招募活動電子系統(tǒng)化之提案書

1、招募活動電子系統(tǒng)化之提案書以某高科技公司為例 王翊行 國立中央大學(xué)人力資源管理研究所研究生 房美玉 博士 國立中央大學(xué)人力資源管理研究所助理教授 壹、緣起 企業(yè)運作需要許多資源，包括機器、土地、資金、技術(shù)，以及人才。尤其有人的存在，才有企業(yè)的活動；也唯有優(yōu)秀的人才，才能為企業(yè)帶來利潤。因此在企業(yè)界中，人力資源管理已成為重要與影響深遠(yuǎn)的管理活動之一。人力資源管理活動包括了招募、甄選、薪資、福利、績效考核、訓(xùn)練發(fā)展等諸多項目，每一項目都有其重要的地方。不過，所有活動的源頭便是招募，因為公司必須經(jīng)由招募活動才能夠找到適合的人才。所以招募人員是十分重要的工作，重要性乃是來自於招募活動會對公司的人力素質(zhì)

2、產(chǎn)生決定性的影響。但招募活動也不是容易做得好的工作。不容易做得好是因為諸多原因：應(yīng)徵者的來源與素質(zhì)難以控制、招募與篩選過程的偏誤、錄用決定者的影響、任用程序的安排等。這些原因都對傳統(tǒng)的招募作業(yè)造成了許多影響，使得其功能不彰。尤其是在中小型企業(yè)中，更為明顯。 一般常見的招募程序如下： 圖一 傳統(tǒng)招募程序 用人單位主管提出需求人資部門整合對外發(fā)佈消息篩選履歷表邀請面談決定任用2-42當(dāng)用人單位主管認(rèn)為需要找人時，招募活動便開始進行。用人單位必須先與人資部門溝通，提出需求。人資部門再徵得高層同意，開始發(fā)佈徵才消息。經(jīng)過消息的散佈，開始有應(yīng)徵者投遞履歷進來。人資部門在履歷篩選過後，將較適合主管所提出條

3、件的履歷表送給主管審閱。經(jīng)過審閱後，主管挑選覺得不錯的人才進行面談。在面談後，主管再決定是否錄用，錄用者才通知人資部門進行錄用作業(yè)。這樣的程序，不但耗時，且容易出現(xiàn)諸多問題。大量的工作負(fù)荷、層出不窮的溝通與協(xié)調(diào)、高昂的成本等，在在都讓企業(yè)無法順利進行招募作業(yè)。 但自從資訊科技越來越發(fā)達，也有越來越多企業(yè)開始利用網(wǎng)路與資料庫改進招募活動。利用網(wǎng)路與資訊科技的各種方式，包括人力資源網(wǎng)站的運用、收取電子郵件履歷表、e-mail的應(yīng)用等，可以降低企業(yè)成本、提升應(yīng)徵者的質(zhì)與量、減少時間的消耗與溝通的次數(shù)等。不僅是在學(xué)術(shù)研究上獲得支持，實務(wù)上亦已有諸多企業(yè)獲得了不錯的成效。因此本提案書的個案公司便希望能藉

4、由本次提案，設(shè)計一套使用於招募活動之系統(tǒng)，來改進招募活動的效能。所以學(xué)生在此提出一份將招募活動電子系統(tǒng)化之提案書，作為日後公司發(fā)展之藍(lán)圖。 貳、個案公司簡介 個案公司為一家製造公司，設(shè)立於1983 年，主力產(chǎn)品為手機按鍵及軟質(zhì)主機板，客戶包含了世界知名大廠，資本額超過新臺幣11 億元，2001年營業(yè)額為新臺幣15億元。目前總部設(shè)立於林口華亞科技園區(qū)，包括研發(fā)中心、行政中心與工廠。另於中國大陸、馬來西亞、墨西哥均設(shè)有製造工廠。目前林口總公司員工人數(shù)已突破600 人。並且轉(zhuǎn)投資另外兩家公司，組成集團。本次提案之個案公司為林口總公司。 目前個案公司開始進入擴張期，隨著業(yè)績的成長，不斷的需要增加各項生

5、產(chǎn)與研發(fā)能力，因此需要招募大量的新員工，以因應(yīng)不斷增加的訂單與未來發(fā)展的需求，也因此開始體認(rèn)到人力資源管理的重要，並開始逐步實施各項人力資源管理活動。個案公司的人力資源部門為近期獨立出來，目前有7 位同仁，負(fù)責(zé)全公司所有人力資源相關(guān)作業(yè)，包含招募、出勤、薪資、福利、訓(xùn)練等。近期正在導(dǎo)入hris系統(tǒng)，因此工作負(fù)擔(dān)頗重。 就招募作業(yè)論，個案公司分為間接人員與直接人員兩部份。直接人員的來2-43源有外籍勞工、建教生、契約工與一般正職人員。其中前三者的招募方式均為與公司或?qū)W校洽談工作條件與時間，因此為整批進行，不須花費太大精力。一般正職人員的招募則是由人資部門負(fù)責(zé)，應(yīng)徵者填具簡單的履歷後即立刻面談，在

6、大概半小時的詢答後便決定任用與否，並決定報到日期與單位。間接人員則須由部門主管提出需求，人資部門整合後開始對外發(fā)佈消息，包括登報、夾報、人力資源網(wǎng)站登錄等，然後初步篩選履歷表，將符合最低條件的應(yīng)徵者資料交給用人部門主管，再由主管決定面談與否，通過面談?wù)哂芍鞴軟Q定是否任用與敘薪等級，簽核後通知報到。最近正在試辦面談前進行性向測驗與邏輯測驗，結(jié)果供主管參考。另外正進行職能面談的規(guī)劃與訓(xùn)練。 參、提案思考方向 個案公司目前的招募流程如上所述。固然以此種方式進行，仍可遂行業(yè)務(wù)，但是其中所隱藏的成本浪費、時間拖延、人才錯置、人力負(fù)擔(dān)等問題便無法改善。因此本提案書希望在設(shè)計系統(tǒng)時，能針對以下目標(biāo)提出適合的

7、方案。 一、了解部門主管真正的用人需求。通常部門主管與人力資源部門溝通時，都只有提出最低需求，例如哪個科系畢業(yè)、要有幾年的工作經(jīng)驗、特殊專長與證照等。然而人力資源部門在篩選履歷表時會常遇到符合一或兩項條件的應(yīng)徵者；或是在專長上有特別的優(yōu)點，但是非本科系畢業(yè)；又或是符合三項條件的應(yīng)徵者很少，而看來都符合的應(yīng)徵者卻因為其他因素被部門主管否決等狀況，造成了人力資源部門作業(yè)上的困擾。因此進行本提案，希望能將部門主管真正的需求與篩選條件明確的表達出來，使主管篩選應(yīng)徵者時，能夠減少錯誤與浪費。 二、增加應(yīng)徵者來源。目前個案公司除了夾報、登報外，另一個來源便是人力資源網(wǎng)站。但人力資源網(wǎng)站雖說登錄的應(yīng)徵者眾多

8、，但當(dāng)中能符合需求的卻並非想像中的多。究其因大致有以下幾點：1.只有懂得運用電腦的人才具有上網(wǎng)登錄的能力。2.上網(wǎng)登錄者並非人人都有意願應(yīng)徵本公司。3.有意願的應(yīng)徵者未必符合需求。4.符合本公司需求的應(yīng)徵者未必有意願。5.最重要的一點是理想的應(yīng)徵者登錄的可能性偏低，因為目前的工作已足以滿足。因此人力資源部門在發(fā)佈消息後，常會很難從所收到的履歷表中找到適合人選，此種情況又以需要較有經(jīng)驗的職缺最容易發(fā)生。進行本提案希望能夠?qū)?yīng)徵者來源擴大，並且留存於2-44資料庫中，在進行徵才時能夠早日選出適合的應(yīng)徵者。 三、簡化行政程序與降低成本。在部門主管決定要面談後，通常會請人資部門連絡(luò)安排時間地點，人資部

9、門就必須打電話兩邊詢問，此時最有可能發(fā)生兩種狀況：主管和應(yīng)徵者的時間湊不起來、應(yīng)徵者不了解公司以及不知如何到來。人資部門在此時便必須不斷地重複連絡(luò)與說明的工作，好不容易敲定後卻又有可能更改。在面談之前，人資部門尚須安排人力對應(yīng)徵者進行填寫資料、進行測驗等工作。如應(yīng)徵者獲得錄取，在進行報到時又必須填寫數(shù)份資料，所需要的內(nèi)容卻是相同的。還有一種情況是應(yīng)徵者不斷重複的投遞履歷，一方面怕公司未收到履歷；另一方面想要藉此增加機會。但這種做法卻讓人資部門浪費了時間與人力在閱讀履歷表上。以上諸項均十分浪費時間、精力與成本。進行本提案希望能將以上的問題通通解決，或降低所需耗費的時間與成本。 四、改善公司形象。

10、個案公司屬於科技業(yè)，目前仍將研發(fā)與生產(chǎn)視為主要項目，卻對人才招募方面並未有特別著墨。殊不知目前的人才，在進行工作找尋與應(yīng)徵時，也會多方收集公司背景與工作環(huán)境等資料。而各家公司也無不施展渾身解數(shù)吸引人才，冀望能夠吸收到優(yōu)秀人才以支持公司成長。所以在進行人才招募時，除了實際的工作職缺要求外，公司形象與資訊亦為重要的考量項目。一旦優(yōu)秀人才未能了解相關(guān)資料，因而放棄了公司提供的工作，便成為公司的最大損失。進行本提案便是希望能經(jīng)由妥善規(guī)劃與維護的系統(tǒng)，將公司優(yōu)秀的一面展現(xiàn)出來，吸引人才，提高應(yīng)徵的意願。同時藉由快速的反應(yīng)，讓應(yīng)徵者能夠留下好印象。短期能夠提高應(yīng)徵者的意願，長期能夠塑造公司具有發(fā)展與前景的

11、形象。 五、整合附加功能。招募活動除了發(fā)佈消息、篩選履歷表、進行面談等主要活動外，其實也有許多附加活動，蘊含許多可提供長期規(guī)劃的資訊。如果能夠藉由本提案的進行，將這些資訊加以收集、整理、分析，對公司未來的發(fā)展是具有極大幫助的。比如應(yīng)徵者來源的分析便是很有幫助的部份。另外，藉由本提案的進行，如能結(jié)合人力資源規(guī)劃的概念，便可從消極的補充人才，進而轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極的提升人力資源的質(zhì)與量，協(xié)助公司達成目標(biāo)。 肆、系統(tǒng)撰寫方式的比較 本提案進行系統(tǒng)設(shè)計時，比較了以不同方式撰寫系統(tǒng)的優(yōu)缺點。原始的規(guī)2-45劃是根據(jù)以上所提之系統(tǒng)需求與功能，由公司內(nèi)部人員撰寫。不過尚有其他幾種方法：購買人力資源網(wǎng)站相關(guān)服務(wù)、購買

12、套裝軟體、外包給專門撰寫公司進行等，各有利弊。在此做一個簡單的討論。 1.由公司內(nèi)部人員撰寫：由公司人員撰寫，最明顯的好處就是成本的節(jié)省，不須再額外花費薪資與設(shè)計撰寫費用，而且同時可以將撰寫過程中所得的經(jīng)驗留存下來，亦可完全針對公司的需求與設(shè)計進行。然而由於公司人員並不可能把所有工作時間都拿來撰寫系統(tǒng)，撰寫進度會受到嚴(yán)重的影響，維護能力也受到一定的限制。 2.購買人力資源網(wǎng)站相關(guān)服務(wù)：目前人力資源網(wǎng)站已有提供相關(guān)的服務(wù)，提供一套系統(tǒng)可供公司進行電子化招募作業(yè)。由於人力資源網(wǎng)站本身即有提供應(yīng)徵者搜尋職缺、應(yīng)徵職缺與公司搜尋履歷與連絡(luò)應(yīng)徵者等功能，因此在此系統(tǒng)的構(gòu)建上，屬於基本功能的部份是十分完整

13、的。也因為相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)不須耗費太大精力，因此價格上也頗具競爭力。然而如果只是單純購買服務(wù)，公司本身便無法累積系統(tǒng)的相關(guān)經(jīng)驗，對公司資訊的保密也有潛在的危險。同時，無法針對公司的需要對系統(tǒng)進行客製化，是為其最大的缺點。 3.購買套裝軟體：由於系統(tǒng)本身是獨立的，因此公司亦可購買單獨的系統(tǒng)安裝後使用。優(yōu)點在於導(dǎo)入時間快，只需依照指示進行，便可上線。同時對公司資料亦有不錯的保密程度。然而，因為此類套裝軟體需要投入開發(fā)的成本不菲，其價格勢必昂貴，而且亦無法針對公司需求公司客製化，在維護上也會因為並非由公司的人員撰寫，所以無法了解系統(tǒng)內(nèi)部架構(gòu)，而容易造成公司的困擾。 4.外包給專門撰寫公司進行：公司亦可

14、設(shè)法找到軟體公司或具有撰寫能力的團體或個人來進行建構(gòu)。採用此法可完全針對公司的需求撰寫，同時可將know-how 以資料的方式留存下來，對於維護作業(yè)有較大的幫助。最大的問題在於經(jīng)費是四種方法中最為昂貴的，因為完全無其他方法分擔(dān)設(shè)計與撰寫費用。 在此將四種方式的比較列於下表： 2-46表一 不同撰寫方式的比較 進行方式 考慮重點 由公司內(nèi)部人員撰寫 購買人力資源網(wǎng)站相關(guān)服務(wù) 購買套裝軟體 外包給專門撰寫公司進行 know-how 的留存 最好 最差 差 中等 客製化的程度 最好 最差 差 最好 撰寫與導(dǎo)入時間 最慢 最快 快 中等 價格 最便宜 便宜 貴 最貴 維護能力 好 中等 最差 中等 公

15、司資訊保密 最佳 最差 佳 中等 上表中所整理的資訊，可作為公司系統(tǒng)建構(gòu)專案的選擇條件?；蛟S亦可採取混合的方式，同時兼顧時效與成本。 伍、系統(tǒng)功能與流程說明 一、系統(tǒng)說明與功能 本系統(tǒng)主要是以網(wǎng)路界面與資料庫，讓應(yīng)徵者、部門主管、人資部能夠藉由網(wǎng)路及e-mail 進行招募與應(yīng)徵作業(yè)。本系統(tǒng)將以設(shè)計好的網(wǎng)站與資料庫，來將招募作業(yè)網(wǎng)路化，亦即公司可將職缺公佈於網(wǎng)路上，應(yīng)徵者可從網(wǎng)路進行查詢與登錄履歷，部門主管可審閱履歷，以e-mail方式與應(yīng)徵者聯(lián)繫，最後將結(jié)果與相關(guān)資料均傳送給人資部進行作業(yè)。人資部亦可在此系統(tǒng)中進行相關(guān)的管理作業(yè)，例如加註應(yīng)徵者的資訊，檢查部門主管徵才的進度等。主要功能為提供用

16、人單位主管登錄職缺、查詢履歷表、邀約面試，提供求職者登錄履歷、查詢職缺，提供人資部履歷管理、職缺管理等功能。同時希望能夠提供其他的附加功能：提供公司與工作資訊、公司內(nèi)部人力資料與職缺的彙整、線上測驗與問卷調(diào)查、新進人員資料的登錄、人資部員工服務(wù)的入口。 2-47二、系統(tǒng)架構(gòu)與程式流程 本系統(tǒng)共分三個子系統(tǒng)：應(yīng)徵者求職系統(tǒng)、部門徵才系統(tǒng)、人資部管理系統(tǒng)，以下分別列出各子系統(tǒng)流程圖並說明之。 1. 應(yīng)徵者求職系統(tǒng) 本子系統(tǒng)包含了以下的介面：查詢職缺介面、預(yù)約職缺介面、工作籃介面、履歷登錄介面、履歷與職缺配對介面、履歷修改介面、應(yīng)徵狀況查詢介面、工作、公司及產(chǎn)業(yè)訊息介面、問卷調(diào)查介面、新進同仁登錄介

17、面、線上測驗介面等。詳細(xì)流程如圖二。 以一位應(yīng)徵者的角度來看，首先我進入此網(wǎng)站當(dāng)然是要到查詢職缺介面查詢公司現(xiàn)在有在徵才的職缺。然後我可以將有興趣的職缺放入工作籃，等到我把所有職缺看過後，再到工作籃內(nèi)仔細(xì)看職缺內(nèi)容。工作籃類似購物網(wǎng)站的購物車，主要功能是提供應(yīng)徵者從公司所提供的職缺中先選進入點應(yīng)徵者求職介面查詢職缺介面履歷登錄介面帳號密碼確認(rèn)履歷修改介面應(yīng)徵狀況查詢介面預(yù)約職缺介面履歷與職缺配對介面工作、公司及產(chǎn)業(yè)訊息介面問卷調(diào)查介面新進同仁登錄介面帳號密碼確認(rèn)線上測驗介面工作籃介面圖二應(yīng)徵者求職系統(tǒng)流程圖2-48擇有興趣者暫時存放，然後可以再仔細(xì)瀏覽內(nèi)容。若對職缺有興趣，我可以填寫履歷表，指

18、定應(yīng)徵某一職缺；或是我先填好履歷表，然後去配對界面，看看公司是否有哪些職缺我可以應(yīng)徵。要是我有興趣的職缺現(xiàn)在不缺人，那我想要有缺的時候能夠來應(yīng)徵，我可以留下e-mail 預(yù)約，當(dāng)開始徵人時我可以知道。如果現(xiàn)在來不及填完履歷表，或是我的履歷有了更動，我可以到履歷修改介面去修改我的資料。假如我已經(jīng)投出了應(yīng)徵的履歷表，我希望可以知道目前的進度，可以在應(yīng)徵狀況查詢介面知道。我還可以知道關(guān)於產(chǎn)業(yè)、公司及工作的各項訊息與資料，幫助我了解公司。我可以在問卷調(diào)查介面中表示我的意見，也可以趁有空的時候，把公司要求的測驗做完。最後，假如我通過面試錄取了，我可以依照指示將我其他資料填好，以便公司作業(yè)，同時了解報到須

19、知。所以，在這個子系統(tǒng)中，提供了一位應(yīng)徵者從應(yīng)徵到錄取的各項功能。2.部門徵才系統(tǒng)本子系統(tǒng)包含了以下的介面：登錄與修改職缺介面、申請開放與關(guān)閉職缺介面、瀏覽主動應(yīng)徵履歷表介面、查詢履歷表介面、職缺與履歷配對介面、人才籃介面、面談邀約介面、面談行事曆介面、面談結(jié)果登錄與查詢介面、測驗結(jié)果查詢介面等。流程圖如圖三。 現(xiàn)在我是一位部門主管，通過帳號密碼確認(rèn)後進入本系統(tǒng)。首先是登錄本部門職缺資料，或是在此修改應(yīng)徵條件。然後必須向人資部門申請開放徵才。當(dāng)開放徵才後，我可以針對有意願的主動應(yīng)徵者先瀏覽其履歷。如果沒有滿意的應(yīng)徵者，我可以看看資料庫中有哪些人是符合我想要的資格的人。如果沒有太多時間一一瀏覽，

20、我可以讓系統(tǒng)根據(jù)我的條件自動篩選符合者，然後把我有興趣的人存在人才籃中，等到全部都找過後再一一細(xì)看。人才籃的設(shè)計用意同工作籃，是提供部門主管暫時存放還不錯的人才資料，然後可以仔細(xì)了解人才資料。對我覺得初審合格的應(yīng)徵者，我可以開始安排面談行程，讓系統(tǒng)替我發(fā)出e-mail 邀請合格者。有空時我也可以先看看合格者的測驗成績。我可以先看看是否有其他主管已經(jīng)面談過我準(zhǔn)備要面談的人，以及對這個人的評價，然後把我這一次面談的看法也加進去。以上是部門徵才系統(tǒng)的全部功能。2-493.人資部管理系統(tǒng) 人資部管理系統(tǒng)包含了職缺審核及內(nèi)容修正介面、e-mail內(nèi)容維護介面、履歷查詢與管理介面、應(yīng)徵狀況追蹤介面、工作、

21、公司及產(chǎn)業(yè)訊息維護介面、新進同仁報到介面（含報到須知維護介面、報到行事曆介面、報到資料登錄管理介面）、使用者管理介面、面談邀約介面、面談行事曆管理介面、面談結(jié)果管理介面、問卷登錄與管理介面（含問卷題目修改介面、問卷結(jié)果查詢介面）、外部履歷轉(zhuǎn)檔介面、外部職缺轉(zhuǎn)檔介面、內(nèi)部人才資料轉(zhuǎn)檔介面、線上測驗維護與管理介面（含測驗題目修改介面、測驗結(jié)果查詢介面）、履歷與職缺相互配對介面等。詳細(xì)流程如圖四。 進入點內(nèi)部作業(yè)使用者帳號密碼登入部門徵才介面登錄與修改職缺介面申請開放與關(guān)閉職缺介面瀏覽主動應(yīng)徵履歷表介面查詢履歷表介面面談邀約介面面談行事曆介面面談結(jié)果登錄與查詢介面職缺與履歷配對介面測驗結(jié)果查詢介面人

22、才籃介面圖三 部門徵才系統(tǒng)流程圖2-410 人資部管理介面職缺審核與內(nèi)容修正介面e-mail內(nèi)容維護介面履歷查詢與管理介面應(yīng)徵狀況追蹤介面（人資部）面談邀約介面面談行事曆管理介面外部履歷轉(zhuǎn)檔介面外部職缺轉(zhuǎn)檔介面新進同仁報到介面報到須知維護介面報到行事曆介面報到資料登錄管理介面面談結(jié)果管理介面工作、公司及產(chǎn)業(yè)訊息維護介面線上測驗維護與管理介面問卷登錄與管理介面內(nèi)部人才資料轉(zhuǎn)檔介面問卷題目修改介面問卷結(jié)果查詢介面測驗題目修改介面測驗結(jié)果查詢介面履歷與職缺相互配對介面部門設(shè)定與使用者管理介面進入點內(nèi)部作業(yè)使用者帳號密碼登入圖四 人資部管理系統(tǒng)流程圖2-411此子系統(tǒng)提供人資部門對於整個系統(tǒng)的控制與管

23、理。首先，人資部門必須於使用者管理介面中設(shè)定各部門資料以及部門主管之權(quán)限。然後當(dāng)部門主管提出徵才需求與條件時，人資部門可以經(jīng)過人力資源規(guī)劃資料的確認(rèn)後，決定是否同意部門主管徵才，同時亦可對徵才條件做修正。人資部門也可以查詢履歷，以及做履歷與職缺相互配對的功能，同時還可以對履歷增註，或是直接決定刪除與隱藏。對應(yīng)徵者來說，可以提出應(yīng)徵狀況的查詢，人資部門則可以觀察各部門主管處理的進度，然後回覆應(yīng)徵者，同時對主管發(fā)出查詢信，提醒主管處理。人資部門也擁有與部門主管相同的面談功能，主要是服務(wù)部門主管，代為安排面談行程與登錄資料，同時可以註記人資部意見。人資部門要負(fù)責(zé)維護系統(tǒng)的預(yù)設(shè)e-mail 稿，以及應(yīng)

24、徵者想要知道的產(chǎn)業(yè)、公司及工作訊息，還有新進員工報到須知。另外對錄取的新進員工，人資部門應(yīng)該在寄發(fā)錄取通知時，告知所設(shè)定的帳號及密碼，讓新進同仁可以進入報到介面填妥資料與閱讀報到須知。人資部門亦可由報到行事曆介面知道哪一天有誰會來報到，目前資料填妥了沒。人資部門還有許多工作，包含了問卷的內(nèi)容維護與結(jié)果收集，線上測驗題目的維護與結(jié)果的收集。另外可以對不同來源的履歷表、職缺資料，以及公司內(nèi)部系統(tǒng)的人才資料進行轉(zhuǎn)檔，讓本系統(tǒng)的資料庫更豐富。人資部門主要並不藉由此系統(tǒng)進行徵才作業(yè)，而是希望輔助部門主管與應(yīng)徵者能夠更快地在系統(tǒng)中媒合到適合的新進員工與職缺。 三、系統(tǒng)目標(biāo) 1.作業(yè)流程的加速。系統(tǒng)以設(shè)計好

25、的界面，供部門主管自行設(shè)定職缺條件、查詢履歷表、邀約面談等，可以節(jié)省與人資部門之間溝通的時間，同時不受限於電話找不到人的麻煩。 2.建立公司自有之人才資料庫。藉由此系統(tǒng)收集人才資料庫，爾後可作為公司招募員工的參考，以及員工績效管理的預(yù)測。 3.提供電子化界面。以公司內(nèi)部網(wǎng)路作為連絡(luò)的管道，同時希望成為未來人資部門進行服務(wù)的系統(tǒng)入口。 4.資料可存檔。將招募作業(yè)的相關(guān)資料以電子資料方式儲存，節(jié)省空間，亦可重複使用以及即時更新，亦可成為相關(guān)作業(yè)分析的資料庫。 5.公司形象的提升。應(yīng)用此系統(tǒng)可對於應(yīng)徵者有較快速與直接的反應(yīng)，可2-412提升應(yīng)徵者對公司的正面看法。 四、系統(tǒng)預(yù)期效益 1. 部門主管能

26、夠更快的找到適合的應(yīng)徵者。以往部門主管與人資部門之間的溝通需要很多次，才能讓人資部門提供主管心裡想要的應(yīng)徵者。為了不要浪費溝通的成本與時間，所以在部門主管徵才系統(tǒng)中，讓部門主管自行篩選履歷表，這樣主管可以一次就決定面談人選，同時可直接安排面談，節(jié)省連絡(luò)時間。萬一適合的應(yīng)徵者很難找到，也可以提醒部門主管是否職缺條件設(shè)定的太嚴(yán)格，導(dǎo)致大部分的應(yīng)徵者不合格；或是具有資格的應(yīng)徵者沒有意願等問題。主管就可以知道為何遲遲找不到人的可能原因，人資部門可以提供意見。部門主管亦可藉由條件的設(shè)定，觀察應(yīng)徵者所具備的條件分布狀況（怎麼樣的條件下，夠資格的應(yīng)徵者會多），作為徵才的參考。 2. 應(yīng)徵者可以得到較完整的資

27、訊與較快的回覆。藉由產(chǎn)業(yè)、公司及工作訊息的提供，可以讓應(yīng)徵者先了解公司現(xiàn)況、產(chǎn)業(yè)資訊與工作內(nèi)容。如此可以降低資訊不透明所造成的誤會，也讓應(yīng)徵者能夠做出適當(dāng)?shù)臎Q定，提升應(yīng)徵意願，不會浪費公司時間。在應(yīng)徵者已應(yīng)徵某一職缺後，可以經(jīng)過查詢介面查詢目前應(yīng)徵情況，當(dāng)主管有任何決定時，系統(tǒng)會自動發(fā)出通知的信件通知應(yīng)徵者，不再像以往可能石沈大海毫無消息。系統(tǒng)亦提供人資部門觀察主管審閱履歷表的狀況，如有必要亦可提醒主管處理，如此均可提升履歷表處理的速度，以及加速徵才流程。 3. 人才資料可以有效地整合至資料庫中。以往各種來源的人才資料，想要整合到同一個資料庫中，需要許多的時間與人力才能達成。而且常會因為同一人

28、寄出應(yīng)徵不同職缺的履歷表，或是來自不同來源的履歷表，造成重複登錄，增加了工作負(fù)擔(dān)。也由於往往進行徵才活動時所收到的資料是數(shù)百甚至上千，公司根本無力處理，所以大部分的公司都不會特別保留履歷表，其實這是很可惜的。在此系統(tǒng)中，希望藉由公司所提供的履歷表登錄介面，能夠自行收集履歷表，同時建立自有資料庫。而在人資部門系統(tǒng)中，更希望提供履歷轉(zhuǎn)檔的功能，把不同來源的履歷表都能納入資料庫中，如此將可使各種資料轉(zhuǎn)換至同一資料庫中，便於整理與歸納。同時可以將公司內(nèi)部的人才資料一併轉(zhuǎn)入此系統(tǒng)，達到內(nèi)部人才2-413轉(zhuǎn)調(diào)與訓(xùn)練的功能。 4. 人資部門較容易管理職缺與人才資料。人資部門可在部門設(shè)定介面中將人力資源規(guī)劃的

29、資料輸入，如此可了解全公司的職缺資料，當(dāng)主管要申請徵才時，亦可判斷是否符合公司發(fā)展的需要。人資部門亦可針對人才資料進行管理，在履歷管理介面中，甚至可對特定應(yīng)徵者註記資訊，供主管參考。當(dāng)部門主管決定錄用某一應(yīng)徵者時，人資部門可將其資料直接轉(zhuǎn)入公司之系統(tǒng)中，如此便可節(jié)省報到時間，許多先期作業(yè)亦可提早進行。 5. 獲得更多附加功能。本系統(tǒng)希望包含的附加功能主要包含以下部份：線上測驗、問卷調(diào)查、公共關(guān)係看板、報到資料填寫等。在線上測驗介面中，可以將各項測驗電子化後，要求應(yīng)徵者自行上網(wǎng)完成，成績可開放部門主管查詢，人資部門亦可進行分析。公司可以邀請應(yīng)徵者在問卷調(diào)查介面中填寫問卷，讓應(yīng)徵者可以表達意見，作

30、為公司改進的參考。產(chǎn)業(yè)、公司及工作訊息介面不僅可以將公司資料與職缺資料以統(tǒng)一的格式提供應(yīng)徵者閱讀，提高應(yīng)徵者的興趣，而且還可以較為活潑的方式，成為公司公共關(guān)係的看板。例如員工經(jīng)驗談、公司電子刊物、生活花絮、活動記錄等。在新進同仁登錄介面裡，錄取的應(yīng)徵者必須先上網(wǎng)了解報到須知與補充個人資料，這樣可以節(jié)省報到當(dāng)日說明與填寫的時間，只需簡單的核對資料。 陸、系統(tǒng)細(xì)部規(guī)劃要點 本提案進行細(xì)部規(guī)劃時，有幾個規(guī)劃的重點，在此說明如下。 一、系統(tǒng)規(guī)劃必須提供使用者彈性 本提案在進行時，參考了目前市面上人力資源網(wǎng)站及各公司所提供的應(yīng)徵者子系統(tǒng)的部份。其中不乏頗為特別的設(shè)計，與鉅細(xì)靡遺的填寫項目。然而卻發(fā)現(xiàn)一個

31、問題：這些設(shè)計是否真的具有價值，能夠提供部門主管足夠的資訊去了解應(yīng)徵者？經(jīng)過與人資部門主管的討論，結(jié)論是有許多是不必要的。但是對不同的部門主管，可能所需要的項目不同。因此系統(tǒng)在規(guī)劃時，應(yīng)提供部門主管應(yīng)用的彈性，讓主管自行設(shè)定有興趣的項目作為篩選履歷的參考。另外也發(fā)現(xiàn)，如果項2-414目太多，對應(yīng)徵者太花費時間填寫，也會降低應(yīng)徵者使用的意願，因此也應(yīng)該設(shè)計應(yīng)徵者填寫的彈性，不需要求一次填寫完成，或是針對不同職缺可選擇不同項目填寫的彈性，以鼓勵應(yīng)徵者投遞履歷。 二、系統(tǒng)規(guī)劃必須設(shè)計完整功能 本提案進行時，曾經(jīng)有個案公司同仁詢問，系統(tǒng)規(guī)劃過於龐大，無法一次完成，建議是否減少系統(tǒng)功能，以實際上線為目標(biāo)

32、。不過經(jīng)過思考，結(jié)論是重點不在於上線時程，而在於系統(tǒng)規(guī)劃必須完整，才不會在應(yīng)用時造成困擾。如果真的無法一次完成，或是時間與成本無法負(fù)荷，則應(yīng)分段進行，主要功能部份須優(yōu)先完成，其他功能待系統(tǒng)執(zhí)行主要功能順暢後再開始進行撰寫與導(dǎo)入，如此可兼顧系統(tǒng)之完整性與導(dǎo)入要求，並且也可藉由執(zhí)行主要功能所發(fā)現(xiàn)的問題漸次修正系統(tǒng)。 三、系統(tǒng)規(guī)劃必須具有發(fā)展性 許多公司在規(guī)劃系統(tǒng)時，往往只著重在現(xiàn)行作業(yè)流程的無紙化。固然這是很重要的考量，然而系統(tǒng)規(guī)劃不應(yīng)只是將目前人資部門的工作電子化，更應(yīng)考量到未來可能的用途，一併設(shè)計規(guī)劃。本提案在這方面考慮了兩部份：一是未來系統(tǒng)若執(zhí)行順暢，可以擴大到全集團使用，甚至成為集團內(nèi)部人

33、才轉(zhuǎn)職的來源；二是希望從被動等待應(yīng)徵者投遞履歷，轉(zhuǎn)變成為能夠主動邀請有興趣的應(yīng)徵者來應(yīng)徵，也就是提供預(yù)約職缺的功能。未來若想到可堪應(yīng)用的功能，亦應(yīng)逐步改版，納入使用。 柒、系統(tǒng)建置後續(xù)發(fā)展 本提案書目前已提出基本的系統(tǒng)設(shè)計，對個案公司來說，接下來尚有許多過程需要審慎的規(guī)劃與進行，才能發(fā)揮系統(tǒng)的預(yù)期功能。 一、實際撰寫的管理。如前述，個案公司可以在四種撰寫方式中依照自己的條件與需求，選擇一種或是採用混合的方式，來進行系統(tǒng)撰寫。但是不管採取哪種方式，都必須考慮專案管理，包括經(jīng)費的運用、撰寫進程的規(guī)劃，以及系統(tǒng)除錯與試用的時間等，都必須考慮進去。 二、導(dǎo)入與教育訓(xùn)練。當(dāng)系統(tǒng)撰寫與除錯已經(jīng)到達某一程度

34、時，便需要開始規(guī)劃導(dǎo)入與教育訓(xùn)練的步驟。必須要讓公司內(nèi)的使用者部門主管，以及公司2-415外的使用者應(yīng)徵者均能夠方便上手且不易忘記，才能提高使用者的使用意願。 三、系統(tǒng)維護與發(fā)展。在導(dǎo)入與教育訓(xùn)練實施的同時，需要開始規(guī)劃系統(tǒng)維護與發(fā)展的人力與方向。包括了培訓(xùn)維護人員、資料庫的維護原則、維護的時間與次數(shù)、系統(tǒng)備份的方式等，才能讓系統(tǒng)能夠安全的運作以及繼續(xù)發(fā)展，能夠更符合公司的需要。 捌、結(jié)語 資訊科技的進步帶給人力資源管理活動很大的改進，因此目前人力資源管理e化也是產(chǎn)學(xué)研各界研究的重點。就招募活動來說，以往不易做到的資料整理與流程加速，都可藉由設(shè)計完善的電子系統(tǒng)來達成，而且更可獲得額外的效益。然

35、而系統(tǒng)並非簡單地購買與植入即可發(fā)揮其功能，尚需要持續(xù)地投入時間與成本進行教育訓(xùn)練與維護，才能發(fā)揮原本設(shè)計的功能，獲得預(yù)期效益。本提案書所提出的系統(tǒng)規(guī)劃，不僅希望能夠解決目前問題，更希望能夠提供完整功能與使用彈性，未來更可延伸使用下去，成為人力資源的可靠來源。同時也希望從本系統(tǒng)出發(fā)，讓公司內(nèi)部能夠更加熟悉與了解e 化的內(nèi)涵，進而發(fā)揮e 化的效果，獲得長期的競爭優(yōu)勢。 2-416附錄 系統(tǒng)功能說明 下表針對系統(tǒng)主要功能做總整理。 表二 系統(tǒng)主要功能說明 系統(tǒng)別 主要功能 說明 職缺搜尋與介紹 供應(yīng)徵者搜尋公司目前開放徵才的職缺 登入新履歷 供應(yīng)徵者自行登錄履歷 履歷修改 供應(yīng)徵者修改履歷（包含應(yīng)徵職缺的設(shè)定） 應(yīng)徵狀況查詢 供應(yīng)徵者查詢應(yīng)徵進度 預(yù)約職缺 如應(yīng)徵者對公司尚未開放徵才之職缺有興趣，可留下e-mail，未來開放徵才時可被通知 履歷與職缺配對 供應(yīng)徵者以本身條件篩選公司職缺 提供產(chǎn)業(yè)、公司及工作資訊 供應(yīng)徵者獲取產(chǎn)業(yè)、公司與職缺的各項資訊 使用者問卷調(diào)查 邀請本系統(tǒng)使用者回饋其意見 新進同仁資料登錄與報到須知 錄取之新進同仁應(yīng)至此界面登錄詳細(xì)個人資料，並了解報到時地、程序、應(yīng)攜帶物品與各項須知 應(yīng)徵