研究高校會計電算化檔案管理

1、  研究高校會計電算化檔案管理   研究高校會計電算化檔案管理為了適應(yīng)現(xiàn)代化的管理，會計電算化和傳統(tǒng)的會計檔案管理成為了一個新型的研究話題。會計電算化的產(chǎn)生，同時帶來更為廣闊的會計檔案范圍、會計信息以及會計檔案的載體形態(tài)。高校通過實行會計電算化，使用計算機(jī)代替了不少人工完成的賬務(wù)處理工作和信息分析工作，大大提高了學(xué)校的檔案管理的效率。一、會計電算化檔案的內(nèi)容和特點（一）會計電算化檔案的內(nèi)容就會計電算化檔案管理的內(nèi)容來說，主要包括機(jī)制會計檔案、機(jī)讀會計檔案、計算機(jī)系統(tǒng)檔案。其中機(jī)制會計檔案主要是指電算化系統(tǒng)打印的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等紙質(zhì)的檔案和會

2、計檔案移交、保管銷毀清冊等檔案；機(jī)讀會計檔案是指以電子數(shù)據(jù)形態(tài)存在的會計數(shù)據(jù)，一般存在計算機(jī)硬盤、軟盤、光盤等介質(zhì)中；計算機(jī)系統(tǒng)檔案則是計算機(jī)相關(guān)的硬件設(shè)備的類型和變化情況，以及相關(guān)配套的光盤、磁盤等所有的文檔資料。（二）會計電算化檔案的特點同傳統(tǒng)形式的會計檔案相比，電算化的會計檔案具有以下幾個特點：1、內(nèi)容的廣泛性 由會計電算化的內(nèi)容所決定，電算化的會計檔案除了包括傳統(tǒng)的書面形式的會計數(shù)據(jù)信息，還包括計算機(jī)硬盤、軟盤、光盤等介質(zhì)中存在的會計數(shù)據(jù)信息，并且還包括進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理的相關(guān)軟件和文檔等內(nèi)容。總之，高校通過采用電算化進(jìn)行會計檔案管理從內(nèi)容的表現(xiàn)形式和存儲形式上都有了更廣闊的的空間。2、

3、載體的差異性 電算化的會計檔案管理使用的載體不再限于傳統(tǒng)的紙張，更多的是具有容量大、空間小快捷方便的計算機(jī)類電子載體，數(shù)據(jù)信息需要使用計算機(jī)和特定的軟件來進(jìn)行閱讀和使用。通過計算機(jī)的使用使得會計檔案的管理更加快捷、方便和直觀。3、安全性要求更高 一方面通過使用電算化使用的存儲介質(zhì)對溫度、濕度和一些其他因素有著較高的要求，所以在檔案的存儲環(huán)境方面提高了要求；另外一方面，由于電子數(shù)據(jù)可以在不留痕跡的情況下被修改，并且不容易被發(fā)現(xiàn)，所以具有一定的隱蔽性和危害性，這也是最應(yīng)該重視的部分。二、高校會計電算化檔案管理存在的問題（一）會計電算化檔案管理內(nèi)容有所欠缺雖然不少高校已經(jīng)應(yīng)用了會計電算化，但由于缺乏

4、相關(guān)的經(jīng)驗，導(dǎo)致高校對會計電算化的內(nèi)容不夠了解。所以一般的高校都是只是定期向相關(guān)部門遞交紙質(zhì)的會計檔案，而不包括相關(guān)的電子數(shù)據(jù)。另外，有可能因為會計軟件的升級問題，原先版本的資料未進(jìn)行及時處理，而導(dǎo)致高版本的軟件無法調(diào)用之前的會計檔案。（二）會計電算化檔案自身存在一定的問題首先，會計電算化檔案本身的機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不夠完整，缺少相關(guān)人員的印章或者簽字，這就使得責(zé)任不夠明確。其次，備份打印不夠及時，有些高校由于過度依賴計算機(jī)的存儲設(shè)備，并不將相關(guān)的檔案資料進(jìn)行備份保存，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，就會造成數(shù)據(jù)的損壞或者丟失，而影響正常工作的進(jìn)行。再者，由于資金或者其他方面的限制，有些高校的相關(guān)硬件設(shè)施跟不

5、上標(biāo)準(zhǔn)，比如缺乏激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，就會影響紙質(zhì)會計檔案的保存期限；用于備份數(shù)據(jù)檔案的磁盤質(zhì)量偏低，就可能導(dǎo)致會計電子檔案數(shù)據(jù)的破壞。（三）會計電算化檔案管理缺乏專業(yè)性管理人才會計電算化檔案管理人員除了要懂得會計方面的知識，還應(yīng)該動的計算機(jī)方面的知識，以及檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。而不少高校只注重了教學(xué)方面，而忽略了檔案的管理，往往請一些非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理，對檔案管理的秩序完全不了解。（四）會計電算化檔案管理缺乏完善的管理制度就目前來看，我國對會計電算化檔案管理的要求僅限于最基礎(chǔ)的層面，缺乏深層的規(guī)范和要求。而隨著會計電算化的逐步深入，檔案管理的內(nèi)容頁增加不少，而學(xué)校并未根據(jù)其變化而修訂學(xué)

6、校的會計檔案管理制度。三、加強(qiáng)高校會計電算化檔案管理的有效措施（一）完善高校內(nèi)部相關(guān)硬件設(shè)施先進(jìn)的硬件設(shè)施是會計電算化檔案管理的重要保證，所以高校應(yīng)該注重對硬件的優(yōu)化和維護(hù)。比如定期對機(jī)房進(jìn)行維護(hù)和檢查以保持機(jī)房良好的環(huán)境、檔案存儲庫房擁有適宜的濕度和溫度、配備先進(jìn)的打印機(jī)和高質(zhì)量的電子檔案存儲磁盤等。（二）加強(qiáng)對檔案管理的重視高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對會計電算化檔案管理的重視，一方面應(yīng)該建立并完善相關(guān)的制度，另一方面應(yīng)該加強(qiáng)對電算化檔案管理專業(yè)人才重視。只有同時具備會計、計算機(jī)、管理這三方面技能的人才能夠做好高校的檔案管理，所以高校一方面應(yīng)該做好對當(dāng)前在值管理人員的培訓(xùn)工作，另外還要積極引進(jìn)具有高

7、水平電算化檔案管理能力的人才。（三）完善各項管理制度首先對電算化的檔案保存，無論是電子版的還是紙質(zhì)的都應(yīng)該按類進(jìn)行歸檔和標(biāo)號，并且對于電子檔案的保存還應(yīng)該做好備用盤與存儲盤的分放以及防塵防光、防腐、防壓等工作。其次，對于檔案的借用也應(yīng)該做好嚴(yán)格控制，檔案的調(diào)用和借閱都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，一旦出現(xiàn)檔案的丟失和損壞能夠找到相關(guān)人的責(zé)任。再次，還應(yīng)該建立檔案的備份制度，定期將檔案信息備份到磁盤，并進(jìn)行定期的檢查和復(fù)制，重要信息還應(yīng)該做雙備份處理。再者，還應(yīng)對檔案管理進(jìn)行分用戶、分權(quán)限調(diào)用，以保證數(shù)據(jù)的安全性。四、結(jié)束語會計電算化是計算機(jī)技術(shù)與會計檔案管理的良好結(jié)合，通過電算化能夠使會計檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，同時還能夠提高檔案管理的效率，實現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化、數(shù)字