城建檔案信息化管理的對(duì)策

1、    城建檔案信息化管理的對(duì)策    周瓊摘要：城市建設(shè)檔案是一座城市在規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程中形成的各種信息資源的匯集。目前我國(guó)城市建設(shè)快速發(fā)展，檔案信息化管理在城市建設(shè)管理之中發(fā)揮著不可替代的作用，因此，加快檔案信息化建設(shè)與改革步伐顯得十分緊迫。本文分析了城建檔案信息化管理的必要性及信息化管理中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)闡述了加強(qiáng)城建檔案信息化管理的對(duì)策。關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化；管理；重視程度；保密管理中圖分類號(hào)： g27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a一、城建檔案信息化管理的必要性（一）使工作效率得到提升信息化的城建檔案向建立城建檔案和查閱城建檔案的人都提供了方便，在

2、面對(duì)眾多紙質(zhì)城建檔案時(shí)，由于管理城建檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們?cè)诠ぷ髦腥菀壮霈F(xiàn)差錯(cuò)，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描便能快速使城建檔案實(shí)現(xiàn)信息化，同時(shí)還能輕松處理完城建檔案資料，如此一來(lái)，不僅使工作效率得到了提升，同時(shí)也使存儲(chǔ)空間得到了節(jié)省。（二）使城建檔案管理工作得到改善實(shí)現(xiàn)信息化的城建檔案管理，能讓城建檔案管理部門由封閉性管理轉(zhuǎn)為開放性管理，讓城建檔案管理方式可以從城建檔案的保管和利用轉(zhuǎn)變成城建檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使城建檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更高效的服務(wù)。（三）方便檢查查詢對(duì)傳統(tǒng)檢索方式加以利用，城建檔案管理者可從目錄中找出城建檔案，并按照記錄到庫(kù)房里進(jìn)行查找，但

3、這樣做非常浪費(fèi)人力。在實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化管理之后，能使即時(shí)查詢得以實(shí)現(xiàn)，管理者可選擇最佳的查詢方式，將所需城建檔案從城建檔案庫(kù)里面檢索出來(lái)。（四）支撐科研活動(dòng)在對(duì)新項(xiàng)目和新技術(shù)進(jìn)行開發(fā)時(shí)，須要以科技城建檔案作為參考依據(jù)?？萍汲墙n案作為城建檔案重要構(gòu)成成分，它的利用效率將會(huì)對(duì)科研活動(dòng)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，只有對(duì)其予以充分利用，才能確?？蒲泄ぷ鞲咝瓿?。支持管理和決策。信息化的城建檔案管理能確保城建檔案信息的可靠性和完整性，不僅能讓員工通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱相關(guān)城建檔案資料，進(jìn)而使他們的工作效率得到提升，同時(shí)還能綜合分析城建檔案信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文獻(xiàn)支撐。1二、城建檔案信息化管理面臨的主要問(wèn)題（一

4、）重視程度不夠城建檔案信息化工作的順利開展需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施，而作為城市建設(shè)事業(yè)單位的檔案部門，財(cái)政預(yù)算是其主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源，信息化建設(shè)資金非常有限，根本無(wú)法滿足購(gòu)置大量信息基礎(chǔ)設(shè)備的要求。同時(shí)，由于城建檔案工作受重視程度不高，人力、物力、政策支持也有限，鮮有專項(xiàng)投入。因此，投入不足成為制約城建檔案信息化建設(shè)的重要問(wèn)題。（二）前期準(zhǔn)備不足要想實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化，必須做好前期工作，但目前城建檔案信息化前期工作還存在準(zhǔn)備不足之處，主要體現(xiàn)為：一是城建檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高。城建檔案工作是涉及多種學(xué)科、專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要檔案編制人員具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力。目前，城建檔案中

5、多數(shù)工程檔案是由施工單位進(jìn)行編制，由于施工單位重視的是施工技術(shù)與質(zhì)量，對(duì)于竣工檔案的編制，多數(shù)是臨時(shí)指派一些未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員來(lái)做，使得報(bào)送的檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、整理不規(guī)范，最終導(dǎo)致進(jìn)館檔案質(zhì)量較低。二是電子文件收集不齊全、不及時(shí)。目前，大多數(shù)城建檔案部門都偏重于文本文件的收集，而對(duì)電子文件、圖像文件、聲音文件等則不夠重視，對(duì)于電子文件的歸檔時(shí)間也沒有明確規(guī)定。（三）技術(shù)水平滯后隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在城建管理中廣泛運(yùn)用，城建管理手段不斷進(jìn)步。但目前我國(guó)運(yùn)用oa 辦公系統(tǒng)管理檔案的城市仍然較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。城建檔案管理水平的滯后

6、，必將影響城建管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。（四）人員素質(zhì)偏低城建檔案工作人員中檔案專業(yè)出身的較少，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏。在城市規(guī)劃建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育也沒有納入人員培訓(xùn)計(jì)劃，導(dǎo)致許多城建檔案工作人員的思想觀念、管理水平跟不上信息時(shí)代的腳步，缺乏創(chuàng)新和活力，影響著整個(gè)城建檔案信息化的進(jìn)程。三、加強(qiáng)城建檔案信息化管理的對(duì)策（一）信息化管理意識(shí)的提升由于城建檔案管理的信息化意識(shí)薄弱，因而要通過(guò)各種形式，讓組織管理人員對(duì)城建檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對(duì)法規(guī)和法律的宣傳力度，使他們能增強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理意識(shí)，讓其明白城建檔案文件的歸檔和累積都是他們

7、應(yīng)該完成的工作，通過(guò)對(duì)城建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)可以打破城建檔案管理中的許多局限，從而更好地為社會(huì)提供服務(wù)。（二）建設(shè)城建檔案信息資源通過(guò)各種信息技術(shù)使城建檔案數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)，使文檔管理能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化。在網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助下，使城建檔案資源數(shù)字化得以完成，作為城建檔案的管理人員須對(duì)文件的歸檔和鑒定予以監(jiān)督，避免出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、不規(guī)范和不完善的情況。作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，城建檔案信息資源的建設(shè)是城建檔案信息化建設(shè)最為基礎(chǔ)和信息化水平加以衡量的標(biāo)志，同時(shí)也是信息化城建檔案建設(shè)成敗至關(guān)重要的一環(huán)。因而一定要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，打破各自為政局面，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，讓使用者能夠更方便的獲取城建檔案信息資源，并獲取核心內(nèi)容

8、。由于城建檔案的信息資源是社會(huì)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要的戰(zhàn)略資源，利用和開發(fā)信息資源就是使案資源能更有效地為社會(huì)提供服務(wù)。（三）加大對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的資金投入目前城建檔案管理資金主要靠政府財(cái)政投入，這就要求我們城建檔案管理者要利用各種渠道，多向主管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，特別是爭(zhēng)取資金方面的投入，積極推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在選用計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要配備計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，購(gòu)買設(shè)備和平臺(tái)軟件時(shí)要選擇主流技術(shù)和主流產(chǎn)品。要選擇先進(jìn)、成熟、適用的技術(shù)，避免片面追求最新、最高級(jí)的技術(shù)而帶來(lái)的資金浪費(fèi)。要進(jìn)一步提高城建檔案管理軟件的技術(shù)水平。通過(guò)考察鑒定，選擇符合城建檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

9、，經(jīng)實(shí)際使用證明技術(shù)成熟、水平較高，適用大、中、小不同城市規(guī)模的管理軟件在全省推廣，避免低水平重復(fù)開發(fā)造成資金和時(shí)間的浪費(fèi)，為保證城建檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造條件。（四）實(shí)施城建檔案的分級(jí)管理以及保密管理按管理權(quán)限，以解決好使用權(quán)和管理權(quán)為突破口，堅(jiān)持誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，逐層逐級(jí)建立城建檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互連接，實(shí)行城建檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，從而保證項(xiàng)目業(yè)主根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)設(shè)立所需要檔案資料，提高信息利用的效率。加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。建設(shè)業(yè)主單位只能閱讀無(wú)法更改，從而進(jìn)一步減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造

10、成的毀壞，并有效減少棄檔、死檔和無(wú)檔現(xiàn)象。不斷完善城建檔案信息化管理的保密制度，傳統(tǒng)的城建檔案紙質(zhì)管理便于檔案管理人員做好檔案的查閱、登記、轉(zhuǎn)移工作，信息化管理之后，保密工作重要性將突顯出來(lái)，必須在制度上加以約束，確保電子文件和信息查詢系統(tǒng)只能在被授權(quán)的情況下使用，這在國(guó)際上也是通行的做法。（五）不斷的提高檔案工作人員的知識(shí)水平檔案管理信息化是一個(gè)系統(tǒng)性工程，需要一個(gè)可行的目標(biāo)，良好的運(yùn)行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)。需要掌握國(guó)內(nèi)外、省內(nèi)外信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題。需要了解電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、著錄、保管、利用等工作。需要一大批懂得現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)、熟練的操作微機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活的使用檔案管理軟件，能后勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用操作性人才。我們需要通過(guò)高等院校培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才、通過(guò)繼續(xù)教育的形式，培訓(xùn)當(dāng)前在崗檔