采購合同管理規(guī)定

1、精選文檔上海華銀科技股份有限公司采購合同（訂單）管理辦法第一章 總 則第一條 為加強上海華銀科技股份有限公司（以下簡稱“公司” ）采購管理工作，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風險，維護公司利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司生產(chǎn)所需物料以及公司經(jīng)營所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。第三條 本辦法明確了公司采購部門及相關(guān)部門的職責，規(guī)定了從采購申請、采購合同訂立、履行和合同資料保存的具體內(nèi)容和控制要求。第二章 職 責第三條 職責分工（一）公司采購部門采購員負責采購合同簽訂前的合同詢價、議價、調(diào)研，以及具體的采購合同的談判

2、、起草、執(zhí)行、變更等工作，以及采購合同履行過程中的跟蹤，按照合同規(guī)定的期限內(nèi)把采購物資提供給采購授權(quán)部門；（二）公司法務(wù)人員對采購合同內(nèi)容的合法性和可能產(chǎn)生的風險進行把關(guān)；（三）公司采購部門總經(jīng)理和公司分管副總經(jīng)理及以上對采購合同進行審批；（四）公司采購部門合同管理員負責采購合同蓋章和合同保管工作；（五）公司財務(wù)部負責采購合同貨款的籌措和支付工作；（六）公司技術(shù)質(zhì)量部負責合格供應(yīng)商評定工作；（七）公司采購申請部門負責采購物資的質(zhì)量檢驗工作；（八）公司其他職能部門在各自部門職責范圍內(nèi)對采購合同的管理提供支持。第三章 采購合同的訂立第四條 采購申請公司采購部門采購員根據(jù)ERP系統(tǒng)已分配的物料采購單

3、在入庫管理“采購合同”模塊中錄入、提交采購合同。各級授權(quán)領(lǐng)導對應(yīng)采購金額授權(quán)范圍在“采購合同”模塊中直接進行審批。第五條 采購合同的形式采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。第六條 采購合同的內(nèi)容采購合同（或訂單）包括但不限于以下基本內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、當事人姓名和聯(lián)系方式；標的全稱、價款或報酬；數(shù)量和規(guī)格型號；質(zhì)量和技術(shù)要求；履約方式和期限、地點；驗收標準和方式；付款方式和期限；售后服務(wù)及其他優(yōu)惠條款；違約責任和解決爭議的方法。這些內(nèi)容應(yīng)編寫齊全，各項內(nèi)容的條款應(yīng)當明確、具體，文字表達要嚴謹，書

4、 寫要工整。第七條 采購招標（一） 根據(jù)國家與公司相關(guān)規(guī)定， 對于大宗物資 （總價在 30 萬以上以上的物資）的采購，須實行招標；（二）重要設(shè)備、材料等物資的采購和服務(wù)采購，單項合同估算價在30 萬元人民幣以上的；（三）單項合同估算價低于第（一） 、 （二）項規(guī)定的標準，但項目總投資額或年度采購計劃在100 萬元人民幣以上的；（四）公司采購部門招標業(yè)務(wù)部負責具體的招標事宜，公司招標工作小組負責評標報告的審定及中標人的確認，并報公司總經(jīng)理批準。第八條 采購合同的法務(wù)審核對于在公司格式采購合同中增加相關(guān)條款的，或使用供應(yīng)商提供的采購合同文本的則必須填寫“合同法律評審申請單”提交公司法務(wù)人員審核，法

5、務(wù)人員應(yīng)從合規(guī)性及規(guī)避公司經(jīng)營風險的角度提出審核意見，采購員應(yīng)按照審核意見對采購合同文本進行修改后方能與供應(yīng)商簽訂采購合同。第九條 采購合同簽約權(quán)限根據(jù)采購合同標的金額各級經(jīng)授權(quán)的代理人應(yīng)按照公司相關(guān)部門發(fā)布的授權(quán)范圍及代理權(quán)限規(guī)定，在采購合同授權(quán)代理人處簽章，采購員作為經(jīng)辦人亦必須在采購合同簽字。第十條 公司采購部門合同管理員在供應(yīng)商完成簽章及公司授權(quán)代理人簽章后，在采購合同上加蓋采購合同專用章。第四章 采購合同履行第十一條 在采購合同履行過程中，采購員要對供應(yīng)商供貨情況進行跟蹤，以確保在合同規(guī)定的期限內(nèi)把采購物資提供給采購申請部門。第十二條 在合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時，采購員應(yīng)及時

6、向部門領(lǐng)導和采購申請部門通報并報告相關(guān)公司領(lǐng)導，并按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。（一）由于不可抗力因素導致合同不能繼續(xù)履行的；（二）由于供應(yīng)商在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定義務(wù)的；（三）由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的；（四）其他合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第十三條 當采購合同發(fā)生糾紛時，采購申請部門和采購員應(yīng)配合公司法務(wù)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，由法務(wù)人員負責辦理相關(guān)事宜。ERP第十四條供應(yīng)商提供的采購物資送到采購申請部門后，采購員應(yīng)及時在系統(tǒng)做好采購入庫申請后送檢，檢驗合

7、格后，根據(jù)發(fā)票做入庫結(jié)算申請。對于檢驗不合格的物資，按照公司采購物資退 / 換貨管理規(guī)定執(zhí)行。第五章 合同管理紀律要求第十五條 參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重給予責任人相應(yīng)行政處分。（一）泄露或私自更改合同內(nèi)容；（二）在合同制訂、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴重的不負責行為；（三）違反國家和公司相關(guān)規(guī)定，給公司利益造成經(jīng)濟損失或其他損失的；（四）管理不善丟失合同。第十六條 觸犯刑法的移交司法部門處理，公司保留對責任人的追索權(quán)。第六章 合同資料管理第十七條公司采購部門負責采購合同資料的收集、匯總、保存和歸檔工作。第十八條公司財務(wù)部負責采購管理過程中所涉及的原始憑證、票據(jù)的保存和備份工作。第十九條采購