實(shí)物檔案管理工作探討研究論文

1、實(shí)物檔案管理工作探討研究論文 摘要：我國(guó)的許多檔案館(室)，都保存有一些實(shí)物，它們與館(室)藏現(xiàn)有檔案不同，一般是單獨(dú)作為一類保管。于是有人便把它稱之為實(shí)物檔案，認(rèn)為它是檔案家族中的新成員對(duì)此，筆者不敢茍同。 一、“實(shí)物檔案”的討論 檔案的定義，在中華人民共和國(guó)檔案法中是這樣表述的：“本法所稱的檔案。是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”而文物，按文物保護(hù)法第二條規(guī)定，受國(guó)家保護(hù)的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的文物包括：古文化遺址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重

2、要意義的建筑物、遺址、紀(jì)念物；歷史上各時(shí)代的珍貴藝術(shù)品、工藝美術(shù)品；反映各時(shí)代社會(huì)制度、生產(chǎn)、生活的代表性實(shí)物；重要的革命文獻(xiàn)資料，具有科學(xué)、歷史、藝術(shù)價(jià)值的手稿。古舊圖書資料等。由以上可以看出，檔案與文物是兩個(gè)既有區(qū)別又有聯(lián)系的概念。 “實(shí)物檔案”的討論，涉及如何認(rèn)識(shí)和對(duì)待現(xiàn)有的檔案概念。什么是檔案?有人認(rèn)為檔案是信息載體，由于實(shí)物本身作為信息的載體存在，可以成為檔案。他們不同意檔案是信息記錄，是實(shí)物的轉(zhuǎn)化形態(tài)。他們還認(rèn)為，檔案具有憑證參考作用，因此具有相同作用的實(shí)物可歸于檔案范疇。筆者認(rèn)為，這是分歧的根本所在。有人提出，“實(shí)物檔案”的出現(xiàn)，是對(duì)檔案“傳統(tǒng)觀念”的沖擊，它表明目前人們對(duì)檔案的

3、認(rèn)識(shí)尚不成熟，要經(jīng)歷一個(gè)發(fā)展過(guò)程，由此懷疑現(xiàn)有檔案概念的合理性，并要以一個(gè)新的概念取而代之。那么現(xiàn)有檔案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍棄?筆者認(rèn)為現(xiàn)有的檔案概念是多年來(lái)理論研究的成果，并得到檔案法的確認(rèn)。它對(duì)檔案本質(zhì)屬性、構(gòu)成要素及范圍界定等方面的表述，理論上立得住，實(shí)踐上可行，基本方面是正確的，還應(yīng)繼續(xù)延用。 “實(shí)物檔案”的討論。涉及實(shí)物是否屬于檔案家族的新成員。有人認(rèn)為，“實(shí)物檔案”是檔案家族中很有發(fā)展前途的一個(gè)類別，至少它是檔案，這是確定無(wú)疑的?？隙硞€(gè)事物，莫過(guò)于給它一個(gè)確切的表述。據(jù)我們看到的材料，是有人對(duì)“實(shí)物檔案”做過(guò)表述。如具有保管價(jià)值的直觀物件之類，但都是含混不清。而要

4、做到明確、令人信服是難以辦到的。這正如上述，因?yàn)樗膬?nèi)涵無(wú)法正確揭示，它的外延也無(wú)法準(zhǔn)確界定。由此可以說(shuō)。沒(méi)有明確范圍和界限的概念和事物是立不住的。這樣不能不使人懷疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作為信息之一的檔案具有可以廣泛交流的特性。但“實(shí)物檔案致命的弱點(diǎn)是不便于交流。它雖然可以世代相傳或轉(zhuǎn)讓，但基本上是單線的延伸，而不能像文獻(xiàn)資料那樣可以擺脫時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)多方位傳播?！蹦敲此渴裁催M(jìn)行交流呢，“必須轉(zhuǎn)化為照片、錄像或文字描述等材料”，“必須配有一定的說(shuō)明和解說(shuō)詞”。這些看法恰好說(shuō)明“實(shí)物檔案”仍然是實(shí)物，而不是檔案，因?yàn)樗痪哂袡n案可以廣泛交流的特性。因?yàn)闄n案是憑借記錄在不同載體上的內(nèi)

5、容和形式特征，起到憑證參考作用和進(jìn)行交流傳播的，它不用靠附加的因素。與之相反，需要人們加以說(shuō)明、考證、研究，才能起到依據(jù)、憑證作用的，正是文物或紀(jì)念品。而其轉(zhuǎn)化形式如照片、文字描述材料、說(shuō)明等才是檔案。 “實(shí)物檔案”的討論，涉及如何發(fā)展檔案概念的問(wèn)題。筆者贊成“當(dāng)實(shí)踐發(fā)展了，概念也應(yīng)該發(fā)展。否則它將失去指導(dǎo)實(shí)踐的作用，甚至?xí)璧K實(shí)踐”的觀點(diǎn)。當(dāng)我們對(duì)實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行研究時(shí)，可以根據(jù)工作發(fā)展，不固守于概念的框架，大膽提出新的見(jiàn)解，形成新的概念。但這里的關(guān)鍵是沿著什么樣的思路和方向。筆者認(rèn)為。檔案概念必須是科學(xué)的、合理的、可行的，即在理論上合乎檔案發(fā)展規(guī)律和特點(diǎn)，在實(shí)踐上準(zhǔn)確適當(dāng)，界限明確，易于操作。

6、例如聲像檔案，作為一種新的門類，以其聲像原始記錄方式豐富了檔案的內(nèi)涵。又以其照片、影片、錄音帶和錄像帶等形態(tài)擴(kuò)大了檔案的外延，因而得到確認(rèn)，成為共識(shí)。相反，“實(shí)物檔案”是如何發(fā)展的呢，它在內(nèi)涵揭示上混淆了實(shí)物的自身和它的轉(zhuǎn)化記錄形態(tài)的界限，沒(méi)有充實(shí)新的內(nèi)容。在外延擴(kuò)展上，也混淆了作為文獻(xiàn)形式存在的檔案。與作為實(shí)體存在的文物、紀(jì)念物的不同，含混不清。因此。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，它沒(méi)有前進(jìn)一步，不是發(fā)展而是混淆了概念。 “實(shí)物檔案”的討論，涉及對(duì)其實(shí)踐后果的評(píng)價(jià)問(wèn)題。如果承認(rèn)“實(shí)物檔案”存在，應(yīng)當(dāng)提倡收藏和管理，那么實(shí)行起來(lái)會(huì)出現(xiàn)什么情景呢?筆者認(rèn)為，會(huì)偏離檔案工作的正常運(yùn)行軌道，至少有兩方面值得重視。 第一

7、，檔案概念包容了“有保管價(jià)值的實(shí)物”，就使檔案管理的范圍擴(kuò)大了。長(zhǎng)此下去。很難想像不會(huì)去管理諸如飛機(jī)、汽車、機(jī)床、樓房等實(shí)物。它們?nèi)舳际菣n案，也就湮沒(méi)了真正的檔案。什么都是檔案，遍地皆是，處處都有，也就沒(méi)有必要把檔案單列出來(lái)，形成檔案管理體系。如此這般，不是發(fā)展檔案工作，而只能導(dǎo)致檔案工作的消亡和解體。 第二，倡導(dǎo)管理“實(shí)物檔案”，把屬于文物、紀(jì)念品的實(shí)物都擴(kuò)充到我們的門下，擴(kuò)大職權(quán)，實(shí)行起來(lái)，豈不是檔案館與博物館、紀(jì)念館的合一嗎?混淆職能分工只能引起混亂，遭到反對(duì)。我們國(guó)家有檔案系統(tǒng)，也有文物系統(tǒng)。兩個(gè)系統(tǒng)在職責(zé)、任務(wù)上是有明確分工的。我們檔案部門的職責(zé)是管理檔案，我們?cè)儆心芰σ膊荒芤怨芾砦?/p>

8、物、紀(jì)念品為己任。 有人會(huì)提出，既然現(xiàn)在的某些實(shí)物就是將來(lái)的文物，那么積累保護(hù)某些實(shí)物的重任為什么不能由文物工 二、結(jié)論 1、實(shí)物與檔案各屬不同的范疇。人類文明的載體有兩種，一是實(shí)物，一是文字符號(hào)、圖表、聲像之類。實(shí)物是客觀存在的實(shí)體。它可以直接傳遞信息，如其形狀、顏色、味道、方位、構(gòu)造等，屬直接信息，不便于傳播交流。而檔案，應(yīng)當(dāng)說(shuō)也是一種實(shí)物，因?yàn)闄n案都要依附于一定物質(zhì)載體而存在。但由于其中必須有以文字、圖表、符號(hào)、聲像形式記錄的信息，而使它從實(shí)物中分離出來(lái)，成為一種文獻(xiàn)形態(tài)，屬于間接信息，既可以存貯，又可輸出，廣泛交流。 2、不能任意擴(kuò)大檔案館(室)管理的實(shí)物范圍。目前看檔案部門管理的實(shí)物

9、主要有兩類。一是與檔案有密切聯(lián)系的，一同隨檔案接收保管的。二是受委托加以保管的?，F(xiàn)在被稱為“實(shí)物檔案”的，其中有的如獎(jiǎng)狀、證書之類，可歸于檔案，其余則不是，而是紀(jì)念品，或未來(lái)的文物，不應(yīng)列入檔案家族之中。對(duì)已保管的實(shí)物，姑且稱之為“實(shí)物檔案”，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化成照片、文字記錄形式的檔案，同時(shí)保管起來(lái)為好。 3、檔案與文物的區(qū)別在于：檔案內(nèi)容是抽象思維，文物內(nèi)容是形象思維；檔案是書面形式，文物是結(jié)構(gòu)形式；檔案具有實(shí)用價(jià)值，文物具有審美價(jià)值。把握住這三個(gè)方面，并進(jìn)行綜合分析，檔案與文物就不難區(qū)別了。 4、由檔案館(室)保管的，不一定都是檔案，除檔案外，還有資料、圖書，以及少量實(shí)物。不具有檔案屬性的，盡管

10、在檔案館(室)保管，也不能稱其為檔案。 5、“實(shí)物檔案”的提法現(xiàn)在已經(jīng)流行起來(lái)，檔案館(室)保存“實(shí)物檔案”的做法也確實(shí)存在。但我們不能奉行現(xiàn)實(shí)的就是合理的哲學(xué)。檔案館(室)保存實(shí)物，有屬順乎自然的一面，也存在著不得已而為之的一面。這是因?yàn)槲覈?guó)各項(xiàng)文化事業(yè)還不完善，文博事業(yè)很不發(fā)達(dá)，使本應(yīng)由文博部門收藏的物品不得不由檔案部門管理。在大型企、事業(yè)單位也沒(méi)有設(shè)立類似檔案室一樣的機(jī)構(gòu)，專司管理本地域、本單位具有保存價(jià)值的實(shí)物。 6、檔案具有憑證查考作用和保存價(jià)值。但有憑證查考作用和保存價(jià)值的，不一定就是檔案。稱為檔案的，除具備上述特性外，必須符合檔案概念的內(nèi)涵和外延。實(shí)物雖有上述特性，但不符合后者要求，因而不能稱之為檔案。檔案概念應(yīng)該隨著實(shí)踐發(fā)展而變化。但新概念的表述必須沿著符合檔案屬性的思路去充實(shí)和概括，否則會(huì)走偏方向。在新概念尚未被社會(huì)確認(rèn)成為共識(shí)之前，還應(yīng)遵循現(xiàn)有的表述。 7、檔案工作者