電子郵件書(shū)寫(xiě)格式及基本禮儀

1、郵件書(shū)寫(xiě)格式及基本禮儀郵件書(shū)寫(xiě)格式及基本禮儀目目 錄錄一、電子郵件概述二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語(yǔ) 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語(yǔ) 6、郵件回復(fù)三、注意事項(xiàng)四、郵件常用語(yǔ)句2一、電子郵件概述一、電子郵件概述3電子郵件概述電子郵件概述在使用電子郵件對(duì)內(nèi)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫(xiě)規(guī)范的email，順利的進(jìn)行對(duì)內(nèi)聯(lián)絡(luò)。撰寫(xiě)郵件有三種方式：寫(xiě)郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫(xiě)格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語(yǔ)、郵件內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)、郵件回復(fù)。45二、基本禮儀二、基本禮儀1、郵件主題、郵件主題必須寫(xiě)郵件主題必須寫(xiě)郵件主題 在寫(xiě)郵件

2、的時(shí)候，如果不寫(xiě)郵件主題，有人會(huì)認(rèn)為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫(xiě)郵件的時(shí)候最好寫(xiě)郵件主題。主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān) 主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，將郵件內(nèi)容概括為1-2個(gè)詞匯個(gè)詞匯，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱(chēng)的前面注明“緊急”、“重要”。 “關(guān)于xx合同的簽訂日期” x x“您好”62、收件人、收件人在寫(xiě)郵件的時(shí)候，在界面的右方就可以搜索到對(duì)方的姓名（見(jiàn)圖一）。傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。cc（抄送）

3、。在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。 按照業(yè)務(wù)范圍按照業(yè)務(wù)范圍及工作職責(zé)直接抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)及工作職責(zé)直接抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)在收件人(to)、抄送(cc)的地址輸入框內(nèi)，可以輸入對(duì)方的e-mail地址(當(dāng)有多個(gè)地址時(shí)用逗號(hào)或分號(hào)分隔)；也可以打開(kāi)“通訊錄”窗口，選中所需的聯(lián)系人，單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨(dú)立發(fā)送”。73、寒暄語(yǔ)、寒暄語(yǔ)在寫(xiě)郵件的時(shí)候，需要寫(xiě)寒暄語(yǔ)。 最簡(jiǎn)單的寫(xiě)個(gè)”你好”或者“您好”。 例：承蒙您的關(guān)照。我是xx門(mén)店的經(jīng)理xx，xx問(wèn)題由我負(fù)責(zé)。 將xx文件下發(fā)，請(qǐng)接收并實(shí)行。84、郵件內(nèi)容（、郵件內(nèi)

4、容（1）在寫(xiě)郵件內(nèi)容的時(shí)候，郵件內(nèi)容一定不要過(guò)多。郵件內(nèi)容超過(guò)80個(gè)文字時(shí)，有的郵件可能不會(huì)自動(dòng)換行。如果1行的郵件內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)，對(duì)方讀這封郵件的時(shí)候可能會(huì)不方便，所以在寫(xiě)郵件內(nèi)容的時(shí)候，每行控制在每行控制在35字字左右左右。為了使郵件內(nèi)容清晰明了，每56行為一段落，各個(gè)段落之間要插入一行空行。在線(xiàn)溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。稱(chēng)呼 1)如果有收件人的姓名的話(huà),可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。 2)若知道對(duì)方的性別可以用：*先生、*小姐、*女士。 3)如果知道對(duì)方的身份可以用：*總經(jīng)理、*經(jīng)理、*董事長(zhǎng)、總、董、經(jīng)理。 94、郵件內(nèi)容（、郵件內(nèi)容（2） 正文做到主題明確（郵件

5、要什么人干什么事），語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗加粗等方式。 2)不要在信件中發(fā)泄不滿(mǎn)，應(yīng)面對(duì)面的解決。 3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文，以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。 4)若摘錄的原文很長(zhǎng)，應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后。 5)在收件人明白其意時(shí)，可使用縮寫(xiě)。 6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途。附件添加演示，附件太大可以用qq郵箱的超大附件發(fā)送（1g以?xún)?nèi)） 105、結(jié)束語(yǔ)、結(jié)束語(yǔ)不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語(yǔ)。如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請(qǐng)

6、您考慮，有任何需要咨詢(xún)，請(qǐng)電話(huà)或email聯(lián)系我。116、郵件回復(fù)（、郵件回復(fù)（1）126、郵件回復(fù)（、郵件回復(fù)（2）1314三、注意事項(xiàng)三、注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)（注意事項(xiàng)（1）1、亂碼、亂碼 現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有html格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時(shí)候請(qǐng)做適當(dāng)?shù)脑O(shè)定之后，再發(fā)送郵件。2、附件、附件 最好不要將word文檔、excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中。可能因?yàn)閣ord文檔、excel文檔等的版本不同，對(duì)方無(wú)法正常使用該文檔。而且，即使word文檔、excel文檔等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對(duì)方的電腦可能會(huì)有感染病毒的危險(xiǎn)。附件最好使

7、用誰(shuí)都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100k左右。超大附件用qq郵箱發(fā)。3、cc（抄送）（抄送） 在發(fā)送電子郵件的時(shí)候，一定要cc（抄送）給相關(guān)人員。按照業(yè)務(wù)范圍及工作職按照業(yè)務(wù)范圍及工作職責(zé)直接抄送上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。責(zé)直接抄送上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。4、發(fā)郵件無(wú)主題，或者隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下。、發(fā)郵件無(wú)主題，或者隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下。 后果：以前的郵件是針對(duì)以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無(wú)關(guān)，導(dǎo)致收件人一頭霧水，無(wú)法快速辨認(rèn)。15注意事項(xiàng)（注意事項(xiàng)（2）5、郵件下方無(wú)簽名（包括人名，門(mén)店名字，聯(lián)系方式等）郵件下方無(wú)簽名（包括人名，門(mén)店名字，聯(lián)系方式等）。 后果

8、：導(dǎo)致收件人不知道你是誰(shuí)？6、發(fā)件人如果已經(jīng)，把郵件抄送給第二個(gè)人，或者抄送給發(fā)件人如果已經(jīng)，把郵件抄送給第二個(gè)人，或者抄送給2個(gè)人以上，個(gè)人以上，你回復(fù)的時(shí)候要按回復(fù)全部，而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人。你回復(fù)的時(shí)候要按回復(fù)全部，而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人。 發(fā)件人發(fā)郵件的目的是希望多個(gè)人了解到目前此事的進(jìn)展情況，你有義務(wù)回復(fù)全部的人。7、回復(fù)客戶(hù)郵件的時(shí)候要，不要把歷史記錄刪除，否則對(duì)方不知道先前回復(fù)客戶(hù)郵件的時(shí)候要，不要把歷史記錄刪除，否則對(duì)方不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。 也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個(gè)項(xiàng)目的郵件要保持一個(gè)郵件主題。同樣，不應(yīng)該給客戶(hù)看到的內(nèi)容需要?jiǎng)h除再發(fā)送。8、如果事情比較復(fù)雜，繁多的話(huà)，可以用如果事情比較復(fù)雜，繁多的話(huà)，可以用1234注明。注明。16注意事項(xiàng)（注意事項(xiàng)（3）9、不要用過(guò)多的感嘆號(hào)。不要用過(guò)多的感嘆號(hào)。 你在一個(gè)郵件中用了過(guò)多的感嘆號(hào)，效果是和你一個(gè)都不用是一樣的。10、每一段中間要空一行，每一段中間要空一行， 方便別人閱讀。1718四、郵件常