23004企業(yè)檔案借閱制度

1、QG/NJA 23.004-2001QG/NJA南京普天通信股份有限公司 發(fā)布2007-05-10實(shí)施2007-05-10發(fā)布企業(yè)檔案借閱制度QG/NJA23.004-2007代替QG/NJA23.004-2003南京普天通信股份有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)1QG/NJA23.004-2007目 次前 言II1 主題內(nèi)容與適用范圍12 企業(yè)檔案借閱范圍及審批手續(xù)13 企業(yè)檔案借閱方式和借閱手續(xù)14 企業(yè)檔案借閱期限及要求2附錄A （規(guī)范性附錄） 南京普天通信股份有限公司重要檔案目錄3附錄B （規(guī)范性附錄）4附錄C5附錄D5前 言本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國家和上級(jí)主管部門關(guān)于企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定及公司管理要求而編制的

2、.本標(biāo)準(zhǔn)單位:綜合管理部 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人:張炬本標(biāo)準(zhǔn)主要修訂人:王鴻本標(biāo)準(zhǔn)于1995年首次發(fā)布,1997年6月第一次修訂,2001年6月第二次修訂，2002年9月第三次修訂，2003年5月第四次修訂，2007年5月再次修訂并發(fā)布。I企業(yè)檔案借閱制度1 主題內(nèi)容與適用范圍為了有效地利用本公司檔案信息,為企業(yè)發(fā)展服務(wù),同時(shí)為了加強(qiáng)公司企業(yè)檔案的安全保密工作,特制定本制度。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了本公司企業(yè)檔案的借閱范圍及審批手續(xù)、借閱方式及借閱手續(xù)、借閱期限及要求等管理制度。2 企業(yè)檔案借閱范圍及審批手續(xù)2.1 公司綜合檔案室提供借閱的企業(yè)檔案有管理類、產(chǎn)品類、科研類、設(shè)備儀器類、基建類、會(huì)計(jì)類等九大類企業(yè)

3、檔案信息。2.2 本公司企業(yè)檔案中屬于重要檔案的范圍，詳見附錄A（公司重要檔案目錄）。此范圍之外的檔案屬于一般性質(zhì)的檔案。2.3 查閱本公司一般性檔案，本公司正式員工均可查閱，只限在綜合檔案室內(nèi)查閱。2.4 查閱本公司重要檔案，本公司相關(guān)正式員工可查閱，并履行本單位領(lǐng)導(dǎo)（公司三級(jí)以上經(jīng)理）審批手續(xù)后，只限在綜合檔案室內(nèi)查閱。2.5 借出本公司一般性檔案原件或復(fù)印件，公司正式員工均履行本單位領(lǐng)導(dǎo)（公司三級(jí)以上經(jīng)理）審批手續(xù)后，檔案室方可提供利用。2.6 借出本公司重要檔案原件，公司相關(guān)正式員工須履行本單位領(lǐng)導(dǎo)（公司三級(jí)以上經(jīng)理）審批和本公司總工程師或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)（詳見附錄B重要檔案審批單

4、）后，方可借出。2.7 借出本公司重要檔案復(fù)印件，本公司相關(guān)正式員工須履行本單位領(lǐng)導(dǎo)（公司三級(jí)以上經(jīng)理）審批手續(xù)，特殊情況須公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.8 借出公司會(huì)計(jì)檔案原件（或?qū)ν馓峁┑膽{據(jù)性的復(fù)印件），本公司財(cái)務(wù)人員須履行本單位領(lǐng)導(dǎo)（公司三級(jí)以上經(jīng)理）審批和公司副總會(huì)計(jì)師、總工程師等公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)，借出會(huì)計(jì)檔案復(fù)印件（限財(cái)務(wù)工作中使用）須履行本單位領(lǐng)導(dǎo)和公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)（公司三級(jí)以上經(jīng)理）審批手續(xù)。2.9 密級(jí)檔案只借閱規(guī)定知密范圍的部門和個(gè)人,須履行“3.6”、“3.7”審批手續(xù)，同時(shí)履行公司保密委員會(huì)審批手續(xù)。2.10 非本公司人員借閱本公司的企業(yè)檔案（無論是原件或是復(fù)印件）一律履行公司總

5、工程師或公司級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)。2.11 各系統(tǒng)部、各投資控股公司之間不能借閱相關(guān)檔案（無論原件或復(fù)印件），如需借閱，須履行被借閱檔案歸檔單位的一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)；各投資控股公司借閱本公司（公司總部）的重要檔案（無論原件或復(fù)印件），須履行原單位一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批和本公司總工程師或公司級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)。3 企業(yè)檔案借閱方式和借閱手續(xù)3.1 檔案借閱方式為在檔案室內(nèi)查閱、檔案借出、提供檔案復(fù)制件或提供檔案的編研材料、參考資料以及電話查詢、網(wǎng)上調(diào)閱等。3.2 凡在綜合檔案室借閱企業(yè)檔案，均須辦理審批手續(xù)，均須在“檔案借閱登記簿”上登記（格式見附錄C），若借閱檔案復(fù)印件均須填“復(fù)印申請單“（格式見附錄D）。

6、3.3 經(jīng)公司綜合檔案室主任審核檔案借閱審批手續(xù)（并簽字）后，予以辦理檔案的借閱。4 企業(yè)檔案借閱期限及要求4.1 本公司企業(yè)檔案的借閱期限一般不超過一周，特殊情況按領(lǐng)導(dǎo)審批期限執(zhí)行。4.2 借出的檔案不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散、拍照、復(fù)印，并只能在本部門使用，應(yīng)按公司企業(yè)檔案保密制度要求妥善保管，確保所借檔案的完整，用畢即刻歸還。4.3 借出的檔案不準(zhǔn)代借、轉(zhuǎn)借及二次復(fù)制，否則，由此而造成的后果一律由借閱者承擔(dān)，借出的檔案必須按時(shí)歸還，若特殊情況復(fù)印件不能歸還，須登記清楚，并履行審批手續(xù)。4.4 檔案借出和歸還時(shí)需當(dāng)面查點(diǎn)清楚，嚴(yán)防丟失、缺頁。4.5 凡外出工作或調(diào)離本公司的員工，離公

7、司前必須歸還全部所借檔案。4.6 借閱本公司重要檔案一律填寫公司“借閱重要檔案審批單”（格式見附錄B）4.7 損毀、丟失、借閱的檔案，按公司檔案管理辦法中“7.11”相關(guān)條款處罰。5附錄A （規(guī)范性附錄） 南京普天通信股份有限公司重要檔案目錄密級(jí)檔案、涉及公司機(jī)密的文件資料企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照組織機(jī)構(gòu)代碼證書法定代表人證明書中外合資、合營、聯(lián)營公司、股份公司的批復(fù)、合同、章程公司更名批復(fù)商標(biāo)注冊證稅務(wù)登記證（國稅、地稅）企業(yè)年報(bào)、勞資報(bào)表、財(cái)務(wù)年度報(bào)表體系認(rèn)證證書廠務(wù)會(huì)會(huì)議紀(jì)要、記錄董事會(huì)紀(jì)要、決議、記錄黨委會(huì)記錄、黨代會(huì)選舉原始材料及上級(jí)批準(zhǔn)文件民主評(píng)議干部材料、干部處分批復(fù)、案件審紀(jì)材料公司獲

8、獎(jiǎng)批文、證書（省級(jí)以上）其他上級(jí)的重要批復(fù)產(chǎn)品鑒定證書產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告（進(jìn)網(wǎng)檢驗(yàn)、行業(yè)統(tǒng)檢、抽檢等）產(chǎn)品用戶報(bào)告產(chǎn)品進(jìn)網(wǎng)批文（或進(jìn)網(wǎng)許可證）產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書專利證書、產(chǎn)品商標(biāo)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件（含底圖）產(chǎn)品工藝文件（含產(chǎn)品典型工藝、工裝設(shè)計(jì)文件、底圖）產(chǎn)品軟件（含生產(chǎn)、開發(fā)等計(jì)算機(jī)軟件）、產(chǎn)品及其它類應(yīng)用軟件技術(shù)合同、產(chǎn)品銷售合同產(chǎn)品獲獎(jiǎng)批文、證書（省級(jí)以上）技改立項(xiàng)批文、技改方案批復(fù)技改（含設(shè)備）可行性研究報(bào)告設(shè)備儀器（含安裝軟件）購置批復(fù)工程項(xiàng)目批復(fù)、工程合同建設(shè)工程規(guī)劃許可證工程結(jié)論、工程竣工圖（包括水、電、氣竣工圖）房屋所有權(quán)證、國有土地使用證房屋租賃合同土地評(píng)估批文會(huì)計(jì)檔案（憑證、帳簿、報(bào)表、清冊）附錄B （規(guī)范性附錄） 借閱重要檔案審批單借 閱 人借 閱 時(shí) 間借 閱 單 位借閱檔案內(nèi) 容用 途部門領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽 名： 年 月 日公司級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)審批： 簽 名： 年 月 日保密委員會(huì)意見： 簽 名： 年 月 日綜合檔案室意見： 簽 名： 年 月 日附錄C （規(guī)范性附錄）檔案文件借閱登記簿序號(hào)日期案 卷 或 文 件 題 名期限文號(hào) 或 卷號(hào)利用目的單位借閱人 簽字歸還 日期備注附