供應(yīng)商主數(shù)據(jù)最終用戶培訓(xùn)教材

1、 ( 維護和查詢 )培訓(xùn)教材2000/8/25 36 7 2 . .7 .19 .21 .24一、維護供應(yīng)商主數(shù)據(jù)流程介紹:一、流程描述：為了向供應(yīng)商下達采購申請，完成采購任務(wù)。需要在系統(tǒng)中創(chuàng)建并維護供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)。 如果供應(yīng)商主數(shù)據(jù)發(fā)生變更，需要及時更改有關(guān)數(shù)據(jù)。主要活動：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護流程主要包括以下內(nèi)容。一、產(chǎn)生維護新的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的需求。1、在系統(tǒng)中查找是否存在該供應(yīng)商的編碼；2、 如果新的供應(yīng)商在集團范圍內(nèi)已經(jīng)存在，擴展維護公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)；3、 如果新的供應(yīng)商在集團范圍內(nèi)不存在，在 SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)。二、產(chǎn)生供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更需

2、求。1 如果需要在集團范圍內(nèi)變更供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)，通知相關(guān)平臺后，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)；2如果需要在公司范圍內(nèi)變更供應(yīng)商的公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)。三、需要凍結(jié) / 刪除供應(yīng)商記錄時，在系統(tǒng)中進行凍結(jié)/ 刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。二、基本概念：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包括三個層次：一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)、采購組織數(shù)據(jù)。一般數(shù)據(jù)：是集團公司內(nèi)部各子公司共同使用的數(shù)據(jù)。包括供應(yīng)商的地址、電話、與其進行聯(lián)系所使用的語言、以及供應(yīng)商的銀行信息、稅務(wù)信息等。公司代碼數(shù)據(jù)：是公司一級的有關(guān)供應(yīng)商的會計信息。包括統(tǒng)馭科目、付款條款等。采購組織數(shù)據(jù)：是存在于采購組織一級的與采購運作有關(guān)的數(shù)據(jù)。包括定單貨幣

3、、付款條 款、合伙人功能等。三、系統(tǒng)操作步驟：1、 在 SAP系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商編碼。2、 在 SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。3、 在 SAP系統(tǒng)中查詢已經(jīng)維護了的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。4、 對 SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進行更改。5、 對 SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進行凍結(jié)。6、 對 SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進行刪除。四、 R/3 系統(tǒng)操作方法 ( 含所需單據(jù) )1、 在系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商是否已經(jīng)存在：- 查詢某供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)是否在系統(tǒng)中存在？- 查詢某供應(yīng)商在某個采購組織下是否存在？路徑：后勤?物料管理 ? 采購 ?主數(shù)據(jù) ?供應(yīng)商 ?清單顯示 ?采購清單操作說明：進入“供應(yīng)商清單：采購”屏幕將光

4、標(biāo)置于供應(yīng)商空白處， 點擊 圖標(biāo)出現(xiàn)檢索條件窗口。 點擊圖標(biāo)選擇“按供應(yīng)商增殖稅登記號查詢”條件，進行查詢。由于增殖稅號碼是唯一的，所以可以確定供應(yīng)商的唯一性輸入字段1) 檢索詞： 用于建立一個匹配碼的短名。檢索詞的命名規(guī)則：國外供應(yīng)商以供應(yīng)商英文名稱的簡稱作為檢索詞。國內(nèi)供應(yīng)商以中文名稱前六個字的漢語拼音第一字母命名。例如：國外供應(yīng)商TOSHIBACORPORATION的檢索詞為“ TOSHIB”國內(nèi)供應(yīng)商 上海惠普有限公司的檢索詞為 “ SHHPYX”。操作方法： 1、直接在空白處輸入所要查詢的檢索詞，然后點擊圖標(biāo)。2、使用模糊查詢。如：要查詢所有檢索詞中帶有“H”的供應(yīng)商，需要在空白處輸

5、入“*H* ”，然后點擊圖標(biāo)。3 、如果需要將所有供應(yīng)商全部列出，空白處不輸入任何內(nèi)容然后點擊圖標(biāo)。2) 名稱：供應(yīng)商名稱操作方法與檢索詞相同3) 增值稅代碼：供應(yīng)商的增殖稅代碼操作方法與檢索詞相同顯示查詢結(jié)果：如果所查詢的供應(yīng)商已經(jīng)存在，雙擊供應(yīng)商編號，再點擊圖標(biāo)顯示查詢結(jié)果。結(jié)果顯示該供應(yīng)商是在0107 這個采購組織下的，如果需要在0205LTL( 沈陽 ) 采購組織下創(chuàng)建，就需要在0205 這個采購組織下繼續(xù)創(chuàng)建采購組織數(shù)據(jù)。2、 創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：（ 1）創(chuàng)建一般數(shù)據(jù)：路徑：后勤?物料管理 ?采購 ?主數(shù)據(jù) ?供應(yīng)商 ?中央的 ?創(chuàng)建操作說明： 一般數(shù)據(jù)包括地址、控制、收付交易。進入創(chuàng)

6、建供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1）、公司代碼： 輸入公司代碼，或者按鍵選擇輸入。2）、采購組織： 輸入采購組織，按鍵選擇輸入3）帳戶組： 輸入帳戶組，或者按鍵選擇輸入。帳戶組分為集團內(nèi)供應(yīng)商（如：香港聯(lián)想）、集團外國內(nèi)供應(yīng)商（能夠開具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商，如：上?；萜沼邢薰荆?、集團外國外供應(yīng)商（如：東芝）、臨時供應(yīng)商（不能具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商）。4 ）參考： 可以參考已經(jīng)創(chuàng)建好的供應(yīng)商的數(shù)據(jù)創(chuàng)建。I）供應(yīng)商： 輸入要參考的供應(yīng)商ii）公司代碼： 輸入要參考的供應(yīng)商所在公司代碼iii）采購組織： 輸入要參考的供應(yīng)商所關(guān)聯(lián)的采購組織輸入所須項后，按鍵進入下一屏幕：輸入字段：名稱： 供應(yīng)商公司

7、注冊名稱。( 必填 )檢索詞： 查詢所使用的短名。( 必填 )街道： 作為地址部分的街道和房屋號碼。( 必填 )城市： 作為地址部分的城市名稱。( 不帶”市”字 )( 必填 )地址： 對街道的補充。郵政編碼： 注冊地址的郵政編碼。( 必填 )國家： 在空白處輸入國家代碼，或者點擊圖標(biāo)進行選擇。地區(qū)： 為供應(yīng)商所在的省份。在空白處輸入國家代碼，或者點擊標(biāo)進(必填)圖行選擇。 ( 必填 )語言代碼： 在空白處輸入語言代碼，或者點擊圖標(biāo)進行選擇。(必填 )電話： 在空白處輸入電話號碼。傳真號： 在空白處輸入傳真號碼。因特網(wǎng)地址： 在空白處輸入因特網(wǎng)地址?；剀嚮蛘唿c擊圖標(biāo)，進入下一屏。輸入字段：客戶：

8、 如果該供應(yīng)商既是我公司的供應(yīng)商又是我公司的客戶，則點擊圖標(biāo)選擇客戶類型。目前暫不使用此功能。稅務(wù)代碼1 ：此處輸入該供應(yīng)商的增值稅代碼。國外供應(yīng)商此處不填 .(15 位)( 必填 )回車或者點擊圖標(biāo)，進入下一屏。在國家空白處輸入國家代碼或者點擊圖標(biāo)進行選擇。然后將光標(biāo)置于銀行戶主空白處，按回車鍵彈出銀行數(shù)據(jù)窗口。在空白處輸入銀行的名稱 ( 必填 ) 、地區(qū)、街道、城市、分行信息，然后按回車鍵進入下一窗口。在銀行帳戶空白處輸入相關(guān)信息.( 必填)在銀行戶主空白處填寫完全的帳號的科目。 ( 必填 ) 點擊 圖標(biāo)進行選擇。銀行戶主是銀行帳戶的全集, 銀行帳戶是銀行戶主的子集. 如圖所示 :然后按回

9、車鍵進入下一窗口排序碼： 此處選擇 014，即訂單號。 ( 必填 )統(tǒng)馭科目 : 2030100, 即應(yīng)付帳款 - 集團外 ( 必填 )回車或者點擊圖標(biāo)，進入下一屏。付款條款： 向供應(yīng)商付款的期限。( 必填 )容差組： 選擇 103，即應(yīng)付帳款。 ( 必填 )檢查雙重發(fā)票 : 選中 .( 必填 )回車或者點擊圖標(biāo)，進入下一屏。信函功能暫不使用。回車或者點擊圖標(biāo)，進入下一屏。催款程序： LXJT（必添項）回車或者點擊圖標(biāo)，進入下一屏。創(chuàng)建采購組織數(shù)據(jù)：訂單貨幣： 在空白處輸入或者點擊圖標(biāo)進行選擇。 ( 必填 )付款條件： 應(yīng)向供應(yīng)商付款的日期。在空白處輸入或者點擊行選圖標(biāo)進擇。系統(tǒng)會自動統(tǒng)計在某

10、一時點應(yīng)向供應(yīng)商付款的總金額。( 必填 )國際貿(mào)易條件： 如果是國外供應(yīng)商，在第一個空白處選擇貿(mào)易條件。在第二個空白處填入補充條件。例如：在第一個空白處輸入CIF，方案組,在第二個空白處輸入“北京” 。供應(yīng)商： 平臺向北京采購使用的供應(yīng)商選擇2“公司間采購” ，其他情況不選。銷售員： 供應(yīng)商銷售員的名稱。電話：供應(yīng)商銷售人員的電話?？刂茢?shù)據(jù)：基于收貨的發(fā)票校驗：收貨以后才能進行發(fā)票校驗( 必填 )回車或者點擊圖標(biāo)，進入下一屏。系統(tǒng)提供了多項合伙人功能。當(dāng)商品供應(yīng)商、 發(fā)票提供者、 承運方與供應(yīng)商不同時，將該供應(yīng)商的編號輸入在號碼空白處。例如： 發(fā)票提供者為“董梅的集成東芝測試供應(yīng)商，財務(wù)部將應(yīng)

11、付帳款計到“董梅的集成東芝測試供應(yīng)商”而不是“新進電腦系統(tǒng)（上海）有限公司”身上?；剀嚮蛘唿c擊圖標(biāo)，屏幕顯示產(chǎn)生一個新的供應(yīng)商。系統(tǒng)信息欄顯示在該公司代碼下的某采購組織下創(chuàng)建了編號為XXXX的一個供應(yīng)商。創(chuàng)建結(jié)束。3、 在 SAP系統(tǒng)中顯示已經(jīng)維護的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。路徑：后勤?物料管理 ?庫存管理 ?采購 ?主數(shù)據(jù) ?供應(yīng)商 ?中央的 ?顯示操作說明：根據(jù) SAP菜單路徑操作，將出現(xiàn)初始屏幕1 、顯示供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段1） 供應(yīng)商： 輸入要顯示的供應(yīng)商的編碼，或按鍵選擇輸入2）公司代碼： 輸入公司代碼，或者按鍵選擇輸入3）采購組織： 輸入采購組織的編號，或按鍵選擇輸入4 ）一般數(shù)據(jù)： 如須

12、顯示，用“”選擇I ）地址： 如須顯示，用“”選擇ii ）控制： 如須顯示，用“”選擇iii ）收付交易： 如須顯示，用“”選擇5）公司代碼控制I ）會計信息： 如須顯示，用“”選擇ii ）受付交易： 如須顯示，用“”選擇iii ）信函： 如須顯示，用“”選擇iiii ）預(yù)扣稅：不選擇 。6）采購組織數(shù)據(jù)I ）采購數(shù)據(jù)： 如須顯示，用“”選擇II）合伙人功能： 如須顯示，用“”選擇點擊圖標(biāo)全選 。填入須填項后，按鍵進入下一屏：顯示供應(yīng)商：地址連續(xù)按鍵可查詢在初始屏幕中所選各項目的明細信息。查詢后，按鍵退出操作。4、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改：路徑： 后勤 ? 物料管理 ? 庫存管理 ?采購 ?主數(shù)據(jù)

13、?供應(yīng)商 ?采購 ?中央的 ? 修改操作說明：更改供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段選擇需要修改的字段，用“”選擇。方法與顯示相同。進入需要修改的屏幕后對有關(guān)字段進行修改。按鍵結(jié)束操作。5、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)路徑： 后勤 ?物料管理 ?庫存管理 ?采購 ?主數(shù)據(jù) ?供應(yīng)商 ?中央的 ?凍結(jié)操作說明：1、凍結(jié) / 解凍 供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1、供應(yīng)商： 輸入已知供應(yīng)商編號，或按鍵選擇輸入2、公司代碼： 按鍵選擇輸入3、采購組織： 輸入供應(yīng)商所對應(yīng)的采購組織，或按鍵選擇輸入輸入完畢，按鍵進入下一屏幕：2、凍結(jié) / 解凍供應(yīng)商：細節(jié)1） 記帳凍結(jié)I ）所有的公司代碼：在所有的公司代碼下凍結(jié)。ii ）指定

14、的公司代碼： 選中指定的公司代碼下進行凍結(jié)。解除凍結(jié)時，則將”取消。2）采購凍結(jié)：I ）所有的采購組織：如果要在所有的采購組織范圍內(nèi)凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用“”選擇此項；如果要解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將“”取消。II ）選擇的采購組織： 如果在某采購組織內(nèi)凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用“”選擇此項；如果在某采購組織內(nèi)解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將“”取消。3 ）由于質(zhì)量原因而凍結(jié)：按鍵選擇。如解除凍結(jié)時，此處空白。操作完畢后，按鍵回到初始屏幕：在此屏幕下的信息欄有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按鍵結(jié)束操作。6、刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：路徑： 后勤 ?物料管理 ?庫存管理 ?采購 ?主數(shù)據(jù) ?供應(yīng)商 ?中央的 ?刪除標(biāo)記操

15、作說明：待刪除標(biāo)記供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1、供應(yīng)商： 輸入已知供應(yīng)商編號，或按鍵選擇輸入2、公司代碼： 按鍵選擇輸入3、采購組織： 輸入供應(yīng)商所對應(yīng)的采購組織，或按鍵選擇輸入輸入須輸入的項后，按鍵進入下一屏幕：2、待刪除標(biāo)記供應(yīng)商：細節(jié)刪除標(biāo)記：1）所有范圍： 若對某供應(yīng)商刪除的動作在全集團范圍內(nèi)進行，用“”選擇此項；2）公司代碼的刪除標(biāo)記： 若刪除有關(guān)公司代碼數(shù)據(jù)時，用“”選擇此項；3）選擇的采購組織： 若對某供應(yīng)商刪除的動作針對某采購組織進行，用“”選擇此項；按鍵，再按鍵回到初始屏幕：在刪除供應(yīng)商主記錄前在此屏幕下的信息區(qū)有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按鍵結(jié)束操作。附表：供應(yīng)商申請表事業(yè)部:申請日期日:年月名稱集團內(nèi)供應(yīng)集團外國內(nèi)供集團外國外供應(yīng)臨時供商應(yīng)商商應(yīng)商供應(yīng)商碼公司代碼采購組織賬戶組10203040供應(yīng)商注冊名稱檢索詞供應(yīng)商注冊地址城市郵編國家CNCN語言ZHZH/ENZH電話傳真增值稅碼銀行國別銀行名稱銀行賬號統(tǒng)馭科目203020020301002030100排序碼1.0141.0142.0031.0142.0032.003容差組103103103是否檢查發(fā)票XXX訂單貨幣付款條件國際貿(mào)易條件國際貿(mào)易條件(地