿： （1）能夠把大量的、分散的會(huì)計(jì)核算資料系統(tǒng) 化，為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算提供資料。 （2）可以為正確計(jì)算成本、經(jīng)營(yíng)成果和收益分 配等提供必要的會(huì)計(jì)核算資料。 （3）利用會(huì)計(jì)賬簿所提供的核算資料，既可以 為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供主要的依據(jù)，也可以為會(huì) 計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查提供必要的依據(jù)。 （4）既有利于會(huì)計(jì)核算資料的保存和利用，也 有利于會(huì)計(jì)核算工作的分工。 3.1.2 會(huì)計(jì)賬簿的種類 1會(huì)計(jì)賬簿按用途的分類 會(huì)計(jì)賬簿按其用途，可以分為序時(shí)賬簿、分類 賬簿和備查（輔助）賬簿。 2會(huì)計(jì)賬簿按外表形式的分類 會(huì)計(jì)賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬

3、簿、 活頁(yè)式賬簿和卡片式賬簿。 3會(huì)計(jì)賬簿按格式的分類 會(huì)計(jì)賬簿按其格式可分為三欄式賬簿、多欄式 賬簿和數(shù)量金額式賬簿。 3.2 會(huì)計(jì)賬簿的登記 3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記 3.2.2 總賬的格式和登記 3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記 1明細(xì)賬的格式 明細(xì)賬是按照明細(xì)分類賬戶開設(shè)的，連續(xù)、分 類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料的 賬簿。它能夠具體、詳細(xì)地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況， 對(duì)總分類賬起輔助和補(bǔ)充作用，同時(shí)也為會(huì)計(jì) 報(bào)表的編制提供必要的明細(xì)資料。 明細(xì)賬的格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式 等，但最基本的格式是有“借方”、“貸方”、 “余額”三欄的三欄式。 3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記數(shù)

4、據(jù)庫(kù) 2數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)庫(kù)是一種有組織、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)有密切聯(lián)系 的數(shù)據(jù)的集合。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就是一個(gè)數(shù)據(jù)清單， 它將反映客觀事物的大量信息進(jìn)行記錄、分類、 整理等定量化、規(guī)范化的處理，并以記錄為單 位存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。 在Excel中，數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的 字段，數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的 字段名稱，數(shù)據(jù)清單中的行對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的 一個(gè)記錄。 3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記數(shù)據(jù)庫(kù) 在設(shè)置數(shù)據(jù)清單和輸入數(shù)據(jù)時(shí)必須遵循一定規(guī)則，這些規(guī)則 包括： （1）數(shù)據(jù)清單的字段名占一行，且必須是第一行（不一定 是工作表中的第一行）； （2）每個(gè)字段的名稱必須惟一； （3）每一列必須有相同的數(shù)據(jù)類型和格式

5、，且每一列必須 相鄰； （4）每條記錄占一行，且必須連續(xù)，中間不能有空行； （5）每個(gè)單元格輸入的數(shù)據(jù)前面不能有空格； （6）如果工作表內(nèi)除數(shù)據(jù)清單外還有其他數(shù)據(jù)，則數(shù)據(jù)清 單和其他數(shù)據(jù)之間必須有至少一行或一列的空白單元格； （7）避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單。 3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記數(shù)據(jù) 庫(kù)的生成 3數(shù)據(jù)庫(kù)的生成 利用數(shù)據(jù)庫(kù)生成明細(xì)賬的基本思路是：首先設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù) 的結(jié)構(gòu)，其次將所錄入的記賬憑證內(nèi)容通過(guò)一定的方法 輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，最后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，生 成明細(xì)賬。 設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的方法是將記賬憑證中的所有項(xiàng)目填寫 到工作表中，且數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名與記賬憑證中的項(xiàng)目 名一致

6、。 將記賬憑證的內(nèi)容輸入到“記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)”的最常用 的方法是在錄入記賬憑證的同時(shí)打開“記賬憑證數(shù)據(jù) 庫(kù)”，在該數(shù)據(jù)庫(kù)中將記賬憑證的所有數(shù)據(jù)填寫到工作 表里。 要生成一個(gè)明細(xì)賬，應(yīng)先設(shè)置一個(gè)明細(xì)賬的格式。 生成“應(yīng)付賬款明細(xì)賬”的步 驟 （1）設(shè)置條件區(qū)域。 （2）設(shè)置篩選結(jié)果輸出的字段。 （3）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。 （4）執(zhí)行“高級(jí)篩選”命令。 （5）復(fù)制篩選結(jié)果。 （6）粘貼篩選結(jié)果。 （7）設(shè)置余額計(jì)算公式。 （8）設(shè)置余額方向。 （9）計(jì)算本期發(fā)生額和期末余額。 3.2.2 總賬的格式和登記 1記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)生成法 （1）打開事先已經(jīng)設(shè)置好基本格式的“銀行 存款總賬”，輸入期初余額及方向。 （2）設(shè)置篩選結(jié)果輸出的字段。 （3）單擊數(shù)據(jù)清單中的任何一個(gè)單元格。 （4）執(zhí)行高級(jí)篩選命令。 （6）復(fù)制和粘貼篩選結(jié)果。 （7）設(shè)置余額計(jì)算公式和方向。 （8）設(shè)置本期發(fā)