商務溝通技巧學習情境一 會議溝通ppt課件

1、LOGO商商 務務 溝溝 通通 技技 巧巧學習情境一 會議溝通主要技藝點40號字，楷體技藝點三技藝點三 會議團隊溝通中的角色定位會議團隊溝通中的角色定位技藝點二技藝點二 會議中的溝通會議中的溝通技藝點一技藝點一 會議前期預備會議前期預備技藝點一 會議前期預備v做出做出“能否需求開會的判別能否需求開會的判別 v開會前應明確的事項開會前應明確的事項 v開會前應做好的流程預備開會前應做好的流程預備 無需開會的“五個理由 理由曾經(jīng)按慣例每周聚會還有比開會更好的方法會議本錢太大他是獨一做決策并且知道怎樣做的人開會讓他人參與只能把問題弄亂沒什么特別的事情要討論必需開會的“五個理由 理由必需把信息傳達給很多

2、人給小組委派義務聽取部門匯報任務有些事情需求當眾表揚或批判要讓他人參與決策以集思廣益開會前應明確的事項 v會議目的會議目的 v開展有效溝通開展有效溝通 v資源共享資源共享 v化解矛盾化解矛盾 v作出決策作出決策 v鼓勵士氣鼓勵士氣 v公司會議劃分方式公司會議劃分方式 v依會議規(guī)模劃分依會議規(guī)模劃分 v依會議性質劃分依會議性質劃分 v公司常見會議類型公司常見會議類型 v會議的頻率會議的頻率 必需開會時應做好的流程預備 確定會議主題與議題確定會議主題與議題確定會議稱號確定會議稱號 確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格明確會議組織機構明確會議組織機構 明確會議所需設備明確會議所需設備確定會議時間與會

3、期確定會議時間與會期確定與會者名單確定與會者名單選擇會議地點選擇會議地點安排會議議程和日程安排會議議程和日程制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知安排食住行安排食住行預備會議文件資料預備會議文件資料制造會議證件制造會議證件 制定會議經(jīng)費預算方案制定會議經(jīng)費預算方案 布置會場布置會場 會場檢查會場檢查確定會議主題確定會議主題 會議組織機構會議組織機構技藝點二 會議中的溝通 v會議的組織原那么會議的組織原那么 v明確的目的性明確的目的性 v及時應變性及時應變性 v果斷的決策性果斷的決策性 v適當?shù)撵`敏性適當?shù)撵`敏性 v會議中的溝通會議中的溝通 v會議溝通的方式會議溝通的方式 v呵斥會議溝通困難的要素呵斥會議溝通

4、困難的要素 v會議中的反響會議中的反響 v會議效率的高低也會影響會議溝通效果會議效率的高低也會影響會議溝通效果 v會后任務的組織會后任務的組織 呵斥會議溝通困難的要素 v知識和信息掌握不夠導致缺乏自信知識和信息掌握不夠導致缺乏自信 v條理不清導致重點強調(diào)缺乏條理不清導致重點強調(diào)缺乏 v不能積極傾聽，帶有偏見并先入為主不能積極傾聽，帶有偏見并先入為主 v缺乏換位思索，忽略他人的需求缺乏換位思索，忽略他人的需求 v失去耐心，呵斥爭論失去耐心，呵斥爭論v預備不充分，缺乏慎重思索預備不充分，缺乏慎重思索 v時間不充分，表達不完好時間不充分，表達不完好 v心情不佳，不能深化會議情境心情不佳，不能深化會議

5、情境 會議中的反響 v會議反響的兩種類型會議反響的兩種類型 v正面指點反響正面指點反響 v建議性反響建議性反響 v會議中如何接受反響會議中如何接受反響 v仔細傾聽，試圖以他人的觀念來看問題仔細傾聽，試圖以他人的觀念來看問題 v弄清一切的問題以確定他的了解弄清一切的問題以確定他的了解 v成認他聽到的和懂得的而不是爭論成認他聽到的和懂得的而不是爭論 v整理他聽到的，然后決議他贊同什么整理他聽到的，然后決議他贊同什么 v要開通，不要防衛(wèi)性太強要開通，不要防衛(wèi)性太強 v要包容，不要獨斷專橫要包容，不要獨斷專橫 v要平等，不要有優(yōu)越感要平等，不要有優(yōu)越感 會議效率的高低也會影響會議溝通效果 高效會議的特

6、征必要時開會提早擬訂和分發(fā)議程，嚴厲按議程進展留意會議進程中的評論和歸納約請最有閱歷的人士出席記錄一切決議、建議和擔任人精心謀劃，留意時間管理會后任務的組織 v整理睬議記錄，構成會議紀要整理睬議記錄，構成會議紀要 v編排會議簡報，報道會議音訊編排會議簡報，報道會議音訊 會議紀要的構造版頭末尾正文案例分析 某公司的年終市場銷售分析會議正在進展，公司總經(jīng)某公司的年終市場銷售分析會議正在進展，公司總經(jīng)理擔任會議的主席。在會議進展過程中，公司擔任市場任理擔任會議的主席。在會議進展過程中，公司擔任市場任務的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點應從務的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以穩(wěn)以穩(wěn)定國

7、內(nèi)市場為主轉向定國內(nèi)市場為主轉向“以開辟國際市場為主。他希望以開辟國際市場為主。他希望他的想象能在這次會議上得到大家的支持和經(jīng)過。但在會他的想象能在這次會議上得到大家的支持和經(jīng)過。但在會議進展過程中，擔任市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對這個議進展過程中，擔任市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對這個想象提出了反對意見，他們以為國內(nèi)的市場潛力還很大，想象提出了反對意見，他們以為國內(nèi)的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破的方略，先在國內(nèi)市場獲得絕對優(yōu)勢位置。各個擊破的方略，先在國內(nèi)市場獲得絕對優(yōu)勢位置。結果雙方爭論得不可開交。

8、結果雙方爭論得不可開交。 假設他是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，假設他是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，他預備如何處理？假設最終需求他就這次分析會議作總結，他預備如何處理？假設最終需求他就這次分析會議作總結，他又如何對他又如何對“市場營銷的重點問題作總結？市場營銷的重點問題作總結？ 技藝點三 會議團隊溝通中的角色定位 v會議主持人會議主持人 v會議秘書會議秘書 v與會者與會者 v會議效力人員會議效力人員 會議主持人v會議主持人角色定位會議主持人角色定位 v主持人在會議進展的不同階段的職責主持人在會議進展的不同階段的職責 v會前會前: : 明確會議的目的；起草議程；決議參與

9、會明確會議的目的；起草議程；決議參與會議的人員、會議舉行的時間、地點；預備分發(fā)的議的人員、會議舉行的時間、地點；預備分發(fā)的資料。資料。v會中會中: : 宣布會議開場；發(fā)明適宜氣氛；控制會議宣布會議開場；發(fā)明適宜氣氛；控制會議進程；鼓勵與會者發(fā)言；宣布會議終了。進程；鼓勵與會者發(fā)言；宣布會議終了。v會后會后: : 重新檢查會議記錄；評價會議成果；使一重新檢查會議記錄；評價會議成果；使一切成員都明確會議結果。切成員都明確會議結果。v會議主持人的主持程序會議主持人的主持程序 v會議主持人勝利地開場會議會議主持人勝利地開場會議 v會議主持人在會議進展中的溝通技巧會議主持人在會議進展中的溝通技巧 v會議

10、主持人的提問方式會議主持人的提問方式 v主持人如何圓滿地終了會議主持人如何圓滿地終了會議 會議秘書 v角色定位角色定位 v秘書素質秘書素質 v會議秘書的職責會議秘書的職責 v會前會前: :詳細查看會議日期、時間；及時通知與會者，詳細查看會議日期、時間；及時通知與會者，分發(fā)必要的背景資料。分發(fā)必要的背景資料。v會中會中: :記錄會議信息。包括：哪些人出席會議，誰記錄會議信息。包括：哪些人出席會議，誰受邀出席，會議舉行時間地點。記錄上述內(nèi)容時，受邀出席，會議舉行時間地點。記錄上述內(nèi)容時，為方便以后查找，應將段落章節(jié)編目；運用有限為方便以后查找，應將段落章節(jié)編目；運用有限的名字；用短句記錄講話的中心

11、內(nèi)容，以及誰的的名字；用短句記錄講話的中心內(nèi)容，以及誰的發(fā)言，做出了哪些決議等。發(fā)言，做出了哪些決議等。v會后會后: :寫好會議備忘錄，核對必要的現(xiàn)實和數(shù)據(jù)；寫好會議備忘錄，核對必要的現(xiàn)實和數(shù)據(jù)；與主持人協(xié)商；分發(fā)會議備忘錄。與主持人協(xié)商；分發(fā)會議備忘錄。v會議秘書功能會議秘書功能 與會者 v與會者的角色定位與會者的角色定位 v與會者在會議進程不同階段應思索的問題與會者在會議進程不同階段應思索的問題 v會前會前: :了解會議議程并閱讀有關資料，明確會議主了解會議議程并閱讀有關資料，明確會議主題和目的，要明確會議時間和地點。題和目的，要明確會議時間和地點。v會中會中: :留意傾聽他人的觀念；積極參與談判；對涉留意傾聽他人的觀念；積極參與談判；對涉及本人任務的決策、行動方案，應做好詳細記錄。及本人任務