對計算機固定資產(chǎn)實時管理的實踐與思考

1、對計算機固定資產(chǎn)實時管理的實踐和思考新昌縣國稅局信息中心固定資產(chǎn)管理調(diào)研小組一、 我局計算機固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀我局現(xiàn)有計算機固定資產(chǎn)362臺，金額296元，分布于國稅大樓和縣辦證中心國稅窗口，共有140多人使用。計算機固定資產(chǎn)由財務(wù)部門辦公室和技術(shù)部門信息中心共同管理，辦公室負責預(yù)算審批、采購和處置，信息中心負責庫存和實物管理，按財務(wù)管理辦法和有關(guān)ISO工作規(guī)程等制度進行日常管理。在上半年經(jīng)過多次盤點，解決了一系列歷史遺留問題，固定資產(chǎn)帳實相符，管理責任和使用權(quán)利落實到使用人，資產(chǎn)清單定期上墻公布到每一個辦公室，并于2007年7月20日正式啟用網(wǎng)絡(luò)版財務(wù)軟件，采用省局集中平臺管理固定資產(chǎn)。二、

2、 計算機固定資產(chǎn)管理中的三個矛盾和一個特點1、 固定資產(chǎn)與實時管理的矛盾說起固定資產(chǎn)管理，大家一定會馬上聯(lián)想起一個詞語“盤點”，“盤點”就反映了固定資產(chǎn)事后管理（入帳）的特點。能不能少一些盤點，多一些實時呢？傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式，資產(chǎn)登記在局一級，不細化到各單位；入帳時候一般還無法確定使用者和管理責任人，加上日常內(nèi)部移交環(huán)節(jié)沒有及時入帳或者干脆不入帳，因此，很難通過帳面查找到資產(chǎn)實物的當前地點和使用者。如果是房屋等不動產(chǎn)，那還問題不大，但是如果是流動性很強的計算機，矛盾就相當突出了。2、 資產(chǎn)管理與實物管理的矛盾資產(chǎn)管理部門關(guān)心的是階段性、整體上的資產(chǎn)信息，只要資產(chǎn)還在局內(nèi)，還能使用，一年盤

3、點一次，那就OK了。但是實物管理需要更加明細的信息和更多的日常手續(xù)，帳面需要能夠反映實時的資產(chǎn)信息。3、 管理與使用的矛盾使用者著眼于微觀的實物使用，考慮的是資產(chǎn)使用功能和效率，就計算機而言，使用者只關(guān)心計算機新舊、快慢，日常只涉及到硬件中的輸入輸出。而管理者則著眼于宏觀的整體規(guī)劃和微觀的后勤服務(wù)，管理者需要考慮計算機更新?lián)Q代和分配的規(guī)劃，機房、網(wǎng)絡(luò)和安全監(jiān)控等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以及日常維修維護工作。固定資產(chǎn)管理有兩種不同的角度，管理者總是先考慮資產(chǎn)安全，使用者總是先考慮效率優(yōu)先。角度不同，矛盾產(chǎn)生。計算機固定資產(chǎn)的特點：高折舊、高消耗、易損壞、流動性強。1、計算機的高折舊，與普通資產(chǎn)有所不同，一

4、是折舊大部分不是由于資產(chǎn)本身使用功能的喪失引起的，而是由于外部應(yīng)用環(huán)境改變引起的，上馬新的信息化項目的應(yīng)用對網(wǎng)絡(luò)和計算機軟硬件都提出了新的需求，導致一大批舊計算機的淘汰。比如農(nóng)村管理站撤并和光纜的普及，使得原值十萬元的銅纜廣域網(wǎng)設(shè)備只能全部報廢；CTAIS2.0的上線，使得數(shù)十臺奔3電腦全部淘汰出業(yè)務(wù)崗位。2、高消耗的特點在激光打上體現(xiàn)得更加典型。一個突出的例子是利盟彩色激光打C750，整機買價10894元，更換一套墨盒卻需要10692元，差價僅為202元，大約一年需要更換一套墨盒。3、易損壞的特點使計算機不像固定資產(chǎn)，更像低值易耗品。4、流動性強也是計算機的特點，一是因為易損壞，經(jīng)常需要收回

5、維修、送出保修甚至報廢，都涉及固定資產(chǎn)變更手續(xù)，而是由于更新?lián)Q代、人事調(diào)動等需要大批量變更手續(xù)。三、計算機固定資產(chǎn)管理的難點計算機固定資產(chǎn)管理的難點，也是由計算機資產(chǎn)的特點決定的，計算機雖然是固定資產(chǎn)，在使用中卻是流動的，而且是經(jīng)常需要流動的。信息中心既是管理者，又是使用者，因此帶來計算機固定資產(chǎn)管理的矛盾，實際上它是一種規(guī)范管理程度和使用效率高低的矛盾。按我局傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方法，內(nèi)部調(diào)動不需要辦理資產(chǎn)變更手續(xù)，因此，要掌握資產(chǎn)狀況只能依靠定期或不定期的盤點，而盤點只能保證盤點的時刻點上的資產(chǎn)，而不能提供時刻點以外的時間段的資產(chǎn)情況。計算機資產(chǎn)登記中有使用人和存放地點欄目，傳統(tǒng)的做法是不論實際

6、如何，統(tǒng)一把全局計算機登記在信息中心下面，那么在日常使用過程中，包括資產(chǎn)領(lǐng)用、移交、維修等，都不涉及資產(chǎn)登記項目的不動，在資產(chǎn)日常管理方面工作量非常少，但是無法反映資產(chǎn)實際使用情況，不利于固定資產(chǎn)管理。如果在某一時間需要某一計算機資產(chǎn)的使用情況，單憑固定資產(chǎn)管理資料，是無法馬上找到這臺計算機的資產(chǎn)實物，必須借用計算機使用清冊等其他管理手段，管理的實時性不強。同時，由于連續(xù)幾年上級沒有明確固定資產(chǎn)的分類編號，導致我局固定資產(chǎn)編號工作一直沒有開展。固定資產(chǎn)沒有編號，就像個人沒有了身份證，身份得不到唯一確定。兩臺同一批次的同型號計算機，誰看起來都是一模一樣。計算機還好一點，有個產(chǎn)品序列號可以區(qū)分，但

7、是有的設(shè)備就不行。因此，沒有固定資產(chǎn)編號，管理的基礎(chǔ)不扎實，管理手段很難開展。由于上面的原因，導致盤點非常困難。每次盤點，都需要借用其他手段，才能得出盤存報告。對固定資產(chǎn)的跟蹤管理也難以開展，無法掌握固定資產(chǎn)的整個生命流程各個環(huán)節(jié)的情況。四、 固定資產(chǎn)實時管理的設(shè)想和措施鑒于傳統(tǒng)管理的時效性不高，無法及時掌握資產(chǎn)管理情況，因此，隨著國有資產(chǎn)管理辦法的出臺和我局ISO質(zhì)量管理體系的深入，對固定資產(chǎn)管理提出了更高的要求，我們采取一些措施，提出了資產(chǎn)實時管理的概念，以解決目前資產(chǎn)管理的困境。什么叫實時管理？就是每一個資產(chǎn)的當前實際情況以及歷史變更情況都能夠隨時查看，隨時可以盤存，并且盤存的時候不需要

8、盤總數(shù)軋差，直接就盤點到每一個資產(chǎn)，一個一個清點。萬一帳實不符盤贏盤虧，可以直接找到相關(guān)責任人。怎樣開展資產(chǎn)實時管理？我們認為至少有三個前提條件，而且缺一不可。首先必須把所有涉及計算機資產(chǎn)管理內(nèi)容的項目納入登記，比如計算機的顯示器是CRT，還是液晶，存放地點是在機房，還是在各科室辦公室，是誰在使用等等，都要搞其清楚；其次把所有資產(chǎn)登記項目變動的環(huán)節(jié)都要納入管理，比如資產(chǎn)整個生命流程從采購或者調(diào)入、入庫、領(lǐng)用、維修、報廢、處置或者調(diào)出，以及資產(chǎn)的內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程如存放地點變動、使用人變動，等等；然后實行計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，并與資產(chǎn)使用管理辦法配套，這樣就形成了一個實時資產(chǎn)管理體系。有了管理體系，還必須

9、給每一個資產(chǎn)進行分類編號，確定資產(chǎn)的唯一身份，全面采集錄入登記項目，明確管理責任人，然后上墻公布。日常資產(chǎn)管理中還需要結(jié)合ISO規(guī)程，對資產(chǎn)流轉(zhuǎn)工程中的每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的表單記錄，確保歷史記錄完整。有關(guān)人員要樹立固定資產(chǎn)規(guī)范管理的理念，確保按體系規(guī)范流轉(zhuǎn)、完整記錄。五、 計算機固定資產(chǎn)實時管理的一些思考經(jīng)過上面一些措施，我們初步做到了計算機固定資產(chǎn)的實時管理，管理質(zhì)量有了很大改善，但是由于缺乏一套好的固定資產(chǎn)管理軟件，在實際操作過程中，軟件管理感覺沒有覆蓋固定資產(chǎn)的全部操作，效率不夠高，工作量大。目前我局使用的省局集中平臺的財務(wù)軟件沒有對固定資產(chǎn)管理進行專門優(yōu)化，效率低，比如十臺計算機入庫，

10、不能給十臺計算機分別編號，在領(lǐng)用出庫的時候也不能一臺一臺領(lǐng)用，因此，大批資產(chǎn)入庫時，必須分開一臺一臺單獨編號、單獨入庫，錄入工作量很大；固定資產(chǎn)的拆分不方便，比如把一臺計算機的CRT顯示器更換成液晶，拆下來的CRT顯示器由于不是一個單獨的固定資產(chǎn)，在處置的時候沒法辦理手續(xù)，只能放在倉庫里，等待計算機主機處置時一起辦理。軟件對固定資產(chǎn)的流轉(zhuǎn)過程監(jiān)控不夠，不支持內(nèi)部流轉(zhuǎn)，比如對存放地點變更、使用人變更都直接修改登記，沒有相應(yīng)的歷史記錄和記錄表單打印，我們還需通過ISO表單對固定資產(chǎn)的一些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進行監(jiān)控記錄。軟件目前的盤存功能不夠強大，對提高實際盤存效率幫助不大。在實際盤存，最好能夠提供三種清冊與實物核對，一種是分類清冊，反映不同分類資產(chǎn)的數(shù)量，用于掌握總數(shù)；一種是分存放地點的清冊，反映不同地點的資產(chǎn)，用于