通用OA系統(tǒng)方案

1、-作者xxxx-日期xxxx通用OA系統(tǒng)方案【精品文檔】辦公自動化系統(tǒng)Eightlink（深圳）有限公司地址：深圳市紅荔路上步工業(yè)區(qū)22棟萬源大廈4層 電話：3211150，3326076傳真：3205405Email：sales前言 現(xiàn)代辦公需要先進(jìn)的辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強(qiáng)管理的有效手段?，F(xiàn)代企業(yè)每天都有大量的商業(yè)信函、公文等往來，同時(shí)還有各種會議、各種文檔、各種批件等管理工作，因此需要一套先進(jìn)、高效率、覆蓋全企業(yè)的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的作用，同時(shí)也為與世界先進(jìn)的辦公機(jī)制接軌打下良好的基礎(chǔ)。

2、1系統(tǒng)概況為了滿足當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化進(jìn)程，達(dá)到增收節(jié)支的目的，急需建立企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)，使企業(yè)范圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、快捷的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)上擴(kuò)充辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)文件電子化，無紙化辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個采用先進(jìn)技術(shù)的、流程控制完備的、達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平的辦公自動化系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該采用世界領(lǐng)先水平的辦

3、公自動化系統(tǒng)技術(shù)和開發(fā)工具，IBM的Lotus Notes正是這樣一個辦公自動化平臺。Lotus Notes是Lotus(蓮花)公司的軟件產(chǎn)品，Lotus公司在群件（用于工作組協(xié)同工作的軟件）方面居于世界領(lǐng)先水平，領(lǐng)導(dǎo)著群件的標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)展。1996年被IBM公司強(qiáng)行收購,耗資30億美元，成為IBM的子公司。Lotus Notes是全球應(yīng)用最為廣泛的群件產(chǎn)品。到1996年，該軟件的用戶數(shù)已經(jīng)達(dá)到900萬個，全球500家最大企業(yè)中有423家使用該軟件作為辦公系統(tǒng)平臺，在中國，有超過500家政府和企業(yè)級用戶，包括國務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、國家信息中心、中國人民保險(xiǎn)公司、中國人民銀行等。目前，L

4、otus Domino/Notes(Lotus Notes 4.6)是Lotus Notes的最新版本，辦公自動化系統(tǒng)將采用此版本作為辦公自動化系統(tǒng)平臺。Lotus公司簡介和市場情況見附錄B。Lotus Domino/Notes功能概述見附錄C。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該利用Lotus Notes先進(jìn)的工作流程自動化技術(shù)快速把當(dāng)前的主要辦公業(yè)務(wù)：公文管理、會議管理、檔案管理的業(yè)務(wù)流程納入計(jì)算機(jī)管理，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)，縮短辦公業(yè)務(wù)的流程時(shí)間，減少工作人員的工作量，提高企業(yè)的辦公效率。同時(shí)，為管理者提供領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)，為辦公人員提供辦公人員辦公系統(tǒng)，方便日常的工作，成為個人辦公的輔助工具，提高全企業(yè)每個管

5、理人員的辦公效率。另一方面，建立新辦公自動化系統(tǒng)也為建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。利用Lotus Domino/Notes的強(qiáng)大的信息集成能力和通訊能力，實(shí)現(xiàn)各類企業(yè)級信息的收集和存儲、信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享，通過這個信息網(wǎng)絡(luò)了解整個企業(yè)的狀態(tài)，使信息為決策提供支持，實(shí)現(xiàn)企業(yè)級的協(xié)調(diào)和協(xié)作。作為管理信息系統(tǒng)(MIS)的一部分，隨著辦公自動化系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將會提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高大家對計(jì)算機(jī)應(yīng)用的積極性，對將來MIS系統(tǒng)的建成大有幫助。綜上所述，建立辦公自動化系統(tǒng)是符合企業(yè)當(dāng)前實(shí)際需要的、符合企業(yè)發(fā)展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。它的建成將會提高企業(yè)辦公效率、降

6、低企業(yè)辦公開支、提高企業(yè)信息化水平，并將標(biāo)志著辦公自動化水平進(jìn)入國內(nèi)先進(jìn)水平的行列。2系統(tǒng)特點(diǎn)2-1通用性辦公自動化系統(tǒng)必須適應(yīng)從局機(jī)關(guān)到基層的各個單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的辦公業(yè)務(wù)需要，滿足各種辦公業(yè)務(wù)的需要，滿足各種不同職務(wù)的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業(yè)務(wù)流程或某一職務(wù)個人的系統(tǒng)，是面向整個企業(yè)的、各種辦公業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)。它必須能適應(yīng)各個單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國際標(biāo)準(zhǔn)，可以適應(yīng)各種各樣的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺，是一個開放的、可擴(kuò)充的系統(tǒng)。2-2實(shí)用性辦公自動化系統(tǒng)必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡單方便，界面友好，業(yè)務(wù)流程合理，真正符合最終用戶的實(shí)際

7、需要。經(jīng)過短期培訓(xùn)，在34個月的時(shí)間內(nèi)OA系統(tǒng)可在全公司范圍內(nèi)全面展開。2-3網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)要能夠隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，真正覆蓋所使用單位和部門以至于覆蓋全公司的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和他人通訊、交流、協(xié)作，進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)往來，查詢各種企業(yè)信息。通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。2-4先進(jìn)性辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)采用國際先進(jìn)的辦公自動化技術(shù)，結(jié)合實(shí)際情況，利用Lotus Domino/Notes強(qiáng)大、快速的辦公自動化應(yīng)用開發(fā)工具，在今年內(nèi)把廣州恒信的辦公自動化系統(tǒng)建成同類型企業(yè)中具有國內(nèi)領(lǐng)先水平的系統(tǒng)，并且逐步向國際先進(jìn)的辦公自動化系統(tǒng)

8、靠攏。2-5安全性信息共享、網(wǎng)絡(luò)化辦公必須保證信息的安全性，數(shù)據(jù)的丟失，信息的不安全將會給企業(yè)帶來巨大的損失。Lotus Domino/Notes提供強(qiáng)大的系統(tǒng)安全機(jī)制。一個分布系統(tǒng)的安全性的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)加密，Notes的加密技術(shù)基于RSA公共密鑰加密技術(shù)，這是目前工業(yè)界唯一無法破密的加密技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，Notes提供四級安全措施：驗(yàn)證（用于任何一次用戶訪問），存取控制（七種訪問級別，用于控制用戶的訪問權(quán)限），加密（用于網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、表單、視圖以及文檔甚至域），電子簽名（防止別人假冒），保證系統(tǒng)的安全性。 Notes還提供群集服務(wù)器功能（當(dāng)一個服務(wù)器失效時(shí)，它的工作可由其它服務(wù)器完成

9、），強(qiáng)大的復(fù)制技術(shù)用于數(shù)據(jù)的備份，保證數(shù)據(jù)和服務(wù)的高可靠性。 在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中，還必須考慮到數(shù)據(jù)的安全性，通過程序的手段控制不同用戶的訪問權(quán)限，保證應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。 必須加強(qiáng)安全管理，建立健全安全管理規(guī)章制度，保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)在物理上的安全性。2-6可擴(kuò)充性辦公自動化系統(tǒng)必須是開放的、規(guī)?？缮炜s的、功能可以擴(kuò)充的系統(tǒng)。Lotus Domino/Notes是一個理想的信息容器，可以存儲、傳輸和處理各種各樣的多媒體信息如聲音、圖象、錄象信息、影象信息、超文本等。利用Lotus Domino/Notes的這種特點(diǎn)，可以方便地把多媒體功能加入到辦公自動化系統(tǒng)中。Lotus Domino

10、/Notes完全支持Intranet/Internet標(biāo)準(zhǔn)，它的工作站也是Intranet/Internet瀏覽器，它的服務(wù)器也是Web服務(wù)器，通過它可以方便地組成企業(yè)Intranet/Internet網(wǎng)，開發(fā)Intranet/Internet應(yīng)用，并且和Internet相連，從Internet上獲取信息或者向Internet發(fā)布信息。3系統(tǒng)邊界3-1職能邊界按公司各部門的不同職能進(jìn)行劃分，覆蓋公司各部門及所有員工的日常辦公事務(wù)活動。3-2地理邊界在局域網(wǎng)范圍內(nèi)覆蓋公司所有部門。3-3功能邊界本系統(tǒng)的功能包括了公司辦公系統(tǒng)中的各項(xiàng)目，為各部門和管理人員提供信息共享和數(shù)據(jù)一元化管理。按功能具體劃

11、分為收文管理、發(fā)文管理、會議管理、檔案管理、電子郵件、等子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)具體功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系統(tǒng)用于對全公司的收文進(jìn)行管理，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實(shí)現(xiàn)收文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢和統(tǒng)計(jì)手段，以及將文件按年度、分類號、保存期限、小類號進(jìn)行歸檔。3-3-2發(fā)文管理發(fā)文管理子系統(tǒng)用于對全公司的發(fā)文進(jìn)行管理，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實(shí)現(xiàn)發(fā)文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對發(fā)文批閱流程的可視化監(jiān)控、代碼管理、有效的查詢和統(tǒng)計(jì)手段，以及將文件按年度、分類號、小類號保存期限進(jìn)行歸檔。

12、3-3-3會議管理本子系統(tǒng)主要用于用來完成組織會議、發(fā)送會議通知、撰寫會議紀(jì)要、安排和落實(shí)會議待辦事項(xiàng)、會議室管理等管理工作。3-3-4 公告欄本子系統(tǒng)主要用于對全公司的公告信息進(jìn)行管理，提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項(xiàng)消息就可以通告所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全公司的所有公告信息。可以按照類型、時(shí)間、作者對公告信息進(jìn)行查詢。這樣，可以及時(shí)地對公司內(nèi)部的一些信息進(jìn)行發(fā)布，方便公司人員進(jìn)行信息交流。本系統(tǒng)可以按照信息分類建成多個專題，比如大事紀(jì)要，個人信息公布等。3-3-5 電子郵件本子系統(tǒng)為每一個上網(wǎng)人員提供了電子郵件收發(fā)功能和

13、日程安排功能。用戶在此除了可以查閱、發(fā)送郵件外，用戶還可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀(jì)念日，并將其存儲在您的日歷中，對邀請對象發(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時(shí)間。在查詢時(shí)，可以用日歷的形式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時(shí)還可以查詢別人的空閑時(shí)間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。同時(shí)，由于整個辦公自動化系統(tǒng)都將以電子郵件作為聯(lián)系紐帶，因此，這將是一般用戶在本系統(tǒng)中主要的“辦公室”。意見，是一個不受時(shí)間、地點(diǎn)限制的、理想的討論場所。3-3-6檔案管理本子系統(tǒng)主要用于對公司的各類文檔進(jìn)行分類管理，自動生成

14、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。同時(shí)提供對已歸檔文件的查詢、借閱功能。4系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述辦公自動化系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)會議管理子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)專題信息子系統(tǒng)電子郵件子系統(tǒng)5系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo) 辦公自動化系統(tǒng)的主要目標(biāo)是在公司內(nèi)形成一個以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)為手段、高度信息化的辦公平臺。將現(xiàn)行的手工操作為主的辦公系統(tǒng)提高到這一平臺， 以提高管理效率和管理質(zhì)量。系統(tǒng)性質(zhì)分析l 辦公自動化系統(tǒng)是一個社會管理技術(shù)系統(tǒng)，它涉及多學(xué)科領(lǐng)域，是集計(jì)算機(jī) 技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、管理科學(xué)、檔案學(xué)于一體的綜合系統(tǒng)。因此，系 統(tǒng)的

15、實(shí)現(xiàn)需要公司管理者的大力支持和公司全體人員的通力合作。l 辦公自動化系統(tǒng)是一個人機(jī)的統(tǒng)一體，它是建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)基礎(chǔ)之上的，利用計(jì)算機(jī)作為輔助工具，完成各項(xiàng)辦公工作。因此，系統(tǒng)要充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)資源，發(fā)揮工作人員的主觀能動性，才能提高系統(tǒng)的性能。l 由于手工作業(yè)中因客觀條件限制，在實(shí)際的辦公過程中存在一些不科學(xué)、不規(guī)范 的管理方法，而且工作效率相對較低。因此，本系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)奉行一切從實(shí)際出發(fā) 的原則，以科學(xué)的態(tài)度對系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，體現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的特點(diǎn)。6系統(tǒng)功能介紹6-1收文管理子系統(tǒng)6-1-1系統(tǒng)描述該系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全公司的收文進(jìn)行管理，通過計(jì)算

16、機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限進(jìn)行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的高低。6-1-2業(yè)務(wù)流程圖 公司領(lǐng)導(dǎo)指示閱知單位和承辦單位辦公室主任分辦來文登記來文掃描和錄入檔案員歸檔承辦單位領(lǐng)導(dǎo)填寫承辦結(jié)果閱知局領(lǐng)導(dǎo)和閱知單位領(lǐng)導(dǎo)閱后簽字分辦6-1-3功能說明l 來文登記由秘書登記，填寫收文處理單。l 來文掃描和錄入通過掃描儀把來文原文掃描成圖片，錄入到計(jì)算機(jī)中。l 收文流程依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)流程，文書先把收文處理單和文件發(fā)往辦公室主任批辦后，再發(fā)往主管領(lǐng)導(dǎo)批示，最后安排傳閱和承辦。l 收文查詢在視圖中可以按日期、文種、來文單位進(jìn)行查詢并可以指定

17、時(shí)間段；利用查詢按鈕可以進(jìn)行特定條件的組合查詢。l 收文號管理收到來文的計(jì)數(shù)，可以對收文號進(jìn)行修改。l 統(tǒng)計(jì)對公文的日收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步得出各時(shí)間段的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，同時(shí)提供一些圖形顯示方式。l 打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印收文登記薄、收文處理單、文件傳閱單、部門代碼等。6-2 發(fā)文管理子系統(tǒng)6-2-1系統(tǒng)描述本系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全公司的發(fā)文進(jìn)行管理。通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限進(jìn)行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的高低。6-2-2發(fā)文業(yè)務(wù)流程發(fā)文人起草發(fā)文填寫發(fā)文處理單本部

18、門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽填寫意見辦公室主任核稿填寫意見秘書給文件編號發(fā)送文件會辦部門領(lǐng)導(dǎo)會簽填寫意見不同意返回發(fā)文人檔案員歸檔6-2-3功能說明l 發(fā)文生成發(fā)文擬稿人起草發(fā)文稿件，并填寫發(fā)文處理單。其中，擬稿時(shí)可以采用WORD97進(jìn)行。l 發(fā)文流程依據(jù)發(fā)文實(shí)際業(yè)務(wù)流程，文件擬稿人把發(fā)文處理單及發(fā)文件依次發(fā)往部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽填寫送審意見、辦公室主任核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，秘書文件編號，最后發(fā)送文件。l 發(fā)文查詢在視圖中可以按日期、文種、發(fā)文部門代碼或發(fā)文部門名稱、簽發(fā)人進(jìn)行查詢，利用查詢按鈕可以進(jìn)行特定條件的組合查詢。l 部門代碼管理每個發(fā)文部門都對應(yīng)著一個代碼，并有發(fā)文文號，可以對這些代碼和文號進(jìn)行查詢、增加、

19、刪除和修改。 l 統(tǒng)計(jì)對公文的日發(fā)文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步得出各時(shí)間段的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，同時(shí)考慮提供一些圖形顯示方式。l 打印可以打印發(fā)文登記簿、發(fā)文正文、發(fā)文處理單、部門代碼、紀(jì)要文稿等。除使用A4紙打印外，對特定文檔可以采用標(biāo)準(zhǔn)辦公用紙帶格式的稿紙進(jìn)行打印。同時(shí)，在流程的每一步都提供打印功能，方便用戶在必要時(shí)手工進(jìn)行批閱流程，從而提高系統(tǒng)的靈活性，以下各功能模塊中的打印與此相同。6-3檔案管理子系統(tǒng)6-3-1系統(tǒng)描述 本子系統(tǒng)主要用于對全公司的各類文檔進(jìn)行分類管理，生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面。另外提供對已歸檔文件的查詢和借閱功能。6-

20、3-2業(yè)務(wù)流程6-3-2-1歸檔業(yè)務(wù)流程檔案員初始化歸檔光盤檔案員從收文庫和發(fā)文庫中把待歸檔文件保存到已初始化的歸檔光盤上，在檔案庫中生成歸檔文件的索引（條目）檔案員根據(jù)文件條目的年度、分類號、小類號組卷，生成卷內(nèi)目錄和案卷目錄，并且可以調(diào)整條目檔案員打印卷內(nèi)目錄和案卷目錄 6-3-2-2借閱業(yè)務(wù)流程借閱人查詢檔案條目尋找要借閱文件借閱人填寫借閱申請單檔案員審查借閱申請借閱人閱讀文件歸還文件檔案員從光盤中把文件拷貝到檔案庫中領(lǐng)導(dǎo)審批借閱申請 6-3-3功能說明l 初始化光盤把用來歸檔的光盤進(jìn)行編號，并貼上標(biāo)簽，初始化用來保存歸檔公文文件的數(shù)據(jù)庫。l 公文歸檔由系統(tǒng)或檔案員自動定期從收文和發(fā)文庫

21、中提取待歸檔文件,把文件保存到光盤上的數(shù)據(jù)庫中，在檔案庫中生成一個文件的條目，記錄文件的簡要信息如分類號、保存期限、年度、小類號、文件類型、文件標(biāo)題、主題詞、保存文件的光盤號等等，用于生成目錄，供借閱人查詢以及查找文件所處的位置等。當(dāng)一個光盤滿了以后，系統(tǒng)提示更換光盤。l 已歸檔文件查詢文件歸檔后，在檔案庫中生成一個條目，包含文件的基本信息，借閱人可以可以按年度、文件種類、標(biāo)題、收文來文單位、主題詞、文號等查詢公文，支持組合模糊查詢公文。l 借閱管理借閱人查詢已歸檔文件，生成借閱申請單，檔案員和領(lǐng)導(dǎo)審批后，借出文件，系統(tǒng)自動查找存儲文件的光盤號，并提示檔案員放入相應(yīng)的光盤后，把文件發(fā)送給借閱人

22、，如果在規(guī)定期限內(nèi)借閱人不歸還，則自動取消借閱人的閱讀權(quán)限。l 生成卷內(nèi)文件目錄按年度、分類號、保存期限和小類號自動生成卷內(nèi)文件目錄。l 生成案卷封面為每一個案卷生成案卷封面。l 生成案卷目錄系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前存在的案卷自動生成案卷目錄。l 打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面等。l 檔案的銷毀把到期的短期和長期公文文件從光盤中刪除。6-4會議管理子系統(tǒng)6-4-1系統(tǒng)描述完成安排、組織會議，發(fā)送會議通知、撰寫會議紀(jì)要，安排、落實(shí)會議決定事項(xiàng)，設(shè)置例會等功能。同時(shí)，還具有管理會議室、自動預(yù)定會議室、會議室占用檢測沖突等功能。6-4-2業(yè)務(wù)流程6-4-2-1會議流程會議組織者

23、起草會議安排時(shí)間地點(diǎn)會議組織者設(shè)置例會生成一年內(nèi)的所有例會會議組織者發(fā)送會議通知發(fā)送變動通知取消會議如果占用其它部門會議室會議組織者重新安排時(shí)間地點(diǎn)不同意會議管理員審批申請會議組織者申請會議室領(lǐng)導(dǎo)審批填寫意見紀(jì)要起草人起草會議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)批示、修改紀(jì)要起草人發(fā)送會議紀(jì)要承辦人填寫承辦結(jié)果6-4-2-2會議紀(jì)要流程6-4-3 功能說明6-4-3-1 安排會議l 起草會議安排：內(nèi)容包括會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、主持人、承辦單位、聯(lián)系人、參加人員等。l 修改會議安排會議在尚未召開以前，均可以修改。l 送審會議安排把會議安排送給審批領(lǐng)導(dǎo)審批。l 審批會議安排：審批領(lǐng)導(dǎo)審閱會議申請后，作出批準(zhǔn)或否決的決

24、定，并且，可以附上意見，送還給報(bào)批人。會議申請如果被批準(zhǔn)，可以繼續(xù)流程；如果被否決，就變?yōu)椤捌鸩荨睜顟B(tài)。l 申請會議室如果占用其它部門的會議室，必須發(fā)送會議室申請到會議室管理員。l 審批會議室申請會議室管理員可以批準(zhǔn)或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會議室的時(shí)間，回復(fù)會議組織者。6-4-3-2 會議通知l 發(fā)送會議通知已經(jīng)審批的會議，就可以發(fā)送會議通知到主持人、參加人員。l 變動通知已經(jīng)發(fā)送通知的會議，如果時(shí)間地點(diǎn)變動，可以發(fā)送會議變動通知到會議參加人員。l 會議取消通知已經(jīng)審批的會議安排，如果因故取消，可以發(fā)送會議取消通知到主持人、參加人員。l 答復(fù)會議通知收到會議通知的人員，應(yīng)該

25、給聯(lián)系人回復(fù)能不能出席。l 會議通知答復(fù)查詢?yōu)闀h組織者提供參考信息。6-4-3-3例會設(shè)置如果會議定期召開，可以設(shè)置為例會?？梢灾付ㄕ匍_的周期或指定一年中例會召開的時(shí)間，提前發(fā)送通知的天數(shù)，系統(tǒng)自動生成一年中所有會議并預(yù)定會議室，并按照設(shè)置，由系統(tǒng)自動發(fā)送會議通知。6-4-3-4 會議紀(jì)要對于有些重要會議，主辦單位需要整理會議紀(jì)要，系統(tǒng)提供了撰寫、編輯、發(fā)送會議紀(jì)要的功能。每份會議紀(jì)要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員可以看見其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀(jì)要的相關(guān)人員才可以閱讀會議紀(jì)要。l 起草會議紀(jì)要擬稿人將會議紀(jì)要輸入系統(tǒng)。內(nèi)容包括紀(jì)要題目、紀(jì)要內(nèi)容、紀(jì)要發(fā)至、紀(jì)要送至、批示領(lǐng)導(dǎo)、

26、承辦人等。 l 批示、修改會議紀(jì)要會議紀(jì)要在發(fā)送以前，可以由擬稿人編輯、修改、領(lǐng)導(dǎo)填寫批示意見或者修改紀(jì)要。l 發(fā)送會議紀(jì)要擬稿人在確認(rèn)紀(jì)要無需修改后，可以把會議紀(jì)要送給相關(guān)人員。l 打印會議紀(jì)要在任何階段，都可以打印會議紀(jì)要。6-4-3-5會議查詢可以按時(shí)間、承辦單位、狀態(tài)、自己要出席的會議等查詢。6-4-3-6會議統(tǒng)計(jì)可以按時(shí)間、承辦單位統(tǒng)計(jì)。6-5電子郵件子系統(tǒng)6-5-1系統(tǒng)概述電子郵件子系統(tǒng)主要提供郵件的起草、發(fā)送、接收、回復(fù)等功能，另外提供活動安排的功能。6-5-2功能說明l 電子郵件提供電子郵件的收發(fā)功能。l 活動安排用戶還可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀(jì)念日，并將其存儲在您的日歷

27、中?？梢詫ρ垖ο蟀l(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時(shí)間。l 活動安排查詢可以用日歷的形式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時(shí)還可以查詢別人的空閑時(shí)間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。6-6公告欄子系統(tǒng)6-6-1系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項(xiàng)消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全公司的所有公告信息。6-6-2功能說明l 創(chuàng)建公告信息每個上網(wǎng)人員都可以發(fā)布公告信息，并可以指定需要特別通知的人員，直接發(fā)送電子郵件告知。還

28、可以在公告中嵌入多媒體信息。l 查詢公告信息可以按類別、時(shí)間、作者查詢公告信息。l 自動刪除公告信息系統(tǒng)自動在公告發(fā)布者指定的時(shí)間刪除公告信息。l 安全性控制使用者只能編輯、修改、刪除自己發(fā)布的公告信息，只能查看別人發(fā)布的公告信息。l 安全性控制只有主辦單位的指定人員可以創(chuàng)建專題信息，并由創(chuàng)建者指定可以看到專題信息的人員，其他人員將不能看到專題信息。附錄：Lotus Notes/Domino與企業(yè)信息網(wǎng)傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性在現(xiàn)代意義上的電子數(shù)字計(jì)算機(jī)問世以來的半個世紀(jì)的時(shí)間里，信息技術(shù)的發(fā)展經(jīng)歷了三個主要階段：Ø 以大型機(jī)為中心的計(jì)算；Ø 以微機(jī)為中心的計(jì)算；Ø

29、以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算。 所謂的傳統(tǒng)信息技術(shù)，主要指以大型機(jī)或微機(jī)為中心的計(jì)算模式，具有以下的特點(diǎn)：Ø 數(shù)據(jù)具有嚴(yán)格的結(jié)構(gòu)，主要儲存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中；Ø 應(yīng)用系統(tǒng)建立在某種規(guī)范的計(jì)算模型之上；Ø “信息處理”實(shí)質(zhì)上是以數(shù)據(jù)為中心的計(jì)算；Ø “信息系統(tǒng)”的適用范圍局限在部門內(nèi)部，甚至局限于個人。 這種信息技術(shù)雖然提高了許多事務(wù)處理工作的生產(chǎn)效率，但也存在不少問題，因而制約了信息技術(shù)應(yīng)用的廣度和深度。概括起來，主要問題有：Ø 信息衰減。由于大量數(shù)據(jù)均有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)并依賴背后的模型，因此，一旦脫離這樣的環(huán)境，就難以解釋其意義。例如，某一業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)很難

30、被其它部門或領(lǐng)導(dǎo)部門理解。這樣，信息的應(yīng)用價(jià)值就被打了折扣。Ø 信息表達(dá)問題。現(xiàn)實(shí)世界中許多信息并不具有結(jié)構(gòu)化的特點(diǎn)，有效地管理和利用這類信息，是企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用向深層次發(fā)展的瓶頸問題。Ø 通信和信息共享問題。通信的實(shí)質(zhì)是大范圍的信息共享，由于大多數(shù)電子郵件系統(tǒng)僅僅提供了信息傳輸，缺乏信息利用和開發(fā)功能，大大抑制了企業(yè)的通信設(shè)施的潛在效能。Ø 協(xié)調(diào)問題。高度經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，要求企業(yè)打破部門間的限制，更多地進(jìn)行協(xié)作和協(xié)調(diào)性工作。由于不同業(yè)務(wù)部門的工作習(xí)慣和工作流程都不盡相同，迫切需要在企業(yè)級進(jìn)行信息集合，并以此為基礎(chǔ)調(diào)整和協(xié)調(diào)企業(yè)行為。認(rèn)識企業(yè)信息網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及

31、，為突破傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性，提供了技術(shù)上的可能性。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)潛在的價(jià)值和作用來看，人們有理由稱其為一場革命。經(jīng)歷了令人目眩的演變以后，這場網(wǎng)絡(luò)革命給信息界提出了一個統(tǒng)一而又明確的目標(biāo)建立企業(yè)信息網(wǎng)。定義企業(yè)信息網(wǎng)【定義】使用標(biāo)準(zhǔn)的Internet/Web協(xié)議（如TCP/IP作為通訊協(xié)議，HTTP作為文件服務(wù)和傳輸協(xié)議，SMTP作為郵件傳輸協(xié)議，HTML作為數(shù)據(jù)描述協(xié)議）構(gòu)建的企業(yè)級信息集成和信息服務(wù)的信息設(shè)施，就是企業(yè)信息網(wǎng)。企業(yè)信息網(wǎng)的兩層含義由上述定義可以看出，企業(yè)信息網(wǎng)包括了兩層重要的含義：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)。事實(shí)上，這是構(gòu)造企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基本原則。無論在大型機(jī)時(shí)代還是在微機(jī)時(shí)代，由于機(jī)

32、器的體系結(jié)構(gòu)，操作系統(tǒng)，通訊協(xié)議，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對象等方面存在著較多的差異，給信息工作的開展和普及設(shè)置了重重障礙。因此，建設(shè)企業(yè)信息網(wǎng)不能重蹈這樣的覆轍，應(yīng)建筑在符合標(biāo)準(zhǔn)的跨操作系統(tǒng)平臺和通訊協(xié)議的基礎(chǔ)之上。（2）企業(yè)級信息的集成，包括采集、開發(fā)、使用和管理。這是構(gòu)建企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的重要目標(biāo)。另外，考慮網(wǎng)絡(luò)通信功能時(shí)，一定要結(jié)合通信的對象、通信的目的和通信的應(yīng)用進(jìn)行考慮。Ø 通信的對象。不僅包括電子郵件和信函，而且應(yīng)當(dāng)包括應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的報(bào)表和數(shù)據(jù)文件，包括涉及到人員和部門的工作和事件的狀態(tài)和流程?？傊?，通信的對象應(yīng)當(dāng)包容企業(yè)的各類信息和信息流程，使人們在通信過程中，明了企

33、業(yè)當(dāng)前的運(yùn)作狀態(tài)和未來的發(fā)展趨勢，使信息直接為決策服務(wù)。Ø 通信的目的。不僅為了提高信息傳遞的效率，通信還應(yīng)當(dāng)使得人們可以跨地域和時(shí)間來實(shí)現(xiàn)信息共享和交流。顯然，單純的電子郵件系統(tǒng)無法勝任這種要求。Ø 通信的應(yīng)用。應(yīng)當(dāng)使“通信”和“計(jì)算”兩大功能相結(jié)全，這種結(jié)合將使信息工作和信息應(yīng)用達(dá)到前所未有的高度，并大大提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。深入的應(yīng)用將涉及企業(yè)的戰(zhàn)略級工作過程，包括綜合的信息服務(wù)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、工作流程的自動化和各類業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等。企業(yè)信息網(wǎng)的作用企業(yè)信息網(wǎng)在企業(yè)信息工作現(xiàn)代化的進(jìn)程中，將扮演核心的應(yīng)用。我們可以圍繞以下幾個方面認(rèn)識和理解企業(yè)信息網(wǎng)的作用。信息收集

34、和存儲由于企業(yè)信息網(wǎng)的連接能力（可以連接企業(yè)幾乎所有的計(jì)算機(jī)）和數(shù)據(jù)包容能力（可以識別和集成廣泛的數(shù)據(jù)對象），它將構(gòu)成企業(yè)事實(shí)上的信息存放和訪問中心。當(dāng)然，這可能僅僅是一個邏輯上的中心，實(shí)際上數(shù)據(jù)可以分布存儲在不同的地點(diǎn)和不同的物理載體之上，但對于企業(yè)網(wǎng)的用戶來說，可以透明地訪問任何一類信息，就象它們存儲在手邊一樣。信息處理和傳輸如前所述，和“計(jì)算”的結(jié)合是釋放“通信”的潛在價(jià)值的必由之路。大量事實(shí)表明，在瀏覽和查詢的同時(shí)提供信息操作和處理能力，是影響到企業(yè)網(wǎng)應(yīng)用前景的關(guān)鍵所在。因此，企業(yè)信息網(wǎng)必須在提供信息傳輸服務(wù)的同時(shí)，具有信息處理的能力。這是問題的一個方面。另一個方面，為了保護(hù)企業(yè)過去在

35、信息技術(shù)上的投資，企業(yè)信息網(wǎng)還應(yīng)當(dāng)兼容企業(yè)已有的信息系統(tǒng)（即所謂的Legacy System），如基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用系統(tǒng)等。信息發(fā)布和共享標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)信息網(wǎng)應(yīng)當(dāng)具有向企業(yè)外（如通過國際互聯(lián)網(wǎng)Internet）或企業(yè)內(nèi)用戶發(fā)布信息的功能。作為企業(yè)戰(zhàn)略級的信息基礎(chǔ)設(shè)施，企業(yè)網(wǎng)在提供信息共享服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)可以實(shí)施靈活的安全和加密策略，限制信息的作用范圍和用戶訪問、加工等操作的權(quán)限。為什么采用Lotus Domino/Notes建設(shè)企業(yè)信息網(wǎng)Lotus Domino/Notes功能概述Lotus Domino/Notes是一個典型的群件和交互式的Web服務(wù)器。它的主要功能可以概述為：Ø 電

36、子郵件和文件傳輸。Lotus Domino/Notes是一個客戶機(jī)/ 服務(wù)器結(jié)構(gòu)的通信處理軟件，它在提供通信服務(wù)的同時(shí)，還具有管理、開發(fā)和數(shù)據(jù)集成的功能。Ø 文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。Lotus Domino/Notes是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。一方面，它突破了傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)表達(dá)和數(shù)據(jù)操縱的局限性；另一方面，它借鑒了關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的技術(shù)，可以以較高的效率管理象文檔這樣的非結(jié)構(gòu)化或多媒體信息。Ø 工作流自動化的實(shí)現(xiàn)工具。工作流自動化是信息技術(shù)的嶄新的應(yīng)用領(lǐng)域，事實(shí)上，這也是克服傳統(tǒng)信息技術(shù)局限性的突破口。國內(nèi)外用戶的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，Lotus Notes是實(shí)現(xiàn)工作流自動化

37、的理想平臺。 許多諸如協(xié)同工作、信貸業(yè)務(wù)追蹤和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動化這樣的傳統(tǒng)信息技術(shù)無從著手解決的應(yīng)用問題，在Lotus Domino/Notes面前，都可迎刃而解。Ø 交互式的Web服務(wù)器。Lotus Domino/Notes完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽Web信息。此外還提供擴(kuò)展功能，支持交互式Web開發(fā)和與現(xiàn)有的關(guān)系數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的集成。Ø 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)平臺。lotus Domino/Notes提供了一整套面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。其中包括：數(shù)據(jù)庫、表單、視圖和字段的設(shè)計(jì)；可視化的導(dǎo)航器的定制；定義查詢和檢索機(jī)制；設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)基于應(yīng)用邏輯的安全和

38、加密策略；宏公式語言；面向?qū)ο蟮母呒壘幊陶Z言LotusScript，等等。Ø 數(shù)據(jù)連接和訪問中心。Lotus Domino/Notes不是取代傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)，而是對其功能的補(bǔ)充和完善。因此，它提供了眾多手段集成企業(yè)的其它信息來源。支持OLE 、OCX和Notes FX等數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，可以與桌面應(yīng)用軟件集成；通過ODBC或?qū)Ｓ械母郊赢a(chǎn)品NotesPump可以與關(guān)系數(shù)據(jù)庫集成；通過Notes Fax Server或PhoneNotes可以與傳真機(jī)或電話機(jī)上的信息集成；通過對MAPI/VIM/SMTP等協(xié)議的支持，可以與其它郵件系統(tǒng)如MSmail、cc:Mail、POP3等集成；通過

39、CICS/MQSeries網(wǎng)關(guān)可以與大型交易系統(tǒng)集成，等等。Ø 復(fù)制和分布計(jì)算/移動計(jì)算。Lotus Domino/Notes提供了業(yè)界領(lǐng)先的復(fù)制技術(shù)，通過這種技術(shù)，企業(yè)可以在集中和分布之間進(jìn)行靈活的折中，并較好地解決了移動計(jì)算（即外出辦公）問題。Lotus Domino/Notes與企業(yè)信息網(wǎng)通過比較和分析，我們認(rèn)為Lotus Domino/Notes是構(gòu)建企業(yè)信息網(wǎng)的理想平臺。對于這個問題的技術(shù)討論可以圍繞以下幾個方面：Ø Lotus Domino/Notes可以連接幾乎所有的計(jì)算資源并屏蔽了后端的差異。在服務(wù)器端它可以運(yùn)行在IBM AIX、HP-UX、SUN Sola

40、ris、Windows NT、ALPHA NT、OS/2 Warp、NetWare和Win95之下。這樣就保障了它可以連接從高端到低端的各種計(jì)算設(shè)備。由于Lotus Domino/Notes運(yùn)行在這樣廣泛的操作系統(tǒng)之上，并為應(yīng)用邏輯的開發(fā)和實(shí)現(xiàn)提供了統(tǒng)一的界面，從而對于企業(yè)網(wǎng)開發(fā)和使用人員來說，它屏蔽了各類系統(tǒng)的差異性，并作為中間件（middleware），隔離了應(yīng)用系統(tǒng)和機(jī)器底層結(jié)構(gòu)的關(guān)系，有效避免了任何一方變化可能導(dǎo)致的對對方的影響。Ø Lotus Domino/Notes提供了跨部門和跨企業(yè)的通信和信息傳輸能力。作為客戶機(jī)/服務(wù)器體系的具有存儲轉(zhuǎn)發(fā)功能的電子郵件系統(tǒng)，Lotus

41、 Domino/Notes還具有簡單易用的可定制的郵件用戶界面和傳輸路由。Ø Lotus Domino/Notes豐富的數(shù)據(jù)訪問、存儲、操縱和管理機(jī)制為企業(yè)信息網(wǎng)提供了綜合的數(shù)據(jù)處理能力。Lotus Domino/Notes的數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)傳輸緊密結(jié)合在一起，或者說，它在傳輸郵件的同時(shí)，提供了對其處理的能力。這樣，一方面彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的信息技術(shù)在信息表達(dá)和信息傳輸上的局限性；另一方面也使得電子郵件系統(tǒng)具有真正的操作能力，以滿足企業(yè)級通信的要求。Ø Lotus Domino/Notes是一個開發(fā)企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的平臺。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算不同于傳統(tǒng)的以數(shù)據(jù)為中心的計(jì)算，前者關(guān)注于工作的全部過程，具有涉及大量的人和廣泛的數(shù)據(jù)，需要大量的交互和協(xié)調(diào)，缺乏規(guī)范的模型且工作流程在不斷變化等特點(diǎn)。采用傳統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)或工具開發(fā)技術(shù)或工具開發(fā)這樣的應(yīng)用，不僅效率低下而且難以維護(hù)。Lotus Domino/Notes內(nèi)置的工作流定制和開發(fā)機(jī)制，提高了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的生產(chǎn)效率。Ø 大量的工程實(shí)踐表明，Lotus Domino/Notes具有良好的可伸縮性。擁有眾多的大型用戶，其中包括數(shù)以十萬計(jì)的超大型用戶（如，通用汽車公司，安永財(cái)務(wù)公司和合并后的大通化學(xué)銀行等）。由于Lotus Domino/Notes的用戶不僅限于在電子郵件方面，而且在企業(yè)級信