崗位說明書編寫指引

1、崗位職責(zé)）崗位說明書編寫指引崗位說明書撰寫指引主要內(nèi)容關(guān)于崗位說明書2、表格內(nèi)容的填寫崗位說明書的文件管理崗位信息任職資格職責(zé)描述溝通信息3、撰寫崗位說明書的步驟1 關(guān)于崗位說明書該手冊(cè)旨于幫助公司的管理者和員工完整了解關(guān)于崗位說明的理論基礎(chǔ)和具體的使用方法，且能夠于工作中正確地運(yùn)用。對(duì)于壹些具體操作中可能會(huì)碰到的問題，以及壹些實(shí)戰(zhàn)中的小技巧，也能夠于本指引中找到。我們希望它能夠真正成為您于管理和工作中的幫手。崗位說明書是于工作分析基礎(chǔ)上，對(duì)崗位信息、任職資格、職責(zé)、權(quán)限等進(jìn)行描述的成果文件。崗位說明書作為壹個(gè)有效的管理工具，它能：準(zhǔn)確的表述當(dāng)前存于的崗位被任職者和任職者上級(jí)共同認(rèn)可為崗位評(píng)價(jià)

2、提供有用的信息為建立勝任能力模型提供有用的信息崗位說明書作為崗位說明的重要載體，主要用來澄清以下問題：崗位存于的目的崗位于組織結(jié)構(gòu)中的位置任職者的主要工作任務(wù) 任職者的任職資格要求崗位說明書的撰寫是管理者于進(jìn)行崗位說明工作時(shí)必須掌握的壹項(xiàng)技能。本指引的重點(diǎn)將圍繞如何撰寫崗位說明書來進(jìn)行。2 表格內(nèi)容的填寫下表是公司崗位說明書的編寫格式，接下來對(duì)該模版的各項(xiàng)填寫內(nèi)容進(jìn)行分別描述。XXXXXXXXXX 公司文件編號(hào)文件版本文件名稱 崗位說明書生效日期崗位信息任職資格崗位名稱性別所屬部門年齡薪資等級(jí)學(xué)歷崗位編號(hào)專業(yè)及資格直屬上級(jí)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)直接下屬技能技巧其它要求職責(zé)概述職責(zé)模塊職責(zé)細(xì)則見證表單 / 文

3、檔溝通渠道主要需溝通事項(xiàng)溝通方式圖 2 ：崗位說明書模版崗位說明書的文件管理文件編號(hào)根據(jù)公司文件管理的規(guī)定，編寫文件編號(hào)，該編號(hào)由公司人力資源部統(tǒng)壹制定。文件版本根據(jù)公司文件管理的規(guī)定，編寫文件版本號(hào)，版本號(hào)由公司人力資源部統(tǒng)壹制定。生效日期生效日期就是崗位說明書最終定稿的日期。當(dāng)崗位說明書最終定稿或每次得到修訂或更新時(shí)，均需要標(biāo)明最新的時(shí)間，以便于數(shù)據(jù)庫的維護(hù)。 人力資源部需要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫中的以及任職者手中的崗位說明書進(jìn)行檢查，以保證它們是最新的且且互相壹致。崗位信息崗位名稱崗位名稱由公司人力資源部進(jìn)行統(tǒng)壹制定，崗位名稱的編寫壹般要遵循以下原則：，而不是該崗位上任職的人的職務(wù)等崗位名稱能夠反

4、映出該崗位的主要工作內(nèi)容、范圍和該崗位的崗位等級(jí)（比如：經(jīng)理、主管、員等） 級(jí)。 崗位名稱要盡可能滿足公司所屬行業(yè)、地域、所有制形式等范圍內(nèi)的稱謂慣例。 于本公司的范圍內(nèi)，具有唯壹性。所屬部門該崗位所于部門的名稱。薪資等級(jí)該崗位于本公司薪酬體系中所對(duì)應(yīng)的薪資等級(jí)。崗位編號(hào)崗位編號(hào)由公司人力資源部進(jìn)行統(tǒng)壹制定。直屬上級(jí)該崗位直接上級(jí)的崗位名稱。直接下級(jí)該崗位直接下級(jí)的崗位名稱，注意要羅列全部的崗位名稱。任職資格該部分用來描述崗位任職者為了勝任該崗位的工作，應(yīng)該達(dá)到什么樣的最低要求。依據(jù)招聘政策，這些最低要求既能夠作為全面的要求，也 能夠于提供培訓(xùn)和指導(dǎo)的情況下，適當(dāng)放低壹些要求。值得注意的是，于

5、該部分被描述的是崗位，因而不應(yīng)包含其任職者個(gè)人的背景、態(tài)度或條 件等因素。性別該崗位對(duì)性別的要求，如果沒有性別方面的要求，填寫“不限” 。年齡該崗位對(duì)年齡的要求，注意于此填寫的是年齡要求的范圍，而不是具體的某壹個(gè)年齡。沒有要求，填寫“不限” 。學(xué)歷對(duì)任職者而言，最起碼要具備的學(xué)歷。比如：初中、高中、中專、大專、本科、研究生等。專業(yè)及資格對(duì)于任職者來說，是否具有專業(yè)方向和從業(yè)資格的限制，如果有，需要列出。知識(shí)經(jīng)驗(yàn)為了完成崗位所要求的工作任務(wù)，任職者必須具備的專業(yè)知識(shí)有哪些？壹般要求從知識(shí)的領(lǐng)域和知識(shí)的程度倆個(gè)方面進(jìn)行描述。比如：英語 四級(jí)，全面掌握消防知識(shí)等。對(duì)任職者而言， 最起碼應(yīng)該具備什么樣

6、的工作經(jīng)驗(yàn)？經(jīng)驗(yàn)的種類（管理經(jīng)驗(yàn)或?qū)I(yè)經(jīng)驗(yàn)）？經(jīng)驗(yàn)的行業(yè)要求 （于什么行業(yè)類所具有的經(jīng)驗(yàn)）？ 經(jīng)驗(yàn)的年限？等等。對(duì)于不同的任職者而言，能夠是教育程度稍高，而經(jīng)驗(yàn)稍欠缺；或者經(jīng)驗(yàn)非常豐富，但教育程度稍低。于考察人員和崗位的 匹配程度時(shí)，這倆種情況均是可接受的。技能技巧任職者需要具備的技能，主要是指可預(yù)期的潛質(zhì)。下面列舉了常見的 36 種核心能力，恒昌公司能夠參考使用。分別是：1. 分析能力 19. 反饋2. 預(yù)期/前瞻性思維 20. 領(lǐng)導(dǎo)能力3. 注重細(xì)節(jié) 21. 傾聽4. 應(yīng)變能力 22. 知覺/判斷5. 指導(dǎo)能力 23. 持續(xù)性 /堅(jiān)韌6. 商業(yè)意識(shí) 24. 計(jì)劃和組織7. 溝通 25. 問

7、題解決能力8. 成本意識(shí) 26. 質(zhì)量導(dǎo)向9. 創(chuàng)造力 /革新 27. 結(jié)果導(dǎo)向10. 顧客導(dǎo)向 28. 安全導(dǎo)向11. 決策能力 29. 自我發(fā)展12. 授權(quán) 30. 制定戰(zhàn)略的能力13. 可依賴性 31. 壓力管理14. 多樣化導(dǎo)向 32. 主動(dòng)性 / 責(zé)任感15. 激勵(lì)/ 動(dòng)機(jī) 33.團(tuán)隊(duì)工作能力16. 情感智力（情商） 34. 技術(shù)應(yīng)用17. 情感互動(dòng)（情商） 35. 時(shí)間管理18. 授權(quán)能力 36. 書面溝通任職者需要具備的技巧是指，具有習(xí)得的、熟練掌握的、可重復(fù)的特點(diǎn)，可經(jīng)過壹定時(shí)期的訓(xùn)練或培訓(xùn)從而迅速掌握或提高的壹種能力，例 如：電腦操作技能、演講技巧、公文寫作、談判技巧等。對(duì)于

8、某些特殊崗位，由于業(yè)務(wù)或工作的特殊需要，可能于任職者的品質(zhì)、個(gè)性特點(diǎn)等方面加以適當(dāng)?shù)囊?，例如?duì)需要常年出差的崗位，需 要要求任職者具備較強(qiáng)的適應(yīng)能力和吃苦耐勞的精神。其他要求其他要求是指本崗位說明書中沒有包含的，但仍需注明的任職資格項(xiàng)目。職責(zé)描述該部分用于說明任職者的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，而不是用來描述為了達(dá)成壹個(gè)結(jié)果而采取的具體方法和行動(dòng)。每壹項(xiàng)職責(zé)描述必須：和崗位的壹項(xiàng)長期性目標(biāo)相對(duì)應(yīng)；精確的表明所期望的目標(biāo)，即為了達(dá)成什么說明做什么，而非如何做；任職者的改變，不應(yīng)該引起職責(zé)的變化；職責(zé)的清單最好是能夠根據(jù)職責(zé)的優(yōu)先性從上到下進(jìn)行排列，用來強(qiáng)調(diào)對(duì)該崗位而言最重要的責(zé)任范圍是什么。這個(gè)排序能

9、夠是根據(jù)職責(zé)的 重要性，或者是根據(jù)操作系統(tǒng)的流程，或者是職責(zé)所跨越的部門。職責(zé)概述職責(zé)概述即該崗位彼此獨(dú)立的幾個(gè)工作范圍的羅列。例如：采購員的職責(zé)模塊采購作業(yè)、供應(yīng)商開發(fā)和管理。財(cái)務(wù)部長的職責(zé)模塊 財(cái)務(wù)制度及流程、財(cái)務(wù)預(yù)算及計(jì)劃、資金管理、成本費(fèi)用管理、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)收付及保密、部門管理。 職責(zé)概述的提煉遵循如下步驟：崗位說明書撰寫人對(duì)任職者進(jìn)行訪談，詳細(xì)羅列任職者當(dāng)下從事的所有工作內(nèi)容； 撰寫人和任職者對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分類、定義，保證每類的范圍具有壹定程度的獨(dú)立性； 分類結(jié)果交于任職者的上級(jí)進(jìn)行修正、補(bǔ)充，以保證其完整性。職責(zé)模塊 職責(zé)模塊的內(nèi)容和職責(zé)概述的內(nèi)容壹壹對(duì)應(yīng)。職責(zé)模塊和模

10、塊之間，就工作流程和性質(zhì)的關(guān)聯(lián)度而言，具有較大的獨(dú)立性。雖然彼此又有壹 定的關(guān)聯(lián)度，但能夠隨機(jī)調(diào)整，即職責(zé)模塊 1 和職責(zé)模塊 2 能夠由不同的倆個(gè)崗位來擔(dān)當(dāng)。職責(zé)細(xì)則 于同壹職責(zé)模塊內(nèi)的職責(zé)細(xì)則和細(xì)則之間的關(guān)聯(lián)度非常大，往往是同壹件工作不同的工序或步驟，壹般情況下不宜分拆，否則就會(huì)破壞壹件 工作的完整性和連續(xù)性，也容易出現(xiàn)同壹件工作仿佛于由不同的倆個(gè)崗位于分別承擔(dān)。職責(zé)細(xì)則的撰寫格式如下：主語（崗位任職者，略去） + 謂語（動(dòng)詞，做什么） + 賓語（為了，達(dá)到什么結(jié)果）范例：思考和行為的動(dòng)詞評(píng)估、推薦、計(jì)劃和組織行動(dòng)市場推廣活動(dòng)為什么為了最終結(jié)果擴(kuò)大市場份額和提升利潤率正確的撰寫格式 評(píng)估市

11、場條件和發(fā)展趨勢，計(jì)劃和組織市場推廣活動(dòng)，以使公司產(chǎn)品的市場份額穩(wěn)步增長，且提升利潤率。思考和行為的動(dòng)詞確認(rèn)、建議、計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、跟蹤行動(dòng)培訓(xùn)實(shí)施為什么為了最終結(jié)果知識(shí)和結(jié)果的良好運(yùn)用正確的撰寫格式 確認(rèn)培訓(xùn)需求，以使員工培訓(xùn)活動(dòng)達(dá)到預(yù)期的效果。于撰寫職責(zé)細(xì)則時(shí)，壹些關(guān)于思考和行動(dòng)的動(dòng)詞的例子：達(dá)到咨詢給和提出改造控制保證提供管理貢獻(xiàn)授予合理化建議協(xié)作雇傭?qū)崿F(xiàn)配置協(xié)議確認(rèn)接受分析決定提高推薦應(yīng)用定義通知招聘批準(zhǔn)設(shè)計(jì)推動(dòng)匯報(bào)裝配決策保持代表評(píng)估發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估分配指導(dǎo)限制修訂幫助分銷維持運(yùn)作吸引做制作尋找建造詳述會(huì)面選擇授權(quán)草擬制造確保購買娛樂修改賣改變預(yù)計(jì)監(jiān)控專門化核查建立激勵(lì)提交選擇評(píng)估談判

12、主管合作考核組織學(xué)習(xí)收集執(zhí)行計(jì)劃測試溝通跟進(jìn)準(zhǔn)備培訓(xùn)完成預(yù)測呈現(xiàn)傳達(dá)進(jìn)行闡明產(chǎn)生使用保存 集中 提升 寫作見證表單 / 文檔見證表單 / 文檔和每壹項(xiàng)職責(zé)細(xì)則對(duì)應(yīng)，即該職責(zé)達(dá)到或?qū)崿F(xiàn)的工作結(jié)果和輸出。例如：職責(zé)細(xì)則：確認(rèn)培訓(xùn)需求，以使員工培訓(xùn)活動(dòng)達(dá)到預(yù)期的效果。見證表單 / 文檔：培訓(xùn)需求統(tǒng)計(jì)表。溝通信息溝通渠道溝通渠道只指該崗位需要進(jìn)行溝通的對(duì)象，包括部門和崗位或者是壹類人群，既包括公司內(nèi)部，也包括公司外部。主要需溝通事項(xiàng) 溝通的主要目的是傳達(dá)信息、獲取信息、達(dá)成共識(shí)，溝通的事項(xiàng)是指，通過溝通需要傳達(dá)、獲取的信息和達(dá)成什么樣的共識(shí)。比如：采購員 和生產(chǎn)部溝通，需要溝通的事項(xiàng)是：物料需求計(jì)劃。溝通方式3 撰寫崗位說明書的步驟流程工作內(nèi)容工作人員事項(xiàng)完成時(shí)間A 、確定崗位設(shè)置和人員編制確定或調(diào)整崗位設(shè)置和人員編制、規(guī)范崗位名稱、編制崗位編號(hào)人力資源部人員，組織填寫崗位設(shè)置和人員編制表制定崗位說明書編寫工作計(jì)劃： 確B、制定工作計(jì)劃定崗位說明書樣板、 確定編寫人員項(xiàng)目小組成員參加項(xiàng)目小組會(huì)議分工、時(shí)間安排等工作計(jì)劃內(nèi)容培訓(xùn)講解崗位分析和崗位職責(zé)描人力資源部人員組織 關(guān)聯(lián)人 員 參加C、知識(shí)培訓(xùn)述關(guān)聯(lián)知識(shí)、 安排崗位說明書編寫中層之上人員培訓(xùn)工作任務(wù)指定參加崗位說明書編寫人員各部門員工代表D 、下發(fā)工作通知書面正式通知崗位說明書編寫關(guān)聯(lián)要求和時(shí)間、人員安排等人力資源部起草且下發(fā)