基于LOTUS的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1、畢業(yè)論文 基于 lotus 的辦公化系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 與實(shí)現(xiàn) 學(xué) 院 專 業(yè) 學(xué)生姓名 指導(dǎo)教師 摘 要 本論文以基于 lotus domino 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)為背景， 綜合運(yùn)用了 internet /intranet 的各種新的信息技術(shù)，針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 及其關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究和開發(fā)。 論文首先介紹了辦公自動(dòng)化的定義，國內(nèi)外 oa 的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨 勢(shì)，通過分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，結(jié)合對(duì)現(xiàn)有各種以開發(fā)平臺(tái)和 群件系統(tǒng)的對(duì)比，確定本以系統(tǒng)的最佳開發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)為 lotus domino/notes，文中簡(jiǎn)要介紹了 lotus domino/ notes 的特點(diǎn)。 接著提出了基于 lo

2、tus notes 群件和 intranet 的辦公管理信息系統(tǒng)的體 系結(jié)構(gòu)，完成了公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等模塊的開發(fā)。 最后，根據(jù)目前技術(shù)的發(fā)展和實(shí)際辦公的需要，總結(jié)了當(dāng)前的工作， 并對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。 隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒 體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)的日新月異，為辦公自動(dòng)化的發(fā)展提供 了廣闊的空間。傳統(tǒng)的辦公模式中公文流轉(zhuǎn)速度較慢，安全性不夠，對(duì)公 文信息的處理、統(tǒng)計(jì)、分析較煩瑣，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在不足。 辦公自動(dòng)化在提高政府機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位各部門的辦公質(zhì)量和辦公效率， 提高決策的科學(xué)性和正確性，提高領(lǐng)導(dǎo)

3、者的管理水平，推動(dòng)各單位的信息 化建設(shè)等方面起著舉足輕重的作用。 本論文以基于 lotus domino 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)為背景， 綜合運(yùn)用了 internet /intranet 的各種新的信息技術(shù)，針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 及其關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究和開發(fā)。 論文首先介紹了辦公自動(dòng)化的定義，國內(nèi)外 oa 的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨 勢(shì)，通過分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，結(jié)合對(duì)現(xiàn)有各種以開發(fā)平臺(tái)和 群件系統(tǒng)的對(duì)比，確定本以系統(tǒng)的最佳開發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)為 lotus domino/notes，文中簡(jiǎn)要介紹了 lotus domino/ notes 的特點(diǎn)。 接著提出了基于 lotus notes 群件和 int

4、ranet 的辦公管理信息系統(tǒng)的體 系結(jié)構(gòu)，完成了公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等模塊的開發(fā)。 最后，根據(jù)目前技術(shù)的發(fā)展和實(shí)際辦公的需要，總結(jié)了當(dāng)前的工作， 并對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。 關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化、工作流、表單、視圖、大綱、 abstract with the rapid development of information technology, especially in the progress of computer technology, network communication technology, multimedia technology,

5、 database technology and automation technology, it provides wide space to the application of office automation. there is shortage of traditional official mode in communication, cooperation, control, such as low speed of document flow, insufficient security, trivial disposal, statistics and analysis

6、on document information. oa is very important to improve the office quality and efficiency of the office or corporation, it can help to enhance scientific and exact decision and also has a very important meaning to improve the management of managers and the corporation information. this thesis is on

7、 the background of the construction of office automation system based on lotus domino r5, synthetically exercises various new information technology on internet/ intranet. it mainly studies the research and development of oa system and pivotal technology. the paper firstly introduces the definition

8、of oa, its development actuality and international trend. through analyzing the function demand of oa, and comparing kinds of existing oa development platform, it brings forward that lotus domino/notes is the best developing platform in this system. following it, lotus domino/notes is simply present

9、ed. after that，the architecture oa system based on groupware lotus notes and intranet is proposed, the main modules of oa system, include file administration, universal information, personal office information and system maintenance management are developed. finally, according to the development of

10、current technology and the demand of actual work, we summarize the present work and look into the future of office automation system. key words：office automation, workflow, form, view, outline, groupware, lotus domino/notes 目 錄 摘摘 要要.i i a abstractbstract. 1.1、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì) .2 1.2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義 .4 第二章、需求

11、分析第二章、需求分析.7 7 2.1、功能需求 .7 2.2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)選擇 .8 第三章、系統(tǒng)設(shè)計(jì)第三章、系統(tǒng)設(shè)計(jì).1313 3.1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu) .13 3.2、系統(tǒng)功能 .14 3.3、功能模塊設(shè)計(jì) .14 (1) 公文管理子系統(tǒng) .14 (2) 通用信息子系統(tǒng) .18 (3) 個(gè)人辦公子系統(tǒng) .20 (4) 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) .21 3.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) .22 (1)domino/notes 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) .22 (2)、sql server 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì).24 第四章第四章 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn).2626 4.1 概述 .26 4.2 發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 .27 4.2.1 表單設(shè)計(jì).28 4

12、.2.2 視圖設(shè)計(jì).29 4.2.3 其他元素設(shè)計(jì).30 4.2.4 其他模塊簡(jiǎn)介 .31 結(jié)結(jié) 論論.3535 致致 謝謝.3737 參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn).3838 第一章 緒論 辦公自動(dòng)化(office automation，簡(jiǎn)稱 oa)于 20 世紀(jì) 50 年代提出，在 80 年代至 90 年代得到了飛速的發(fā)展1。辦公自動(dòng)化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、 信息、技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。它以系統(tǒng)科 學(xué)為理論基礎(chǔ)，行為科學(xué)為主導(dǎo)，綜合運(yùn)用信息技術(shù)(包括微電子技術(shù)、 計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)等)完成各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源， 以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，促進(jìn)

13、辦公活動(dòng)規(guī)范化 和制度化，以達(dá)到既定的目標(biāo)，獲得更好的效果。辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化 辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革 命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn) 物。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過 oa 系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而 極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。 1.1、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì) 從辦公自動(dòng)化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢(shì)來講，辦公自動(dòng)化已經(jīng)經(jīng) 歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展1，如圖 1.1 所示。 mis辦公自 動(dòng)化系

14、統(tǒng) 群件辦公自 動(dòng)化系統(tǒng) 知識(shí)管理 辦公 自動(dòng)化系統(tǒng) 信信息息數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)知知識(shí)識(shí) 圖 1.1 辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì) 從 80 年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要 標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙 介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。 從 20 世紀(jì) 90 年代中期開始，隨著以 lotus notes 為代表的工作流群 件技術(shù)的問世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第 一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主 要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作 流自動(dòng)化方式的飛躍。 第三代辦公自動(dòng)化則

15、是從以工作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 提升到以知識(shí)管理為核心。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了收 發(fā)文和檔案管理一體化的自動(dòng)處理，比如，本文提出的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就 是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動(dòng) 化系統(tǒng)；第三代辦公自動(dòng)化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)提供了 該步驟所需要的相關(guān)知識(shí)，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的 有關(guān)信息，確保每一個(gè)使用者都能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企 業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變， 從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng) 新和應(yīng)變能力。 綜上所述，辦

16、公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個(gè)階段，兩個(gè)飛躍過程。從 以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識(shí)為 核心。知識(shí)貫穿于各種方式的信息交流，從簡(jiǎn)單的電子郵件、群件與協(xié)作、 直至構(gòu)建 web 應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識(shí)。知識(shí)是企業(yè)網(wǎng) 絡(luò)上傳遞的最有價(jià)值的信息。對(duì)知識(shí)的運(yùn)用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實(shí) 力。第三代 oa 幫助企業(yè)從 how to 的過程轉(zhuǎn)變到 know how 的過程，即 將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。 1.2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義 應(yīng)該說沒有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但是對(duì)現(xiàn) 代的辦公

17、自動(dòng)化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將 員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情， 從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。在這種辦公模式下，企 業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡(jiǎn)化，各個(gè)部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便 于明確各個(gè)部門甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個(gè)方 面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個(gè)意義上講，在市場(chǎng) 競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，辦公自動(dòng)化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而 成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦 公的各個(gè)部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以

18、實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門 之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯(cuò)： 一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯(cuò)； 二是上下級(jí)和部門之間無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時(shí)溝通； 三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時(shí)記錄，使工作監(jiān) 控和評(píng)估困難重重。 可以想象，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法 適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中， 傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng) 是提高政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢(shì)。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的帶來的好處有1： (1)信息傳

19、遞與溝通交流順暢 排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā) 展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與 溝通，減少信息在途時(shí)間，提高信息的時(shí)效性，與此同時(shí)，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職 員之間，各部門之間的距離。 (2)規(guī)范工作管理，提高整體效率 解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中 出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯(cuò)辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象， 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。同時(shí)，加強(qiáng) 了領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)了解事務(wù)狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌控工作進(jìn)度，強(qiáng)化了過程控制與監(jiān)督， 加強(qiáng)了工作管理。 (3)整合信息資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理 打破“信息孤島

20、”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等 現(xiàn)象，解決因人事變動(dòng)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)流失等問題，通過知識(shí)管理，有效整合并 積累各類資源，實(shí)現(xiàn)再利用。 (4)增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力 在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時(shí)，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與 參與意識(shí)，激發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全 新的企業(yè)文化。 辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算 機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在行政企事業(yè)單位的 管理、經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的員 工可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò) 應(yīng)用，使信息的傳遞更

21、加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn) 了運(yùn)營的高效率。 第二章、需求分析第二章、需求分析 2.12.1、功能需求、功能需求 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動(dòng)了信 息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸“信息時(shí)代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接 受。特別是近年來 internet 超乎想象的發(fā)展，對(duì)信息的廣泛收集、整理、 利用和傳播更把世界帶入了信息時(shí)代的一個(gè)更高層次。因此，無論是對(duì)于 一個(gè)國家還是對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位，如果要在未來的社會(huì)中獲得發(fā)展，掌 握信息技術(shù)已變成了一個(gè)基本要素。 近年來，某公司的各個(gè)部門都普遍配備了微機(jī)，并開發(fā)出各自的事務(wù) 處理的應(yīng)用，在一定程度上提高了各

22、部門的辦公效率。但有限的技術(shù)能力， 使這些面向各部門內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一， 各自為政，難以集成。隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，各部門的信息可以發(fā)布 到 web 上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于 公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實(shí) 現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的高效率協(xié)作。 為了提高了公司整體辦公效率，需要具有先進(jìn)水平的辦公與管理機(jī)制 提供強(qiáng)有力的支持。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學(xué)、 管理科學(xué)的引進(jìn)，在現(xiàn)有的公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的數(shù)字 化辦公系統(tǒng)己成為可能，這也是能夠從根本上變革

23、辦公及管理體制的有效 途徑。 本論文的研究正是基于這一實(shí)際課題辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。 該公司提出的系統(tǒng)目標(biāo)如下： (1) 用戶界面。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡(jiǎn)潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份， 動(dòng)態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。使用者可通過每個(gè)模塊界面上的操作、查看、查 詢 3 類功能，方便快捷地完成所需工作。 (2) 辦公流程。在公文流轉(zhuǎn)中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文 件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的 流程，與用戶自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況的靈活性、 可擴(kuò)充性及可維護(hù)性。 (3) 表單定制。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶可自行 設(shè)計(jì)定義的用戶表單，管

24、理員稍作設(shè)計(jì)就可以制作滿足要求的各類單證、 單據(jù)、登記表等供多個(gè)模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè) 需求的辦公系統(tǒng)。 (4) 打印和查詢。系統(tǒng)不僅提供 notes 自身支持的全文檢索功能，同 時(shí)增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條 件的文檔。在文檔打印中，突破 notes 局限，實(shí)現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見 即所得的打印技術(shù)。 (5) 安全機(jī)制。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系 統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供 lotus domino/note 自身的 7 層安全機(jī)制，包括 身份驗(yàn)證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。 2.2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)選擇、辦公自動(dòng)化

25、系統(tǒng)平臺(tái)選擇 辦公自動(dòng)化不能簡(jiǎn)單地理解為文字處理、電子表格、個(gè)人資源管理 (如記事日程) 、資料入檔等文檔處理系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化也不僅僅是秘書、 檔案員和辦事員的事情。事實(shí)上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各 項(xiàng)工作程序，辦公自動(dòng)化也即管理自動(dòng)化。在自動(dòng)化中，僅有三分之一的 工作是個(gè)人完成，其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。oa 系統(tǒng)的實(shí)施， 需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員的共同參 與；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作的自動(dòng)化。各類人員之間交互 的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專業(yè)文件、電子郵件，因此 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。同

26、時(shí)，為 了滿足各類辦公工作的需要，oa 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦 公、領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。在現(xiàn)實(shí)情況中，企業(yè)的某些辦公部門，如財(cái)務(wù)部門、 人事部門等，可能已經(jīng)采用了獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理軟件，這樣在企業(yè)就形成了 一個(gè)個(gè)的“自動(dòng)化孤島”。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同時(shí)為領(lǐng) 導(dǎo)決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動(dòng)化中研究的內(nèi)容。 一個(gè)好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個(gè)集成化的、多功 能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán) 境的問題。圖 2.1 所示： 各種應(yīng)用工作流的應(yīng)用web 信息資源管理平臺(tái)辦公應(yīng)用平臺(tái)事務(wù)處理平臺(tái) 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用支撐平臺(tái) 圖 2.1 oa 系統(tǒng)環(huán)境結(jié)

27、構(gòu)圖 結(jié)合對(duì)某公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認(rèn)為對(duì) oa 系統(tǒng) 作需求分析，即應(yīng)該在圖 2.1 中的信息資源管理平臺(tái)、辦公應(yīng)用平臺(tái)以及 事務(wù)處理平臺(tái)中滿足以下的要求： 首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，從而解決多部 門協(xié)作問題，推動(dòng)部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息 的工作平臺(tái)，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不 必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性； 再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(mis)的信息交流，解決以往數(shù) 據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重 復(fù)勞動(dòng)。 最后，還必須提供安全保障體系，不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴(yán)格

28、 限制在自己的權(quán)限內(nèi)，同時(shí)必須保證整個(gè) oa 系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和可靠的 運(yùn)行。 所以，建立一流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要先進(jìn)、功能強(qiáng)大的應(yīng)用開 發(fā)平臺(tái)，也就是說，所采用的應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)應(yīng)該能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā) 展趨勢(shì)，有利于提高管理和辦公的效率，有利于促進(jìn)各部門之間的協(xié)同工 作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。 lotus notes 作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為 文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；而且作為群件平臺(tái)， 能夠支持工作組成員跨越時(shí)空界限共享信息；還具有先進(jìn)的郵件處理和通 信機(jī)制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作；并且融合了 internet 和 web

29、的 標(biāo)準(zhǔn)，可以將 web 瀏覽器作為 notes 的客戶機(jī)，從而實(shí)現(xiàn)與 internet 的高 效率連接。 lotus notes/domino 是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以 及 web 技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺(tái)。其目的是跨越地域、部門之 間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識(shí)，從而提高群 組的工作效率。lotus notes/domino 的主要功能可以概述為： 1）電子郵件與報(bào)文傳遞：lotus domino/notes 是客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu) 的報(bào)文傳遞系統(tǒng)。notes/domino 的電子郵件與報(bào)文傳遞功能通常被稱為 notes mail。notes m

30、ail 提供最終用戶一個(gè)非常簡(jiǎn)單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，其 中還包含日歷與日程管理的功能；同時(shí)還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以 支持工作流應(yīng)用為特點(diǎn)的群件應(yīng)用開發(fā)能力。 2）文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：lotus domino/ notes 是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫管理系 統(tǒng)。notes 的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲(chǔ)、 管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲(chǔ)與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。 對(duì)于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理，lotus domino/ notes 還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、 處理手段。 3）交互式的 web 服務(wù)器：lotus domino/

31、 notes 完全支持 internet 標(biāo) 準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽 web 信息。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制 的控制下，動(dòng)態(tài)發(fā)布給 internet 或 intranet 用戶，同時(shí)通過 internet/intranet 收集信息。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實(shí)施工具：lotus domino/ notes 提供了一 整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。它包含有多個(gè)層次的開發(fā)手段， 提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言 與 lotusscript。通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā) 者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過 odbc 標(biāo)準(zhǔn)或 notes

32、pump 產(chǎn) 品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。需要特別提出的是，開發(fā)出來的 domino/notes 應(yīng)用是通過 domino/notes 本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一 個(gè)服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此 domino/notes 解 決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項(xiàng)目實(shí)施、管理問題。 利用 domino/notes 建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對(duì)郵件 與群件平臺(tái)的要求。具有以下鮮明的特點(diǎn)2： (1)、開發(fā)快捷、實(shí)施容易。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報(bào) 的關(guān)鍵。電子郵件功能是 domino/notes 的基本功能，在開始系統(tǒng)實(shí)施的 很短時(shí)間內(nèi)，就可以在全企業(yè)的范圍內(nèi)建立起電

33、子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。 而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公管理應(yīng)用則可以利用 notes/domino 的快速開 發(fā)、實(shí)施能力在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。這非常 適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點(diǎn)。 (2)、集成性。最終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng) 用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得 郵件信息、辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、internet 信息等 各個(gè)方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺(tái)一級(jí)獲得的，而不是通過二 次開發(fā)“強(qiáng)加”上去的。這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠 性。而且對(duì)最終用戶來說，不需要在幾個(gè)客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、 幾個(gè)服務(wù)器系

34、統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。 (3)、管理容易、機(jī)制完整。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用 開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺(tái)之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級(jí)，管 理工作的難度與工作量大大降低。對(duì)于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重 要工作，管理人員可以使用 notes/domino 完備的管理手段。如果管理人 員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，notes/domino 提供這樣的手段和接口，如基于 snmp 網(wǎng)管協(xié)議的 notes view 軟件；或 者使用 windows nt 的用戶管理手段。 (4)、保有費(fèi)用低。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購買費(fèi)用、管理維護(hù) 費(fèi)用、應(yīng)用開發(fā)實(shí)施費(fèi)用、

35、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。由于采用了功能強(qiáng)大的單 一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費(fèi)用在各方面都會(huì)降低。同時(shí)由于 notes/domino 的可開發(fā)特點(diǎn)，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 (5)、開放性。lotus 積極參加 internet/intranet 標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)在自 己的產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。notes/d0mino 支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié) 議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)是一 個(gè)內(nèi)部互連的，又是一個(gè)可以與 internet 互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不 斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。可以獲得 廠商的豐富經(jīng)驗(yàn)與支持。notes/domino 是

36、一個(gè)成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電 子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位，lotus 以及代理商具備豐富的成功 經(jīng)驗(yàn)。 (6)、適應(yīng)企業(yè)級(jí)、跨企業(yè)級(jí)的應(yīng)用。建立在 notes/domino 之上的企 業(yè)信息系統(tǒng)，是一個(gè)分布式的客戶機(jī)/服務(wù)器系統(tǒng)。可以根據(jù)業(yè)務(wù)量的大 小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)(如 unix 或 pc，smp 或單 cpu 的服 務(wù)器)，同時(shí)還可以利用 notes/domino 群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可 靠性。 基于這些優(yōu)勢(shì)功能，基于 notes 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則應(yīng)該設(shè)計(jì)成以 internet 技術(shù)為核心，以 web 技術(shù)為基礎(chǔ)的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)象連接 技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以

37、及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的應(yīng)用系 統(tǒng)，所以，可以把 lotus notes 作為行業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺(tái) 的首選。 第三章、系統(tǒng)設(shè)計(jì)第三章、系統(tǒng)設(shè)計(jì) 3.1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 隨著 web 技術(shù)的迅速普及，intranet/ internet 以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng) 一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作給計(jì)算機(jī)技術(shù)乃至整個(gè)人類社會(huì)帶來了新的革 命，基于 web 的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎。因此，oa 系 統(tǒng)也應(yīng)緊跟這一技術(shù)潮流，將 web 技術(shù)用于系統(tǒng)中。典型的集成 oa 系 統(tǒng)是前臺(tái)采用瀏覽器(一般用戶)和 notes client (系統(tǒng)管理員和檔案人員) 實(shí)現(xiàn)，后臺(tái)采用

38、lotus domino server (其自帶 notes server，web server，mail server)和 sql server 實(shí)現(xiàn)。圖 1 中 notes server，web server，mail server 之所以分開列出，是因?yàn)樗鼈冊(cè)谶壿嬌鲜菍儆诓煌?服務(wù)器。事實(shí)上，它們?cè)谖锢砩峡梢酝ㄟ^一個(gè) domino server 來實(shí)現(xiàn)。系 統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)3如圖 3.1 所示： web browser internet 遠(yuǎn)程撥號(hào) notes serverhtmlweb servermail server notes client c/s 應(yīng)用 plugin java ap

39、plet web browser sql server 圖 3.1 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu) 3.2、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)功能 經(jīng)過需求分析、可行性研究和總體設(shè)計(jì)等幾個(gè)步驟，按功能把系統(tǒng)劃 分為以下幾個(gè)模塊：公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)模塊。系 統(tǒng)的功能模塊如圖 3.2 所示： 辦辦公公自自動(dòng)動(dòng)化化系系統(tǒng)統(tǒng) 公公文文管管理理子子系系統(tǒng)統(tǒng)個(gè)個(gè)人人辦辦公公子子系系統(tǒng)統(tǒng)系系統(tǒng)統(tǒng)維維護(hù)護(hù)子子系系統(tǒng)統(tǒng)通通用用信信息息子子系系統(tǒng)統(tǒng) 收文管理 發(fā)文管理 報(bào)告管理 文檔管理 討論中心 公用通訊錄 公告通知 人員去向 來賓管理 電子郵件 工作安排 出勤補(bǔ)簽 個(gè)人通訊錄 internet瀏覽 部門群組管理 關(guān)鍵字維護(hù)

40、修改口令 圖 3.2 系統(tǒng)功能模塊圖 3.3、功能模塊設(shè)計(jì)、功能模塊設(shè)計(jì) (1) 公文管理子系統(tǒng)公文管理子系統(tǒng) 公文管理系統(tǒng)是 oa 系統(tǒng)的核心部分，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、 發(fā)文管理、報(bào)告管理、文檔管理等模塊組成。如圖 3.3 所示： 圖 3.3 公文管理子系統(tǒng)操作界面 由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多， 審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強(qiáng)大的靈活性，尤其 對(duì)于流程設(shè)置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。包括待 辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項(xiàng)、待辦時(shí)定義。這種具有定義多 樣化的特點(diǎn)，適應(yīng)公文處理的全部過程。而且，流程不限制步驟。這樣

41、， 可以讓企事業(yè)單位，集團(tuán)公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識(shí)去設(shè)計(jì) 更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計(jì) 算機(jī)去處理自己的業(yè)務(wù)，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。下發(fā)的 公文和處理結(jié)果通過 web 技術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。 收文處理功能收文處理功能 收文處理是指送給關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件的處理過程。收文處理系統(tǒng) 有以下需求： 1)要求對(duì)所有的來文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、 傳閱、歸檔。 2)可對(duì)來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。 3)對(duì)來文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理和記錄。 4)對(duì)要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。 根據(jù)對(duì)需

42、求的分析，一般通用收文處理流程如圖 3.4 所示。 登記、錄入 查詢統(tǒng)計(jì) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示 檔案歸檔 承辦部門承辦 分發(fā)、催辦 傳閱部門傳閱 擬辦 輸出報(bào)表 圖 3.4 通用收文處理流程 收文登記后的流轉(zhuǎn)過程4： 1）部門負(fù)責(zé)人簽署意見 一般來講，收文由辦公室人員登記。登記后如果你認(rèn)為本文件還需要 部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。 2）領(lǐng)導(dǎo)批示 在部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，收文轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，簽署完畢后轉(zhuǎn)交 承辦部門。 3）承辦部門簽收 承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動(dòng)進(jìn)行簽收。 4）收文結(jié)束后的其它操作 在收文結(jié)束后，可以對(duì)收文進(jìn)行歸檔操作，可

43、以把現(xiàn)有收文歸檔到文 檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭词瘴母艣r，了解收文的過程。 發(fā)文處理功能發(fā)文處理功能 發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。用戶可根據(jù)實(shí) 際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。發(fā)文處理系統(tǒng)有 以下需求： 1)求對(duì)所有的發(fā)文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)、 成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。 2)可對(duì)發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。 3)對(duì)發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理、跟蹤和記錄。 根據(jù)對(duì)需求的分析，我們確定的一般通用發(fā)文處理流程如圖 3.5 所 示。 擬稿人 擬稿 擬稿人確認(rèn)會(huì) 簽意見、修改 送擬稿人作 重大修改 駁回 終止發(fā)文 擬稿人 成文、校對(duì)

44、 單位、保密室 蓋章 辦公室發(fā)文 檔案室歸檔 辦公室 復(fù)核 核稿人 核稿 相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo) 會(huì)簽 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā) 圖 3.5 通用發(fā)文處理流程 發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程5： 1）起草發(fā)文 作者應(yīng)嚴(yán)格按公文制度來填寫表單中的各個(gè)項(xiàng)目。填寫完成后即可進(jìn) 入流轉(zhuǎn)過程。 2）轉(zhuǎn)部門內(nèi)其他人員核稿 用戶單擊操作按鈕“提請(qǐng)核稿”，系統(tǒng)將文件自動(dòng)發(fā)送到指定的人員。 3）轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人核稿 根據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉(zhuǎn)給本部門的負(fù)責(zé)人審核，并轉(zhuǎn)相關(guān)部 門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。 4）轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核 部門負(fù)責(zé)人審核后，轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。 5）單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 單位領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動(dòng)把文件分發(fā)給 主送部門、抄送部門。

45、 6）發(fā)文成功后的其它操作 在發(fā)文成功后，可以對(duì)發(fā)文進(jìn)行歸檔操作，可以把現(xiàn)有發(fā)文歸檔到文 檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭窗l(fā)文概況，了解發(fā)文的過程。可以下發(fā)文件， 把當(dāng)前的發(fā)文轉(zhuǎn)給下屬單位。 報(bào)告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機(jī)性地起草一些報(bào)告，匯報(bào)送交指定 的人員審批而設(shè)計(jì)的，主要功能包括起草報(bào)告、報(bào)告上送批閱、多級(jí)審批 等。批閱過程中，提交報(bào)告人可以實(shí)時(shí)了解批閱進(jìn)展情況。 檔案數(shù)據(jù)庫是一個(gè)非常重要的數(shù)據(jù)庫，它存儲(chǔ)了所有的發(fā)文文件和收 文文件。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學(xué)管理，方便用戶查閱。在文件 存檔后，所有查閱將被自動(dòng)記錄。 (2) 通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng) 通用信息子系統(tǒng)包括：討論中心、公用通

46、訊錄、公告通知、人員去向、 來賓登記。如圖 3.6 所示： 圖 3.6 通用信息子系統(tǒng)操作界面 討論中心為用戶提供了一個(gè)類似于 internet 網(wǎng) bbs 的功能。在本 系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對(duì)別人發(fā)表的見 解進(jìn)行評(píng)議。 公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務(wù)往來等關(guān)系的通訊方法。 公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。 人員去向信息庫用于工作人員登記自己的去向和留言，方便聯(lián)系和前 臺(tái)接待。 來賓管理用于單位前臺(tái)對(duì)來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中 可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。 (3) 個(gè)人辦公子系統(tǒng)個(gè)人辦公子系統(tǒng) 個(gè)人辦公子系統(tǒng)主要包括電

47、子郵件、工作安排、出勤補(bǔ)簽、個(gè)人通訊 錄、網(wǎng)上尋呼、internet 瀏覽。如圖 3.7 所示： 圖 3.7 個(gè)人辦公子系統(tǒng)操作界面 本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有用戶提供了內(nèi)部局域網(wǎng)上的電子郵件功能。 工作計(jì)劃模塊用于員工在日常工作中對(duì)自己的工作進(jìn)行安排，計(jì)算機(jī) 會(huì)對(duì)工作安排進(jìn)行協(xié)調(diào)，并監(jiān)控工作完成情況，如果在到指定完成時(shí)間時(shí) 尚未完成工作安排，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)發(fā)出催辦信。 出勤補(bǔ)簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。 當(dāng)員工因故沒有進(jìn)行考勤登記時(shí)，需要在本系統(tǒng)中提出申請(qǐng)，經(jīng)部門 主管審批后生效。本系統(tǒng)也提供考勤接口，可以由單位指定的考勤人員對(duì) 員工進(jìn)行考勤登記。 按 internet 瀏覽可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)置的 i

48、nternet explorer，進(jìn)行網(wǎng)上 沖浪。 (4) 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)包括部門群組管理和關(guān)鍵字管理、用戶口令修改三個(gè) 功能模塊。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護(hù)系統(tǒng)人員情況的信息庫。 如圖 3.8 所示： 圖 3.8 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)操作界面 系統(tǒng)管理員可以對(duì)部門群組進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置人員所在的部門，設(shè)置人 員級(jí)別，設(shè)置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的 內(nèi)部控制。 關(guān)鍵字管理只能由系統(tǒng)管理員修改數(shù)據(jù)，其他人不能修改數(shù)據(jù)，只能 引用數(shù)據(jù)。關(guān)鍵字管理是用于系統(tǒng)內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)控制，比如車輛名稱、 行政級(jí)別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建關(guān)鍵字來增加系統(tǒng)

49、關(guān)鍵字， 也可以修改關(guān)鍵字的內(nèi)容。 3.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)庫按操作平臺(tái)可分為兩類6：domino/notes 數(shù)據(jù)庫 和 sql server 數(shù)據(jù)庫。domino/notes 數(shù)據(jù)庫存放除檔案以外的所有信息， 這些數(shù)據(jù)定期在備份服務(wù)器上進(jìn)行復(fù)制備份。sql server 數(shù)據(jù)庫存放檔案 管理中的歸檔數(shù)據(jù)，視數(shù)據(jù)容量定期備份到光盤。 (1) domino/notes 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 對(duì)所有檔案、資料、人員、物品等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理的形式 進(jìn)行。notes 提供了一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(文檔數(shù)據(jù)庫是 notes 實(shí)現(xiàn)對(duì) 非結(jié)構(gòu)化信息存儲(chǔ)管理的一大特點(diǎn)，形成在這

50、方面對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì))。 所有的應(yīng)用都以數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)，所處理的對(duì)象就是數(shù)據(jù)庫中的文檔。 一般來說，先由應(yīng)用程序開發(fā)設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)文檔(如域，表單、試圖、文 件夾、操作等等)，用戶則基于己有的設(shè)計(jì)創(chuàng)建文檔，并且按照定制的工 作流程對(duì)文檔進(jìn)行處理。每個(gè)數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。 lotus domino/notes 中的數(shù)據(jù)庫與一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù) 據(jù)庫是有區(qū)別的。在一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫在用戶看來就 是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的可供操作的二維表是基于事務(wù)處理的7；在 lotus domino/ notes 中，數(shù)據(jù)庫是由文檔、視圖、頁面、表單、域和文件夾等 基本元素

51、組成的存儲(chǔ)非結(jié)構(gòu)化信息的文件(文件名后綴為.nsf)。在辦公自 動(dòng)化系統(tǒng)中有 siswgl.nsf、sifwgl.nsf、siappmain.nsf、silbgl.nsf、sidiscuss.nsf、sireport.ns f、names.nsf、siwork.nsf、sifile.nsf 等數(shù)據(jù)庫，并在各個(gè)數(shù)據(jù)庫中設(shè)置相 應(yīng)的必需的文檔、視圖、頁面、表單、域、文件夾以及導(dǎo)航器和各個(gè)頁面 的大綱，其中各個(gè)數(shù)據(jù)庫中的頁面和表單是設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。 對(duì)于數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，以下幾點(diǎn)需要著重闡述8。對(duì)公文等非結(jié)構(gòu)化信息 的處理：公文內(nèi)容包括題頭、編號(hào)、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內(nèi)容， 這是一般的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫很難

52、處理的(它們主要面向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))。notes 提供提高了 rtf(rich text file)文本域，可以在其中保存多種類型信息， 如文本，表格 ole 對(duì)象，web 頁面以及圖片，聲音和動(dòng)畫等多媒體信息。 像公文這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就可以利用 rtf 文本域存儲(chǔ)在文檔中。而對(duì)于 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的處理 notes 也提供了與一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫類似的功能。只 是在處理海量數(shù)據(jù)時(shí)，notes 會(huì)顯得捉襟見肘。 數(shù)據(jù)庫文檔的組織9：當(dāng)用戶在檔案管理中查到一份文件，需要調(diào)閱 時(shí)，要從當(dāng)前視圖(或者文檔)轉(zhuǎn)入另一個(gè)視圖(或者文檔)，notes 數(shù)據(jù)庫文 檔中可以包含指向另一個(gè)文檔、視圖或者數(shù)據(jù)庫的鏈接，當(dāng)用戶

53、單擊代表 該鏈接的圖標(biāo)時(shí)，當(dāng)前窗口將切換到鏈接所指向的對(duì)象。另外 notes 文檔 中還可以包含各種熱點(diǎn)文本，當(dāng)用戶單擊熱點(diǎn)文本時(shí)可以顯示出文本提示 框或執(zhí)行預(yù)先指定的操作。這一用戶就可以在一個(gè)文檔中同時(shí)訪問多個(gè)數(shù) 據(jù)庫中的信息。從而提高了整個(gè)系統(tǒng)的靈活性和實(shí)用性。 數(shù)據(jù)庫搜索和索引9：對(duì)大量的公文、檔案、資料等信息進(jìn)行查詢、 統(tǒng)計(jì)等要用到 notes 內(nèi)置的全文搜索引擎，用戶可以在數(shù)據(jù)庫的搜索條件 框中輸入條件來搜索所需文檔，并按某種條件對(duì)搜索結(jié)果進(jìn)行排序。另外 還可以對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全文索引，以加速對(duì)數(shù)據(jù)庫的搜索。 數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)位置9：在整個(gè)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的種類繁多，除了各個(gè)功 能模塊的實(shí)現(xiàn)需要

54、功能模塊數(shù)據(jù)庫外(為了便于設(shè)計(jì)和日后維護(hù)管理，每 一個(gè)功能模塊都設(shè)計(jì)成一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫)，每一個(gè)注冊(cè)用戶都有一個(gè)郵 件數(shù)據(jù)庫，另外還有系統(tǒng)用的數(shù)據(jù)庫。各種數(shù)據(jù)庫按照應(yīng)用情況的不同存 放的位置也不同。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)是放在服務(wù)器上某一個(gè)固定的位置，不能 輕易改動(dòng)。用戶的郵件數(shù)據(jù)庫也應(yīng)該放在數(shù)據(jù)庫上(datamailuser name.nsf)，以便隨時(shí)都能被訪問。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門科室 的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也應(yīng)放在服務(wù)器上。 數(shù)據(jù)庫文檔一致性9：notes 數(shù)據(jù)庫是一種典型的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)， 它本身不提供像關(guān)系型數(shù)據(jù)庫那樣的一致性檢測(cè)功能，它提供的只是權(quán)限 上的一致性檢測(cè)。為了

55、確保文檔的一致性，在本系統(tǒng)的文檔結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中， 采用了一些關(guān)鍵域作為檢測(cè)一致性的標(biāo)志，并在發(fā)生一致性錯(cuò)誤時(shí)自動(dòng)進(jìn) 行提示。一般在文檔結(jié)構(gòu)中被“*”號(hào)注明的域就是進(jìn)行一致性檢測(cè)的關(guān)鍵 域。通過這種設(shè)計(jì)一方面排除了產(chǎn)生空文檔的可能性，另一方面解決了同 一內(nèi)容的文檔在數(shù)據(jù)庫中存放多份的問題，基本實(shí)現(xiàn)了文檔的一致性。 (2)、sql server 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) sql server 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的功能：lotus notes/ domino 是一套 通信集、文檔信息管理及開發(fā)、多媒體等功能于一體的群組工作軟件，其 本質(zhì)上是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與基于事務(wù)處理模型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 系統(tǒng)相比，

56、二者各自的應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)和解決問題的對(duì)象是不相同的10。 在本實(shí)例中，有些模塊如收文、發(fā)文管理可以充分利用 notes 的工作 流自動(dòng)開發(fā)功能實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作，而有些部門在存在大量的業(yè)務(wù) 處理，這些處理包括對(duì)大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的操作，最后生成許多報(bào)表，涉及 到關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的事務(wù)處理、完整性約束、實(shí)時(shí)在線查詢等，因此需要利 用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來完成這些工作。然而現(xiàn)實(shí)情況是：這些部門經(jīng)過調(diào) 查一般都已經(jīng)有自己的系統(tǒng)在運(yùn)行，而且大部分是上級(jí)部門配發(fā)的，少部 分是由本部門自己開發(fā)的，這就是實(shí)際過程中經(jīng)常會(huì)遇到的難題之一。倘 若花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力去分析已有的系統(tǒng)軟件，顯然得不償失； 而放棄原系統(tǒng)，

57、自主從頭研制，則無形中又增加了許多困難，且往往實(shí)際 開發(fā)出來的軟件還難以滿足各部門的實(shí)際要求。 因此，本系統(tǒng)采取的方案是將 notes 和關(guān)系數(shù)據(jù)庫集成到一起，充分 發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)系統(tǒng)功能，又能夠使系統(tǒng)充分利用原有軟件中的關(guān) 系型數(shù)據(jù)庫中的信息資源，從而有效保護(hù)己有的投資建立繼承系統(tǒng)。 在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫接口的設(shè)計(jì)部分主要涉及設(shè)計(jì)到 以下兩個(gè)方面： 1、檔案資料的歸檔與查詢：各部門在日常工作中都要處理大量的公 文資料，這些公文中的相當(dāng)一部分最后要提交檔案管理部門歸檔，因此系 統(tǒng)的檔案管理模塊提供了與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 sql 的接口，這樣授權(quán)人員可 以將已經(jīng)提交歸檔的公文資料保存

58、到 sql server 中，既可以作備份，又 方便與檔案管理系統(tǒng)連接。 2、各部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表的輸入及查詢：現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，會(huì)有一些這樣的部 門或科室：它們有大量的業(yè)務(wù)需要處理，會(huì)形成大量的報(bào)表，如各種月報(bào) 表、季度報(bào)表、半年報(bào)表及年報(bào)表等，這些部門科室原來也都有自己的一 些辦公系統(tǒng)，如 foxpro、access 等在進(jìn)行這些工作，要做到既充分利用 原來的系統(tǒng)，又能夠在 notes 辦公軟件中反映出來各類報(bào)表結(jié)果以供分管 領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)人員查詢，需要 notes 辦公軟件同這些系統(tǒng)連接起來。 sql server 與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接的實(shí)現(xiàn)11：根據(jù)以上 sql server 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的功能

59、，采用了以下兩種實(shí)現(xiàn)技術(shù)：利用 domino 企 業(yè)連接服務(wù)(domino enterprise connection service)實(shí)現(xiàn) notes 連接。decs 是 domino 內(nèi)嵌的一種與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫連接的接口服務(wù)，通過它可以方便 地在 notes 應(yīng)用程序中操作關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。decs 在辦公自動(dòng)化應(yīng) 用中將檔案資料歸檔 sql server 數(shù)據(jù)庫中?；驹硎鞘紫确謩e在 notes 應(yīng)用程序和 sql server 數(shù)據(jù)庫中建立要連接的表單，然后配置 decs 服 務(wù)選項(xiàng)，定義所要執(zhí)行的操作，最后通過 odbc 在 notes 應(yīng)用程序中就可 以實(shí)現(xiàn)要進(jìn)行的操作了。 使用

60、 notes 內(nèi)置編程接口 lotusscript dataobject(簡(jiǎn)稱 ls：do) lotusscript 是一種內(nèi)嵌的 notes 程序設(shè)計(jì)語言，ls：do 利用其完整的數(shù) 據(jù)控制功能和結(jié)構(gòu)化程序語言的靈活性，提供對(duì)外部 odbc 數(shù)據(jù)的完全 讀寫訪問12。 在處理部門報(bào)表數(shù)據(jù)的輸入及查詢時(shí)，采用 ls：do 編程接口。這是 基于以下考慮：各部門報(bào)表格式不一且時(shí)常變化，不像歸檔管理部門所要 存儲(chǔ)的檔案資料信息有著固定的類型和格式。ls：do 適合實(shí)際的小批量 數(shù)據(jù)的傳輸和轉(zhuǎn)換。ls：do 能夠滿足所有的數(shù)據(jù)操作要求，不必添置額 外的轉(zhuǎn)換工具，節(jié)省費(fèi)用。 ls：do 對(duì) odbc 數(shù)