組建集團重點工作匯報 (3)

1、組建集團重點工作匯報 關于*集團檔案室組建方案 一、檔案室建立的意義 檔案室的建立在于收集、整理集團公司在地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營活動中開發(fā)項目從項目準備階段至項目竣工驗收備案取得產(chǎn)權(quán)證各個環(huán)節(jié)的檔案資料。是公司加強經(jīng)營和管理、維護權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分。 為了加強和規(guī)范公司運管檔案統(tǒng)一管理工作，避免公司檔案資料的遺失，提高到公司檔案的使用便捷性與利用率，使檔案在公司發(fā)展過程中逐漸完善、信息化，為公司的長遠發(fā)展提供參考與監(jiān)督，結(jié)合工作實際，特制定出本方案。 二、檔案室建立的管理原則和目標任務 管理原則：以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā) 目

2、標任務：按分步進行、逐步完善的原則，扎實開展檔案室建立工作，使集團公司檔案工作更加規(guī)范化、標準化，為公司的發(fā)展提供參考與便利 三、工作計劃 （一）第一階段 1、檔案室硬件設施建設，保障檔案工作的順利開展。 2、構(gòu)建檔案管理的整體框架體系，并制定相應的規(guī)章制度及記錄（公司檔案管理制度、項目公司檔案歸檔范圍及要求、集團公司檔案歸檔目錄、集團公司檔案入檔交接記錄、檔案借閱記錄、檔案檢查記錄），作為開展工作的依據(jù)。內(nèi)容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。 3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍，各分公司、項目公司緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。 4、建立集團公司

3、檔案室與各項目公司檔案管理隊伍的qq群，及時有效的傳遞、共享資料信息。 （二）第二階段 收集公司已完工項目資料進行入庫上架。 （三）第四階段 檔案室的日常管理。依托前二個階段對檔案的分類入庫，以及保證檔案室工作順利進行的制度的制定，為檔案的日常管理提供了依據(jù)準則。此外，在此階段穿插以上階段的工作內(nèi)容，使公司的檔案管理不斷完善，三個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規(guī)范化、信息化進程。 四、工作措施 （一）硬件設施的建設（根據(jù)公司實際情況另行擬定） （二）做好資料的收集、整理工作 1、收集整理公司已完工項目檔案資料，按時間、地區(qū)、項目、單位工程做粗略分類，并做好記錄工作。 2、收集各項目檔案資料，

4、做好文檔的移交工作。具體工作參照公司檔案管理制度、集團公司檔案歸檔目錄、等的相關規(guī)定操作。 （三）各項目檔案的歸檔入庫工作 做好資料的收集工作后，嚴格按照公司檔案分類表和檔案保管年限界定表對各類檔案進行收集、歸類、整理入庫。 （四）建立和完善檔案建設的各類制度及記錄。 制定完善檔案規(guī)范化建設管理的基本制度，同時規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關記錄。 （五）加強各項目公司間的協(xié)作配合，規(guī)范的完成檔案的移交工作。 備注。公司檔案歸檔目錄需根據(jù)公司開發(fā)項目所在地區(qū)建管部門要求結(jié)合實際情況另行擬定。 項目公司檔案歸檔范圍及要求 一、基本原則 確保進入集團公司檔案室的各項目檔案資料的真實性、

5、有效性、可追溯性。 二、歸檔范圍 公司所投資開發(fā)的項目檔案資料。建設工程準備階段文件（項目立項批文、土地、規(guī)劃、招投標文件、相關合同等）、施工單位竣工資料、監(jiān)理單位資料，項目成本資料、項目產(chǎn)權(quán)證及相關資料。 三、歸檔要求 以各項目公司為責任主體。各項目公司負責收集開發(fā)項目的建設工程準備階段文件、施工單位竣工資料、監(jiān)理單位資料，待項目竣工驗收備案15個工作日內(nèi)提交集團公司入檔。項目產(chǎn)權(quán)證辦理完成后15個工作日內(nèi)提交集團公司入檔。項目成本資料待咨詢單位出具審計報告工程款付清后15個工作日內(nèi)提交集團公司入檔。 四、歸檔目錄 1、建設工程準備階段文件公司歸檔目錄 2、施工單位竣工資料歸檔目錄 3、監(jiān)理單位資料歸檔目錄 4、成本資料歸檔目錄 備注： 歸檔目錄需根據(jù)公司開發(fā)項目所在地區(qū)建管部門要求結(jié)合實際情況另行擬定。 關于項目公司檔案資料檢查 1、各項目公司根據(jù)檔案要求對項目參建單位（施工單位、監(jiān)理單位）根據(jù)工程施工進度或時間進行檢查。 2、集團公司不定期對各項目進行檢查，檢查過程中如發(fā)現(xiàn)相關問題，責任主體為項目公司. 3、檢查內(nèi)容除了應交集團公司總部的相關資料外，安全管理、文明施工、市場行為資料也包含在檢查內(nèi)容中。 4、建