焦煤集團視頻會議系統(tǒng)管理辦法

1、焦煤集團視頻會議系統(tǒng)管理辦法焦煤集團視頻會議系統(tǒng)管理辦法第一章 總 則第一條 為加強焦煤集團視頻會議系統(tǒng)的運行維護和管理，規(guī)范系統(tǒng)的操作規(guī)程，保障視頻會議系統(tǒng)穩(wěn)定、高效、安全運行，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和集團公司信息化相關(guān)規(guī)范制定本辦法。第二條 焦煤集團視頻會議系統(tǒng)（以下簡稱視頻會議系統(tǒng)）是指上聯(lián)河南煤化總部及下聯(lián)所屬基層單位的三級視頻會議系統(tǒng)，是河南煤化集團和焦煤集團召開視頻會議的重要信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括各主、分會場的視頻終端、音響系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、會議室及其相關(guān)設(shè)備等。第三條 河南煤化總部為視頻會議系統(tǒng)的一級會場；焦煤集團為二級會場；各礦（廠）為三級會場。第四條 本視頻會議系統(tǒng)為非涉密系統(tǒng)，只

2、能召開非涉密內(nèi)容的會議。第五條 本規(guī)定適用于焦煤機關(guān)各處室及接入視頻會議系統(tǒng)的各分會場所屬單位。第二章 管理機構(gòu)和職責(zé)第六條 視頻會議系統(tǒng)的運行管理遵循“統(tǒng)一組織，分級負責(zé)、屬地管理”的原則。各單位要理順管理體制，明確本會場的視頻會議系統(tǒng)運行管理部門（以下簡稱運行管理部門），配備專門的技術(shù)人員，保障視頻會議系統(tǒng)運行管理工作的順利進行。第七條 焦煤集團綜合辦公室負責(zé)焦煤集團內(nèi)部視頻會議的審批和組織協(xié)調(diào)工作，主要職責(zé)是：負責(zé)審批各會議組織部門提出的召開各類視頻會議的申請和組織協(xié)調(diào)工作。第八條 焦煤集團計訊處是焦煤集團所屬的二、三級會場的運行管理部門。負責(zé)焦煤集團所屬二、三級視頻會場的運行管理工作，

3、主要職責(zé)是：制定視頻會議系統(tǒng)相關(guān)運行管理制度；負責(zé)焦煤集團視頻會議系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的日常維護；負責(zé)視頻會議召開時的保障工作；負責(zé)焦煤集團所屬各分會場的聯(lián)調(diào)工作；負責(zé)組織開展有關(guān)培訓(xùn)工作。第九條 組織召開視頻會議(含組織參加河南煤化集團視頻會議)的各機關(guān)處室為視頻會議組織部門，其主要職責(zé)是：負責(zé)確定視頻會議主會場的地點、會議召開時間、會議內(nèi)容和參會人員；負責(zé)印發(fā)會議通知并通知參會單位和人員準(zhǔn)時出席。 第十條 有視頻會議分會場的各基層單位主要職責(zé)是：根據(jù)具體情況制定適合本單位的視頻會議系統(tǒng)相關(guān)運行管理制度；負責(zé)本單位視頻會議系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的日常維護管理，參加焦煤集團組織的聯(lián)調(diào)工作，負責(zé)本單位視頻會議

4、召開時的保障工作。各基層單位要明確一名單位行政責(zé)任人、一名技術(shù)管理責(zé)任人、兩名以上技術(shù)管理人員負責(zé)本單位視頻會議系統(tǒng)的運行維護管理；負責(zé)完善和審核焦煤集團視頻會議系統(tǒng)會場信息登記表（見附件1）并報計訊處備案。第十一條 各基層單位的網(wǎng)絡(luò)管理部門負責(zé)視頻會議的網(wǎng)絡(luò)保障工作。第三章 會議準(zhǔn)備第十二條 視頻會議由會議組織部門在會議召開前1天填寫焦煤集團視頻會議系統(tǒng)使用申請表（見附件2），經(jīng)焦煤集團綜合辦公室審批后抄送至計訊處備案，同時通知相關(guān)參會人員。第十三條 在會議組織部門確定主會場地點(一般主會場設(shè)在主辦公樓105視頻會議室)后，主會場運行管理單位應(yīng)在會前及時制定視頻會議的會議方案和操作方法，并提

5、交會議組織單位核實。主會場未設(shè)在焦煤集團機關(guān)時，主會場運行管理部門應(yīng)將審核后的會議方案和操作方法報計訊處備案。第十四條 主會場運行管理部門負責(zé)組織、協(xié)調(diào)會前聯(lián)調(diào)；一般會議提前一天進行聯(lián)調(diào)，其它應(yīng)急會議隨時聯(lián)調(diào)；主會場未設(shè)在焦煤集團機關(guān)時，由計訊處配合組織協(xié)調(diào)會前聯(lián)調(diào)；每分會場聯(lián)調(diào)持續(xù)時間不得短于30分鐘。第十五條 各會場運行管理部門接到會議通知后，要及時自查本會場的視頻會議系統(tǒng)，嚴(yán)格按照要求及時參加聯(lián)調(diào)工作，聯(lián)調(diào)中服從主會場的指揮。各分會場要觀察會場聲音圖像是否正常，如有問題及時向主會場說明情況，并在排除故障后再與主會場進行調(diào)試。第十六條 各分會場會前聯(lián)調(diào)時段會場如被占用，行政責(zé)任人應(yīng)進行協(xié)調(diào)

6、，保證聯(lián)調(diào)順利進行，無故不按時參加統(tǒng)一聯(lián)調(diào)的，不再單獨進行聯(lián)調(diào)，如果因沒有參加聯(lián)調(diào)而發(fā)生影響視頻會議者，責(zé)任自負。第四章 會議保障第十七條 會前，各會場運行管理部門工作人員應(yīng)提前1小時到崗，開啟所有設(shè)備，檢查設(shè)備工作狀態(tài)、圖像聲音質(zhì)量、會議室燈光效果等情況，統(tǒng)一服從主會場的指揮進行調(diào)試；召開河南煤化集團三級視頻會議前，焦煤集團會場管理人員應(yīng)先將所轄范圍內(nèi)的參會會場呼進會議，并完成內(nèi)部會場的會議調(diào)試（會場環(huán)境、攝像頭位置等檢查工作）后，再加入河南煤化集團會議。第十八條 會前三十分鐘，主會場運行管理部門將對參會各級會場進行點名，并將點名結(jié)果上報相關(guān)參會領(lǐng)導(dǎo)；點名完畢后未能加入會議的，本次會議將不再

7、予以呼入；會前調(diào)試結(jié)束后，嚴(yán)禁對系統(tǒng)進行任何調(diào)整操作。第十九條 會議正式開始后，各會場運行管理工作人員必須堅守崗位，實時監(jiān)控本會場聲音、圖像效果和設(shè)備運行狀況，及時按規(guī)程調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)，隨時與主會場保持聯(lián)系。發(fā)生故障時，要聽從主會場運行管理部門的統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，及時啟動應(yīng)急預(yù)案，盡快排除故障，嚴(yán)禁違規(guī)操作。第二十條 會議召開期間，視頻會議系統(tǒng)模式建議采用主席控制模式，各分會場顯示圖像為當(dāng)前發(fā)言者會場圖像，主會場顯示所有會場圖像（或輪巡顯示），當(dāng)前發(fā)言者會場圖像居屏幕中間顯示。主會場可對各分會場圖像進行瀏覽、點名發(fā)言和自由討論等特殊操作。第二十一條 會議結(jié)束后，首先由主會場運行管理部門斷開整個

8、視頻會議系統(tǒng)，各分會場確認(rèn)系統(tǒng)斷開后，方可關(guān)閉本會場相關(guān)設(shè)備，并做好相關(guān)文檔記錄工作；嚴(yán)禁各分會場擅自退出視頻會議系統(tǒng)；主會場運行管理部門工作人員應(yīng)按要求完成會議實況的錄制、存檔和文檔記錄工作。第五章 會議室與設(shè)備管理第二十二條 各會場運行管理部門應(yīng)指定技術(shù)管理人員對視頻會議系統(tǒng)設(shè)備及會議室設(shè)施進行維護和管理，按照要求統(tǒng)一制作、擺放單位標(biāo)識。第二十三條 各會場運行管理部門負責(zé)做好會場會議環(huán)境的保障工作，主要包括：會議室顏色建議采用淺色色調(diào)；會議室光源要避免自然光源，盡量采用人工 “三基色”光源，燈光布置成多回路，使光照充分均勻；會議室采用隔音吸音材料和雙層玻璃等隔音裝置保證聲音效果。第二十四條

9、 各會場運行管理部門要加強視頻會議系統(tǒng)的日常維護管理，妥善保管系統(tǒng)設(shè)備，做好設(shè)備的防雷、防潮、防曬、防塵等事項；各技術(shù)管理人員要定期對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，及時排除故障隱患；嚴(yán)禁在視頻設(shè)備上安裝與該系統(tǒng)無關(guān)的軟件或者設(shè)備，嚴(yán)禁其他無關(guān)人員操作該系統(tǒng)設(shè)備。第二十五條 各會場運行管理部門應(yīng)加強視頻會議系統(tǒng)設(shè)備的權(quán)限控制和設(shè)備參數(shù)配置管理，各會場所有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備須劃分獨立的vlan；所有設(shè)備采用的路由、ip地址、設(shè)備名稱等技術(shù)參數(shù)配置不得擅自更改，如需修改，必須書面上報計訊處審批后方可修改，如若擅自更改，嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人；所有設(shè)備的賬號密碼須定期更改并做好記錄。第二十六條 各會場運行管理部門更換或新增視頻

10、會議系統(tǒng)設(shè)備，應(yīng)保證與現(xiàn)有系統(tǒng)互連互通，設(shè)備選型須與原系統(tǒng)設(shè)備兼容，并將有關(guān)情況及時上報計訊處備案。第六章 技術(shù)檔案和資料管理第二十七條 視頻會議室技術(shù)檔案和資料要求如下：1、會議室布線系統(tǒng)圖，包括傳輸電纜、外圍設(shè)備與主機的連接、電力及照明等各種布線系統(tǒng)圖；2、設(shè)備的說明書、維護手冊、原理圖、接線圖以及保修卡等；3、各種維護規(guī)章制度，包括維護規(guī)程、維護指標(biāo)體系、責(zé)任制度、工作細則、操作方法等，以及關(guān)于上述規(guī)章制度修改補充內(nèi)容；4、會議室設(shè)備及儀表的臺賬；5、其它工具書籍和技術(shù)文件等。第二十八條 視頻會議室的原始記錄要求如下：1、 各種設(shè)備安裝、調(diào)試的工作日志；2、 各種會議的會前聯(lián)調(diào)和召開情況

11、的記錄；3、各種設(shè)備故障分析處理記錄；4、設(shè)備有單獨房間的，應(yīng)做好外來人員進出操作間的記錄；5、設(shè)備搬遷、更新的有關(guān)資料和記錄。第二十九條 視頻會議室其它資料要求如下：1、視頻會議系統(tǒng)相關(guān)負責(zé)人的聯(lián)系電話；2、相關(guān)部門的聯(lián)系電話，含外部專家；3、會場平面圖。第三十條 視頻會議室技術(shù)檔案和資料的管理規(guī)定如下：1、專柜存放，專人兼管，定期檢查整理，妥善保存；2、不得隨意將技術(shù)資料和圖紙攜帶出會議室，如確因需要臨時借出，應(yīng)經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，由技術(shù)主管登記，按時歸還；3、資料使用時應(yīng)珍惜愛護，不得抽頁、涂寫，有破損時應(yīng)立即修補；設(shè)備調(diào)動時，原隨機的技術(shù)資料應(yīng)隨機轉(zhuǎn)移，使用過程中建立的資料，可擇其重要者

12、予以復(fù)制，一并列出清單，隨機轉(zhuǎn)移。第三十一條 用戶原始資料、各項會議記錄、故障處理分析報告、定期聯(lián)調(diào)記錄等均應(yīng)妥善保管三年，集中處理。第七章 保障措施第三十二條 本系統(tǒng)實行分級屬地管理原則，各級會場的運行管理部門要積極籌措和落實系統(tǒng)運行維護經(jīng)費。第三十三條 各會場的行政責(zé)任人、技術(shù)責(zé)任人、技術(shù)管理人員應(yīng)相對固定，若有變動應(yīng)及時將有關(guān)情況（責(zé)任人姓名、職務(wù)、職稱、工作電話、手機號碼、電子郵件等）報計訊處備案。第三十四條 計訊處每月至少組織一次所有會場參加的日常聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障、線路故障等影響視頻會議系統(tǒng)正常運行的因素，應(yīng)及時處理并備案。第三十五條 各會場運行管理部門應(yīng)采取有效措施保證視

13、頻會議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信道通信質(zhì)量和帶寬，會前應(yīng)及時聯(lián)系本單位網(wǎng)絡(luò)管理員在會議期間對線路進行保障維護，注意加強局域網(wǎng)病毒防治和流量控制，防止病毒爆發(fā)等問題對視頻會議系統(tǒng)的影響。 第三十六條 各會場運行管理部門技術(shù)管理人員要做好會前聯(lián)調(diào)和會議記錄等有關(guān)統(tǒng)計工作；各參會會場應(yīng)于當(dāng)日將焦煤集團視頻會議系統(tǒng)會議記錄單（見附件3）報綜合辦公室；綜合辦公室每季度匯總一次焦煤集團視頻會議系統(tǒng)運行月報告單（見附件4）并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第三十七條 各會場運行管理部門要建立視頻會議系統(tǒng)管理制度，規(guī)范操作流程，制定應(yīng)急預(yù)案，加強應(yīng)急預(yù)案演練。第三十八條 各會場運行管理部門要加強視頻會議系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)工作，焦煤集團每年至少組織一

14、次所管轄基層單位視頻會議技術(shù)管理人員培訓(xùn)。 第八章 注意事項第三十九條 會議期間，各分會場應(yīng)嚴(yán)格遵守會議議程，不得隨意掛斷會議或者呼叫其他會場，因分會場故障而影響會議正常進行時，主會場應(yīng)立即中斷該分會場的連接，待故障解決后，由主會場將該分會場重新呼入會議，嚴(yán)禁分會場主動呼叫主會場。第四十條 會議期間，嚴(yán)禁將未經(jīng)聯(lián)調(diào)的全向麥克風(fēng)接入視頻會議系統(tǒng)，各分會場的聲音均要關(guān)閉，若有需要發(fā)言的分會場，主會場提前20秒鐘將其聲音打開，發(fā)言完畢后及時關(guān)閉。第四十一條 會議期間，嚴(yán)禁隨意調(diào)動攝像頭，如會議安排分會場發(fā)言，分會場管理人員可切換至提前設(shè)置好的預(yù)設(shè)位，快速定位攝像頭，提高會議的效率和質(zhì)量。第四十二條

15、會議期間，未經(jīng)主會場運行管理部門允許嚴(yán)禁發(fā)送pc雙流和雙路視頻信號。如因會議需要，須嚴(yán)格按順序發(fā)送雙流，嚴(yán)禁提前發(fā)送。第四十三條 會議期間，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入視頻會議系統(tǒng)操作間，視頻會議系統(tǒng)遙控器應(yīng)存放在安全位置，避免人為原因?qū)е聲h中斷。第四十四條 各會場運行管理部門工作人員應(yīng)注意保密，未經(jīng)許可不得泄露會議內(nèi)容。第九章 運行質(zhì)量檢查 第四十五條 由綜合辦公室和計訊處不定期根據(jù)焦煤集團視頻會議系統(tǒng)檢查評分標(biāo)準(zhǔn)(暫行)(見附件5)對視頻會議系統(tǒng)運行質(zhì)量情況進行檢查。第四十六條 檢查過程中，發(fā)現(xiàn)的重大安全隱患必須限期整改，逾期不改者，給予嚴(yán)肅處理。第四十七條 檢查結(jié)果通過焦煤集團協(xié)同辦公系統(tǒng)進行通報

16、。第十章 附 則第四十八條 對于違反本管理辦法，對會議造成嚴(yán)重影響的單位或個人，給予嚴(yán)肅處理。第四十九條 各級單位應(yīng)根據(jù)工作實際需要，制定相應(yīng)的視頻會議系統(tǒng)運行管理細則。 第五十條 本辦法由河南煤業(yè)化工集團焦煤集團負責(zé)解釋。第五十一條 本辦法自頒布之日起施行。附件：1、焦煤集團視頻會議系統(tǒng)會場信息登記表 2、焦煤集團視頻會議系統(tǒng)使用申請表 3、焦煤集團視頻會議系統(tǒng)會議記錄單 4、焦煤集團視頻會議系統(tǒng)運行月報告單 5、焦煤集團視頻會議系統(tǒng)檢查評分標(biāo)準(zhǔn)(暫行)附件1：焦煤集團視頻會議系統(tǒng)會場信息登記表單位名稱行政責(zé)任人姓 名職 務(wù)電 話手 機技術(shù)責(zé)任人姓 名職 務(wù)電 話手 機技術(shù)管理人員姓 名電子

17、郵件電 話手 機主要電子設(shè)備情況設(shè)備名稱型 號ip地址網(wǎng) 關(guān)會議室情況固定電話容納人數(shù)會議桌布局 備注附件2：焦煤集團視頻會議系統(tǒng)使用申請表會議名稱申請單位參會人員 主會場 分會場 會議聯(lián)系人聯(lián)系電話會議時間年 月 日 時至 日 時綜合辦公室審核意見簽名： 年 月 日計訊處落實意見簽名： 年 月 日技術(shù)管理人員落實意見簽名： 年 月 日附件3:焦煤集團視頻會議系統(tǒng)會議記錄單單位名稱： 年 月 日會議名稱主辦單位運行管理部門開始時間結(jié)束時間會場地點參會人數(shù)參會單位會議運行情況說明建 議備 注技術(shù)管理人員簽字：第 17 頁 共 17 頁附件4：焦煤集團視頻會議系統(tǒng)運行月報告單單位名稱： 年 月 日

18、序號會議名稱會議日期分會場數(shù)量參會人數(shù)會議情況123456注：會議情況欄填寫包括是否發(fā)生故障、是否意外中斷會議等信息。附件5： 焦煤集團視頻會議系統(tǒng)檢查評分標(biāo)準(zhǔn)(暫行)序號檢查項目檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方法標(biāo)準(zhǔn)分評分辦法自查得分考核得分1組織機構(gòu)和職責(zé)明確有本單位一名礦處級領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)該系統(tǒng)的管理和協(xié)調(diào)工作現(xiàn)場檢查5無明確領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，不得分2明確有管理該系統(tǒng)的科室和技術(shù)管理責(zé)任人，并配備不少于2名技術(shù)人員現(xiàn)場檢查5無明確部門扣3分，無技術(shù)管理責(zé)任人扣2分，少一名技術(shù)人員扣1分3明確有本單位的網(wǎng)絡(luò)管理部門，并配備不少于2名技術(shù)人員現(xiàn)場檢查5無明確部門扣3分，少一名技術(shù)人員扣1分4建立合理、科學(xué)的視頻會議系統(tǒng)相關(guān)

19、各崗位的崗位職責(zé)現(xiàn)場檢查5少一項崗位職責(zé)扣1分5規(guī)章制度建立本單位的視頻會議系統(tǒng)管理制度或者管理辦法現(xiàn)場檢查5無管理制度，不得分6制定合理、科學(xué)的視頻會議相關(guān)各崗位的操作規(guī)程現(xiàn)場檢查5少一項崗位操作規(guī)程扣1分7制定合理、科學(xué)的應(yīng)急預(yù)案以及定期演練現(xiàn)場檢查5無應(yīng)急預(yù)案扣5分，有預(yù)案無演練扣3分8技術(shù)資料管理管理辦法中第27條中規(guī)定的技術(shù)檔案和資料齊全現(xiàn)場檢查4少一個文檔扣0.5分，不符合規(guī)程一處扣0.5分9管理辦法中第28條中規(guī)定的原始記錄齊全現(xiàn)場檢查4少一項原始記錄扣1分，不符合要求一處扣0.5分10管理辦法中第29條中規(guī)定的其它資料齊全現(xiàn)場檢查4少一項資料扣1分，不符合要求一處扣0.5分11視頻會議室相關(guān)資料的管理和保管情況現(xiàn)場檢查3根據(jù)現(xiàn)場檢查情況，酌情扣分12會議室環(huán)境會議室地面、桌面以及墻面的整潔情況現(xiàn)場檢查2根據(jù)現(xiàn)場檢查情況，酌情扣分13會議室燈光照明效果情況現(xiàn)場檢查2根據(jù)現(xiàn)場檢查情況，酌情扣分14會議室地面、墻面、天花板以及桌面的顏色搭配情況現(xiàn)場檢查2根據(jù)現(xiàn)場檢查情況，酌情扣分15會議室隔音效果情況現(xiàn)場檢查2根據(jù)現(xiàn)場檢查情況，酌情扣分16單位標(biāo)識制作和擺