檔案管理方案

1、北京聯(lián)遞敏行文化咨詢有限公司二0一六年檔案管理流程及方案 目錄一、檔案管理制度二、檔案管理流程2.1.人員管理2.2.檔案及倉庫管理方式三、檔案安全保密與借閱查閱3.1.檔案借閱登記表格式3.2.外來人員借閱查閱管理方案3.2.安全隱患解決措施3.4檔案保密措施四、歸檔職責(zé)五、附件一、檔案管理制度 本公司在檔案管理上首先會做到對檔案的安全保管，定期檢查有無缺本缺項目，積極創(chuàng)造妥善的管理方案，做到防盜，防火，防潮，防塵，防丟失機(jī)密，經(jīng)常保持庫房通風(fēng)。分配好相關(guān)工作人員對于檔案的整理和保密工作，做到檔案文件不外借，不自作主張，確定因公需要閱讀檔案時，均在檔案室按照相關(guān)的位置有關(guān)要求借閱。 對于檔案

2、室的要求，嚴(yán)格遵守檔案室內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁使用電器，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理工作人員的個人習(xí)慣，做到絕不損害和泄密任何一本檔案文件。 為提高工作效率，簡化工作流程，使其檔案管理規(guī)范化，簡便化。特作出以下規(guī)范要求。1、 接到收取文件通知，問清文件存放位置。2、 到達(dá)指定地點，整理檔案文件，核對文件項目名稱，招標(biāo)編號，招標(biāo)文件數(shù)量及投標(biāo)文件數(shù)量情況。3、 登記檔案文件收取表，與交接人核對文件項目基本情況并簽字。4、 取回檔案文件存放與待整理區(qū)域。5、 檔案管理人員將整理好的檔案文件登記到電子記錄檔案文件表內(nèi)。6、 對記錄好的檔案文件進(jìn)行裝盒打包，同時編輯好相對應(yīng)檔案編碼，再其相應(yīng)的裝盒

3、外進(jìn)行標(biāo)注。7、 將整理編輯打包好的檔案存放與檔案室內(nèi)，根據(jù)其不同的招標(biāo)文件類型存放于相應(yīng)的檔案架內(nèi)。8、 根據(jù)檔案存放位置，填寫到電子記錄檔案文件表內(nèi)。9、 檔案領(lǐng)取時根據(jù)電子記錄檔案文件表查找到檔案存儲位置，及時對領(lǐng)取后的檔案文件進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，并登記檔案領(lǐng)取文件表。10、 每月月末對其本月內(nèi)所存取檔案記錄進(jìn)行統(tǒng)計，核對檔案電子記錄信息與實際檔案存儲信息情況。做到記錄信息與存儲信息完全一致。二、檔案管理流程 人員管理： 說明：部門副總主要職責(zé)安排檔案管理員相關(guān)工作任務(wù)，檔案管理員進(jìn)行發(fā)派并且安排工作人員進(jìn)行工作，并且每月月底巡崗位一次，主要檢查工作人員有無錯誤操作及工作進(jìn)度。電子檔案錄入員主

4、要負(fù)責(zé)檔案的分類及錄入電腦，每套檔案以一正兩副的模式分出，拿出來的文件做廢棄處理，并且將剩下的文件按照要求錄入到電腦里。打包員主要負(fù)責(zé)錄入電子檔案之后的文件打包打捆工作。 檔案及倉庫管理方式： 1.檔案管理方式 制作檔案標(biāo)簽：寫明項目、編號、申請人、時間、貨位（如圖一） 檔案包裝：根據(jù)檔案只留一正兩副，按照同一項目同一編號用打包機(jī)橫向兩捆打包，外包裝用硬紙殼封?。ㄈ鐖D二） 項目名稱：XXXXXXXXXXXXX項目 招標(biāo)編號：0686XXXXXXXXXX 申請人:XXXXX公司 XXXXX公司 貨位：XXXX 時間：20XX年XX月 -圖一- 項目名稱： 編號： 申請人： 貨位： 時間: -圖二

5、- 包裝紙殼樣圖2.流程 對于檔案文件分項目進(jìn)行管理擺放，將各個貨架分檔案各個項目的擺放地點，投標(biāo)文件只留一正兩副招標(biāo)文件全留，實施對檔案入庫出庫管理。 入庫： 1.檔案文件按投標(biāo)文件只留一正兩副進(jìn)行保存，正本保存年限15年，副本保存年限3年 2.檔案按照項目完成進(jìn)度劃分已經(jīng)完成項目和未完成項目，已經(jīng)完成項目錄入電子檔案后打包，按照順序碼放貨架，未完成項目暫時放在地上，待結(jié)束后上架。 3.新檔案入庫的時候檔案管理員進(jìn)行分類登記。 出庫： 1.檔案出庫必須填寫檔案出庫、銷毀審批單，并經(jīng)副總經(jīng)理簽字，檔案管理員對出庫文件進(jìn)行登記。 2.檔案銷毀必須填寫檔案出庫、銷毀審批單，并經(jīng)副總經(jīng)理簽字，檔案管

6、理員對銷毀檔案進(jìn)行登記 3.文件管理流程圖放檔案室外，待賣出或銷毀廢書借出、歸還 外來人員查閱檔案需出具單位證明，填寫借閱登記表需要查閱檔案者，應(yīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)歸還時檔案員認(rèn)真檢查文件的完整與整潔情況 記錄草稿 接聽業(yè)務(wù)處電話時間：XX月X日X時 檔案要求存放位置：XXX庫房 檔案要求篩選數(shù)目：X正X副 項目項目分類擺放：X項目X貨架 檔案整理完畢規(guī)定時間：X月X日 -圖三-倉庫管理方式：1.倉庫情況介紹 公司檔案倉庫位于北京國際貿(mào)易公司地下室（國貿(mào)二處）和燕郊武窯大庫，大概面積約15平方米，大庫面積約35平方米。地下室設(shè)8個存放架，編號為A-F，架高為300CM,寬為200CM2.存放架管

7、理 地下室存放架一共6個，分別標(biāo)于A-F架，高300CM，寬200CM，每層貨架可放2排5列（如圖四所示），一個貨架分為5層，平均每層按順序擺放文件不超過20套。 3.廢棄或賣出文件 所有投標(biāo)文件在分出一正兩副之后其他挑出的文件按碼放順序分別放在地下室走廊過道旁邊。4.倉庫地理情況（如圖五）A架檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案 檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案檔 案 -圖四- 地庫門 檔案庫 檔案庫 國貿(mào)二處 檔案庫 -圖五-三、檔案安全保密與借閱查閱 3.1.檔案借閱登記表格式借閱人日期檔案號檔案名方式復(fù)印

8、份數(shù)借閱部門負(fù)責(zé)人簽字歸還日期備注借閱查閱3.2.外來人員借閱查閱管理方案 1.凡查閱檔案者，一般情況不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出，必須有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱者必須按照規(guī)定查閱，與查閱無關(guān)的材料不得隨意翻閱摘抄 2.查閱黨組，局長辦公會議記錄，紀(jì)檢工作有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)上級批準(zhǔn)，查閱一般檔案資料時，檔案管理員需做有關(guān)登記，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱 3.外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人姓名，政治面貌，資歷以及查閱內(nèi)容范圍 4.借出的檔案文件不得超過七天，如延期使用，需辦理延期相關(guān)手續(xù) 5.借出或還回文件，必須嚴(yán)格履行登記，注銷和檢查手續(xù)，當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，并采取補(bǔ)救措

9、施3.2.安全隱患解決措施 檔案庫房對于每個企業(yè)公司而言，是個保存文檔的重要基地，非工作人員不準(zhǔn)入內(nèi)，檔案庫房內(nèi)禁止吸煙，喧嘩，動用電器及火相關(guān)的物品，嚴(yán)禁帶入危險品入內(nèi)。在工作人員上下班做到經(jīng)常檢查，嚴(yán)禁檔案丟失或安全隱患事故發(fā)生。庫房保持清潔衛(wèi)生，有防火，防盜，防蟲，防潮，防塵及防污染設(shè)施。 3.4檔案保密措施 如公司職員出現(xiàn)泄漏檔案文件機(jī)密的情況，應(yīng)先確定泄漏的檔案信息和數(shù)量，依照損程度追究責(zé)任落實到個人，情節(jié)嚴(yán)重者公司將予以開除處分，并移交司法部門追求其法律責(zé)任。 如檔案丟失或泄密，第一時間向上級相關(guān)部門反饋現(xiàn)狀，報清丟失數(shù)量，丟失項目。四、歸檔職責(zé)一、檔案資料應(yīng)為招投標(biāo)過程中的全部文

10、件，必須全面、完整。二、檔案資料主要包括歸檔資料文件（委托代理協(xié)議、項目立項審批文件、審批確認(rèn)文件、公示公告文件、評審/評標(biāo)、相關(guān)說明文件）、資格預(yù)審文件、資格預(yù)審申請文件、招標(biāo)文件、標(biāo)底/招標(biāo)控制價文件、投標(biāo)文件、合同文件以及相關(guān)電子版。三、檔案資料的份數(shù)及具體要求參照附件1執(zhí)行。四、招標(biāo)資料文件應(yīng)分工程、分標(biāo)段分別成冊裝訂，且每部分間應(yīng)用隔頁紙分隔，冊封上標(biāo)明工程項目全稱。五、電子版應(yīng)分標(biāo)段獨(dú)立包封，冊封上標(biāo)明工程項目全稱、投標(biāo)人名稱、電子版份數(shù)。 六、檔案資料文件的內(nèi)容及順序應(yīng)參照附件2要求編制。當(dāng)附件2內(nèi)容不全時，應(yīng)根據(jù)具體情況合理增加。七、檔案資料文件的第一部分“招標(biāo)工作結(jié)果報告”應(yīng)

11、按照附件3的要求編寫。 八、如果檔案資料文件中某文件的原件由政府部門留存，請用復(fù)印件補(bǔ)齊。九、如果某文件具有幾份原件時，僅裝訂一份，其余以單件形式存檔。十、移交招標(biāo)人或?qū)徲媶挝换蚱渌椖繂挝坏臋n案資料，交接手續(xù)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，交接單一式二份。文件資料移交清單格式詳見附件4。十一、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。十二、本辦法由北京國際貿(mào)易公司第七業(yè)務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。十三、如本辦法中附件內(nèi)容的要求與招標(biāo)人針對檔案資料的要求有沖突時，以招標(biāo)人的規(guī)定為準(zhǔn)。十四、其余未盡事宜，按照北京國際貿(mào)易公司有關(guān)附件1檔案資料具體要求明細(xì)表序號文件名稱辦公室留存地庫留存東郊倉庫留存招標(biāo)人留存一歸檔文件1歸檔資料文件正本一份 副本一份2

12、資格預(yù)審文件一份一份3資格預(yù)審申請文件（入圍）正本一份副本一份其余文件副本一份4資格預(yù)審申請文件（未入圍）正本一份其余文件副本一份5招標(biāo)文件一份一份6標(biāo)底/招標(biāo)控制價一份一份7投標(biāo)文件（中標(biāo)人）正本一份副本一份其余文件副本一份8投標(biāo)文件（未中標(biāo)人）正本一份其余文件副本一份9合同文件副本一份正本一份二電子版1資格預(yù)審文件光盤或U盤一份光盤或U盤一份2招標(biāo)文件3標(biāo)底文件4投標(biāo)文件（中標(biāo)人）5投標(biāo)文件（未中標(biāo)人）6合同文件 附件2歸檔資料文件目錄第一部分招標(biāo)工作結(jié)果報告1 招標(biāo)工作結(jié)果報告第二部分招標(biāo)公告階段1 項目建議書批復(fù)2 項目立項批文3 規(guī)劃許可證4 其他項目批文5 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)營業(yè)執(zhí)照、資

13、質(zhì)證書等6 咨詢合同7 授權(quán)委托書8 工程建設(shè)項目報建表9 招標(biāo)方式登記表10 招標(biāo)人委托招標(biāo)登記表11 招標(biāo)公告發(fā)布單12 邀請招標(biāo)登記表13 投標(biāo)邀請書14 招標(biāo)公告在有關(guān)媒介上的發(fā)布資料15 投標(biāo)人報名表16 招標(biāo)方式備案受理批準(zhǔn)單第三部分資審階段1 資格預(yù)審文件備案表2 資格預(yù)審文件受理批準(zhǔn)單3 資格預(yù)審文件（單冊裝訂本）4 資格預(yù)審文件領(lǐng)取簽到表5 資格預(yù)審補(bǔ)充文件（單冊裝訂本）6 投標(biāo)申請人確認(rèn)函7 資格預(yù)審申請書遞交簽收表8 資格預(yù)審文件遞交簽收憑證9 招標(biāo)人擬派評審代表申請書10 招標(biāo)人擬派資格預(yù)審評審代表資格條件登記表11 資格預(yù)審評審專家抽取申請表12 資格預(yù)審評審專家抽取

14、通知單13 工程評標(biāo)專家名單14 評審專家簽到表15 評審專家聲明書16 評審專家首次會議紀(jì)要17 資格預(yù)審評審表18 資格預(yù)審結(jié)果登記表19 資格預(yù)審情況書面報告20 投標(biāo)候選人排序表21 評審專家末次會議紀(jì)要第四部分招標(biāo)階段1 招標(biāo)文件備案表2 招標(biāo)文件（單冊裝訂本）3 投標(biāo)邀請函4 招標(biāo)文件領(lǐng)取登記表5 現(xiàn)場考察簽到表6 交底會簽到表7 答疑會簽到表8 招標(biāo)補(bǔ)充文件（單冊裝訂本）9 招標(biāo)文件補(bǔ)遺書領(lǐng)取登記表10 招標(biāo)文件備案受理批準(zhǔn)單第五部分開標(biāo)階段1 開標(biāo)會簽到表2 法人授權(quán)委托書3 投標(biāo)文件報送簽收一覽表4 投標(biāo)文件復(fù)核一覽表5 開標(biāo)記錄6 標(biāo)底備案表7 標(biāo)底（單冊裝訂本）第六部分評標(biāo)、定標(biāo)階段1 招標(biāo)人擬派評標(biāo)代表申請書2 招標(biāo)人擬派評標(biāo)代表資格條件登記表3 北京市建設(shè)工程評標(biāo)專家抽取申請表4 北京市建設(shè)工程評標(biāo)專家抽取通知單5 評標(biāo)專家名單6 評標(biāo)專家簽到表7 評標(biāo)專家聲明書8 評標(biāo)專家首次會議紀(jì)要9 投標(biāo)單位編號對照表10 評分表11 招投標(biāo)情況書面