企業(yè)文書檔案的整理方法.

1、第一講 企業(yè)文書檔案的整理 一、基本概念 （ 一） 歸檔文件 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、 辦理完畢、 應(yīng)作 為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 1 、職能活動(dòng)中形成：與本單位職能有關(guān)的上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)發(fā) 來的及自身形成的文件材料。 2 、辦理完畢：文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完畢。 3 、文書檔案保存：此整理方法僅限于文書檔案使用，其它專業(yè) 性檔案不適合使用本辦法，仍按國(guó)家相關(guān)規(guī)定整理歸檔。 4 、紙質(zhì)文件材料：此整理方法僅限于紙質(zhì)材料的文件歸檔，其 它特殊載體檔案如照片、聲像、電子文件等暫不適用。 （ 二） 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝

2、 盒，使之有序化的過程。 1 、以件為單位：與傳統(tǒng)的“立卷”相對(duì)應(yīng)，它突破了傳統(tǒng)“卷” 的概念。 2 、整理基本環(huán)節(jié)：包括裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒 等。 3 、有序化：以上環(huán)節(jié)無論以什么順序進(jìn)行，最后目的就是要達(dá) 到文件材料能夠按順序排列歸檔 （ 三） 件 即歸檔文件的整理單位。和傳統(tǒng)的“案卷”相對(duì)應(yīng)。一般以每份 文件為一件， 正本與定稿為一件， 正文與附件為一件， 原件與復(fù)制件 為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、存根等一冊(cè) （本）為一件，來文 （請(qǐng)示）與復(fù)文（批復(fù)）為一件， （跨年度來文、復(fù)文 各為一件 ） ，會(huì)議記錄一次會(huì)議為一件。 二、歸檔文件整理原則及質(zhì)量要求

3、 （ 一） 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系， 區(qū)分不同價(jià)值， 便于保管和利用。 l 、遵循文件的形成規(guī)律：企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)存在著各方面的聯(lián) 系，所形成的文件之間必然有一定的規(guī)律， 整理時(shí)應(yīng)遵循其基本規(guī)律 和特點(diǎn)。 2 、文件之間的有機(jī)聯(lián)系：文件之間規(guī)律決定了文件之間存在著 有機(jī)聯(lián)系， 這種聯(lián)系更明確地反映機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌， 同時(shí)也 為歸檔后查找、利用提供方便。 3 、區(qū)分不同價(jià)值：依據(jù)國(guó)家檔案局 8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔 范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 的規(guī)定， 將應(yīng)歸檔的文件材料， 根據(jù) 其不同的價(jià)值劃分出不同保管期限，然后分別進(jìn)行整理歸檔。 4 、便于保管和利用：這是

4、歸檔文件整理最基本原則，也是整理 歸檔的最終目的。 （ 二） 質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整， 已破損文件應(yīng)予修整， 字跡模糊或易褪變 的文件應(yīng)予復(fù)制。 所使用的書寫材料、 紙張、裝訂材料等符合檔案保 護(hù)要求。 1 、修裱破損文件：文件材料產(chǎn)生破損或局部殘缺現(xiàn)象的，整理 時(shí)要進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。 2 、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件：最耐久的字跡材料是碳素墨 水和油墨，比較耐久的字跡材料是藍(lán)黑墨水和印泥等，對(duì)純藍(lán)墨水、 圓珠筆、復(fù)寫紙、傳真、鉛筆等字跡需要復(fù)制。 3 、超大紙張的折疊：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 一文規(guī)定公 文用紙一般包括A4型和16開型兩種。實(shí)際工作中產(chǎn)生的報(bào)表、圖樣 等超大紙張需折疊并

5、與其它文件統(tǒng)一大小。 4 、去除易銹蝕的金屬物： 文件材料一般裝訂用訂書釘、 曲別針、 大頭針等容易氧化生銹腐蝕文件材料， 文件整理歸檔時(shí)需去除鐵、 鋁 等易生銹的金屬物。 三、歸檔文件的整理方法 （ 一 ） 搜集 重視平時(shí)積累，建立機(jī)關(guān)的搜集、整理制度，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督，確 保文件材料齊全完整。 1 、嚴(yán)格登記：來往行文、會(huì)議材料、內(nèi)部文件以及外出參加會(huì) 議、檢查工作的人員帶回的文件均應(yīng)逐件登記建賬。 2 、及時(shí)收集：對(duì)辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材料應(yīng)辦完一 件收集一件或定期清理。 3 、嚴(yán)格檢查：同一事由的文件是否齊全，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)文件種類 是否齊全，正本、底稿、附件等是否齊全，應(yīng)逐一進(jìn)行檢查

6、。并逐件 檢查是否處理完畢為生效文件， 文件材料的字跡、 用紙是否符合歸檔 要求等。 4 、隨辦隨歸：“辦”是指辦理完畢， “歸”是指文件經(jīng)若干個(gè)整 理環(huán)節(jié)整理后歸入檔案盒內(nèi)。 5 、妥善管理：包括辦理完畢后已整理的和未辦理完畢不需辦理 的閱文等，進(jìn)行分門別類，做到有目可查、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、保管安全。 6 、建立制度：保障文件材料齊全完整、安全保管等有關(guān)制度， 并確保本單位所有人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行。 7 、加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督：檔案工作人員對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性主動(dòng)宣傳， 對(duì)各部門兼職文書處理人員、辦公室秘書等人員要注意經(jīng)常進(jìn)行指 導(dǎo)、監(jiān)督、培訓(xùn)，以確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)做到對(duì)文件材料的認(rèn)真負(fù)責(zé)。 （ 二） 分類 是指企

7、業(yè)內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類， 即將歸檔文件按其來源、 時(shí)間、 內(nèi)容和形式等方面的異同，按確定的分類方法分成若干層次和類型， 構(gòu)成一個(gè)有機(jī)體系的過程。 l 、確定分類方法：采用“年度一問題”分類法。即先將歸檔文 件按年度分類， 再將同一年度的文件按其內(nèi)容分成四大類， 即黨群工 作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類；每一大類再按保 管期限（永久、 30 年、 10年）分開。此分類方法應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。 具體步聚 （1）分年度：把所有屬于歸檔范圍的文件按文件形成時(shí)間 （ 落款 日期）歸入不同年度，并按年度分開。 多個(gè)時(shí)間特征：每份文件時(shí)間特征包括成文日期、簽發(fā)日期、 批準(zhǔn)日期、公布日期、發(fā)文和收文

8、日期等。分年度時(shí)，一般應(yīng)以文件 成文日期 （ 即落款日期 ） 為準(zhǔn)。 跨年度形成的文件： 因我市推行年度文件整理歸檔制度， 且為 防止跨年度事由文件丟失，要求將跨年度事由文件分別按各年度集 中，并按同一排列規(guī)律分別在各年度整理歸檔。 幾份文件作為一件時(shí)的日期：如正本與定稿、原件與復(fù)制件、 復(fù)文與來文等文為一件時(shí)， “件”的日期應(yīng)以排在前面的文件日期為 準(zhǔn)。 文件未標(biāo)明日期： 通過文件特征或內(nèi)容來推斷文件準(zhǔn)確日期或 近似日期，歸入相應(yīng)年度。 （2）分問題。將同一年度的文件按其問題分成四類：即黨群工 作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類。 （3）分保管期限：將每一份文件鑒定出永久、 30

9、年、 10年保管 期限。檔案人員或文書處理人員按 本單位文件材料歸檔范圍和文書 檔案保管期限規(guī)定 逐件分析屬于歸檔范圍的每一份文件， 確定其保 管期限并將同一年度的文件分出永久、 30 年、 10年三大類。 （三）排列 就是遵循一定的原則，將歸檔文件進(jìn)行先后排序的過程。 1、事由原則：“事由”是指一件具體的事或一個(gè)具體的問題或 一段較緊密的工作， 同一事由的相關(guān)文件應(yīng)排列在一起， 這是“遵循 文件的形成規(guī)律， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系” 的具體體現(xiàn)。 具體劃分 尺度，由整理者根據(jù)辦理時(shí)間的長(zhǎng)短， 形成文件的數(shù)量以及文件處理 程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。 2 、排列方法： （1

10、）同一年度同一類別下不同保管期限的文件按照永久、 30 年、 10 年的順序降級(jí)排列。每一年度每一大類形成一個(gè)大流水，均從 “0001”開始排列編號(hào)。 （2）同一類別同一保管期限不同事由的歸檔文件排列：一般情況 下，按事由的辦結(jié)時(shí)間， 將不同事由的文件， 按其辦結(jié)時(shí)間的先后順 序排列。另外，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一次會(huì)議、一個(gè)年度的會(huì)議記錄、內(nèi)部刊 物等形式較為特殊， 成套利用較為普遍的套性文件， 不是同一事由也 可以集中排列。 （3）同一事由內(nèi)歸檔文件排列：要求一律按文件形成時(shí)間（ 落款 日期）的先后順序，日期在前的歸檔文件排在前，日期在后的文件排 在后。 （四）裝袋（訂） 采用符合保護(hù)要求的裝袋 （訂

11、） 材料將歸檔文件以“件”為單位 固定在一起。 1 、文件修整：裝袋 （ 訂）前必須對(duì)不符合歸檔質(zhì)量要求的文件材 料進(jìn)行必要的修整。 （1）修裱破損文件； (2) 復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件； (3) 超大紙張折疊； (4) 去除易銹蝕的金屬物。 2 、文件編頁碼：即把確定為“一件”的文件進(jìn)行排序，并用阿 拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號(hào)。 該件有圖文面即為一頁。 正面在右上角， 反面在 左上角編寫頁碼。 (1) 單份文件：只有正稿且頁號(hào)已編排，無須重新編寫。 (2) 多份文件：首先排序，即正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù) 文在前，來文在后；漢文本在

12、前，少數(shù)民族文字在后，中文本在前， 外文本在后； 文件處理單放在最前面。 排序后重新編寫頁號(hào)， 大張的 文件或圖表折疊后仍按未折疊前有圖文面編頁。 3、裝袋 (訂) 方法：對(duì)修整后的文件材料使用符合檔案保護(hù)要求 的材料重新加以固定。 (1) 裝袋：無特殊情況，將確定為“一件”的每一份文件分別散 裝入無酸紙袋。 (2) 裝訂：出現(xiàn)一份文件頁數(shù)過多，散裝入袋可能利用不方便或 易造成丟頁，文件過厚等情況， 可在文件左側(cè)用線裝訂。 采用左上角 裝訂應(yīng)將文件左、上側(cè)對(duì)齊，采用左側(cè)裝訂應(yīng)將文件左、下側(cè)對(duì)齊。 ( 五)編號(hào)：編歸檔章號(hào) (見附圖 1) 將歸檔文件在全宗中的位置用符號(hào)表示， 并以歸檔章的形式在

13、歸 檔文件上注明， 依排列好的順序逐件編號(hào)。 采用裝袋方法的， 直接填 寫文件袋封面的歸檔章； 采用線裝方法的應(yīng)在每 “件”首頁上端居中 位置空白處加蓋歸檔章， 并填寫各項(xiàng)內(nèi)容。 填寫歸檔章須用碳素或藍(lán) 黑墨水鋼筆。歸檔章設(shè)置項(xiàng)目：全宗號(hào)、年度、保管期限、頁數(shù)、機(jī) 構(gòu)、室編件號(hào)、館編件號(hào)、盒號(hào)。 1 、全宗號(hào)：由于企業(yè)檔案不移交檔案館，此項(xiàng)可以不填。 2、年度：填寫文件的形成年度，用 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì) 年，如 2009。 3 、保管期限：按分類時(shí)確定的文件保管期限填寫簡(jiǎn)稱為“永” “30”“10”。 4 、頁數(shù)：填寫裝袋 （ 訂）前對(duì)文件編寫的總頁數(shù)，頁數(shù)為三位， 不足補(bǔ)“ 0”。

14、5 、機(jī)構(gòu)：此處填寫類別名，如黨群工作類。 6 、室編件號(hào)：位數(shù)為四位，不足補(bǔ)“ 0”。同一年度、同一類別 內(nèi)不得有重號(hào)或空號(hào)，每年每大類均分別從“ 0001”流水編號(hào)。 7 、館編件號(hào)：由于企業(yè)檔案不移交檔案館，館編件號(hào)可以不填 8 、盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)，每年每一類流水編號(hào)。 （ 六 ） 編目 即編制歸檔文件目錄。 按照分類、排列的結(jié)果， 逐類逐件編制目 錄。編目以 “件”為單位進(jìn)行，按確定的“件” ，只對(duì)排在前面的一 文編目。例如：批復(fù)、請(qǐng)示為一件，只對(duì)批復(fù)編目。 1、 歸檔文件目錄項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名日期、 頁數(shù)、備注。（見附圖 2） (1) 件號(hào)：填寫歸檔章室編件

15、號(hào)項(xiàng)內(nèi)容。 (2) 責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)署名 者，可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)， 也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)、 一 個(gè)人或若干人。 聯(lián)合發(fā)文的文件， 只填寫三個(gè)責(zé)任者， 一般為前三個(gè) 或前兩個(gè)加立檔單位； 使用全稱或通用簡(jiǎn)稱； 未署責(zé)任者的 “白頭文 件”，根據(jù)文件內(nèi)容特征考證并填寫。 (3) 文號(hào)：即發(fā)文的字號(hào)。 一般由機(jī)關(guān)代字、 年度、順序號(hào)組成， 如遵檔字 2009003 號(hào)，填寫文號(hào)項(xiàng)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字不能省略， 紀(jì)元要填全， 順序號(hào)照錄， 沒有文號(hào)的文件此項(xiàng)不填。 此項(xiàng)不得填諸 如“會(huì)議文件之一”、“第一期”等文件。順序號(hào)，也不能填寫“情況 反映”等刊物名稱。

16、(4) 題名：即文件標(biāo)題。完整題名由責(zé)任者、問題、文種三部分 組成，如國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知 ，填寫此項(xiàng)內(nèi) 容時(shí)，責(zé)任者部分可以省略， 此項(xiàng)內(nèi)容 (不包括責(zé)任者項(xiàng) )最多不超過 50 個(gè)字，如正題名完全可以反映文件內(nèi)容，其副題名或并列題名無 須抄錄。無題名或題名含義不清的， 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題并 加“ ”，擬寫題名和原題名內(nèi)容 ( 不包括責(zé)任者項(xiàng) ) 一共不超過 50 個(gè)字。原題名在前，擬寫題名在后一并填寫在目錄中。 原題名內(nèi)容 (不 包括責(zé)任者項(xiàng) )已超過 50 個(gè)字，則須根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫為 50 字 以內(nèi)題名， 并只將擬寫題名填寫在目錄中。 會(huì)議記錄以一次會(huì)議一件

17、 擬寫一個(gè)標(biāo)題。 (5) 日期：即文件的形成時(shí)間 ( 落款日期 ) ，此項(xiàng)應(yīng)以 8 位阿拉伯 數(shù)字標(biāo)注年、月、日，如 2001年 1月 18日標(biāo)注為 20010118，如文 件未標(biāo)注日期應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。 (6) 頁數(shù)：填寫“一件”文件的總頁數(shù)。 (7) 備注：用于填寫歸檔文件的類別(如黨群工作類) 。 2 、歸檔文件目錄的格式：歸檔文件目錄用紙，幅面尺寸采用國(guó) 際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 ( 長(zhǎng)、寬分別為 297mm、210mm，) 統(tǒng)一為豎式上側(cè)裝訂。 3 、填寫要求：填寫歸檔文件目錄，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的 字跡材料，如：碳素、藍(lán)黑墨水等，禁止使用油筆、鉛筆、純藍(lán)墨水 等，使用計(jì)算機(jī)

18、管理的單位可直接使用微機(jī)輸入并打印。 4 、歸檔文件目錄的裝訂： 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。 (1) 編制成冊(cè)方法：視各單位文件量大小，同一類別以 1.5cm 左 右厚裝訂為一冊(cè)。 (2) 封面：統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型紙張，設(shè)置全宗名稱、年度、 類別項(xiàng)目(見附圖 3)，其中全宗名稱項(xiàng)為立檔單位名稱，填寫全稱 或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，年度項(xiàng)填寫本冊(cè)目錄歸檔文件內(nèi)容包括的年度如 2009 2012，類別項(xiàng)為企業(yè)檔案的分類名稱。 保管期限填寫盒內(nèi)文件 所屬保管期限。 (七) 裝盒 包括裝盒的方法、 編制檔案盒封而及盒脊背項(xiàng)目等工作內(nèi)容、 填 寫備考表。 1 、裝盒方法：嚴(yán)格按照室編件號(hào)的先后順序

19、裝入檔案盒。 (1) 不同類別的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 (2) 不同年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 (3) 同一年度、同一類別的歸檔文件按室編件號(hào)排列先后順序， 依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。 2、檔案盒封面的填寫：在橫線上方標(biāo)明全宗名稱，即立檔單位 全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 3、檔案盒脊背的填寫：包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、 起止件號(hào) (室、館) 、盒號(hào)等七項(xiàng)。 (1) 全宗號(hào)：空 (2) 年度：填寫盒內(nèi)文件的形成年度， 即文件歸檔年度， 紀(jì)元填 全。四位數(shù)。 (3) 保管期限：填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表 示，如“永久” “30年”“10 年”。 (4) 機(jī)

20、構(gòu)：填寫盒內(nèi)文件所屬類別名稱。 (5) 室編起止件號(hào)：填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件件 號(hào)，其間用 “”號(hào)連接。我市統(tǒng)一采用豎寫式， 如： 0018 0044 (6) 館編起止件號(hào)：空 (7) 盒號(hào)：是指檔案盒的順序號(hào)，即同一年度同一類別為一個(gè)大 流水號(hào)。 4 、填寫備考表：(見附圖 4) 備考表放在每一盒所有歸檔文件之后， 用以對(duì)本盒內(nèi)歸檔文件整 理情況及保存階段變動(dòng)情況進(jìn)行必要的注釋說明。 設(shè)置項(xiàng)目包括： 盒 內(nèi)文件說明、整理人、檢查人和日期。統(tǒng)一采用國(guó)際A4 型紙張，填 寫方法： (1) 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需說明的情況，包括 文件收集的齊全完整程度， 文件本身狀況

21、(如字跡模糊、缺損等 )及整 理工作完畢后歸檔文件修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。歸檔文件目 錄備注項(xiàng)說明內(nèi)容較復(fù)雜超過 9 個(gè)字也可注明并引至本盒備考表中 詳細(xì)說明。 (2) 整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé) 任。在其部門整理歸檔的單位， 此項(xiàng)一般由該部門兼職檔案人員或文 書處理人員填寫， 在機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行集中整理的單位， 此項(xiàng)一般由檔 案人員填寫。 (3) 檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，在各 部門整理歸檔的單位， 此項(xiàng)可由機(jī)關(guān)檔案員填寫， 綜合檔案室集中整 理的單位，此項(xiàng)一般由檔案部門負(fù)責(zé)人填寫。 (4) 日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，可以是全年歸檔

22、文件 整理完畢的日期，也可是該盒歸檔文件整理完畢日期。 公元紀(jì)年填全， 月、日要求兩位數(shù)，不足補(bǔ)“ 0同歸檔文件目錄“日期”項(xiàng)。 附圖1、歸檔章式樣 全宗號(hào) 年度 保管期限 頁數(shù) 機(jī)構(gòu) 室編件號(hào) 館編件號(hào) 盒號(hào) 附圖2、歸檔文件目錄式樣 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁數(shù) 備注 附圖3、歸檔文件目錄封面式樣 附圖4、備考表式樣 歸檔文件目錄 情況說明: 26 整理人. 檢查人 立卷日期一 全宗名稱 年 度 類 別 保管期限 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 第一條 為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確 界定文件材料歸檔范圍， 準(zhǔn)確劃分檔案保管期限， 使所保存的檔案既

23、能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況， 維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用， 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法 、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法 制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中 形成的各種門類和載體的歷史記錄。 第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的， 對(duì)本機(jī)關(guān)工 作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； （二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、 集體和公民權(quán)益等方 面具有憑證價(jià)值的文件材料； （三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料； 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料； （四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 第四

24、條 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中， 普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材 料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料， 供工作參考的抄件等； （二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件， 無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、 臨時(shí)性文件， 一般性文件的歷次修改稿、 各次校對(duì)稿， 無特殊保存價(jià) 值的信封，不需辦理的一般性人民來信、 電話記錄， 機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄 送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的 文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中， 不需貫徹執(zhí)行的文件材料， 不需 辦理的抄送文件材料； （四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào) 或越級(jí)

25、抄報(bào)的文件材料。 第五條 凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī) 關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交， 實(shí)行集中統(tǒng)一管理， 任何個(gè)人不得據(jù)為 己有或拒絕歸檔。 第六條 機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一 般分為 30 年、10 年。 第七條 永久保管的文書檔案主要包括： （一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （ 二 ） 本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材 料； （三） 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （四） 本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、 批示，重要 的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； （六）本機(jī)關(guān)房

26、屋買賣、 土地征用， 重要的合同協(xié)議、 資產(chǎn)登記等 憑證性文件材料； （七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、 請(qǐng)示與本機(jī) 關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 第八條 定期保管的文書檔案主要包括： （一） 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料； （三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、 批示，一 般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

27、 （ 七 ） 上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí) 行的文件材料； （八） 同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、 請(qǐng)示與本 機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、 總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專 題報(bào)告等文件材料。 第九條 機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸 檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十條 機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相 應(yīng)歸檔 機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的， 應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。 第十一條 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件 由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相

28、應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。 第十二條 各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作 實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表， 經(jīng)同 級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。 有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、 國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定， 結(jié)合本系統(tǒng)工 作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表， 并 經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。 第十三條 在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案 保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作 用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。 第十四條 本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、 民主黨派、企

29、業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。 第十五條 本規(guī)定自頒布之日起施行， 1987 年頒發(fā)的國(guó)家檔案 局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 和機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的 范圍同時(shí)廢止。 文書檔案保管期限表 1 本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議， 工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料 1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講 話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席 團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料永久 1.2 大會(huì)發(fā)言， 人大代表建議和意見、 人大議案及答復(fù)， 政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)永久 1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的 文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃

30、、總結(jié)等文件材 料 30 年 1.4 討論未通過的文件 10 年 2 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查 委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、 全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料 2.1 公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講 話、討論通過的文件、參加人員名冊(cè) 永久 2.2 討論未通過的文件 10 年 3 本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公 會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄 永久 4 本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料 4.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總 結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 永久 4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、 交流材料、

31、簡(jiǎn)報(bào) 30 年 5 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料 5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的 5.1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、 總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 永久 5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào) 30 年 5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的 5.2.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、 總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30 年 5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù) 制件或副本10 年 6 本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件 材料 6.1 請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議 程、名單、主報(bào)告（原文及譯文） 、輔助報(bào)告（原文及譯文） ， 上級(jí)

32、領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)永久 6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道30 年 6.3 委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表 10 年 登記表、接待安排 7 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作 時(shí)形成的文件材料 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 年 30 7.3 本地區(qū)、 本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料 8 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料 30 年 8.1 本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文 件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料 8.2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 永久 8.2.1 重要業(yè)務(wù)問題的 永久 8.2.2 一般業(yè)務(wù)問題的 30 年 8.3 同級(jí)機(jī)關(guān)、 下級(jí)機(jī)

33、關(guān)的來函、 請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、 批復(fù)等文件材料 8.3.1 重要業(yè)務(wù)問題的 永久 8.3.2 一般業(yè)務(wù)問題的 8.4 本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文 30 年 件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿 8.5 機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料 30 年 8.5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的 8.5.1.1 重要業(yè)務(wù)問題的 永久 8.5.1.2 一般業(yè)務(wù)問題的 30 年 8.5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的 8.5.2.1 重要業(yè)務(wù)問題的30 年 8.5.2.2 一般業(yè)務(wù)問題的10 年 8.6 本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料 8.6.1 大事記、組織沿革等永久 8.6.2 簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等10 年 8.7 行政管理、執(zhí)

34、法活動(dòng)中形成的文件材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料 永久 8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等 永久 8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件 材料 8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、 科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批 （核準(zhǔn)）、 管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料 永久 8.7.3.2 不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文 件材料 永久 8.7.3.3 20 年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、 執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久 8.7.3.4 20 年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格 證等的審批、管理文件材料 30 年 8.7.4 行政管

35、理工作中形成的備案文件材料 10 年 8.7.5 行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬?的文件材料 8.7.5.1 重要的永久 8.7.5.2 一般的30 年 8.8 計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料 8.8.1 年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料 永久 8.8.2 年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年 8.8.3 重 要 職 能 活 動(dòng) 的 總 結(jié) 、 重 要 專 題 的 調(diào) 研 材 料永久 8.8.4 一般活動(dòng)的總結(jié)、 一般問題的調(diào)研材料10年 8.9 出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來訪等 外事活動(dòng)形成的文件材料 8.9.1 發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要 的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久 8.9.2 出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì) 談?dòng)涗?0 年 9 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、 保衛(wèi)、信訪工作文件材料 9.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員 編制、印信啟用和作廢等文件材料 永久 9.2 人事工作制度、 規(guī)定、 辦法