文書與檔案管理3

1、第三章第三章 文書的整理歸檔文書的整理歸檔 第一節(jié)第一節(jié) 文書整理歸檔的原則和要求文書整理歸檔的原則和要求 第二節(jié)第二節(jié) 文書整理歸檔的范圍和方法文書整理歸檔的范圍和方法第三節(jié)第三節(jié) 非紙質(zhì)文件的整理歸檔非紙質(zhì)文件的整理歸檔 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握無需歸檔的文件材料的范圍掌握文書的整理的原則掌握文書整理的方法掌握文書整理歸檔的步驟第一節(jié)第一節(jié) 文書整理歸檔文書整理歸檔的原則和要求的原則和要求 一、辦畢文件的處置一、辦畢文件的處置 二、文書整理歸檔的含義二、文書整理歸檔的含義 三、文書整理歸檔的原則和要求三、文書整理歸檔的原則和要求 一、辦畢文件的處置一、辦畢文件的處置 辦畢文件是指公文

2、形成過程中產(chǎn)生的過程稿件和完成公文處理程序的正式公文。根據(jù)文書的現(xiàn)實(shí)效用和日后的利用價(jià)值，可將已經(jīng)辦理完畢的文書分成兩大類，一類是沒有查考利用作用，不具有保存價(jià)值的文書，這其中有一部分在短期內(nèi)有一定利用價(jià)值，是需要暫時(shí)保存的；另一類則是具備保存價(jià)值、需要整理歸檔并長時(shí)間保存的文書。不同的價(jià)值和作用決定了對這兩類文書要采取不同的處置方法。 （一）無需歸檔保存的文書 1.無需歸檔的文件材料的范圍 （1）本機(jī)關(guān)的重份文件。（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。（3）機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的一般性文件或外機(jī)關(guān)抄送本機(jī)關(guān)的參考性文件。（4）外出參加會議帶回的無保留價(jià)值的文件材料。（5）一般公文的草稿、校樣

3、和其它已使用過的會議討論稿、征求意見稿等。（6）一般性的人民來信來訪記錄。（7）無留存價(jià)值的信封。（8）失去存留價(jià)值的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記簿冊、簡報(bào)等。（9）不銷毀就會失密或泄密并可造成嚴(yán)重?fù)p失的各種文件材料。 .處置方法對以上這些無需歸檔保存的文件材料的處理方式是及時(shí)將其銷毀 ，這些文件也稱銷毀文件。文件的銷毀方式由文件載體的不同而有所不同。對于紙質(zhì)載體文件，可以采用利用銷毀機(jī)具（如碎紙機(jī)）、送造紙廠制作紙漿和用火焚毀等方式進(jìn)行處理；電子文件的銷毀則非常容易，只需利用計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)行刪除操作即可，但要注意是否是永久刪除，對于已存儲在磁盤或光盤上的只讀電子文件，也應(yīng)對載體進(jìn)行毀壞性（如粉碎等）的破

4、壞，才能將文件徹底銷毀。 （二）暫存文件 暫存文件是指目前較頻繁利用，但無需長久保存、無需歸檔的一類文件。 （三）歸檔文件 機(jī)關(guān)單位在社會生活中形成的文件，除因沒有查考利用價(jià)值而無需歸檔保存外，還有相當(dāng)一部分是有價(jià)值的，他們會在辦理完畢之后的一定時(shí)期內(nèi)對本機(jī)關(guān)或社會有用，因此，必須對這部分文件進(jìn)行保存。 二、文書整理歸檔二、文書整理歸檔文書的整理和歸檔是文書工作的兩個(gè)聯(lián)系緊密的工作環(huán)節(jié)，整理是歸檔的基礎(chǔ)，歸檔是整理的目的所在，文書的整理歸檔也是文書處理程序的最后環(huán)節(jié)。 三、文書整理歸檔三、文書整理歸檔的原則和要求的原則和要求 （一）整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)

5、值，便于保管和利用（二）文書整理的質(zhì)量要求 齊全完整 符合檔案保護(hù)的要求 第二節(jié)第二節(jié) 文書整理歸檔文書整理歸檔的范圍和方法的范圍和方法 一、文書整理歸檔的范圍一、文書整理歸檔的范圍 二、文書整理的一般方法二、文書整理的一般方法 三、文書整理的具體方法和步驟三、文書整理的具體方法和步驟 四、整理文件的歸檔四、整理文件的歸檔 一、文書整理歸檔的范圍一、文書整理歸檔的范圍 （一）上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的指示性、指導(dǎo)性、必須貫徹執(zhí)行的文件和需要參照辦理的文件材料。（二）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動、業(yè)務(wù)活動，以及反映本機(jī)關(guān)基本情況的對本機(jī)關(guān)或社會具有查考利用價(jià)值的文件材料。（三）下級機(jī)關(guān)向本機(jī)

6、關(guān)報(bào)送的政策性、請示性或反映重要活動和全面情況的文件材料。（四）與本機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來的文件材料，如協(xié)議、合同等。（五）對本機(jī)關(guān)有參考價(jià)值的外出帶回的一些重要會議材料等。 二、文書整理的一般方法二、文書整理的一般方法（一）分類方法 歸檔文件可以采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限或保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。（二）分類方案 現(xiàn)行機(jī)關(guān)在進(jìn)行文書整理時(shí)，應(yīng)首先根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則確定的分類方法，結(jié)合本單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)活動、職能范圍及文書數(shù)量等情況，編制本單位全部文件的分類方案，然后依據(jù)此分類方案進(jìn)行下一步的整理工作。分類方案作為文書整理前預(yù)先編制的分類指南，一旦確立，就應(yīng)具有相對的連續(xù)性

7、、穩(wěn)定性和客觀性。如果單位已有分類方案，單位的基本情況沒有變化或變化不大，則應(yīng)按原有方案進(jìn)行分類整理；如果是新組建單位且沒有文書分類方案，則應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況先訂立文書分類方案，并以文字形式固定下來,以保證該分類方案的穩(wěn)定性。 三、文書整理的三、文書整理的具體方法和步驟具體方法和步驟 按照歸檔文件整理規(guī)則，文書整理可分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等六個(gè)步驟，每一步驟都有具體規(guī)范的操作方法。 四、整理文件的歸檔四、整理文件的歸檔 對文書進(jìn)行歸檔時(shí)要注意以下幾個(gè)問題： （一）注意歸檔時(shí)間 （二）要認(rèn)真履行移交手續(xù) （三）區(qū)別不同情況 第三節(jié)第三節(jié) 非紙質(zhì)文件的整理歸檔非紙質(zhì)文件的整理歸檔 一、

8、聲像文件的整理歸檔一、聲像文件的整理歸檔 二、電子文件的整理歸檔二、電子文件的整理歸檔 一、聲像文件的整理歸檔一、聲像文件的整理歸檔 聲像文件根據(jù)其載體形式的不同，可分為以感光膠片為載體的照片文件和以磁性材料為載體的影音文件。 （一）照片文件的整理歸檔 照片文件的歸檔范圍照片文件整理歸檔范圍的確定，基本上是參照紙質(zhì)文件的整理歸檔范圍確定的，主要可歸納為以下四類：（）反映本單位主要職能活動或業(yè)務(wù)活動的照片材料；（）反映本單位的重要活動、重大事件、重要會議等的照片材料；（）本單位組織的文體等活動的照片材料；（）與本單位的歸檔紙質(zhì)文書有密切關(guān)聯(lián)、能相互印證的照片材料。 照片文件的整理方法 （）按紙質(zhì)

9、文書整理的分類方法進(jìn)行分類。（）按紙質(zhì)文書的整理步驟按順序進(jìn)行整理。（）底片單獨(dú)整理存放，照片與說明一同整理存放。整理時(shí)，應(yīng)將底片進(jìn)行分類、排列、編號、裝袋。 （）底片的編號和裝袋。 （）照片的編號和存放。 （）照片說明的編寫。 （7）編制照片文件歸檔目錄 （二）影音文件的整理歸檔 影音文件是指以磁性材料（即錄音帶、錄像帶等，不含計(jì)算機(jī)磁盤）為載體，以聲音、影像等動態(tài)方式為反映手段的社會活動的原始記錄。包括錄音文件和錄像文件。影音文件整理還要注意以下幾點(diǎn)：.按照紙質(zhì)文件的整理方法和整理步驟進(jìn)行整理。.影音文件整理范圍的原則是具有查考利用價(jià)值。.參照紙質(zhì)文件的分類方法對影音文件進(jìn)行分類。分類時(shí)，錄音磁帶和錄像磁帶要分開單獨(dú)整理。.整理后的錄音、錄像文件應(yīng)裝在特制的盒內(nèi)并在外部貼上標(biāo)簽。標(biāo)簽應(yīng)注明編號、內(nèi)容、時(shí)間等。.編制歸檔影音文件目錄應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)設(shè)置項(xiàng)目。.要備有解讀影音文件的技術(shù)設(shè)備。.要遠(yuǎn)離磁場。 二、電子文件的整理歸檔二、電子文件的整理歸檔 （一）應(yīng)制定嚴(yán)格的電子文件管理制度和技術(shù)措施 （二）完整地整理歸檔電子文件 技