辦公設備及公共設施管理規(guī)程

1、發(fā)行日期：05/11 修訂日期：06/05-01辦公設備及公共設施管理規(guī)程1目的：規(guī)范公司辦公設備及公共設施的使用、管理、維護工作，保障公司各部門正常工作 開展。2適用范圍：適用于對本公司固定電話、移動電話、對講機、計算機、傳真機、復印機、空 調(diào)、燈具、水電、花草、魚池、公共設施等辦公設備及公共基礎設施的管理。3.職責與權限：3.1行政部：負責辦公設備及公共基礎設施的管理、控制，并監(jiān)督檢查各部門使用情況。3. 2使用部門：負責本部門所有辦公設備及公共基礎設施的的使用及日常維護。3.3維修科：負責辦公設備、公共基礎設施安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)。3. 4董事辦：負責新增辦公設備及公共基礎設施的審批。35

2、財務部：負責對相關設備設施的使用費用進行監(jiān)督、審核。4定義：無。5.實施內(nèi)容：5. 1固定電話管理5. 1. 1公司電話屬商業(yè)用途，嚴禁撥打國內(nèi)私人電話，國際長途電話及交友、聊天熱線或聲 訊臺。5. 1.2公司對長途電話實行嚴格管理制度，以節(jié)約不必要的電話費用；如確因公事需要使用 長途電話時：國內(nèi)長途，一律到行政部申請撥打并作好記錄（開通國內(nèi)長途之座機責任者除 外）；國際長途，一律到董事辦申請撥打并作好記錄（開通國際長途之座機責任者除外）。5. 1. 3有開通外線電話座機的職員離開崗位時應將電話鎖住，否則導致別人盜打者，后果自 負。話機所屬人員負責話機的日常保養(yǎng)維護工作，注意保持清潔、輕拿輕放

3、，若人為損壞， 應照價賠償。5. 1.2.7無電話座機的職員因公事需要借用他人座機撥打電話時，須征得其本人同意，否則 引起糾紛，應負全部責任。5. 2移動電話管理5.2.1公司為員工配備的移動電話僅限于于工作之用，應愛惜節(jié)約使用。每位配備移動電話 的員工均規(guī)定有相應的報銷定額，超出部分將由該員工自行支付。移動電話被人為損壞或丟 失將照價賠償。員工在停工期間，其配備的移動電話將予以收回。5. 2. 2凡公司配備移動電話并定額扌艮銷話費的員工，一律不準撥打私人長途電話，且8: 00 至24： 00之間不得關機。5. 3對講機管理5. 3. 1對講機（含電池）實行專人編號管理，未經(jīng)行政部批準嚴禁擅自

4、調(diào)換。5. 3.2人為損壞對講機照價賠償。凡對講機發(fā)生一切故障或損壞必須當天書面報告行政部， 否則按原價加一倍的金額賠償。5. 3. 3任何人不得擅自調(diào)頻，不得利用對講機開玩笑或講與工作無關的事，違者罰款100元。發(fā)行日期：05/11 修訂日期：06/05-01辦公設備及公共設施管理規(guī)程5. 3. 4對講機電池充電必須充足十小時方能使用，凡呼叫時未及時回復對講，又沒有合理解 釋的，每次罰款50元。5. 3. 5對講機在工作交接時要仔細檢查或試機，凡交接不清楚，對講機又發(fā)生故障的，追究 雙方責任。5. 4計算機管理5.4.1公司每臺電腦須規(guī)定專人使用，未經(jīng)責任人許可，任何人不得隨意使用。行政部建

5、立 每臺電腦檔案，記錄電腦性能及使用、維護等信息。5. 4. 2電腦使用者應愛惜使用電腦，按正確的方法操作。5.4. 3未經(jīng)公司計算機系統(tǒng)維護員認可，嚴禁任何廠外軟件、資料上公司電腦操作。5.4.4未經(jīng)審批，嚴禁任何人拷貝公司電腦資料、軟件或將公司軟件帶出公司。違者一經(jīng)查 出，按照盜竊商業(yè)秘密送有關機構處理。5.4. 5嚴禁任何人在電腦中安裝游戲軟件、聊天軟件及其它非工作必需之程序。5. 4. 6嚴禁在電腦上進行與本職工作無關的任何操作，嚴禁將電腦用于私人用途。5.4.7嚴禁打印任何私人資料，打印資料時，操作員應注意節(jié)約油墨和紙張，將文件修改準 確后方進行列印。5.4.8電腦出現(xiàn)故障時，操作員

6、不得擅自處理，必須報告行政部計算機維護人員診斷排除。 5. 4. 9電腦操作員應定時查殺電腦病毒，及時備份重要資料，并杜絕任何可能導致電腦染上 病毒的操作。5.4.10公司上網(wǎng)電腦必須用于工作，嚴禁任何與工作無關的上網(wǎng)操作或娛樂，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將 予以嚴懲，由此導致一切不良后果，均應由操作人負責。5.4.11電腦操作員應定時清潔所負責電腦，保持外觀整潔，干凈。55復印機、傳真機管理5.5.1公司的復印機和傳真機只做辦公用途，嚴禁復印、傳真私人資料。復印、傳真資料應 考慮是否工作必須，并控制復印、傳真的數(shù)量。5.5.2復印機、傳真機實行集中管理，并指定專人負責資料的復印與傳真。5.5.3公司資料的復

7、印與傳真實行登記管理制度，凡因工作需要復印者，在復印資料登記 表登記后，交由指定的操作人員進行復印，其他任何人員未經(jīng)許可，不得擅自進行資料的 復印操作。對外傳真時，必須由部門主管或其授權人在傳真件背面簽字確認，否則一律不予 傳真。5.5.4傳真指定負責人應將傳入公司的資料及時發(fā)送給收文人，已傳真完畢的資料應及時送 還給要求傳真的部門或人員。5.5.5復印機、傳真機出現(xiàn)故障時，相關操作人員應向行政部匯報，由行政部聯(lián)系維修事宜。 5. 5. 6每月進行復印機張數(shù)結算時，由財務部指定人員審核張數(shù)并簽名。5. 5. 7各部門每月由專人統(tǒng)計紙張、打印機墨水等辦公耗材的用量上報行政部及財務部。行發(fā)行日期：

8、05/11辦公設備及公共設施管理規(guī)程文件編號：修訂日期：06/05-01頁碼：3/3政部根據(jù)各部門上報用量，綜合考慮，合理制訂各部門辦公耗材定額，上報董事辦批準后， 作為控制辦公耗材用量的文件依據(jù)。5. 6空調(diào)、燈具管理5.6.1各部門空調(diào)、燈具等設施應本著節(jié)約能源的原則控制使用，離開辦公室應關閉相關設 施，嚴禁房間無人狀況下開啟空調(diào)、燈具。5.6.2為降低發(fā)電機負荷，在發(fā)電期間，各辦公區(qū)域嚴禁開啟空調(diào)及其他非必要用電設備， 除非發(fā)電機的負載允許。否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將責任人和部門主管予以處罰。5.6.3行政部對各部門晩間或節(jié)假日關閉用電設備情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)未關閉空調(diào)、燈具及 其他用電設備的，將對有關責任部門進行處理。5.6.4寫字樓樓道和大廳上班時間必須開啟燈具，下班時關閉。5. 7辦公桌椅管理公司辦公桌、椅、臺等實行定置、定員管理，所配屬人員負責