檔案管理程序

1、檔案管理程序2 5 . 檔案管理程序1. 目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完好、齊全、高質，檔案資源得到妥當保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。2. 職責：2.1 公司檔案按統(tǒng)一領導、分級管理的方法進展組織管理，即圖書檔案室隸屬人力資源部負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對各部室進展業(yè)務上的指導、監(jiān)視和檢查。2.2 鑒于財務檔案的特別性，公司財務檔案包含各類合同由財務計統(tǒng)部自管，圖書檔案室供應存放點。用法時，由財務計統(tǒng)部指定專人調檔。2.3 鑒于人事檔案的特別性，公司人事檔案由人

2、力資源部人力資源口自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原那么進展管理。3. 流程：3.1 檔案分類：3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發(fā)性內外部文件。3.1.2基建檔案：即以開工圖為核心的在工程建立過程中形成的專業(yè)材料。3.1.3財務檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本狀況、工作表現(xiàn)的個人資料。、3.1.5經營銷售檔案：即公司房產經營銷售活動中產生的具有保存和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、商品房預售合同、客戶檔案、市場調研

3、資料、樓盤宣揚資料等。3.1.6客戶效勞檔案：即公司在供應客戶效勞過程中形成的具有保存和存查價值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實反應記錄、客戶滿足度調查與分析記錄等。3.1.7對外聯(lián)絡檔案：即公司在工程報批報建過程中形成的具有保存和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等要等。3.1.8聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特別載體上的并配有文字說明的歷史記錄。3.2 詳細管理：3.2.1 立卷歸檔：a.流程：b.要求:a?各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份。移交時，交接雙方據此進展清點簽收，并各自保存一

4、份。移交清單即文件清單b. 各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完好，圖書檔案室不接收未經系統(tǒng)整理的零散文件。c. 文件在各部室保存階段，要留意保持字跡清楚、份數(shù)完好，防止發(fā)生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。d. 各部室可依據實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，那么應按規(guī)定的歸檔范圍進展。a總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、工程策劃與年度方案文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等；b人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工的人事資料應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等、內部刊物等；c工程材料部：前期文

5、件、施工文件、開工文件、開工圖和聲像材料亦即內業(yè)資料、開工資料、設備說明書等；其中前期文件由工程部負責搜集，開工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；d財務計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件財務檔案管理程序；e審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；f經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣揚資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等；g設計研發(fā)部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件標書、合同等、工程設計概算說明、各工程往來文件傳真、工作聯(lián)絡函等、施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、

6、外送文件、外來文件等。h對外聯(lián)絡部：聯(lián)絡函、活動方案、外送文件、外來文件等。i客戶效勞部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反應記錄、客戶滿足度調查及分析記錄等。322整理上架：a.流程b .要求：a. 卷內文件的排列應條理系統(tǒng)。文書檔案按時間挨次依次排列，具有親密聯(lián)絡的文件應依肯定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內排列挨次為文前圖后。b. 不同保存價值的文件應分開組卷。c. 凡有文字局部的均應打上號碼采納打號機，正面右上角，反面左上角。d. 文件材料裝訂前應剔除金屬物。e. 圖紙采納手風琴式折疊法，規(guī)格為30cm x 21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并留

7、意露出圖標。3.2.3保管：a.庫房管理：a. 庫房應集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內檔案必需按順號上架，不得錯架、亂架；b. 除檔案員外，非檔案人員不得隨便出入庫房，確需進庫的如修理庫房或設備等，那么須有檔案員伴隨并相伴始終；c. 庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的平安有效；d. 隨時留意庫房溫濕度的詳細指數(shù)，務必使溫度保持在14°c20°c，相對濕度50%65%;e. 檔案入庫前要進展嚴格的檢疫工作，特殊留意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必需進展定期的防疫檢查，有方案

8、、分期分批地對檔案進展翻動；f. 每月中旬定期對庫房進展清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特殊是對一些小角落、縫隙要進展清潔消毒以防害蟲滋生；g. 檔案員離開庫房時應順手鎖門，并留意檢查庫房門窗的緊閉性；h. 公司采納挪動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放挨次為自門口起，從左自右，從上到下。b.流淌中的平安防護：a. 檔案在庫房外未被用法時，不允許長時間攤放在桌子上，而應準時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規(guī)定的用法場所；b. 未經答應，利用者不得將所借檔案轉借別人，以防泄密；c. 未經答應，利用者不得擅自拍照、抄錄、復??；d. 盡量削減檔案原件在同

9、一用法人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。3.2.4供應利用：a .加強根底工作：a. 編制必要的全引名目和案卷名目，為檔案用戶供應必要的檢索工具；b. 安裝用法快捷便利的檔案管理軟件，進步查檔效率；c. 開拓閱覽室，向檔案用戶供應檔案信息。b .開展查借效勞：a. 借閱：a公司內部人員借閱檔案的，須填寫檔案借閱登記表，閱畢準時歸還；歸還時，管理人員必需當面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；b非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意前方可借閱；c借閱者必需愛惜所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁；d借閱者不得在閱覽

10、室吸煙、大聲喧嘩。b. 借出：a檔案用法人如需借出檔案，須填寫檔案借出登記表，并按規(guī)定于1 周內歸還，不能準時歸還的，經檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必需當面確認檔案完好性前方可入庫。b非公司人員假設需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部門主管同意后，方可借出；c借出人員須妥當保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。c. 復印：a檔案用法人假設需復印檔案資料的，須經檔案員同意；b圖紙資料假設需借出復印的，須經檔案員同意并嚴格掌握復印份數(shù)。3.2.5銷毀：a.流程：b .要求：a. 預備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管；b. 批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用處，更不