高校公務(wù)卡結(jié)算在無等候報(bào)賬系統(tǒng)中的應(yīng)用與實(shí)踐

1、    高校公務(wù)卡結(jié)算在無等候報(bào)賬系統(tǒng)中的應(yīng)用與實(shí)踐    摘要：本文闡述了公務(wù)卡系統(tǒng)和無等候報(bào)賬系統(tǒng)的概念和整合的必要條件，結(jié)合該系統(tǒng)在西南交通大學(xué)的推廣實(shí)施情況，對(duì)實(shí)際報(bào)銷的操作流程進(jìn)行了說明，分析了該系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，并提出了優(yōu)化該系統(tǒng)的措施和改進(jìn)方案，可為其他院校推行公務(wù)卡結(jié)算提供參考。關(guān)鍵詞：公務(wù)卡，無等候報(bào)賬，無現(xiàn)金結(jié)算，消費(fèi)驗(yàn)證財(cái)政部在2015年12月聯(lián)合科技部頒布了關(guān)于中央財(cái)政科研項(xiàng)目使用公務(wù)卡結(jié)算有關(guān)事項(xiàng)的通知（財(cái)庫2015245號(hào)），文件要求自2016年2月1日起高等學(xué)校承擔(dān)中央財(cái)政科研項(xiàng)目必須使用公務(wù)卡結(jié)算。這標(biāo)志著公務(wù)卡結(jié)算模式在高校

2、中開始全面強(qiáng)制推行。而目前，大部分資金規(guī)模較大、財(cái)務(wù)管理規(guī)范的高校都開始使用無等候報(bào)賬系統(tǒng)，公務(wù)卡結(jié)算系統(tǒng)如何與無等候報(bào)賬系統(tǒng)整合就成了高校財(cái)務(wù)工作的一大難題。西南交通大學(xué)2016年年初將公務(wù)卡系統(tǒng)并入無等候報(bào)賬系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)兩者的整合，將公務(wù)卡消費(fèi)的驗(yàn)證放在了經(jīng)辦人預(yù)約報(bào)賬的環(huán)節(jié)，不再由財(cái)務(wù)人員完成消費(fèi)驗(yàn)證的工作。這種集兩大系統(tǒng)為一體的操作模式具有簡單、高效、出錯(cuò)率低的特點(diǎn)，是未來高校財(cái)務(wù)報(bào)銷手段的發(fā)展方向。一、公務(wù)卡系統(tǒng)和無等候報(bào)賬系統(tǒng)的有機(jī)整合在不能實(shí)現(xiàn)無等候報(bào)賬的條件下，公務(wù)卡報(bào)銷系統(tǒng)的操作方式較為繁瑣，需要財(cái)務(wù)人員登陸網(wǎng)銀，并在“銀財(cái)通”的公務(wù)卡支持系統(tǒng)中手工錄入pos單信息，包括持卡人

3、姓名、卡號(hào)、消費(fèi)日期及金額，核實(shí)后提交。在一天報(bào)銷工作結(jié)束后財(cái)務(wù)人員要統(tǒng)一生成還款明細(xì)表，按照經(jīng)費(fèi)類型分別開具轉(zhuǎn)賬支票，并在第二天將明細(xì)表和支票交到銀行，銀行審核后進(jìn)行還款支付。這種方式的弊端非常明顯：一是高校財(cái)務(wù)處的工作量巨大；二是人工集中錄入出錯(cuò)率高；三是由于財(cái)務(wù)處查詢、審核、錄入及開具、傳遞轉(zhuǎn)賬支票往往需要很長時(shí)間，有可能會(huì)造成持卡人不能按期還款，造成個(gè)人不良信用記錄，還會(huì)被銀行收取滯納金。西南交通大學(xué)和財(cái)務(wù)軟件公司以及銀行三方合作，通過解決系統(tǒng)技術(shù)問題、細(xì)化操作流程，將公務(wù)卡系統(tǒng)與無等候報(bào)賬系統(tǒng)整合在一起，將pos單信息的錄入工作交由經(jīng)辦人在報(bào)銷單錄入時(shí)完成，分散了工作量，大大減輕了財(cái)

4、務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，并且準(zhǔn)確率較高，還款實(shí)現(xiàn)在線支付，規(guī)避了傳統(tǒng)方式所帶來的弊端。1.無等候報(bào)賬系統(tǒng)。無等候報(bào)賬是指報(bào)賬人員在網(wǎng)上填報(bào)預(yù)約報(bào)銷申請(qǐng)，然后將相關(guān)憑證及預(yù)約單送至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以處理的報(bào)銷模式。等候報(bào)賬系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)無等候報(bào)賬模式的信息化平臺(tái)，由網(wǎng)上報(bào)賬、無現(xiàn)金和物流管理這三大系統(tǒng)有機(jī)組合而成，缺一不可。在無等候報(bào)賬模式下經(jīng)辦人只需在網(wǎng)上進(jìn)行報(bào)銷操作，并將審批后的相關(guān)憑證和預(yù)約報(bào)銷單送至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行提取信息、賬務(wù)處理等工作，憑證經(jīng)審核后由出納進(jìn)行無現(xiàn)金支付，即可實(shí)現(xiàn)款項(xiàng)實(shí)時(shí)到賬，經(jīng)辦人可在預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)中隨時(shí)查詢報(bào)銷情況并可跟進(jìn)款項(xiàng)支付進(jìn)度。2.公務(wù)卡支持系統(tǒng)。銀行

5、公務(wù)卡報(bào)銷支持系統(tǒng)是在銀行重要客戶服務(wù)系統(tǒng)、信用卡交易系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)等多個(gè)重要系統(tǒng)上搭建而成，采用專業(yè)化、集約化的運(yùn)營模式，為高校公務(wù)卡提供安全、先進(jìn)、實(shí)時(shí)、穩(wěn)定和可擴(kuò)展的專業(yè)化處理平臺(tái)，并實(shí)現(xiàn)與財(cái)政部國庫集中支付動(dòng)態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)的無縫鏈接。高校財(cái)務(wù)人員對(duì)本單位員工財(cái)政公務(wù)卡資料進(jìn)行管理，只能對(duì)財(cái)政公務(wù)卡的公務(wù)消費(fèi)信息進(jìn)行查詢，既確保公務(wù)支出可監(jiān)控，又保證個(gè)人消費(fèi)隱私。該系統(tǒng)保證了高校財(cái)務(wù)的報(bào)銷流程和控制環(huán)節(jié)符合財(cái)務(wù)管理規(guī)定，簡化了報(bào)銷還款流程，實(shí)現(xiàn)集中報(bào)銷，降低財(cái)務(wù)成本，提高了財(cái)務(wù)管理效率。3.兩個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合。在無等候報(bào)賬系統(tǒng)較為成熟的前提下，財(cái)務(wù)軟件公司將公務(wù)卡支持系統(tǒng)中的消費(fèi)驗(yàn)證環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)

6、在經(jīng)辦人預(yù)約報(bào)銷的前端，并且在“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金系統(tǒng)中添加“公務(wù)卡還款”的支付類型，這樣將財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行的公務(wù)卡支持系統(tǒng)端口相連接，實(shí)現(xiàn)了款項(xiàng)的在線支付。二、公務(wù)卡結(jié)算模式下無等候報(bào)賬的操作流程將公務(wù)卡支持系統(tǒng)與無等候報(bào)賬系統(tǒng)有機(jī)整合后，報(bào)銷流程更加細(xì)化，西南交通大學(xué)結(jié)合自身情況制定了詳細(xì)的操作流程，具體參見圖1。公務(wù)卡支持系統(tǒng)和無等候報(bào)賬系統(tǒng)整合后，在操作層面上與傳統(tǒng)模式有部分不同，在實(shí)際操作時(shí)需要特別關(guān)注。1.經(jīng)辦人需要進(jìn)行消費(fèi)驗(yàn)證。經(jīng)辦人在無等候報(bào)賬系統(tǒng)中將相關(guān)發(fā)票信息錄入完畢后，在最后選擇支付方式時(shí)需要選擇“公務(wù)卡”，并錄入工號(hào)、銀行卡號(hào)（一般可自動(dòng)彈出）、消費(fèi)日期、金額的信息，這是將

7、pos單上的內(nèi)容進(jìn)行了認(rèn)證，并且信息通過系統(tǒng)連接端口及時(shí)傳送到了銀行的公務(wù)卡支持系統(tǒng)，經(jīng)辦人提交預(yù)約單后就完成了該筆消費(fèi)的驗(yàn)證工作。2.會(huì)計(jì)人員制單時(shí)需要確認(rèn)支付方式。會(huì)計(jì)人員在制單時(shí)，將憑證信息導(dǎo)入系統(tǒng)，審核修改完成后，需要進(jìn)入“網(wǎng)銀資金結(jié)算詳細(xì)信息”中修改支付方式，收款人卡號(hào)為公務(wù)卡的情況下需要將支付類型修改為“公務(wù)卡還款”（一般為系統(tǒng)自動(dòng)默認(rèn)）；若不是使用公務(wù)卡消費(fèi)（不屬于公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算的范圍，如勞務(wù)費(fèi)）的情況則選擇支付類型為“對(duì)私轉(zhuǎn)賬”。三、實(shí)際應(yīng)用中存在的問題1.經(jīng)辦人錄入報(bào)銷信息時(shí)容易發(fā)生錯(cuò)誤。經(jīng)辦人在錄入報(bào)銷信息時(shí)需要根據(jù)是否為公務(wù)卡選擇不同的支付方式，若公務(wù)卡還需要手工錄入驗(yàn)證

8、信息，這對(duì)于非財(cái)務(wù)專業(yè)的教職工來說有一定的困難，需要積累幾次報(bào)銷經(jīng)驗(yàn)后才能做出準(zhǔn)確判斷。2.財(cái)務(wù)人員在選擇支付方式時(shí)稍顯繁瑣。財(cái)務(wù)人員在制單時(shí)，需要根據(jù)是否為公務(wù)卡選擇相應(yīng)的支付類型，若選擇錯(cuò)誤則會(huì)造成支付失敗。這在一定程度上增加了報(bào)銷的工作量。3.還款時(shí)間稍微滯后。在目前的系統(tǒng)條件下，當(dāng)天出納發(fā)出支付指令后款項(xiàng)的支付狀態(tài)僅為“提交成功，等待銀行確認(rèn)”，需等到次日才能還款成功，同時(shí)持卡人的公務(wù)卡才能收到款項(xiàng)。四、優(yōu)化公務(wù)卡結(jié)算模式下無等候報(bào)賬的建議1.加大宣傳、演示推廣力度。對(duì)于學(xué)校的教職工來說，財(cái)務(wù)報(bào)銷是一件復(fù)雜的事情，在無等候報(bào)賬系統(tǒng)中預(yù)約報(bào)銷時(shí)需要進(jìn)行票據(jù)分類和錄入，還需要區(qū)分銀行卡類型，使用公務(wù)卡的還需要進(jìn)行消費(fèi)驗(yàn)證。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳推廣，如到各單位進(jìn)行現(xiàn)場宣講和演示，發(fā)放宣傳手冊(cè)。還應(yīng)在財(cái)務(wù)部門設(shè)置專門的咨詢崗，接受現(xiàn)場和電話咨詢，為教職工提供到位的服務(wù)。2.進(jìn)一步升級(jí)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員在制單時(shí)需要根據(jù)銀行卡類型手工選擇支付方式，這無形中增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，還容易出錯(cuò)。最優(yōu)方式應(yīng)該是系統(tǒng)根據(jù)銀行卡號(hào)自動(dòng)選擇支付方式，減少人工選擇工作，減輕工作量的同時(shí)還能有效降低錯(cuò)誤率。3.推