檔案庫(kù)房管理制度

1、縣 檔案管理制度匯編二一一年十月十日檔案庫(kù)房管理制度一、專(zhuān)人管理，外人不得擅入。二、嚴(yán)格遵守檔案安全、保密的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)防破壞和竊密。三、認(rèn)真保管檔案資料，未經(jīng)允許不準(zhǔn)攜帶檔案外出，不準(zhǔn)將檔案外借，嚴(yán)防遺失。四、做好防火、防盜、防灰、防蟲(chóng)、防光、防潮、防霉、防高溫、防高濕等“九防”工作。五、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)存放易燃易爆物品及食物。六、庫(kù)房?jī)?nèi)保持整潔和通風(fēng)良好，定期開(kāi)關(guān)空調(diào)、去濕機(jī)，并作好每日的溫濕記錄（庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14-240c<±2，濕度應(yīng)控制在45-60%<±5%>）。七、經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)電源線(xiàn)路及其他安全設(shè)施，及時(shí)排除各種隱患。八、保持庫(kù)房?jī)?nèi)衛(wèi)

2、生，檔案入庫(kù)要作消毒處理，人員入庫(kù)換鞋，穿工作服。九、庫(kù)房和檔案柜鑰匙妥善保管，人離落鎖。十、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)，及時(shí)解決。二一一年十月十日檔案保管制度 一、對(duì)各門(mén)類(lèi)、載體檔案均由檔案室集中整理，案卷質(zhì)量必須符合規(guī)范要求，方予接收入室。全部檔案分別按不同門(mén)類(lèi)、載體、保管期限排列、編號(hào)、固定位置。二、庫(kù)房管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。三、堅(jiān)持定期或不定期檢查、統(tǒng)計(jì)檔案，如有破損、字跡褪變、霉變生蟲(chóng)等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。

3、四、經(jīng)常保持庫(kù)房、柜架整潔整齊，定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)電器、線(xiàn)路、消防設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，檔案人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，必須切斷電源，關(guān)好門(mén)窗。五、堅(jiān)持溫濕度測(cè)記和調(diào)節(jié)，檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14度至24度之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。六、檔案庫(kù)房由專(zhuān)人管理，非庫(kù)房工作人員未經(jīng)許可不得擅入，檔案交接應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)。二一一年十月十日檔案收集制度一、檔案收集包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等方式。二、檔案材料收集范圍：凡是對(duì)我單位有參考利用價(jià)值的各類(lèi)原始材料都屬于檔案收集范圍。三、檔案材料收集堅(jiān)持定期送交制度和聯(lián)系催要制度。（一）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門(mén)，應(yīng)在文件材料辦理完畢

4、的第二年，按照檔案室的歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量的要求，歸檔到檔案室。（二）聯(lián)系催要制度。檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息，及時(shí)向形成材料的部門(mén)催收應(yīng)歸檔的材料。四、收集材料的要求。（一）收集入檔案的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。（二）不符合歸檔要求的檔案材料，檔案室將責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)職能部門(mén)按要求完成。1.載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4（80G）規(guī)格的辦公用紙（專(zhuān)業(yè)特殊要求的除外）。2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書(shū)寫(xiě)。禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)。3.現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁

5、止傳真形成材料歸檔。（三）材料必須齊全、完整。1.各部門(mén)完成的當(dāng)年工作職責(zé)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。2.整件事情形成的成套材料必須配齊，保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。二一一年十月十日檔 案 接 收 制 度一、檔案室應(yīng)依據(jù)歸檔范圍，按時(shí)認(rèn)真做好文件材料的移交接收工作，并與有關(guān)部門(mén)及人員辦理好移交接收登記手續(xù)。二、歸檔的文件材料必須齊全、完整，不完整、不準(zhǔn)確以及不符合歸檔要求的文件材料，檔案室應(yīng)要求有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行補(bǔ)交、整理，做好補(bǔ)收補(bǔ)立工作。三、接收時(shí)間：文書(shū)檔案應(yīng)在第二年第一季度前移交接收；業(yè)務(wù)檔案在辦結(jié)完畢后移交接收；會(huì)計(jì)檔案按有關(guān)要求移交接收。

6、二一一年十月十日檔 案 整 理 制 度一、檔案的整理工作必須按照一定的原則和要求，根據(jù)其形成特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理。二、根據(jù)國(guó)家檔案局的檔案分類(lèi)原則，結(jié)合本單位實(shí)際，編制科學(xué)的檔案分類(lèi)方案。三、根據(jù)文件材料所反映的不同問(wèn)題，區(qū)別不同保管期限，進(jìn)行系統(tǒng)整理、合理組卷。四、經(jīng)過(guò)整理的檔案，必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。五、案卷的封面要采用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，并按規(guī)定填寫(xiě)。六、案卷編目要正確，案卷題名要簡(jiǎn)明，要準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，書(shū)寫(xiě)要用毛筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。二一一年十月十日檔 案 修 改 補(bǔ) 充 制 度一、檔案的修改、補(bǔ)充必須是以維護(hù)歷史真實(shí)面貌為前提，以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確為

7、原則。二、檔案一般不得隨意修改，如確因工作需要修改已歸檔的檔案，必須持有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“檔案修改、補(bǔ)充通知單”。三、修改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在頁(yè)面“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變化通知單”，修改后應(yīng)在修改處加蓋“更改章”。四、修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另外行文，原文作廢。新文列入原文目錄并注明所代替的原文編號(hào)。作廢的文件應(yīng)注意新文的編號(hào)，根據(jù)需要另行保管。五、對(duì)修改后的檔案，入檔案室前要認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，以維護(hù)檔案的安全。二一一年十月十日檔 案 借 閱 制 度一、因工作需要借閱檔案，須認(rèn)真填寫(xiě)“檔案借閱登記簿”，借閱密級(jí)以上檔案，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并履行完備手續(xù)方可查閱。二、查閱檔案一般在閱覽室

8、內(nèi)，因工作需要借出檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)。外單位借閱檔案應(yīng)持有介紹信，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、借閱者必須愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)拆散、圈點(diǎn)、涂改、抽出、轉(zhuǎn)借他人，必須注意保密和保證檔案的絕對(duì)安全。四、檔案外借時(shí)間一般不超過(guò)一周，借閱者要按期歸還檔案。檔案管理人員對(duì)借出的檔案應(yīng)及時(shí)催還。五、歸還檔案的必須當(dāng)面點(diǎn)清，并在登記簿上注銷(xiāo)。發(fā)現(xiàn)損壞、丟失，立即追查，并立即報(bào)告辦公室。二一一年十月十日檔 案 保 密 制 度一、按照中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)保守秘密法有關(guān)規(guī)定，遵守各項(xiàng)檔案管理制度，自覺(jué)執(zhí)行保密制度。二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收、借閱、鑒定和銷(xiāo)毀制度，認(rèn)真履行登記、審批、簽字手續(xù)。三、外借檔案，必

9、須有安全保護(hù)措施，節(jié)假日前及時(shí)催還，防止丟失。四、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印、摘抄檔案。五、非專(zhuān)職人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。二一一年十月十日檔 案 統(tǒng) 計(jì) 工 作 制 度一、檔案室應(yīng)按照檔案管理要求和我院實(shí)際情況，認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作。二、按年度做好檔案接收、保管、借閱、銷(xiāo)毀的統(tǒng)計(jì)工作。三、按年度做好檔案管理人員狀況、檔案設(shè)施情況的統(tǒng)計(jì)等工作。四、建立健全檔案統(tǒng)計(jì)的登記臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)應(yīng)及時(shí)，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、可靠，帳物相符。五、加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的利用和分析，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)，為制定計(jì)劃、規(guī)劃和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供依據(jù)。二一一年十月十日檔 案 鑒 定 銷(xiāo) 毀 制 度一、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，應(yīng)由檔案管理部門(mén)和

10、有關(guān)職能部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行這一工作。二、鑒定小組根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行甄別，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作結(jié)束后應(yīng)提出工作報(bào)告。三、要銷(xiāo)毀的檔案必須慎之又慎，嚴(yán)格審查，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，送交領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理銷(xiāo)毀。四、凡需銷(xiāo)毀的檔案送造紙廠(chǎng)化漿，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。五、銷(xiāo)毀清冊(cè)形成的檔案專(zhuān)項(xiàng)保管。二一一年十月十日檔案利用制度1、查閱利用本檔案室檔案資料，需出示個(gè)人身份有效證件。檔案資料一律不外借，只能在“查閱室”內(nèi)閱覽，如需復(fù)印，由檔案室出示復(fù)印件，并加蓋檔案室查檔專(zhuān)用章及檔案室公章。2、本單位工作人員利

11、用檔案資料，借閱者需要親自登記“查閱登記”或出據(jù)“借條”，用后及時(shí)還回。不得擅自更改內(nèi)容，保證檔案資料的完整，避免有損壞、丟失檔案資料的現(xiàn)象發(fā)生。 3、外單位利用本檔案室檔案資料需要出示介紹信，不收取查閱費(fèi)用。 4、 檔案資料查閱利用后，要立即放回原處，不得隨處亂放，以免丟失。二一一年十月十日檔案整理編目制度      一、按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案工作規(guī)范要求，檔案室內(nèi)所有檔案必須按全宗進(jìn)行整理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜，各全宗檔案存放有序。      二、檔案的系統(tǒng)整理，應(yīng)在文件收

12、集齊全的基礎(chǔ)上，按照一定的原則和屬性進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、排架。 三、檔案實(shí)體的分類(lèi)、編號(hào)和排架，一經(jīng)確定，不可隨意變動(dòng)。 四、編制不同門(mén)類(lèi)檔案的文件目錄、專(zhuān)題目錄、文件字號(hào)索引等多種檢索工具，逐步編制配套的檔案室指南，全宗介紹等參考資料。 五、各部門(mén)在每年三月底前完成上年度各類(lèi)文件材料的歸檔工作。      六、重大活動(dòng)、重要會(huì)議、工程項(xiàng)目、設(shè)備檔案隨時(shí)移交，隨時(shí)歸檔。二一一年十月十日安全保衛(wèi)制度及責(zé)任制為確保檔案安全，提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，維護(hù)檔案室正常工作秩序，特制定本制度。 一、檔案室主任是檔案室安全保衛(wèi)工作第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)抓好本檔案室的安全保衛(wèi)工作，辦公室主任是直接責(zé)任人，辦公室其他人員協(xié)助做好安全保衛(wèi)工作。 二、堅(jiān)持貫徹“預(yù)防為主”的方針，定期對(duì)全體干警進(jìn)行安全教育，對(duì)安全責(zé)任落實(shí)到人。三、認(rèn)真做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，確保庫(kù)房及檔案的安全，非本室工作人員未經(jīng)許可一律不得入內(nèi)。 四、檔案庫(kù)房、閱檔室屬重要部位，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、腐蝕物品及火種入內(nèi)，嚴(yán)禁違規(guī)用電行為，不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放雜物。 五、切實(shí)做好防火、防盜、防潮、防鼠、防