access基礎(chǔ)教程access第七章

1、長春師范大學計算機科學與技術(shù)學院7 7.1 .1 宏的概念宏的概念7.2 7.2 宏的結(jié)構(gòu)宏的結(jié)構(gòu)7 7.3 .3 宏選項卡和設(shè)計器宏選項卡和設(shè)計器7 7.4 .4 創(chuàng)建宏與宏操作創(chuàng)建宏與宏操作7 7.5 .5 創(chuàng)建嵌入宏創(chuàng)建嵌入宏7.6 7.6 創(chuàng)建數(shù)據(jù)宏創(chuàng)建數(shù)據(jù)宏7.7 7.7 宏的調(diào)試與運行宏的調(diào)試與運行前面介紹了access數(shù)據(jù)庫中的四種基本對象：表、查詢、窗體和報表。這四種對象的功能很強大，但是它們彼此不能互相驅(qū)動。要想將這些對象有機地組合起來，成為一個性能完善、操作簡便的系統(tǒng)，只有通過宏和模塊這兩種對象來實現(xiàn)。相對于模塊來說，宏是一種簡化操作的工具。使用宏非常方便，不需要記住各種語

2、法，也不需要編程，只需要利用幾個簡單的宏操作就可以對數(shù)據(jù)庫完成一系列的操作，中間過程完全是自動的。access2010進一步增強了宏的功能，使得創(chuàng)建宏更加方便，宏的功能更加強大，使用宏可以完成更為復雜的工作。宏是一個和多個操作的集合，其中每個操作實現(xiàn)特定的功能。access為用戶提供了六十余種宏操作，這些操作和菜單操作命令類似，但它們對數(shù)據(jù)庫施加作用的時間有所不同，作用時的條件也有所不同。菜單命令一般用在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程中，而宏命令則用在數(shù)據(jù)庫的執(zhí)行過程中。菜單命令必須由使用者來施加這個操作，而宏命令則可以在數(shù)據(jù)庫中自動執(zhí)行。將宏操作按照一定的順序有機地組合在一起，運行時access就會按照定

3、義的順序自動運行。在access中，經(jīng)常要進行一些重復性的工作，比如打開表或者窗體、運行和打印報表等。我們可以將大量相同的工作創(chuàng)建成為一個宏，在每次執(zhí)行時運行宏，就可以大大提高工作效率。在許多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，可以運用編程來完成一些操作。access也提供了編程功能，就是visual basic for application（vba）編寫的模塊。但對于一般用戶來說，使用宏是一種更簡便的方法，它不需要編程，也不需要記住各種語法，只要將所執(zhí)行的操作、參數(shù)和運行的條件輸入到宏設(shè)計器中即可。宏的主要功能如下：可以替代用戶執(zhí)行重復的任務(wù)，節(jié)約用戶的時間?？梢允箶?shù)據(jù)庫中的各個對象聯(lián)系得更加緊密?？梢燥@示警告

4、信息窗口。可以為窗體制作菜單，為菜單指定某些操作?？梢园押Y選程序加到記錄中，提高記錄的查找速度。可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)在應(yīng)用程序之間的傳送1 1獨立宏獨立宏獨立宏是獨立的對象，與窗體、報表等對象并無附屬關(guān)系，獨立宏在導航窗格中可見。名為autoexec的自動運行宏是典型的獨立宏。2 2嵌入宏嵌入宏與獨立宏相反，嵌入宏與窗體、報表或控件有附屬關(guān)系，作為所嵌入對象的組成部分，嵌入宏嵌入在窗體、報表或控件對象的事件中。嵌入宏在導航窗格中不可見。嵌入宏的出現(xiàn)使得宏的功能更強大、更安全。3 3數(shù)據(jù)宏數(shù)據(jù)宏在access2010中新增加了“數(shù)據(jù)宏”的概念和功能，允許在表事件（如添加、更新或刪除數(shù)據(jù)等）中自動運行。有

5、兩種類型的數(shù)據(jù)宏：一種是由表事件觸發(fā)的數(shù)據(jù)宏（也稱為“事件驅(qū)動的”數(shù)據(jù)宏）；一種是為響應(yīng)按名稱調(diào)用而運行的數(shù)據(jù)宏（也稱為“已命名的”數(shù)據(jù)宏）。4 4子宏子宏相當于access2000/2003中的宏組，是共同存儲在一個宏名下的一組宏的集合，其主要作用是方便于宏的管理。創(chuàng)建或打開一個宏時，會看到如圖7.1所示的宏設(shè)計器界面。宏是由操作、參數(shù)、注釋（comment）、組（group）、條件（if）和子宏（submacro）等幾部分組成的。access2010對宏結(jié)構(gòu)進行了重新設(shè)計，這與access2000/2003是有很大的區(qū)別，access2010使得宏的結(jié)構(gòu)與計算機程序結(jié)構(gòu)在形式上十分相似，方

6、便了用戶從宏到vba學習和使用過程的過渡。對比程序設(shè)計，宏的操作內(nèi)容更簡潔，易于理解和設(shè)計。1 1注釋（注釋（commentcomment）用來說明每個操作執(zhí)行的功能，增加對操作的描述，讓用戶更容易理解宏的功能。2 2組（組（groupgroup）隨著access的普及和發(fā)展，人們正在使用access過盛越來越復雜的數(shù)據(jù)庫管理，因此宏的結(jié)構(gòu)也越來越復雜。為了有效地管理宏，access2010引入了group組。使用group組可以把宏的若干操作，根據(jù)它們操作目的的相關(guān)性進行分塊，一個塊就是一個組。這樣宏的結(jié)構(gòu)顯示得十分清晰，閱讀起來更方便。需要特別強調(diào)的是，group組與access2003以

7、前版本中宏組的概念和目的是完全不同的。3 3條件（條件（if if）條件是指定在執(zhí)行宏操作時必須滿足的標準或限制，通過輸入條件表達式來控制宏的執(zhí)行。表達式由算術(shù)運算符、邏輯運算符、常數(shù)、函數(shù)、對象、字段名以及屬性值等內(nèi)容組成，其結(jié)果為是（true）或否（false）。當條件表達式值為是（true）時執(zhí)行宏操作，為否（false）時則不執(zhí)行。宏選項卡和宏設(shè)計器是設(shè)計宏的工具，與access2000/2003版本比較，access2010發(fā)生了很大的變化，了解其結(jié)構(gòu)和功能十分重要。1 1宏選項宏選項卡卡 在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項卡下“宏與代碼”組中，單擊“宏”按鈕，打開如圖7.2所示的“宏工具/設(shè)計”

8、選項卡。該選項卡由“工具”、“折疊/展開”和“顯示/隱藏”三個組構(gòu)成。2 2操作操作目錄目錄 在如圖7.1所示的宏設(shè)計器窗口中包括兩個窗格，左側(cè)是“宏設(shè)計器”窗格，右側(cè)是“操作目錄”窗格。操作目錄窗格由三部分組成：“程序流程”、“操作”和“此數(shù)據(jù)庫中”。 3 3宏設(shè)計宏設(shè)計器器access2010重新設(shè)計了宏設(shè)計器，使得其結(jié)構(gòu)接近于vba事件過程的開發(fā)界面。在如圖7.1所示的宏設(shè)計器窗口左側(cè)的“宏設(shè)計器”窗格中，組合框用來設(shè)置宏操作，如圖7.3所示。添加新操作的方法有如下三種：直接在組合框中輸入操作命令單擊組合框的下拉箭頭，在打開的列表中，選擇操作命令從“操作目錄”窗格中，把某個操作命令拖拽（

9、或雙擊）到組合框中添加操作后，需指定相關(guān)的參數(shù)、條件等內(nèi)容，圖7.4顯示的是添加了closewindow命令后的宏設(shè)計器窗口。在access中使用宏，用戶不需要編寫代碼，只需要在窗格中選擇有關(guān)的內(nèi)容，填寫需要進行的宏操作，并對宏操作進行相應(yīng)的設(shè)置。這和傳統(tǒng)意義的程序設(shè)計有很大的區(qū)別。 7.4.1 7.4.1 創(chuàng)建宏獨立宏創(chuàng)建宏獨立宏創(chuàng)建獨立宏的操作步驟如下：（1）在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項卡下“宏與代碼”組中，單擊 按鈕，打開宏設(shè)計器窗口。（2）從宏設(shè)計器窗格的組合框中選擇相應(yīng)的宏操作。（3）輸入或選擇宏操作參數(shù)，設(shè)置注釋（comment）、條件（if）等內(nèi)容。（4）重復第（2）（3）步，繼續(xù)添加新

10、的宏操作。（5）單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，為宏命名。下面以創(chuàng)建名為“autoexec”的宏來說明獨立宏的創(chuàng)建過程，其功能是在打開數(shù)據(jù)庫的時候立即打開“學生成績管理”窗體。（1）創(chuàng)建如圖5.2所示的“學生成績管理系統(tǒng)”窗體。（2）在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項卡下“宏與代碼”組中，單擊“宏”按鈕，打開宏設(shè)計器窗口。（3）從宏設(shè)計器窗格的組合框中選擇宏操作“openform”。（4）指定宏操作參數(shù)，從“窗體名稱”組合框中選擇“學生成績管理系統(tǒng)”，如圖7.5所示。（5）單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中為宏命名“autoexec”，如圖7.6所示。（6）單擊“確定”按鈕。

11、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，再次打開數(shù)據(jù)庫查看自動運行宏autoexec的運行狀況。autoexec（見示例數(shù)據(jù)庫）7.4.2 7.4.2 創(chuàng)建子宏創(chuàng)建子宏子宏實際上就是宏組，是在同一個宏窗口中包含多個宏的集合。如果要在一個位置上將幾個相關(guān)的宏構(gòu)成組，而又不希望單獨運行，則可以將它們組織起來構(gòu)成一個宏組。宏中的每個子宏單獨運行，互相沒有關(guān)聯(lián)。在多數(shù)數(shù)據(jù)庫中，用到的宏比較多，將相關(guān)的宏分組到不同的宏組有助于方便地對數(shù)據(jù)庫進行管理。宏中的每個子宏都必須定義自己的宏名，以便分別調(diào)用，調(diào)用的格式為：宏名.子宏名。創(chuàng)建含有子宏的宏的方法與創(chuàng)建宏的方法基本相同，不同的是在創(chuàng)建過程中需要對子宏命名。下面以“打開_子宏”宏為

12、例說明帶有子宏的宏的創(chuàng)建過程。其中各子宏的功能如下： 打開窗體：在窗體視圖中打開“歡迎”窗體。 打開報表：在打印預覽視圖中打開“教師檔案表”報表；發(fā)出鳴笛音。 打開表：在數(shù)據(jù)表視圖中打開“學生檔案表”。（1）在功能區(qū)“創(chuàng)建”選項卡下“宏與代碼”組中，單擊“宏”按鈕，打開宏設(shè)計器窗口。（2）在“操作目錄”窗格中，雙擊“程序流程”下的submacro（子宏），將其加入到宏設(shè)計器窗格中。（3）將子宏名稱文本框中的默認名稱“sub1”改為“打開窗體”，在添加新操作組合框中選擇“openform”，設(shè)置窗體名稱為“歡迎”，如圖7.7所示。（4）重復步驟（2）添加子宏sub2（5）將子宏名稱文本框中的默認

13、名稱“sub2”改為“打開報表”，在添加新操作組合框中選擇“openreport”，設(shè)置報表名稱為“教師檔案表”，視圖為“打印預覽”；在子宏的添加新操作組合框中繼續(xù)選擇“beep”，如圖7.8所示。（6）重復步驟（2）添加子宏sub3（7）將子宏名稱文本框中的默認名稱“sub3”改為“打開表”，在添加新操作組合框中選擇“opentable”，設(shè)置表名稱為“學生檔案表”，如圖7.9所示。（8）單擊快速訪問工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中為宏命名為“打開_子宏”，如圖7.10所示。（9）單擊“確定”按鈕，完成宏的設(shè)計過程。打開_子宏（見示例數(shù)據(jù)庫）7.4.3 7.4.3 設(shè)置宏操

14、作設(shè)置宏操作access2010提供了六十余種宏操作，根據(jù)用途可以將它們分為八類，如表7.1所示。 （1）窗口管理（2）宏命令（3）篩選/查詢/搜索（4）數(shù)據(jù)導入/導出（5）數(shù)據(jù)庫對象（6）數(shù)據(jù)輸入操作（7）系統(tǒng)命令（8）用戶界面命令為了方便讀者學習，在此對主要的宏操作功能給出說明。（1）窗口管理closewindows：關(guān)閉指定的access窗口。如果未指定參數(shù)，則關(guān)閉當前活動窗口。maximizewindows：放大活動窗口，使其充滿access窗口。minimizewindows：縮小活動窗口，使其在access窗口底部以小標題欄形式出現(xiàn)。moveandsizewindows：移動活動窗

15、口或調(diào)整其大小。restorewindows：將處于最大化或最小化的窗口恢復為原來的大小。（2）宏命令cancelevent：取消一個事件，該事件在取消前用于引發(fā)access執(zhí)行后來包含該操作的宏。clearmacroerror：清除宏對象中上一個錯誤。onerror：指定宏出現(xiàn)錯誤時的處理方式。removealltempvars：刪除用settempvar操作創(chuàng)建的任意臨時變量。removetempvar：刪除通過settempvar操作創(chuàng)建的單個臨時變量。setlocal：將本地變量設(shè)置為給定值。settempvar：將臨時變量設(shè)置為給定值。runcode：調(diào)用vba函數(shù)過程。runmac

16、ro：運行宏。stopallmacros：停止當前正在運行的所有宏。stopmacro：停止當前正在運行的宏。（3）篩選/排序/搜索applyfilter：對表、窗體或報表應(yīng)用篩選、查詢或sql where子句，以便限制或排序表、窗體或報表中的記錄。findnextrecord：查找下一個記錄。findrecord：查找符合該操作參數(shù)指定的準則的第一個數(shù)據(jù)實例。openquery：在數(shù)據(jù)表視圖、設(shè)計視圖或“打印預覽”中打開選擇查詢或交叉表查詢。requery：通過重新查詢控件的數(shù)據(jù)源來刷新活動對象指定控件中的數(shù)據(jù)。requeryrecord：刷新當前記錄。showallrecords：從活動表

17、、查詢結(jié)果集或窗體中刪除任何應(yīng)用的篩選，以及顯示表或結(jié)果表中的所有記錄或者窗體的基礎(chǔ)表或查詢中的所有記錄。（4）數(shù)據(jù)導入/導出exportwithformating：將指定數(shù)據(jù)庫對象的數(shù)據(jù)輸出為某種格式文件。wordmailmerge：執(zhí)行郵件合并操作。（5）數(shù)據(jù)對象gotocontrol：把焦點移到打開的窗體、窗體數(shù)據(jù)表視圖、表數(shù)據(jù)表視圖、查詢數(shù)據(jù)表視圖中當前記錄的特定字段或控件上。gotopage：在活動窗體中將焦點移到某一特定頁的第一個控件上。gotorecord：使指定的記錄成為打開的表、窗體或查詢結(jié)果集中的當前記錄。openform：在窗體視圖、設(shè)計視圖中打開窗體。openrepor

18、t：在設(shè)計視圖或打印預覽視圖中打開報表或立即打印報表。opentable：在數(shù)據(jù)表視圖、設(shè)計視圖或“打印預覽”中打開表。repaintobject：完成指定的數(shù)據(jù)庫對象的任何未完成的屏幕更新。（6）系統(tǒng)命令beep：可表示錯誤情況和重要的屏幕變化，通過計算機發(fā)出嘟嘟聲。closedatebase：關(guān)閉當前數(shù)據(jù)庫。quitaccess：退出access。addmenu：創(chuàng)建全局菜單欄、全局快捷菜單、窗體或報表的自定義菜單欄、窗體、控件或報表的自定義快捷菜單。messagebox：顯示包含警告信息或其他信息的消息框。setmenuitem：設(shè)置“加載項”選項卡上的自定義或全局菜單上的菜單項的狀態(tài)。

19、7.4.4 7.4.4 設(shè)置宏操作參數(shù)設(shè)置宏操作參數(shù)大部分宏操作都有具體的操作參數(shù)，告訴access具體如何執(zhí)行該操作。某些參數(shù)是必需的，另外一些是可選的。在宏中設(shè)置操作參數(shù)，應(yīng)先在操作列表中選擇宏操作，在如圖7.11所示的宏設(shè)計器窗格中會出現(xiàn)該宏操作參數(shù)的內(nèi)容。操作參數(shù)的設(shè)置方式一般有三種：（1）單擊操作參數(shù)行，可以直接輸入?yún)?shù)。（2）單擊操作參數(shù)行，右端出現(xiàn)下三角按鈕，單擊該按鈕，然后從列表中選擇參數(shù)。（3）單擊操作參數(shù)行，右端出現(xiàn)省略號按鈕，單擊該按鈕，出現(xiàn)單獨的設(shè)置窗口，對參數(shù)進行設(shè)置。下面以“打印報表”宏中的openreport宏操作為例，講解宏的參數(shù)設(shè)置（如圖7.11所示）。參數(shù)設(shè)

20、置過程如圖7.12-7.15所示。打印報表（見示例數(shù)據(jù)庫）7.4.5 7.4.5 在宏中使用條件在宏中使用條件在某些情況下，可能希望當一些特定條件為真時才在宏中執(zhí)行一個或多個操作。在這種情況下，可以使用條件來控制宏的流程。條件是邏輯表達式。宏將根據(jù)條件結(jié)果的真或假而沿著不同的路徑執(zhí)行。運行該宏時，access將求出第一個條件表達式的結(jié)果。如果這個條件的結(jié)果為真，access將執(zhí)行then后設(shè)置的所有操作；如果這個條件的結(jié)果為假，access會忽略then后設(shè)置的所有操作（如果添加了else，則執(zhí)行else后設(shè)置的所有操作；如果添加了else if，則判定else if后的條件表達式結(jié)果是否為真

21、，選擇執(zhí)行then還是else后的操作）。在輸入條件表達式時，可能會引用到窗體或報表上的控件值，其語法結(jié)構(gòu)如下：forms!窗體名!控件名reports!報表名!控件名在如圖7.16所示的宏設(shè)計器窗格中顯示的就是一個帶有條件（if）的宏的內(nèi)容，其功能是判定一個窗體上名為“數(shù)字”的文本框中數(shù)的正負。該例完整的實現(xiàn)過程將在7.5小節(jié)中介紹。實際上，當用戶在窗體上使用向?qū)?chuàng)建一個命令按鈕執(zhí)行某一操作時，不僅創(chuàng)建了命令按鈕的單擊事件，而且在單擊事件中還創(chuàng)建了一個嵌入宏。在單擊事件中運行這個嵌入宏完成指定的操作。嵌入宏的引入使得access的開發(fā)工作變得更為靈活。它把原來事件過程中需要編寫事件過程代碼的

22、工作，都用嵌入宏替代了。宏的條件、操作和宏的參數(shù)對于初學者來說還是有一定難度的。要想掌握宏應(yīng)該首先從學習嵌入宏開始。下面以7.4.5小節(jié)中介紹到的“判定數(shù)的正負”的條件宏為例，說明嵌入宏的創(chuàng)建過程。創(chuàng)建過程如圖7.17-7.24所示。判定數(shù)的正負（見示例數(shù)據(jù)庫中窗體）（注意：嵌入宏“判定數(shù)的正負”嵌入在“判定數(shù)的正負”窗體中）新版access2010新增加了數(shù)據(jù)宏（data macro），類似sql的觸發(fā)器，包括插入后、更新后、刪除后、更改前和刪除前五個事件。以前必須通過代碼完成的事項，可交由表的數(shù)據(jù)宏來處理。下面以“學生檔案表副本”的“性別”字段為例，說明其創(chuàng)建過程。要求“性別”字段只能輸入

23、“男”或“女”，否則給出錯誤提示。創(chuàng)建過程如圖7.25-7.28所示。學生檔案表副本（見示例數(shù)據(jù)庫中表）7.7.1 7.7.1 宏的調(diào)試宏的調(diào)試創(chuàng)建好的宏在使用之前應(yīng)先進行調(diào)試，以保證宏的功能與設(shè)計者的要求一致，尤其是對于由多個操作組成的復雜宏，更是需要進行反復調(diào)試，以觀察宏的流程和每一個操作的結(jié)果，以排除導致錯誤或產(chǎn)生非預期結(jié)果的可能。access提供了“單步”執(zhí)行的宏調(diào)試工具，“單步”執(zhí)行一次只運行宏的一個操作，可以觀察宏的運行流程和運行結(jié)果，從而找到宏中的錯誤，并排除。1 1調(diào)試獨立調(diào)試獨立宏宏對于獨立宏可以直接在設(shè)計器中進行宏的調(diào)試，其過程是：（1）在宏設(shè)計器中打開需要調(diào)試的宏。（2）

24、單擊功能區(qū)“宏工具/設(shè)計”選項卡下“工具”組中的“單步”按鈕，然后單擊“運行”按鈕，打開如圖7.29所示的“單步執(zhí)行宏”對話框。（3）在“單步執(zhí)行宏”對話框中，顯示出當前正在運行的宏名、條件、操作名稱和參數(shù)等信息，如果該步執(zhí)行正確，可單擊“繼續(xù)”按鈕以單步的形式執(zhí)行宏。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，可以單擊“停止所有宏”按鈕，停止宏的執(zhí)行，并返回宏設(shè)計器窗口，修改宏的設(shè)計。2 2調(diào)試嵌入宏調(diào)試嵌入宏對于嵌入宏要在嵌入的窗體或報表對象中進行調(diào)試，下面以圖7.17所示的“判定數(shù)的正負”窗體中的嵌入宏為例，說明其調(diào)試過程。（1）在設(shè)計視圖中打開“判定數(shù)的正負”窗體。（2）在“確定”命令按鈕的“屬性表”窗格“事件”選項卡下，單擊“單擊”事件后的 按鈕，如圖7.30所示。（3）進入到宏設(shè)計器窗口后單擊功能區(qū)“宏工具/設(shè)計”選項卡下“工具”組中的 按鈕，然后單擊“運行”按鈕。（4）其后過程同獨立宏的調(diào)試過程一致。7.7.2 7.7.2 宏的運行宏的運行1 1直接運行宏直接運行宏如果