加強醫(yī)院醫(yī)學科研檔案監(jiān)管思考

1、加強醫(yī)院醫(yī)學科研檔案監(jiān)管思考 醫(yī)院在長期的科研活動與科研的臨床實踐過程中積累了大量的業(yè)務資料，這些資料不僅記載了展開及發(fā)展科研的過程、績效，還客觀反映了醫(yī)院的整體科研能力和水平。一份完整規(guī)范的醫(yī)學科研檔案既可以隨時為研究者提供科研進展情況，又是醫(yī)院科研管理規(guī)范化、科學化、信息化的一個重要標志。因此，如何做好和加強醫(yī)院醫(yī)學科研檔案管理工作至關(guān)重要。我院是一所醫(yī)學院校附屬醫(yī)院，擁有國家級重點學科和國家級重點實驗室的三級甲等綜合性百年老院，設有專職人員從事科研檔案的綜合管理，現(xiàn)將筆者在醫(yī)學科研檔案管理工作中的一點體會總結(jié)如下： 1醫(yī)學科研檔案管理與醫(yī)院檔案管理 醫(yī)學科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學

2、相關(guān)科學研究活動中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細和過程1。作為醫(yī)學科學研究的載體，醫(yī)學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)等科技信息，是豐富的信息資源和無形資產(chǎn)。醫(yī)學科研檔案還是一種衛(wèi)生資源，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富2。加強對這一信息資源管理對醫(yī)院領(lǐng)導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設極為重要。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫(yī)院本

3、身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、x線膠片、各種檢查圖文資料等等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。因此，加強醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫(yī)院檔案管理，因為兩者的服務對象和服務目的不同。 2醫(yī)學科研檔案的特點 綜合來說，醫(yī)學科研檔案管理工作具有自身的一些特點，主要可以概括為兩點：科研檔案形成的周期較長，專業(yè)性強且學科突出。由于展開的醫(yī)學科研工作需要形成的周期較長，因此醫(yī)學科研檔案管理工作需要一個較長的周期性過程，且涉及的材料與內(nèi)容較多、范圍廣闊、覆蓋

4、面深。其次，醫(yī)學科研檔案最突出的特點就是專業(yè)性強。課題需要分科管理檔案，并設有相應的編碼以對號入座。醫(yī)學檔案的分類也清晰且明顯，通常分為大方向和小方向兩種，大方向指的是一類學科，小方向則指的是三級學科。在分類時要保持各個學科的相對獨立性，又要保持專題的完整性。學科綜合性強，項目協(xié)作多。醫(yī)學科研研究特點本身也決定了其學科綜合性強、項目協(xié)作多的特點。醫(yī)學研究本身也是多學科內(nèi)容的研究，大量創(chuàng)新科技不斷應用于醫(yī)學研究領(lǐng)域，交叉學科和邊緣學科的出現(xiàn)使許多重大課題不是一個學科、一個專業(yè)所能完成，必須多學科的綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)3。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數(shù)量大、綜合性強的特性。 3醫(yī)院醫(yī)學科研

5、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題 由于醫(yī)學科研檔案具有時間延續(xù)性長、覆蓋面廣、涉及內(nèi)容多、管理周期長的特點，因此，目前醫(yī)院醫(yī)學科研檔案管理普遍存在相同狀況，即在進行檔案管理的過程中，隨時就會出現(xiàn)項目內(nèi)容不全、資料混亂、歸檔時資料收集不完善等狀況，這對以后科研檔案的整理、歸檔、入庫、查詢等工作的展開帶來困難，這些現(xiàn)狀直接導致的是醫(yī)學科研檔案的質(zhì)量下降、科研材料收集不全，且該現(xiàn)象在許多醫(yī)院出現(xiàn)頻繁。其間接影響了醫(yī)學科研檔案管理工作正常有效的開展?？偨Y(jié)醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀，主要存在以下幾個方面的問題：醫(yī)學科研課題材料分散不集中。由于科研課題材料是一個漸進的過程，從立項到結(jié)題，往往要長時間地建立過程，其中

6、總需要材料的不斷積累。在建立和積累過程中常容易造成材料的流失。醫(yī)學科研資料不全欠完整。由于涉及時間長的因素，容易造成資料的遺失，導致醫(yī)學科研資料不全欠完整性。醫(yī)學科研資料保管期長。一個科研項目從立項到結(jié)題，往往需要23年，甚至更長時間，因此在一份完整的醫(yī)學科研檔案從建檔到歸檔設計時間需要幾年的時間。醫(yī)學科研資料內(nèi)容多覆蓋面廣。由于醫(yī)學科研通常會涉及多學科的交叉協(xié)作而導致一份科研檔案內(nèi)容多、覆蓋面廣而不易于管理的問題。 4改進及加強醫(yī)院醫(yī)學檔案管理的建議 分析科研檔案管理的特點、現(xiàn)狀及存在的問題，目的在于增強檔案意識，搞高醫(yī)療科研檔案管理水平，更好地促進科研檔案的管理服務。針對醫(yī)院科研檔案管理的

7、現(xiàn)狀中所存在的主要現(xiàn)狀與問題，筆者提出以下幾點建議：現(xiàn)代化醫(yī)學科研檔案管理體系構(gòu)建。計算機的普及是建立現(xiàn)代化醫(yī)學科研檔案管理模式構(gòu)建的基礎(chǔ)與核心。形成科研檔案管理系統(tǒng)，以電子歸檔方式，進行科學化管理。及時處理醫(yī)學科研檔案。針對科研檔案內(nèi)容多且年份長，容易造成檔案的不完整、內(nèi)容繁雜的特點，及時處理醫(yī)學科研檔案3。建議從立項開始就及時建立檔案，依賴系統(tǒng)管理進行現(xiàn)代化管理，做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一部署、及時分類、及早整理。醫(yī)學科研檔案的歸檔和細分化。造成資料不完整關(guān)鍵是管理不及時，沒有及時地歸檔及檔案細分化。建議在建立系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進一步對資料進行及早的資料收集、歸類、細編，細編方案的選擇可形式多樣，但一定要統(tǒng)一。醫(yī)學科研檔案的分類應體現(xiàn)出專業(yè)性的特征，因此在細編中筆者選擇的是三級分科學科管理建檔方式，即三級學科加臨床科室，通過形成一個系統(tǒng)的管理環(huán)境，便于統(tǒng)一部署和統(tǒng)一布局?？蒲行聶n的添加。由于醫(yī)學科研檔案周期較長，為保持完整性，因采用分階段法進行科研文件檔案添加，即在項目立項后管理過程中，要對不斷增加的材料及時添加、補充、修正、整理和歸檔。加強檔案管理人員的素質(zhì)教育，提高檔案管理水平3。在全院相關(guān)科室設立了兼職檔案管理員，定期統(tǒng)一培訓，加強檔案管理人員的素質(zhì)教育，提高檔案管理水平?？傊龊?/p>