設(shè)計(jì)管理部會(huì)議管理制度

1、設(shè)計(jì)管理部會(huì)議管理制度一、會(huì)議資料會(huì)議前資料準(zhǔn)備一）方案評(píng)審會(huì)會(huì)議召開(kāi)前兩天，匯報(bào)部門應(yīng)將所有上會(huì)資料準(zhǔn)備完畢，進(jìn)行自檢后提交會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人，并附【會(huì)議資料閱 讀和使用說(shuō)明】，列明相尖資料和會(huì)議擬討論議題間的尖系。會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人應(yīng)安排專人收集全部會(huì)議資料，尤其是會(huì)議討 論所用的資料及電子演示文稿。其他會(huì)議在召開(kāi)前一天，會(huì)議 組織人員將 會(huì)議資料準(zhǔn)備完畢。二）會(huì)議召開(kāi)前一天，會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人或會(huì)議組織人應(yīng)將所有會(huì)議資料收集完畢。三）對(duì)于文字類資料，會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人或會(huì)議組織人應(yīng)及時(shí)（按需打?。⒎职l(fā)各與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)部門負(fù)責(zé)人。1 對(duì)于多媒體資料，會(huì)議組織部門或

2、會(huì)議組織人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)當(dāng)天將 其拷貝入使用電腦，并確認(rèn)相尖軟件能夠正常使用。2對(duì)于圖片資料及其它實(shí)物資料，會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人應(yīng)妥善存放并于會(huì)議召開(kāi)前攜帶至?xí)h室。3各類會(huì)議資料的分發(fā)，應(yīng)遵循公司相尖保密要求。四）會(huì)議后資料收集1 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人應(yīng)收集各類會(huì)議資料，包 括：會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議前各類準(zhǔn)備資料（電子版）、會(huì)議紀(jì)要 （定稿電子版）等。2會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人應(yīng)整理相矢 會(huì)議資料，以書面及電子文檔形式分別編號(hào)存檔。對(duì)會(huì)議檔案和會(huì)議紀(jì)要 的處理，參照“會(huì)議組織管理”部分要求由相尖部門執(zhí)行。3對(duì)于會(huì)議前匯報(bào)部門提交的，且在會(huì)后工作過(guò)

3、程中仍需使用的各類 準(zhǔn)備資料，組織部門應(yīng)及時(shí)保存，并將原資料歸還提交部門。二、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要原則上應(yīng)由具備必要的專業(yè)知識(shí)、文字組織能力、領(lǐng)t吾能 力、邏輯分析能力、熟悉公司業(yè)務(wù)狀況及運(yùn)作流程的人員負(fù)責(zé)。一）會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要求1. 須按照集團(tuán)或部門統(tǒng)一格式要求編制會(huì)議紀(jì)要。2. 須忠實(shí)記錄領(lǐng)導(dǎo)指示原意。3. 須明確記錄會(huì)議中所反映的問(wèn)題及解決措施。4須記錄會(huì)議決定事項(xiàng)，包括責(zé)任部門、責(zé)任人、協(xié)作單位、完成質(zhì)量 標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)限要求等。三）會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)組織部門應(yīng)在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要，按集團(tuán)要求，需要 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，提報(bào)會(huì)議主持領(lǐng)導(dǎo)審閱后簽發(fā)，不需要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，由會(huì)議組 織人組織參會(huì)部門會(huì)簽。會(huì)議

4、紀(jì)要應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)正式簽發(fā)或部門會(huì)簽后半個(gè)工 作日內(nèi)以郵件或其它形式發(fā)送至所有指定部門及個(gè)人。四）會(huì)議紀(jì)要保密要求集團(tuán)會(huì)議紀(jì)要原則上僅可在集團(tuán)內(nèi)部組織學(xué)習(xí)，不得外傳；特別 地，機(jī)密性會(huì)議紀(jì)要僅可在參會(huì)人員及指定人員范圍內(nèi)傳閱，不得外傳。五）會(huì)議紀(jì)要存檔管理集團(tuán)各類會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)以書面及電子文檔形式編號(hào)存檔，由相 矢部 門建立索引檔案，列明會(huì)議召開(kāi)日期，議程、參會(huì)人員等，便于 查詢。三、會(huì)議任務(wù)跟進(jìn)各會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行督辦，對(duì)會(huì) 議決 議的組織和執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)向主要參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。特別 地，對(duì)于 項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)決策會(huì)議，會(huì)議組織部門或會(huì)議組織人應(yīng)及時(shí)將會(huì)議決議執(zhí)行情 況進(jìn)行通報(bào)。每次會(huì)議前，組織人應(yīng)將前次相尖會(huì)議安排工作的執(zhí)行情況 匯總提交主持人；對(duì)于未按計(jì)劃完成的工作，責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議上向主持人 報(bào)告存在的問(wèn)題、解決方案及調(diào)整后的計(jì)劃完成時(shí)間。四、主要會(huì)議一）規(guī)劃/建筑圖紙方案會(huì)審五位一體提資會(huì)審報(bào)主席前區(qū)域會(huì)審報(bào)規(guī)圖會(huì)審各專業(yè)管線匯總會(huì)審施工圖白圖會(huì)審（設(shè)計(jì)部主導(dǎo)）施工圖藍(lán)圖會(huì)審（項(xiàng)目部主導(dǎo)）二）室內(nèi)/景觀圖紙方案會(huì)審五位一體提資會(huì)審方案會(huì)審施工圖白圖會(huì)審（設(shè)計(jì)部主導(dǎo)）施工圖藍(lán)圖會(huì)審（項(xiàng)目部主導(dǎo)