檔案干部培訓(xùn)系列講座之：《會(huì)計(jì)檔案管理》講座

1、檔案干部培訓(xùn)系列講座之：會(huì)計(jì)檔案管理講座 本講座主要是講有關(guān)會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理的知識(shí)與方法，以達(dá)到正確的理解和掌握規(guī)范的操作方法為目標(biāo)。 第一講 會(huì)計(jì)與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，對(duì)于做好會(huì)計(jì)檔案工作具有特別重要的意義。一、 會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)是伴隨人類生產(chǎn)實(shí)踐和經(jīng)濟(jì)管理的客觀需要而產(chǎn)生的一項(xiàng)管理活動(dòng)。人們進(jìn)行生產(chǎn)，必然會(huì)關(guān)心自己的勞動(dòng)成果，關(guān)心用多少勞動(dòng)時(shí)間，消耗多少物資，對(duì)比投入產(chǎn)出情況，這就需要把生產(chǎn)過程的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄下來，會(huì)計(jì)活動(dòng)便由此產(chǎn)生。因此，會(huì)計(jì)是隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，逐漸從生產(chǎn)職能中分離出來的一種管理職能。其本質(zhì)就是對(duì)一定單位的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量、記錄和分析、報(bào)告，并通過所

2、提供的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)做出預(yù)測(cè)，參與決策，實(shí)行監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動(dòng)。由此可見，會(huì)計(jì)是管理國民經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種重要工具，會(huì)計(jì)管理就是對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行綜合、連續(xù)、系統(tǒng)的核算和監(jiān)督，并以此為主要依據(jù)，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行定量的分析、預(yù)測(cè)和控制。會(huì)計(jì)的基本職能是會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)監(jiān)督。會(huì)計(jì)核算是會(huì)計(jì)工作的核心和重點(diǎn)，其基本內(nèi)涵是：以貨幣為計(jì)量單位，運(yùn)用專門的會(huì)計(jì)方法，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或預(yù)算執(zhí)行過程及其結(jié)果進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、分類、綜合、全面的記錄、計(jì)算、分析，定期編制并提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其它一系列內(nèi)部管理所需要的會(huì)計(jì)資料，為經(jīng)營(yíng)決策和宏觀經(jīng)濟(jì)管理提供依據(jù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，會(huì)計(jì)活動(dòng)已經(jīng)滲透

3、到了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前預(yù)測(cè)、事中控制和事后核算。會(huì)計(jì)核算的基本要求，一是要以實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)為依據(jù)，二是會(huì)計(jì)資料必須符合國家統(tǒng)一的規(guī)定，嚴(yán)禁生成和提供虛假會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容主要包括：款項(xiàng)和有價(jià)證券的收付；財(cái)物的收發(fā)、增減和使用；債權(quán)債務(wù)的發(fā)生和結(jié)算；資本、基金的增減；收入、支出、費(fèi)用、成本的計(jì)算；財(cái)務(wù)成果的計(jì)算和處理；其它新出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。會(huì)計(jì)核算的年度是公歷1月1日至12月31日，以人民幣為本位幣，以人民幣“元”為單位。會(huì)計(jì)監(jiān)督是我國經(jīng)濟(jì)監(jiān)督體系的重要組成部分，它通過核算對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)依法進(jìn)行檢查，使經(jīng)濟(jì)活動(dòng)按照國家和企業(yè)的既定方向和目標(biāo)健康發(fā)展

4、。會(huì)計(jì)的對(duì)象，最基本的就是資金活動(dòng)情況，如企業(yè)里的經(jīng)營(yíng)資金、行政事業(yè)單位的預(yù)算資金、建設(shè)項(xiàng)目資金等等。這種資金運(yùn)動(dòng)的具體體現(xiàn)，就是企業(yè)、事業(yè)和黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體在不斷地發(fā)生著的各種各樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。而對(duì)于這每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，會(huì)計(jì)人員都要根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，通過專門的會(huì)計(jì)核算方法，進(jìn)行逐項(xiàng)記錄和系統(tǒng)整理，如填制和審核會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等。二、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是會(huì)計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，是經(jīng)濟(jì)管理工作的重要基礎(chǔ)，與會(huì)計(jì)檔案形成的質(zhì)量和會(huì)計(jì)檔案管理的水平聯(lián)系緊密。我國十分重視會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，頒布會(huì)計(jì)法，把包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作納入了法制軌道。制定了一系列規(guī)章、制度，用以規(guī)

5、范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。1984年4月，財(cái)政部發(fā)布了會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則，對(duì)建立會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制、使用會(huì)計(jì)科目、填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表、管理會(huì)計(jì)檔案、辦理會(huì)計(jì)交接等問題，做出了具體規(guī)定。1996年6月又根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要和以往的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定發(fā)布了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的管理、會(huì)計(jì)監(jiān)督、單位內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度建設(shè)等做出了全面的規(guī)范，這一方面為廣大會(huì)計(jì)人員開展會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作提出了準(zhǔn)則，使加強(qiáng)和改進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有了明確的目標(biāo)和具體努力方向；一方面，為各級(jí)財(cái)政管理部門、檔案行政管理部門監(jiān)督檢查會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了政策依據(jù)和考核標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)會(huì)計(jì)工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和會(huì)計(jì)

6、學(xué)的理論，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容可以歸納為以下8個(gè)方面：（一）審核原始憑證；（二）根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，填制記賬憑證（包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證和通用憑證）； （三）根據(jù)記賬憑證逐項(xiàng)登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬； （四）根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或記賬憑證，逐項(xiàng)登記各種明細(xì)分類賬；（五）定期根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表；（六）根據(jù)記賬憑證或記賬憑證匯總表或現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，登記總分類賬；（七）按照要求將總分類賬與日記賬、明細(xì)分類賬定期進(jìn)行核對(duì)；（八）根據(jù)總分類賬、明細(xì)分類賬定期編制會(huì)計(jì)報(bào)告。為了從源頭上確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，這里我根據(jù)財(cái)政部印發(fā)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工

7、作規(guī)范專門講一下對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的要求。首先，關(guān)于會(huì)計(jì)憑證的填制要求。原始憑證必須具備：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位的名稱、公章和填制人姓名、經(jīng)辦人簽名蓋章、接受憑證單位名稱和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額。原始憑證不得涂改挖補(bǔ)。記賬憑證必須具備：填制日期、順序編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)及填制人、稽核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管的簽名或蓋章。其次、關(guān)于會(huì)計(jì)賬簿的登記要求。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿，不得用銀行對(duì)賬單或者其它方法代替。啟用會(huì)計(jì)賬簿時(shí)應(yīng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱，在賬簿扉頁上應(yīng)當(dāng)附上啟用表并按要求填寫蓋章。啟用訂本式賬簿應(yīng)當(dāng)從第一

8、頁到最后一頁順序編定頁號(hào)。使用活頁式賬頁，應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編定頁號(hào)，并須定期裝訂成冊(cè)。裝訂后再按實(shí)際使用的賬頁順序編定頁號(hào)，并加具目錄，記明每個(gè)賬戶的名稱和頁次。編頁號(hào)時(shí)，賬頁正面有記載編寫在右上角，背面有記載編寫在左上角，不得有缺號(hào)、重號(hào)、跳頁現(xiàn)象。第三、關(guān)于財(cái)務(wù)報(bào)告的編制要求。財(cái)務(wù)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表及其說明。會(huì)計(jì)報(bào)表包括會(huì)計(jì)報(bào)表主表、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記完整、核對(duì)無誤的會(huì)計(jì)賬簿記錄和其它有關(guān)資料編制，做到數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、說明清楚、項(xiàng)目齊全。財(cái)務(wù)報(bào)告要依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：?jiǎn)挝幻Q、單位地址、財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度或

9、月度，報(bào)出日期，并由單位領(lǐng)導(dǎo)人、總會(huì)計(jì)師、會(huì)計(jì)主管人員、簽名或蓋章。第二講 會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案既是會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督成果的載體，也是檔案的一個(gè)重要門類，屬于檔案家族中的專門檔案。一、 會(huì)計(jì)檔案及其特點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)部門根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，使用專門的方法和技術(shù)，在核算和監(jiān)督資金活動(dòng)的過程中形成的作為歷史記載保存起來并對(duì)以后查考研究有價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料。簡(jiǎn)而言之，會(huì)計(jì)檔案就是在核算和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程中形成的具有利用價(jià)值的原始會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。會(huì)計(jì)檔案具有以下四個(gè)特點(diǎn)： （一）內(nèi)容直接反映財(cái)政經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，直接反映企業(yè)、事業(yè)、行政單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有很強(qiáng)

10、的專業(yè)性。（二）各類材料之間內(nèi)容聯(lián)系緊密，不可分割。會(huì)計(jì)檔案的形成，是先有憑證，再依據(jù)憑證登記賬簿，再依據(jù)賬簿編制會(huì)計(jì)報(bào)表，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，缺一不可。所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要用數(shù)字反映在憑證、賬簿和報(bào)表上，不能有分文誤差。這說明會(huì)計(jì)檔案具有極強(qiáng)的連續(xù)性和嚴(yán)密性。（三）會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料形成的內(nèi)部性和形成渠道的專一性。歸檔之前的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料除部分外來原始憑證外，都是由會(huì)計(jì)人員經(jīng)手辦理的；除會(huì)計(jì)報(bào)表要按規(guī)定定期編報(bào)外，賬簿、憑證不存在收發(fā)問題。（四）會(huì)計(jì)檔案主要分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告三大類。它們雖然在內(nèi)容上聯(lián)系緊密，但外觀形式差異大，區(qū)別明顯，這就在整理保管方面形成了與其它檔案迥然

11、不同的方法和要求。二、會(huì)計(jì)檔案的作用會(huì)計(jì)檔案具有三個(gè)方面的重要作用：（一）經(jīng)濟(jì)決策參考作用。即會(huì)計(jì)檔案能夠以數(shù)據(jù)的形式作為重要依據(jù)之一，提供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門在進(jìn)行決策時(shí)予以參考。如國家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層通過會(huì)計(jì)部門提供的專項(xiàng)或綜合的數(shù)字，可從宏觀上了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的情況，分析預(yù)算執(zhí)行情況，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以獲得科學(xué)決策的可靠依據(jù)；財(cái)政部門利用會(huì)計(jì)檔案可以尋找生財(cái)、用財(cái)、聚財(cái)之道，提高資金運(yùn)用的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的良性循環(huán)；企業(yè)利用會(huì)計(jì)檔案，可以為挖掘潛力、改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益提供科學(xué)依據(jù)。（二）經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)憑證作用。會(huì)計(jì)檔案除了偽造、涂改的以外，一般都具有原始記錄性質(zhì)和無可辯駁的法律證明效

12、力。通過查閱會(huì)計(jì)檔案，可以審計(jì)個(gè)人或單位執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律的問題，可以證明一個(gè)人、一個(gè)單位、一個(gè)地區(qū)乃至一個(gè)國家經(jīng)濟(jì)、財(cái)產(chǎn)權(quán)益的合法與否。在一定情況下，會(huì)計(jì)檔案還可以和其它檔案相互佐證，共同發(fā)揮作用。（三）史料研究作用。這可具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)側(cè)面反映了國家財(cái)政經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史面貌，有關(guān)部門和人員可以將其作為研究我國財(cái)政經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程的寶貴史料加以利用；一是會(huì)計(jì)檔案反映了我國會(huì)計(jì)工作的原理和方法，通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)開發(fā)利用，可以使會(huì)計(jì)理論研究獲得豐富的素材和各種典型實(shí)例，推動(dòng)會(huì)計(jì)學(xué)的發(fā)展。三、會(huì)計(jì)檔案的分類及形成（一）會(huì)計(jì)檔案的分類。正確地給會(huì)計(jì)檔案分類的意義，在于正確地認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案

13、，進(jìn)而科學(xué)地整理、保管和開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案。從檔案管理的角度出發(fā)，按照外觀形式和用途的不同，會(huì)計(jì)檔案可分為四大類：1、會(huì)計(jì)憑證類。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)人員在核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的用以載明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、分清經(jīng)濟(jì)責(zé)任并作為記賬依據(jù)的書面證明。它由原始憑證和記賬憑證構(gòu)成。原始憑證是在一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)或發(fā)生后，由當(dāng)事人從他處直接取得或由會(huì)計(jì)人員自行填制的具有法律效力的書面證明。他既是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況和機(jī)關(guān)單位或個(gè)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任的憑據(jù)，又是會(huì)計(jì)人員登記賬簿的原始根據(jù)，如銀行收款通知單、職工工資單、購貨發(fā)票等。記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證填制的用來登記賬簿的會(huì)計(jì)憑證。在實(shí)際工作中，收支業(yè)務(wù)小的單位一般使用一

14、種通用記賬憑證，收支業(yè)務(wù)量大的單位考慮到管理的方便，則分別使用收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類。會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，以數(shù)字形式全面、系統(tǒng)地記錄反映一個(gè)單位或某一方面經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的專用載體。它由“賬簿啟用表”、賬戶目錄、賬頁并加封面封底構(gòu)成。通過賬簿可以獲得經(jīng)濟(jì)活動(dòng)總括的和明細(xì)的核算材料，分析考核資金活動(dòng)或預(yù)算完成情況，了解財(cái)物增減情況，并為編制會(huì)計(jì)報(bào)告提供系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。根據(jù)用途的不同，會(huì)計(jì)賬簿分為日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬和固定資產(chǎn)卡片。根據(jù)結(jié)構(gòu)的不同，會(huì)計(jì)賬簿可以分為訂本式、活頁式和卡片式三種。按照規(guī)定，現(xiàn)金日記賬和銀行存款賬必須采用訂本式賬，并不得用銀行對(duì)賬單或其它

15、東西代替。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類。財(cái)務(wù)報(bào)告過去稱為會(huì)計(jì)報(bào)表，它是以統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位為標(biāo)準(zhǔn)，把一定時(shí)間內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，按照一定的要求進(jìn)行匯總整理，用以概括地反映一定時(shí)期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果的一種表格式文件。編制財(cái)務(wù)報(bào)告，是為了把日常分散的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，加以歸納整理，形成完整系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算指標(biāo)體系，用以概括、全面地反映一個(gè)單位、一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目在一定時(shí)間內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的綜合情況和結(jié)果，財(cái)務(wù)報(bào)告的種類，從檔案管理的角度考慮，主要是按照時(shí)間分為月度、季度和年度（又稱決算），其中年度財(cái)務(wù)報(bào)告最為重要。4、其它類。會(huì)計(jì)檔案中的其它類主要有：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及銀行余額調(diào)節(jié)

16、表、銀行對(duì)賬單。會(huì)計(jì)移交清冊(cè)是會(huì)計(jì)人員新老交替或調(diào)出調(diào)入時(shí)，相互之間辦理交接手續(xù)造具的關(guān)于各種會(huì)計(jì)核算材料及有關(guān)數(shù)據(jù)的目錄和憑據(jù)，其作用在于嚴(yán)格會(huì)計(jì)交接工作手續(xù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)檔案的連續(xù)性和完整性；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)是由會(huì)計(jì)人員編制的一種關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的目錄，通過它既可以了解一個(gè)單位歷年會(huì)計(jì)檔案形成的種類和數(shù)量，有可將其作為一種基本的檢索工具，供查閱調(diào)取會(huì)計(jì)檔案使用；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)是在銷毀經(jīng)過鑒定已無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案材料時(shí)，由會(huì)計(jì)部門或檔案部門編制的銷毀會(huì)計(jì)檔案的目錄，這也是管理會(huì)計(jì)檔案以備日后查考的重要依據(jù)。（二）會(huì)計(jì)檔案的形成。根據(jù)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的一般過程，結(jié)合檔案形成的一

17、般規(guī)律，會(huì)計(jì)檔案的形成可以分為十個(gè)步驟：1、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生；2、由當(dāng)事人從他人或他單位取得原始憑證，或由會(huì)計(jì)人員根據(jù)工作需要實(shí)事求是地自制原始憑證；3、（根據(jù)審核無誤的原始憑證填制原始憑證匯總表）；4、根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證；5、（根據(jù)記賬憑證填制記賬憑證匯總表）；6、根據(jù)記賬憑證或記賬憑證匯總表登記會(huì)計(jì)賬簿；7、按照要求將總分類賬與日記賬、明細(xì)賬等進(jìn)行相互核對(duì)，簡(jiǎn)稱對(duì)賬；8、根據(jù)總賬、明細(xì)賬定期編制財(cái)務(wù)報(bào)告；9、定期（憑證按月、賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告按年）按要求整理好各種會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，并編制目錄，妥善保管；10、由會(huì)計(jì)部門（或會(huì)計(jì)人員）按要求定期向本單位綜合檔案室（館）移交會(huì)計(jì)檔

18、案，也即歸檔。以上“3”和“5”根據(jù)單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)繁簡(jiǎn)程度和工作量大小的不同，有的單位有，有的單位沒有。若對(duì)以上十個(gè)步驟進(jìn)行分析歸納，可將會(huì)計(jì)檔案的形成分為相對(duì)獨(dú)立而又緊密聯(lián)系的四個(gè)階段，即：會(huì)計(jì)憑證形成階段、會(huì)計(jì)賬簿形成階段、會(huì)計(jì)報(bào)告形成階段和各種會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料整理歸檔會(huì)計(jì)檔案最終形成階段。在會(huì)計(jì)檔案形成的過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都是在前一個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，并以前一個(gè)環(huán)節(jié)為依據(jù)形成的。在這一過程中，會(huì)計(jì)人員使用了憑證的填制和審核、賬簿的設(shè)置登記和核對(duì)、報(bào)表的編報(bào)和審批等一套專門方法，這是保證會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)、連續(xù)、真實(shí)、可靠的基本手段。會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)核算規(guī)定，確保形成高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案。第三講

19、會(huì)計(jì)檔案的鑒定 整理與管理一、 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（-）、鑒定會(huì)計(jì)檔案的意義與內(nèi)容鑒定會(huì)計(jì)檔案，就是按照國家有關(guān)規(guī)定，科學(xué)地確定會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的收集范圍、可靠程度、價(jià)值大小、存期長(zhǎng)短的一項(xiàng)工作。這是一項(xiàng)政策性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)從生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、工作查考和政治斗爭(zhēng)等方面的實(shí)際需要出發(fā)，全面、歷史、發(fā)展地考查會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，準(zhǔn)確地判定會(huì)計(jì)檔案的保管期限，慎重地把不需保存的材料剔除銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的重要作用。 及時(shí)準(zhǔn)確地鑒定會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于提高會(huì)計(jì)檔案管理水平具有重要意義。通過鑒定，可以發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔材料是否齊全完整，以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施；可以

20、發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不真實(shí)的材料，以便及時(shí)妥善處理，提高會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量；可以掌握會(huì)計(jì)檔案保存利用價(jià)值的有無和大小，以便及時(shí)地剔除那些無保存價(jià)值的材料，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，而使有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案得到更好的保管和利用。鑒定會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容一般有五個(gè)方面：1、材料是否屬于會(huì)計(jì)檔案的范圍；2、材料所載內(nèi)容是否真實(shí)可靠，形成的程序和手續(xù)是否完備；3、應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料是否齊全完整；4、材料是否有保管利用價(jià)值，有多大的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)保管多少年；5、已經(jīng)超過規(guī)定保管期限的會(huì)計(jì)檔案是否還有利用價(jià)值，有利用價(jià)值的應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，無利用價(jià)值的應(yīng)當(dāng)按規(guī)定登記造冊(cè)，報(bào)批銷毀。（一）鑒定會(huì)計(jì)檔案的方法與步驟1

21、、會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料范圍的鑒定會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的范圍在整理工作開始時(shí)就應(yīng)徹底劃清。會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料是會(huì)計(jì)部門形成的，但會(huì)計(jì)部門形成的文件材料并不都屬于會(huì)計(jì)檔案的范圍。按照性質(zhì)和作用的不同，會(huì)計(jì)部門形成的文件材料可以分為兩大部分：一部分是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等核算專業(yè)材料，一部分是財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)工作的計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)規(guī)章制度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作調(diào)研報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告等。在這兩部分材料中，前者屬于會(huì)計(jì)檔案的范圍，后者則屬于文書檔案的范圍，二者既有緊密聯(lián)系，又有根本區(qū)別。聯(lián)系是：二者都是圍繞著財(cái)務(wù)工作產(chǎn)生的；區(qū)別是：會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料是在具體的會(huì)計(jì)核算過程中形成的直接記錄和核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)特別

22、是資金運(yùn)動(dòng)的，而預(yù)算、計(jì)劃、制度等則是管理性、研究性的文件材料，它一般不直接涉及具體的資金運(yùn)行事項(xiàng)。正由于上述原因，會(huì)計(jì)檔案管理辦法明文規(guī)定，預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案的管理辦法。2、會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料可靠程度的鑒定鑒定會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的可靠程度，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的實(shí)際情況，鑒定所載內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，有無偽造、涂改或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不合法等問題。如果發(fā)現(xiàn)問題，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)找有關(guān)單位或個(gè)人進(jìn)行核對(duì)，直至報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)處理。第二、根據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒定會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的各項(xiàng)手續(xù)是否完備。如發(fā)票有無制發(fā)者的蓋章或簽名，有無經(jīng)辦人的

23、簽字或蓋章，有無單位領(lǐng)導(dǎo)的簽批手續(xù)；裝訂好的會(huì)計(jì)憑證有無封簽、騎縫章和會(huì)計(jì)主管的簽字蓋章；賬簿啟用表是否按照要求填寫蓋章等。如果發(fā)現(xiàn)漏洞，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)彌補(bǔ)。 3、會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料完整程度的鑒定 鑒定會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的完整程度，應(yīng)穿插在整理階段進(jìn)行，這主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一、嚴(yán)格按照時(shí)間順序排列全部會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，檢查其是否有缺年短月、丟卷少冊(cè)、丟張少頁的問題。如有此類現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查找彌補(bǔ)。確實(shí)補(bǔ)不上的應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。第二、檢查會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料是否有蟲蛀鼠咬、受潮霉?fàn)€、字跡褪色的問題。如發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象，應(yīng)查明原因，及時(shí)堵塞漏洞，消除隱患，并對(duì)受損材料

24、進(jìn)行妥善處理。4、會(huì)計(jì)檔案價(jià)值鑒定的兩個(gè)階段第一、歸檔前的鑒定。包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是剔除沒有歸檔價(jià)值的材料，按規(guī)定登記銷毀；二是逐卷逐冊(cè)確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限。第二、檔案室的鑒定。檔案室鑒定會(huì)計(jì)檔案的工作內(nèi)容主要是：判定哪些會(huì)計(jì)檔案保管期限已滿，保管期限已滿的是否有繼續(xù)保存的必要。對(duì)有繼續(xù)保存必要的確定出繼續(xù)保存的時(shí)間，對(duì)已無保存必要的按規(guī)定剔除銷毀。檔案室的會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同進(jìn)行。（三）會(huì)計(jì)檔案保管期限的確定根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局1998年8月聯(lián)合發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法第八條的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年五個(gè)

25、檔次。凡是反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究等各項(xiàng)工作中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)永久保存。凡是在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、工作查考有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)予以定期保管。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限均從會(huì)計(jì)年度終了的第一天算起。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限具體如下：第一、永久保管的會(huì)計(jì)檔案：1、財(cái)政總決算、行政單位和事業(yè)單位的決算、稅收年報(bào)（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；2、企業(yè)和其它組織的年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算，包括文字分析）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。第二、保管25年的會(huì)計(jì)檔案：1、行政單位、事業(yè)單位的現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬；2、稅收會(huì)計(jì)的稅收日記賬（總賬）

26、和稅收票證分類出納賬、現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬；3、企業(yè)和其它組織的現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬。第三、保管15年的會(huì)計(jì)檔案：1、財(cái)政總預(yù)算的撥款憑證及其它會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；2、行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；3、稅收會(huì)計(jì)的各種完稅憑證和繳庫退庫憑證、農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；4、企業(yè)和其它組織的各種會(huì)計(jì)憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿（除過現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬）、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。第四、保管10年的會(huì)計(jì)檔案：1、財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)收到的國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證

27、、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、行政單位和事業(yè)單位編送的年度報(bào)表、稅收年報(bào)（決算）、國家金庫年報(bào)（決算）、基本建設(shè)撥款貸款年報(bào)（決算）；2、稅收會(huì)計(jì)收到的國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫憑證、月度季度稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。第五、保管5年的會(huì)計(jì)檔案：1、財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)、行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)的月度季度報(bào)表、已報(bào)廢固定資產(chǎn)的明細(xì)賬（卡片）；2、企業(yè)和其它組織的銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單和已報(bào)廢固定資產(chǎn)的卡片。這里要特別強(qiáng)調(diào)的是，以上關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的保管期限，均為最低的保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按此執(zhí)行，如與特殊情況應(yīng)進(jìn)行具體分析。（四）無價(jià)值會(huì)計(jì)檔案的銷毀銷毀會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真、政策性強(qiáng)

28、的工作，必須準(zhǔn)確掌握標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格履行手續(xù)，并按照以下程序進(jìn)行：1、由本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，由檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同組成鑒定小組。2、對(duì)已到或超過保管期限且打算銷毀的會(huì)計(jì)檔案逐卷進(jìn)行鑒定。3、抽出正在建設(shè)之中的基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案和未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證及會(huì)計(jì)賬簿，繼續(xù)進(jìn)行保管。4、對(duì)已無保存價(jià)值并確定銷毀的會(huì)計(jì)檔案，分門別類地逐卷編制銷毀清冊(cè)，列明卷號(hào)、名稱、形成年月、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀原因，并提出書面銷毀意見。5、將銷毀意見和銷毀清冊(cè)提交單位領(lǐng)導(dǎo)審查，同意后由單位負(fù)責(zé)人簽署意見。6、各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案由本單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，其中黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體同時(shí)要有同級(jí)財(cái)政部

29、門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷，財(cái)政部門同時(shí)要有同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。7、監(jiān)銷人員在銷毀前要依據(jù)批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，對(duì)即將銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將銷毀實(shí)施情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。二、會(huì)計(jì)部門對(duì)會(huì)計(jì)核算材料的整理根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門指定專人，按照歸檔要求整理立卷，裝訂成冊(cè)。整理會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，應(yīng)按其形成的規(guī)律和特點(diǎn)，分成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他三大類進(jìn)行，做到保持有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用。（一）會(huì)計(jì)憑證的整理方法和要求1、每月10日前完成上個(gè)月會(huì)計(jì)憑證的整理裝訂工作。2、裝訂之前，應(yīng)先按照會(huì)計(jì)基礎(chǔ)

30、工作規(guī)范第三章第二節(jié)的規(guī)定，認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。如有缺漏，應(yīng)當(dāng)責(zé)成有關(guān)責(zé)任人按規(guī)定予以彌補(bǔ)。3、原始憑證粘貼、折疊的長(zhǎng)度與寬度，應(yīng)與省財(cái)政廳規(guī)定的會(huì)計(jì)憑證封面相同，每本憑證裝訂的厚度一般保持在2厘米以內(nèi)，特殊情況不超過2.5厘米。4、會(huì)計(jì)憑證整理好后，統(tǒng)一按照記賬憑證編號(hào)順序逐月逐年排列并編寫案卷順序號(hào)。如果會(huì)計(jì)憑證特別多（每年超過100冊(cè)），可一年斷一次案卷號(hào)；如果會(huì)計(jì)憑證比較少，可每五年斷一次案卷號(hào)；如果會(huì)計(jì)憑證很少，可以每十年斷一次案卷號(hào)。5、每年的會(huì)計(jì)憑證整理完畢后，統(tǒng)一編制案卷目錄一式三套。6、所有的會(huì)計(jì)憑證編好案卷目錄后，即應(yīng)裝盒入柜保管。每盒裝幾本以憑證薄厚確定，裝滿為止，但一

31、般不能跨月跨年裝盒。7、整理好的會(huì)計(jì)憑證須達(dá)到項(xiàng)目齊全完整、簽章手續(xù)完備、裝訂整齊美觀、排列編號(hào)準(zhǔn)確、查閱利用方便的要求。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理方法和要求1、一本賬簿無論其薄厚大小，均視為一個(gè)整理保管單位，也就是一卷，各種賬簿厚度一般不應(yīng)超過2厘米，以便于整理、保管和查閱復(fù)制。2、每本賬簿都要從“1”開始，統(tǒng)一用鉛筆編寫頁號(hào)（計(jì)算機(jī)生成的賬簿要有自動(dòng)編制的連續(xù)頁號(hào)，否則仍需人工編寫）。正面有數(shù)據(jù)記載的編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的編寫在左上角?；铐撡~簿整理時(shí)將正反兩方面都無數(shù)據(jù)記載的空白頁抽出；現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須保持原狀，不得拆散或抽去空白頁。如果賬簿已有印好的符合要求的頁號(hào)，則無須

32、再編。3、每本賬簿都要在賬頁之前放置“賬簿啟用表”，并須認(rèn)真填寫，整理時(shí)如無賬簿啟用表務(wù)必補(bǔ)上。4、每年的賬簿統(tǒng)一按照現(xiàn)金賬、銀行存款賬、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬的順序進(jìn)行排列，且從“1”開始，逐年連續(xù)編寫案卷順序號(hào)。5、案卷號(hào)編好后，逐卷（本）編制案卷目錄一式三套。6、凡整理好的賬簿，要按照排列編號(hào)順序統(tǒng)一裝入卷盒內(nèi)。每盒裝幾本，以賬本薄厚確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿一般不能混裝在同一盒內(nèi)。7、整理好的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)達(dá)到結(jié)構(gòu)完整、項(xiàng)目齊全、頁碼準(zhǔn)確、平整美觀、查閱方便的要求。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理方法和要求1、各單位每年的財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一分為下列兩部分分別進(jìn)行整理：a、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（也稱決算，

33、包括文字分析）；b、月、季度財(cái)務(wù)所告（包括文字分析）。2、日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、半月報(bào)可不立卷歸檔，由財(cái)務(wù)部門視具體情況保存使用并處理。3、各單位的財(cái)務(wù)報(bào)告視頁數(shù)多少，一年立一卷或若干卷，不得與月、季度報(bào)表混合整理；月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告視份數(shù)、頁數(shù)多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷；每卷厚度一般不超過2厘米。4、一個(gè)卷內(nèi)有若干份報(bào)表時(shí)，按時(shí)間順序進(jìn)行排列，其中紙張?zhí)〉膽?yīng)按照a4標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行背貼。5、凡財(cái)務(wù)報(bào)告卷編寫頁碼，正面有字的編在右上角，背面有字的編在左上角。每本卷均從“1”編起，一卷一個(gè)順序號(hào)。6、年度財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一按年度順序單獨(dú)排列并編寫案卷順序號(hào)；各年度的月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告統(tǒng)一按時(shí)間順序另行

34、排列并編寫案卷順序號(hào)，逐年接續(xù)；年度財(cái)務(wù)報(bào)告與月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告整理好之后，應(yīng)分別裝進(jìn)按規(guī)定制作的卷盒內(nèi)，不同度年不能混裝。7、案卷順序號(hào)編好后，逐卷編制案卷目錄一式三套。8、整理好的財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)達(dá)到目錄備考齊全、頁碼編寫無誤、裝訂整齊美觀、封面填寫正確的要求。（四）其它類材料的整理方法與要求與財(cái)務(wù)報(bào)告基本相同，其中永久保管的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)因其數(shù)量少，可歸入相應(yīng)年度的年度財(cái)務(wù)報(bào)告之后整理、排列、編號(hào)、編目；保管15年的會(huì)計(jì)移交清冊(cè)因其數(shù)量少，可歸入相應(yīng)年度的會(huì)計(jì)賬簿之后整理、排列、編號(hào)、編目；保管5年的銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單因其數(shù)量少，可歸入相應(yīng)年度的月度季度財(cái)務(wù)報(bào)告之后

35、整理、排列、編號(hào)、編目。三、檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)計(jì)檔案由于其外觀形式的特殊性，所以進(jìn)入檔案室后的管理與其它門類的檔案有所不同，這里要強(qiáng)調(diào)的是：（一）會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)分別入庫排列保管，并設(shè)計(jì)制作規(guī)范的標(biāo)簽，貼在醒目處，做到整齊美觀，查閱方便。要堅(jiān)決避免一些單位按年度混合排列、雜亂不堪的現(xiàn)象。（二）要購置專門的會(huì)計(jì)憑證柜保管會(huì)計(jì)憑證，做到既整齊美觀，又查閱方便。要堅(jiān)決避免一些單位會(huì)計(jì)憑證或成包成捆，或?qū)訉訅警B，存取困難的不良現(xiàn)象。（三）要建立健全并認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理制度。制定會(huì)計(jì)檔案管理制度，是為了保證和促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。有了會(huì)計(jì)檔案管

36、理制度，可以使會(huì)計(jì)人員有章可循，有利于齊全、完整、系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案的形成。會(huì)計(jì)檔案管理制度的內(nèi)容主要包括五個(gè)方面：一是立卷制度，主要規(guī)定由誰立卷、何時(shí)立卷、采取什么方法立卷、案卷質(zhì)量應(yīng)達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等；二是歸檔制度，主要規(guī)定歸檔的范圍、時(shí)間和要求以及應(yīng)當(dāng)履行的手續(xù)；三是保管制度，主要規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管應(yīng)當(dāng)具備的物質(zhì)條件、安全措施、注意事項(xiàng)等；四是查閱利用制度，主要規(guī)定查閱會(huì)計(jì)檔案的手續(xù)、審批權(quán)限、保密守則等；五是鑒定銷毀制度，主要規(guī)定鑒定會(huì)計(jì)檔案的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案銷毀的審批、執(zhí)行和監(jiān)銷等。會(huì)計(jì)檔案管理制度根據(jù)具體情況可單獨(dú)制定，也可與其它檔案共同制定。制定好后按照正式文件印發(fā)

37、各有關(guān)部門和人員周知，以便于貫徹執(zhí)行。第四講 會(huì)計(jì)檔案的裝具與使用為了進(jìn)一步推進(jìn)全省會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，省財(cái)政廳和省檔案局于2003年初制發(fā)了甘肅省會(huì)計(jì)檔案卷皮、卷盒、備考表、目錄表格標(biāo)準(zhǔn)及填寫規(guī)范（甘財(cái)辦200312號(hào)），下面根據(jù)文件規(guī)定將檔案裝具的使用做以介紹。一、會(huì)計(jì)憑證封面、備考表、包角紙、憑證盒各項(xiàng)目的填寫（一）會(huì)計(jì)憑證封面各項(xiàng)目的填寫 會(huì) 計(jì) 檔 案立卷部門類 別會(huì)計(jì)憑證案卷名稱會(huì) 計(jì) 憑 證 （ ）起止日期 自 年 月 日起至 年 月 日止憑證編號(hào)自第 號(hào)起至第 號(hào)止保管期限 年冊(cè) 數(shù)本月共 冊(cè) 本冊(cè)是第 冊(cè)歸檔號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)財(cái)務(wù)主管 會(huì)計(jì) 裝訂 （圖一）會(huì)計(jì)

38、憑證封面樣式見圖一，各項(xiàng)目填寫規(guī)范如下：1、上部黑線“會(huì)計(jì)檔案”四個(gè)字前面填寫單位名稱或通用簡(jiǎn)稱，如“慶陽市水利局”、“中共臨澤縣委辦公室”等。填寫方法：如需求量大可與廠家聯(lián)系直接將單位名稱印上，如需求量較小，可以刻制大小適當(dāng)?shù)臈l形單位名章蓋上去，以求整齊美觀。2、“立卷部門”項(xiàng)：填寫本單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)名稱，如“財(cái)務(wù)處”、“財(cái)務(wù)室”等。3、“類別”項(xiàng)：應(yīng)填寫“會(huì)計(jì)憑證”，因已統(tǒng)一印好，故不必再填。4、“案卷名稱”項(xiàng)：如果本單位使用的是通用記賬憑證，則此項(xiàng)再不需填寫；如果本單位使用的是分類記賬憑證，則根據(jù)實(shí)際在擴(kuò)號(hào)里面填寫上“收款”、“付款”或“轉(zhuǎn)賬”字樣，以示區(qū)別。5、“起止日期”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)

39、憑證第一張和最后一張記賬憑證編制的日期，年、月、日均不得省略。6、“憑證編號(hào)”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證第一張和最后一張記賬憑證的編號(hào)。7、“保管期限”項(xiàng)：無特殊情況應(yīng)填寫“15年”，但不得寫成“長(zhǎng)期”或“短期”。8、“冊(cè)數(shù)”項(xiàng)：填寫本月會(huì)計(jì)憑證的總冊(cè)數(shù)和本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證在本月的排序編號(hào)。9、“歸檔號(hào)”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證在在本年度所有會(huì)計(jì)憑證中的排序編號(hào)。10、“全宗號(hào)”項(xiàng)：填寫檔案館給本單位檔案確定的代號(hào)。如未確定，暫不填寫。11、“目錄號(hào)”項(xiàng)：填寫登記本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的目錄本的編號(hào)。12、“案卷號(hào)”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證在本單位全部會(huì)計(jì)憑證或某一時(shí)間段內(nèi)所有會(huì)計(jì)憑證中的排序編號(hào)。13、“財(cái)務(wù)主管”項(xiàng)：由

40、財(cái)務(wù)主管簽章。14、“會(huì)計(jì)”項(xiàng)：由會(huì)計(jì)人員簽名蓋章。15、“裝訂”項(xiàng)：由裝訂本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證人員簽名或蓋章。（二）會(huì)計(jì)憑證備考表樣式如圖所示：備 考 表本卷需要說明的情況： 財(cái)務(wù)主管： 裝訂人： 年 月 日 （圖二） 各項(xiàng)目填寫規(guī)范如下 1、“本卷需要說明的情況”項(xiàng)：記載整理時(shí)或日后保管查閱過程中遺留、出現(xiàn)的問題，以備查考。如無問題，則本欄不填寫。2、“財(cái)務(wù)主管”項(xiàng)：整理好的會(huì)計(jì)憑證由財(cái)務(wù)主管檢查，合格后由其簽名蓋章。3、“裝訂人”項(xiàng)：由整理裝訂人員簽名或蓋章，以示負(fù)責(zé)。4、“年 月 日”項(xiàng)：由立卷人填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證整理裝訂完畢的日期。（三）會(huì)計(jì)憑證包角紙樣式和各項(xiàng)目的填寫如下：年 月20026憑

41、證編號(hào)1 25案 卷 號(hào)881、“年 月”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證產(chǎn)生的年月，應(yīng)與封面“起止日期”項(xiàng)相同。2、“憑證編號(hào)”項(xiàng)：與封面“會(huì)計(jì)憑證編號(hào)”項(xiàng)相同。3、“案卷號(hào)”項(xiàng)：與封面“案卷號(hào)”項(xiàng)相同。（四）會(huì)計(jì)憑證盒樣式和各項(xiàng)目填寫規(guī)范如下：（圖四）會(huì) 計(jì) 憑 證全 宗 號(hào)目 錄 號(hào)年 月憑 證 編 號(hào)案 卷 號(hào)1、“全宗號(hào)”項(xiàng)：填寫檔案館給本單位檔案定的代號(hào)。如未確定暫不填。2、“目錄號(hào)”項(xiàng)：填寫登記本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的目錄本的編號(hào)。 3、“年月”項(xiàng)：填寫盒內(nèi)所裝會(huì)計(jì)憑證所屬年月，如“2003.5”等。4、“憑證編號(hào)”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本會(huì)計(jì)憑證，該項(xiàng)填寫與會(huì)計(jì)憑證封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目相同；如盒內(nèi)裝有幾本會(huì)計(jì)憑證，

42、該項(xiàng)填寫第一本憑證立卷部門類 別案 卷名 稱起止日期自 年 月 日起至 年 月 日止卷內(nèi)頁數(shù)保管期限年歸檔號(hào)全 宗 號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)的起號(hào)與最后一本憑證的止號(hào)。5、“案卷號(hào)”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本會(huì)計(jì)憑證，該項(xiàng)填寫與會(huì)計(jì)憑 證封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目相同；如盒內(nèi)裝數(shù)本會(huì)計(jì)憑證（裝盒不跨月），該項(xiàng)填排序第一本與最后一本的案卷號(hào)，如“1-3”“20-22”等。二、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的封面、備考表和卷盒的填寫（一）會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告封面、卷脊樣式和各項(xiàng)目的填寫：1、上部黑線“會(huì)計(jì)檔案”四個(gè)字前面填寫單位名稱或通用簡(jiǎn)稱，如“慶陽市水利局”、“中共臨澤縣委辦公室”等。填寫方法：如需求量大可與廠家聯(lián)系直接將單位名稱印上，如需

43、求量較小，可以刻制大小適當(dāng)?shù)臈l形單位名章蓋上去，以求整齊美觀。2、“立卷部門”項(xiàng)：填寫本單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)名稱，如“財(cái)務(wù)處”、“財(cái)務(wù)室”等。3、“類別”項(xiàng)：根據(jù)情況填寫“會(huì)計(jì)賬簿”、“財(cái)務(wù)報(bào)告”或“其他”字樣。 4、“案卷名稱”項(xiàng)：是會(huì)計(jì)賬簿時(shí)填寫會(huì)計(jì)賬簿的名稱，如“現(xiàn)金日記賬”、“總賬”、“固定資產(chǎn)賬”等；是財(cái)務(wù)報(bào)告時(shí)填寫財(cái)務(wù)報(bào)告的名稱，如“2001年度財(cái)務(wù)報(bào)告”、“2001年1-6月財(cái)務(wù)報(bào)告”、“2001年直屬單位年度財(cái)務(wù)所告”等；是其它類時(shí)，根據(jù)具體材料擬寫案卷名稱。5、“起止日期”項(xiàng)：會(huì)計(jì)賬簿填寫啟用的年月日和最后一筆賬登記的年月日；財(cái)務(wù)報(bào)告填寫該報(bào)告（報(bào)表）的起止日期。 6、“卷內(nèi)頁數(shù)”項(xiàng)

44、：填寫賬簿或報(bào)告的總頁數(shù)，正面有數(shù)據(jù)的在右上角編號(hào)，背面有數(shù)據(jù)的在左上角編號(hào)；自“1”編起，不論薄厚，一本賬一個(gè)順序號(hào)；如賬簿已印好頁碼的不再重編；財(cái)務(wù)報(bào)告按組成的卷一卷編一個(gè)順序號(hào)，編頁號(hào)方法與賬簿相同。7、“保管期限”項(xiàng)：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，填寫“永久”、“25”、“15”、“10”或“5”年。8、“全宗號(hào)”項(xiàng)：填寫檔案館給本單位檔案確定的代號(hào)。如未確定，暫不填寫。9、“目錄號(hào)”項(xiàng)：填寫登記本卷會(huì)計(jì)檔案的目錄的編號(hào)。10、“歸檔號(hào)”項(xiàng)：填寫本卷會(huì)計(jì)檔案在本年度本類別中的排序編號(hào)。11、“案卷號(hào)”項(xiàng)：填寫本卷會(huì)計(jì)檔案在本類別中的排序編號(hào)或在本類別某一時(shí)間段內(nèi)的排序編號(hào)。（二）會(huì)計(jì)賬簿、

45、財(cái)務(wù)報(bào)告?zhèn)淇急砀黜?xiàng)目的填寫與會(huì)計(jì)憑證備考表各項(xiàng)目的填寫相同。（三）會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告卷盒、卷皮樣式和各項(xiàng)目的填寫1、“單位名稱”、“年度”、“保管期限”、“全宗號(hào)”、“目錄號(hào)”的填寫，與盒內(nèi)所裝檔案的封面的各對(duì)應(yīng)項(xiàng)目相同。2、“歸檔號(hào)”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本，按封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目填寫；如盒內(nèi)裝幾本，則按順序?qū)懗?“1-2”、“3-5”等。3、“案卷號(hào)”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本，按封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目填寫；如盒內(nèi)裝幾本，則按順序?qū)懗?“1-2”、“3-5”等。 4、盒脊項(xiàng)目填寫同盒面各對(duì)應(yīng)項(xiàng)目。會(huì)計(jì)檔案會(huì) 計(jì) 賬 簿全宗號(hào)目錄號(hào)年 度單位名稱立卷單位保管期限年案卷號(hào)全宗號(hào)歸檔號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào) （圖六）（四）填寫會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)

46、計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)告盒脊背各項(xiàng)目的技術(shù)要求：1、“全宗號(hào)”、“目錄號(hào)”、“年度”、“案卷號(hào)”、“歸檔號(hào)”、“保管期限”項(xiàng)等，應(yīng)選購或刻制大小適當(dāng)?shù)臄?shù)碼章，統(tǒng)一蓋上去。2、“保管期限”項(xiàng)中的“永久”和“單位名稱”項(xiàng)，應(yīng)刻制大小適當(dāng)?shù)摹坝谰谩闭潞汀皢挝幻Q”條形章，統(tǒng)一蓋上去。3、蓋章使用的印泥的顏色，一個(gè)單位要統(tǒng)一，不能今年紅色明年藍(lán)色。4、蓋章位置應(yīng)統(tǒng)一居中，且年年一樣，堅(jiān)決避免高低不一的隨意現(xiàn)象出現(xiàn)，使得所有檔案盒上下四個(gè)項(xiàng)目蓋章后，排列在一起形成四條直線，做到整齊美觀。 三、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編寫會(huì)計(jì)檔案案卷目錄編制要求如下：會(huì) 計(jì) 檔 案 案 卷 目 錄案卷號(hào)歸檔號(hào)案 卷 名 稱起止日期卷

47、內(nèi)頁數(shù)憑證編號(hào)保管期限備注 （圖七）1、按照整理好的會(huì)計(jì)檔案的排列編號(hào)順序逐冊(cè)逐卷進(jìn)行登記。2、“案卷號(hào)”、“歸檔號(hào)”、“案卷名稱”、“起止日期”、“保管期限”各項(xiàng)目，按照整理好的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告或其他類案卷封面上的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目照錄。3、“卷內(nèi)頁數(shù)或憑證編號(hào)”項(xiàng)：如所登記案卷是會(huì)計(jì)賬簿或財(cái)務(wù)報(bào)告，此項(xiàng)按照案卷封面的“卷內(nèi)頁數(shù)”項(xiàng)照錄；如所登記案卷是會(huì)計(jì)憑證，則此項(xiàng)按照會(huì)計(jì)憑證封面的“憑證編號(hào)”項(xiàng)照錄，如“1-25”、“26-50”。4、“備注”項(xiàng)：簡(jiǎn)要填寫本卷存在的問題或需要說明的事項(xiàng)，無則不填。第五講 會(huì)計(jì)檔案的行政管理 一、 會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)（一）分工。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，財(cái)政部、

48、國家檔案局共同負(fù)責(zé)全國會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)；省財(cái)政廳和省檔案局共同負(fù)責(zé)包括中央在甘單位在內(nèi)的全省會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)；各市（州）、縣（區(qū)）財(cái)政管理部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)本市（州）、縣（區(qū)）所屬各級(jí)各類單位會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，同時(shí)接受上級(jí)財(cái)政管理部門和檔案行政管理部門對(duì)本級(jí)會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)；各級(jí)專業(yè)主管部門的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)本系統(tǒng)直屬單位會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。（二）職責(zé)。各級(jí)財(cái)政部門和檔案行政管理部門、各專業(yè)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案工作的主要任務(wù)是：1、宣傳貫徹上級(jí)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案工作的法律和法規(guī)，制定并組織實(shí)施本地區(qū)、本系統(tǒng)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案工作的辦法、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

49、；2、采取多種形式，促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，確保會(huì)計(jì)檔案材料的齊全完整與真實(shí)準(zhǔn)確，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的重要作用；3、對(duì)會(huì)計(jì)人員、檔案人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)；4、依法對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的案件進(jìn)行查處。二、會(huì)計(jì)人員與檔案人員在會(huì)計(jì)檔案管理方面的分工會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)涉及到會(huì)計(jì)與檔案兩個(gè)方面的工作，所以既需要二者的密切配合，也需要進(jìn)行合理分工，以利于工作的健康發(fā)展。根據(jù)甘肅省會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則第六條的規(guī)定，會(huì)計(jì)人員與檔案人員的分工是：（一）會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的積累、整理、編目和移交及相關(guān)工作，其中出納人員不得整理、保管會(huì)計(jì)檔案；（二）檔案人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的

50、接收、保管和日常查閱服務(wù)等相關(guān)工作； （三）會(huì)計(jì)人員與檔案人員共同負(fù)責(zé)對(duì)到期無價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。三、單位發(fā)生變化時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的處置由于種種主觀或者客觀的原因，單位成立、分設(shè)、合并、撤銷、破產(chǎn)、兼并、改制、重組、出賣等情況時(shí)有發(fā)生。這種情況也必然引起會(huì)計(jì)檔案的歸屬與處置問題。根據(jù)目前已經(jīng)遇到的新情況、新問題和國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，若單位發(fā)生變化，其會(huì)計(jì)檔案的歸屬處置與以后的查閱，根據(jù)不同情況按如下辦法進(jìn)行處理：（一）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)等原因而終止的，其形成的會(huì)計(jì)檔案由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管，也可通過協(xié)商移交單位所在地的國家檔案館代管。（二）單位因某種原因分立的，

51、如果原單位存續(xù)，其分立前的會(huì)計(jì)檔案由原單位繼續(xù)統(tǒng)一保管；如果原單位解散，其會(huì)計(jì)檔案通過各方協(xié)商交由一方保管或移交單位所在地的國家檔案館代管；如分立時(shí)有未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)，其所涉及的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿須抽出交由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存使用。（三）一個(gè)單位的部分業(yè)務(wù)移交給另一個(gè)單位辦理，所涉及的會(huì)計(jì)檔案由原單位保存，但對(duì)有關(guān)未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，要單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存到會(huì)計(jì)事項(xiàng)結(jié)清為止。（四）幾個(gè)單位合并為一個(gè)單位，原來各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原來各單位的會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管。如果原來各單位仍然存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍然由原來各單位保管。（五）凡會(huì)計(jì)檔案的保管單位發(fā)生變化時(shí)，

52、一般由原單位負(fù)責(zé)按規(guī)定整理好后，方可按規(guī)定向接收方移交。（六）會(huì)計(jì)檔案的歸屬發(fā)生變化后，原來各有關(guān)單位均可按規(guī)定查閱、復(fù)制與之相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，新的會(huì)計(jì)檔案保管單位應(yīng)按規(guī)定予以查閱、復(fù)制。四、會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔制度歸檔，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照有關(guān)規(guī)定，把會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料移交給本單位檔案館（室）統(tǒng)一管理的一項(xiàng)工作。根據(jù)中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳1983年4月頒發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作條例和財(cái)政部、國家檔案局1998年8月發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，每個(gè)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門，都要按照歸檔制度將會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料整理好，定期移交本單位檔案館（室）保管。會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔制度包括以下三

53、個(gè)方面的內(nèi)容：（一）歸檔范圍。會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其它四個(gè)方面。各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際制定具體的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔范圍，將其作為收集會(huì)計(jì)檔案的指南。（二）歸檔時(shí)間。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，再在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，即應(yīng)向本單位的檔案部門移交。但在實(shí)際工作中，一些財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門覺得保管一年時(shí)間太短，不便于頻繁查閱。根據(jù)以上情況，甘肅省會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則規(guī)定也可適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間，但最長(zhǎng)不超過三年，具體由各單位確定。每次歸檔的時(shí)間應(yīng)與文書檔案同步進(jìn)行，一般在第一季度，不超過第二季度。（三）歸檔要求。移交會(huì)計(jì)檔案一般應(yīng)

54、達(dá)到以下四項(xiàng)要求：第一、應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料齊全完整，確實(shí)損失的有關(guān)人員要寫出書面檢查報(bào)告，報(bào)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后銷案；第二、由會(huì)計(jì)人員按照要求，把應(yīng)歸檔會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料全部整理立卷；第三、編制移交清冊(cè)一式二套，并附有歸檔說明，交代清楚所移交會(huì)計(jì)檔案的起止年度、種類、數(shù)量以及存在的問題等。第四、有完備的交接手續(xù)，包括當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)、互相簽字蓋章，以示分清責(zé)任。具體還要遵循以下交接程序：1、由移交方分門別類逐卷（冊(cè)）編制會(huì)計(jì)檔案目錄一式三套，其中兩套作為會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，一套交于接收方作為日常查閱會(huì)計(jì)檔案使用。2、交接雙方按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)，有問題當(dāng)場(chǎng)澄清。3、交接會(huì)計(jì)檔案

55、時(shí)，交接雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人（作為監(jiān)交人）均應(yīng)在場(chǎng)，在清點(diǎn)無誤后，由雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人共同在移交清冊(cè)上簽名或蓋章，并加蓋交接雙方公章。4、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式兩套，交接雙方各存一套備查。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案歸檔還要注意以下兩個(gè)事項(xiàng)：一是移交時(shí)經(jīng)檢查不符合整理要求的由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)完善，但接收之后一般不得拆開再整，確需變動(dòng)的應(yīng)由檔案人員與會(huì)計(jì)人員共同進(jìn)行，以分清責(zé)任；二是各單位要認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案法關(guān)于檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，會(huì)計(jì)人員不得拒絕按規(guī)定歸檔，更不許個(gè)人自行封存所經(jīng)手的會(huì)計(jì)檔案，檔案人員不得拒絕按規(guī)定接收會(huì)計(jì)檔案。五、電子會(huì)計(jì)檔案的管理隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化日益普及，與之相隨的便是電子會(huì)計(jì)檔案的大量產(chǎn)生，于是如何保管使用電子會(huì)計(jì)檔案的問題也就提上了議事日程。根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局有關(guān)規(guī)定，電子會(huì)計(jì)檔案歸檔管理的方法和要求主要是：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，鑒于安全保密、載體耐久性等問題，目前既要保存電子會(huì)計(jì)檔案，又要保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，以免電子會(huì)計(jì)檔案信息丟失后造成無法彌補(bǔ)的損失。凡是具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，所使用的會(huì)計(jì)軟件及其生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)