天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細(xì)則

1、天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細(xì)則第一條 為規(guī)范歸檔文件整理工作，確保歸檔文件質(zhì)量，維護(hù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)和其它社會(huì)組織歷史的真實(shí)面貌，充分發(fā)揮檔案的作用，有效地為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)和為國(guó)家積累史料，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、歸檔文件整理規(guī)則（da/t22-2000）和機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定等有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合天津開(kāi)發(fā)區(qū)文書(shū)檔案管理實(shí)際，制定本細(xì)則。 第二條 本細(xì)則適用于本區(qū)各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)和其它社會(huì)組織。第三條 本細(xì)則所稱歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。本細(xì)則所稱歸檔文件整理，是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行

2、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。本細(xì)則所稱件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計(jì)量單位，它的形成是自然的、它的形式是單個(gè)獨(dú)立成冊(cè)的，它的效用是獨(dú)立可用的。它是文件歸檔時(shí)的基本保管單位。歸檔時(shí)，每份文件為一件：（一）請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文和復(fù)文原則上各為一件；（二）會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要原則上各為一件；（三）文件的正文與歷次修改稿各為一件；（四）一次會(huì)議形成的會(huì)議通知、與會(huì)名單、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報(bào)道稿等文件各為一件；（五）歸檔前已自然成本（冊(cè)）的會(huì)議記錄本、各種簿冊(cè)（名冊(cè)、圖冊(cè)等），按其固有的裝訂方式，每本（冊(cè)）各為一件。以下情況為一件：（一）正文與定稿、原件與復(fù)制件，由

3、于內(nèi)容一致，歸檔時(shí)為一件；（二）正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，是一份文件不可分割的組成部分，必須為一件；（三）式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊(cè)的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計(jì)表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件。第四條 整理原則遵循文件自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第五條 質(zhì)量要求（一）歸檔文件收集應(yīng)齊全完整。本單位形成的文件是歸檔重點(diǎn)。（二）各單位要按照國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定及開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館的要求，制定出本單位的檔案類(lèi)目編號(hào)方案，并上報(bào)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館審批。各單位檔案類(lèi)目編號(hào)方案主要內(nèi)容包括：歸檔文件類(lèi)目、歸檔文件主要內(nèi)容和文書(shū)檔

4、案保管期限。開(kāi)發(fā)區(qū)文書(shū)檔案類(lèi)目編號(hào)方案具體格式參見(jiàn)附件1。（三）整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料、裝具等應(yīng)符合檔案保護(hù)及進(jìn)館檔案裝具具體要求。（四）按照開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館要求，各立檔單位要求安裝并使用開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館檔案信息系統(tǒng)管理軟件，以實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理。第六條 整理方法（一）裝訂 1.裝訂原則：裝訂符合檔案保管要求，便于利用。2.裝訂方法： （1）裝訂之前，應(yīng)去除易銹蝕的金屬物，超大紙張應(yīng)予折疊。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件、熱敏傳真紙文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。（2）裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在

5、后；來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單的，應(yīng)放在文件的前面。文件的前后排列順序是：閱辦單、承辦單、正文、發(fā)文稿紙、文件底稿。（3）裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定的方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。件內(nèi)頁(yè)數(shù)較少的推薦采用左上角用塑料曲別針夾??；件內(nèi)頁(yè)數(shù)較多的推薦采用左側(cè)“兩孔一線”裝訂法，使用塑料文件扣裝訂。已成冊(cè)不易拆封且未使用易銹蝕的金屬物裝訂的，無(wú)須另行裝訂。不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表等，則直接裝入卷盒內(nèi)。（二）分類(lèi) 開(kāi)發(fā)區(qū)文書(shū)檔案分類(lèi)采用統(tǒng)一的方法：年度問(wèn)題保管期限復(fù)式分類(lèi)法。即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下再按問(wèn)題分類(lèi)，最后按保管期限分類(lèi)。全宗內(nèi)的分類(lèi)方案應(yīng)保持

6、相對(duì)穩(wěn)定。1.按年度分類(lèi)。以每年1月1日至12月31日為一個(gè)自然年度。（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征一份文件可有成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。歸檔文件形成年度的確定方法：以文件簽發(fā)日期（即落款日期）判斷文件的所屬年度。計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)等材料內(nèi)容所指年度與文件形成年度不一致，統(tǒng)一按其形成年度歸檔。如：2000年形成的20012005年工作規(guī)劃，應(yīng)歸入2000年度；2004年制定，2005年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入2004年。（2）跨年度形成的文件對(duì)請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、會(huì)議、案件等跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。如：下級(jí)單位2

7、005年12月寫(xiě)的請(qǐng)示，上級(jí)單位2006年1月收到，如將“請(qǐng)示與批復(fù)為一件”，則該請(qǐng)示應(yīng)連同辦理過(guò)程中形成的其他文件一起歸入2006年。2.按問(wèn)題分類(lèi)。即按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類(lèi)。一般參照本單位的職能設(shè)置類(lèi)別。如：將本單位黨支部、工會(huì)、團(tuán)支部職能活動(dòng)形成的歸檔文件劃為“黨群類(lèi)”，各業(yè)務(wù)部門(mén)形成的歸檔文件劃為“某某業(yè)務(wù)類(lèi)”，行政后勤部門(mén)形成的歸檔文件劃為“行政類(lèi)”等等。3.按保管期限分類(lèi)。即按照國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定內(nèi)容，對(duì)歸檔文件按劃定的保管期限進(jìn)行分類(lèi)。開(kāi)發(fā)區(qū)文書(shū)檔案保管期限2007年以前采用永久、長(zhǎng)期、短期。2007年以后（含2007年檔案）采用

8、永久、定期（30年、10年）。 （三）排列歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)進(jìn)行排列。1.不同保管期限的文件，需分別排列。2.不同問(wèn)題的文件，按分類(lèi)方案設(shè)置的問(wèn)題序列排列。3.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。4.因故未及時(shí)歸檔的零散文件，在整理時(shí)可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說(shuō)明。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免這種情況。（四）編號(hào)歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)的右上端空白處加蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，歸檔章中各項(xiàng)內(nèi)容的位置不得打亂。填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目的書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料如碳素墨水等。歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、類(lèi)目號(hào)、保管期限、

9、年度、件號(hào)。1.蓋章要求： （1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)右上端的空白處；（2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；（3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 2.歸檔章具體欄目的填寫(xiě)：（1）全宗號(hào)：是檔案館給各個(gè)立檔單位編制的代號(hào)。（2）類(lèi)目號(hào)：根據(jù)各單位的檔案分類(lèi)編號(hào)方案上的類(lèi)目號(hào)填寫(xiě)。（3）保管期限：填寫(xiě)歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱，即：永久、長(zhǎng)期、短期或永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。（4）年度：填寫(xiě)文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2007”，不必加“年”，也不能簡(jiǎn)化為“07”。（5）件號(hào)：即文

10、件的排列順序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從個(gè)位數(shù)填寫(xiě)。歸檔章格式內(nèi)容見(jiàn)附件2。（五）編目各單位要將每份文件根據(jù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館檔案信息管理系統(tǒng)軟件中的要求進(jìn)行著錄。歸檔文件著錄內(nèi)容包括全宗號(hào)、題名、分類(lèi)號(hào)、主題詞、責(zé)任者、文件編號(hào)、保管期限、密級(jí)、時(shí)間、年度、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。歸檔文件目錄是由檔案信息管理系統(tǒng)軟件自動(dòng)生成并打印完成的，它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的基本條件。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)4型（長(zhǎng)為297mm，寬為210mm）。歸檔文件目錄一般打印三份，一份作為盒內(nèi)目錄放置于每個(gè)檔案盒內(nèi)最前面。另兩份歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，并制定目錄封面（設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目），一份

11、自己留存，一份交與檔案館。歸檔文件目錄格式見(jiàn)附件3。（六）裝盒裝盒主要是根據(jù)歸檔文件目錄，查找相應(yīng)文件，并填寫(xiě)件號(hào)，并按件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫(xiě)檔案盒脊背、加蓋立檔單位印章。1.裝盒的具體要求：（1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，就一起放入歸檔的年度中。（2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。2.檔案盒格式（1）檔案規(guī)格：采用由泰達(dá)圖書(shū)館檔案館統(tǒng)一要求的（長(zhǎng)310、寬220、厚度40）規(guī)范化的檔案卷盒、檔案目錄（a4紙）等裝具材料。（2）檔案盒封面一般要在檔案盒封面上加蓋立檔單位印章的全稱。（3）檔案盒脊背在檔案盒脊背上填寫(xiě)全宗號(hào)

12、、保管期限、年度、起止件號(hào)、盒號(hào)。全宗號(hào)按檔案館給各全宗單位下發(fā)的全宗號(hào)填寫(xiě)；保管期限按永久、長(zhǎng)期、短期或永久、30年、10年填寫(xiě)；年度按本盒內(nèi)所裝文件的年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)；起止件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，從個(gè)位數(shù)開(kāi)始豎向填寫(xiě)，中間用“|”連接，盒號(hào)就是本盒在同一年度、同一保管期限中的順序號(hào)，從個(gè)位數(shù)開(kāi)始，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。檔案盒脊背填寫(xiě)格式見(jiàn)附件4。3.備考表備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。（2）整理人欄由負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件人員簽名填寫(xiě)。（3）檢查人欄由歸檔文件整理質(zhì)量檢查人簽名填寫(xiě)。（4）日期欄應(yīng)填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期。備考表格式見(jiàn)附件5。 附件1 *單位文書(shū)檔案分類(lèi)編號(hào)方案樣式一級(jí)類(lèi)二級(jí)類(lèi)三級(jí)類(lèi)文件材料主要內(nèi)容保管期限永久長(zhǎng)期或30年短期或10年a黨群工作1黨務(wù)綜合2組織3宣傳4紀(jì)檢5會(huì)工6委團(tuán)附件2檔號(hào)章樣式及舉例全宗號(hào)類(lèi)目號(hào)保管期限年度件號(hào)b1c12永久199828附件3 檔案目錄封面樣式歸檔文件目錄（仿宋二號(hào)加粗）* 全 宗 名 稱 開(kāi)發(fā)區(qū)文教衛(wèi)生局 （仿宋小二加粗） （仿宋三號(hào)）* 全 宗 代 碼 b13 （仿宋小二加粗）