標準化制度文件編寫培訓(xùn)(PPT 74頁)

1、1中國水電建設(shè)集團十五工程局有限公司項目管理標準化制度文件編寫培訓(xùn)2目錄目錄第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用3目錄目錄第一章：制度文件的編寫第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用4標準、企業(yè)標準與管理標準辨析標準標準為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認機構(gòu)批準，共同使用或重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。標準可以分國家標準、行業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準。企業(yè)標準企業(yè)標準公公司司標

2、標準準體體系系總總結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)圖圖管理標準管理標準對企業(yè)標準化領(lǐng)域中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項所制定的標準。管理標準針對的核心是“事”。5管理標準化文件的不同表現(xiàn)形式文件類別文件類別功能作用及影響范圍功能作用及影響范圍制定實施的程序制定實施的程序管理制度管理制度企業(yè)管理系統(tǒng)的基本框架，是企業(yè)為了保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營管理秩序的根本性（不可缺少的、影響全局的）的管理制度；對企業(yè)全體成員皆須遵循的和企業(yè)的專業(yè)性職能管理系統(tǒng)工作的職能、管理原則、工作流程、方法等所做出的原則性的要求；是企業(yè)與國家、行業(yè)性法規(guī)相結(jié)合的、企業(yè)內(nèi)部可以自成一體的（如檔案、保密、防火）專業(yè)性管理制度，是企業(yè)管理系統(tǒng)的必備組成部分職能部

3、門制訂，經(jīng)制度管理部門評審后，實行主體內(nèi)審批，上級備案的原則管理規(guī)定管理規(guī)定對某一個專項的涉及到全公司人員的事情（不是企業(yè)管理系統(tǒng)的必備組成要素）或某一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的職能性工作所作出的具體要求；或職能部門對其所管轄的、企業(yè)全體人員皆會涉及到的環(huán)境、資產(chǎn)、工作等所作出的具體要求（嚴禁吸煙的規(guī)定）職能部門制訂，經(jīng)制度管理部門評審后，由各單位負責(zé)人批準、實施管理辦法管理辦法對于一項非企業(yè)全體人員皆會介入的、具體工作的控制環(huán)節(jié)、操作步驟或?qū)τ谄髽I(yè)一個具體的項目、事物的管理所作出的要求；可以是管理制度、規(guī)定中的一個組成部分，也可以從管理制度、規(guī)定中分離、延伸出來的獨成一項規(guī)范性文件職能部門制訂，經(jīng)主管領(lǐng)

4、導(dǎo)批準、實施實施細則實施細則對于企業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)某一個管理制度的具體實施步驟所作出的具體規(guī)定由相應(yīng)的管理制度制訂部門經(jīng)理組織人員制定，常以通知形式下發(fā)6制度的定義和作用制度的定義和作用制度的定義制度的定義制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)則。導(dǎo)向作用導(dǎo)向作用: :告訴員工什么事可以做，如何做，也使新員工能熟悉工作。規(guī)制作用：規(guī)制作用：告訴員工什么事情不可以做，一旦違犯后果將如何。程序作用程序作用: :告訴員工工作的主要程序和工作要求。問責(zé)作用：問責(zé)作用：告訴員工誰對事情負責(zé)，責(zé)任是什么，誰來監(jiān)督。協(xié)調(diào)作用協(xié)調(diào)作用: :告訴員工溝通

5、協(xié)調(diào)，統(tǒng)一行動，使工作更具有系統(tǒng)性。制度的主要作用制度的主要作用注：此處及后面所提的“制度”，均泛指常說的“規(guī)章制度”，包括前述的制度、規(guī)定、辦法、細則等，而本次編寫的“制度”，即為本次項目管理標準化各科目的“管理辦法”。7十五局管理制度的意義十五局的管理制度是在過去項目管理過程中管理思想與理念、管理方法與技巧的提煉、總結(jié)與優(yōu)化，是十五局項目管理標準化的重要條件，與十五局每個人的切身利益密切相關(guān)，因此我們要在思想上做到足夠的重視。涉及到具體的項目管理制度，我們作為起草人要把十五局對于這個管理制度所涉及的事項如何正確運作，運作成什么樣子等等的一些思想理念、方法技巧融入進這個管理制度中去。8本次制

6、度編寫的主要依據(jù)本次制度是在本次制度是在大家共同編寫完成的項目管理標準化各科目工作程序的基礎(chǔ)上，結(jié)大家共同編寫完成的項目管理標準化各科目工作程序的基礎(chǔ)上，結(jié)合股份公司、十五局的標準化要求以及十五局現(xiàn)有項目管理相關(guān)制度進行編寫，合股份公司、十五局的標準化要求以及十五局現(xiàn)有項目管理相關(guān)制度進行編寫，主要編寫依據(jù)如下主要編寫依據(jù)如下：已編寫完成且討論定稿的項目管理標準化科目的工作程序十五局現(xiàn)有項目管理相關(guān)制度項目管理標準化各科目當前在十五局內(nèi)部有效的管理經(jīng)驗股份公司的相關(guān)制度同行業(yè)其他公司的相關(guān)制度與可借鑒的做法最新科技成果、管理要求等相關(guān)信息顧客的要求和期望生產(chǎn)和工作實踐中積累的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料股份

7、公司、十五局標準化的要求9本次編寫的制度內(nèi)容的基本要求合法性合法性公司制度應(yīng)貫徹國家有關(guān)政策、法令和法規(guī)的相關(guān)要求。協(xié)調(diào)性協(xié)調(diào)性公司內(nèi)部制度不應(yīng)該相互打架，下級制度不得與上級制度相抵觸。完整性完整性管理制度在其范圍所規(guī)定的界限內(nèi)按需要力求完整。一般來說一個管理對象只用一個管理制度來規(guī)定，我們起草編寫時考慮要全面完整。準確性準確性文字表達應(yīng)準確、簡明、易懂、邏輯嚴謹；結(jié)構(gòu)合理，條理清楚，要點突出；處理好具體性規(guī)定和原則性規(guī)定比例關(guān)系（簡單的事情多一些具體性規(guī)定，復(fù)雜的事情多一些原則性規(guī)定）；處理好定性與定量之間的關(guān)系（盡可能多一些定量的東西）。統(tǒng)一性統(tǒng)一性管理制度要有統(tǒng)一的模板和格式，制度中的術(shù)

8、語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一，符合股份公司企業(yè)標準化的要求。適用性適用性管理制度應(yīng)盡可能結(jié)合十五局的實情編寫，同時應(yīng)符合股份公司戰(zhàn)略規(guī)劃，力求具有合理性、先進性和可操作性。10對制度的正確認識該說的要說到，說到的一定要有能力能做到；正確認識正確認識制度文件宜簡不宜繁；不要試圖在制度文件中規(guī)定所有的要求；編寫制度的目的是為了執(zhí)行；制度文件必須在實施中進行檢驗并不斷修改完善。不是所有的事情都要有制度文件；不追求制度文件的數(shù)量；11目錄目錄第一章：制度文件的編寫第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用12本次

9、項目管理標準化制度文件的編寫按照以下程序進行制度編寫制度編寫編寫前準備編寫前準備評審修訂評審修訂l思想準備l資料搜集l資料分析l標準化模板確定l流程編寫l制度構(gòu)成要素編寫l整合、調(diào)整形成標準化的制度文件l初次審核與修改l評審與定稿13目錄目錄第一章：制度文件的編寫第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用14在大家的共同努力下，作為標準化制度基礎(chǔ)和核心的流程的編寫工作已經(jīng)完成在大家的共同努力下，作為標準化制度基礎(chǔ)和核心的流程的編寫工作已經(jīng)完成流程編寫準備流程編寫準備編寫工作程序編寫工作程序（流程描

10、述）（流程描述）繪制繪制流程流程圖圖流程作用認識流程作用認識工作工作步驟步驟主要工主要工作內(nèi)容作內(nèi)容認識和學(xué)習(xí)Visio軟件，在Visio軟件中繪制流程圖。具體內(nèi)容詳見流程圖繪制基本知識。根據(jù)攀成德對管理標準化與制度的認識，我們認為制度流程化是標準化的一個關(guān)鍵步驟，所以，管理制度編寫前應(yīng)根據(jù)需要標準化管理的事項繪制其管理流程圖，然后根據(jù)流程圖的節(jié)點和流向來編寫該管理制度。而在制度中也需要附上流程圖。在資料搜集和分析的基礎(chǔ)上，抽取該制度所描述的流程，確定該管理活動的具體工作事項、這些事項按照什么順序開展、分別由哪些部門負責(zé)和配合，每項工作有什么樣的時間要求、每項工作的結(jié)果為何，以此作為主要參考。

11、同時需要熟悉、理解已確定的自己負責(zé)模塊的工作權(quán)責(zé)在不同組織層級之間的分配、不同層級的組織結(jié)構(gòu)及各部門的職能，以及目前相對先進的做法。在從現(xiàn)行制度中抽取流程之后，根據(jù)十五局管理現(xiàn)狀結(jié)合其他優(yōu)秀公司的好的做法，編寫項目管理體系框架各子模塊的工作程序（流程描述），以文字的形式確定下來。參見工作程序編寫示例 。15制度與流程的關(guān)系辨析制度和流程的關(guān)系制度和流程的關(guān)系流程是制度的靈魂：如果制度不能反映流程，就像失去了靈魂，它的執(zhí)行一定會出現(xiàn)問題。所以制度無法執(zhí)行時，往往是它所包含的流程有問題要么沒有明晰的流程去遵行、要么流程本身不順暢而難遵行。制度是流程得以執(zhí)行的保證：流程的執(zhí)行效果取決于相關(guān)制度的約束

12、條件是否明確、客觀、切實、完善，沒有制度性文件支持和約束的流程很難得到徹底的執(zhí)行。流程按邏輯描述了活動的環(huán)節(jié)和步驟，制度則對環(huán)節(jié)和步驟的具體規(guī)則進行規(guī)范。我們提倡制度流程化我們提倡制度流程化制度編寫以流程（工作程序）為導(dǎo)向，特點是以完成工作步驟、順序為核心，提倡以“對崗位職責(zé)盡本分”、“對上下游工作盡信任”的協(xié)作態(tài)度有效運作，同時對主要步驟需進行詳細說明并提出要求以利于標準化執(zhí)行。注：上述的制度泛指常說的“規(guī)章制度”。16標準化制度文件所包含的內(nèi)容標準化制度文件所包含的內(nèi)容要素要素要素類型要素類型 要素名稱要素名稱 要素性質(zhì)要素性質(zhì) （標準化規(guī)定）標準化規(guī)定） 本次編寫必寫本次編寫必寫 本次編

13、寫根本次編寫根據(jù)情況決定據(jù)情況決定是否編寫是否編寫 資料性概述要素資料性概述要素封面必備 目次可選 前言必備 引言可選規(guī)范性一般要素規(guī)范性一般要素標準名稱必備 范圍必備 規(guī)范性引用文件 可選 規(guī)范性技術(shù)要素規(guī)范性技術(shù)要素術(shù)語和定義可選 職責(zé)可選 管理活動的內(nèi)容與方法可選 報告與記錄可選 規(guī)范性附錄可選 資料性補充要素資料性補充要素資料性附錄可選 17一、封面（含名稱）的編寫（一、封面（含名稱）的編寫（1/3）封面封面為必備要素為必備要素，它應(yīng)給出標準的信息。對比國家標準、行業(yè)標準與地方標準，十五局的企業(yè)標準省略沒有實際意義的ICS（國際標準分類法）與CCS（中國標準文獻分類號），保留標準的名稱

14、、標準編號、發(fā)布日期、實施日期、發(fā)布部門等。本次文稿版次統(tǒng)一選擇“征求意見稿”項，本稿完成日期統(tǒng)一選擇編制當日。標準名稱為必備要素標準名稱為必備要素，它應(yīng)簡明、確切地反映管理活動的主題。本次除項目管理大綱外，標準化管理制度統(tǒng)一編寫名稱為“項目XX管理辦法”，編寫方法如下：項目管理標準化科目名稱項目管理標準化科目名稱標準名稱標準名稱項目部組建項目部組建管理辦法圖紙會審項目圖紙會審管理辦法分包商現(xiàn)場管理項目分包商現(xiàn)場管理辦法18一、封面（含名稱）的編寫（一、封面（含名稱）的編寫（2/3）標準編號統(tǒng)一命名為：Q/ZSD15 212XX-XXXX，其中各個代碼的解釋如下：Q表示企業(yè)標準；ZSD15（十

15、五局的英文簡稱）作為企業(yè)代碼；2表示管理標準（0表示基礎(chǔ)標準，1表示技術(shù)標準，3表示工作標準）；12表示公司管理中的建設(shè)與服務(wù)管理大類；XX表示標準順序編號，從01-99；XXXX表示編寫或者修訂年份，本次統(tǒng)一填寫“2013”。19一、封面（含名稱）的編寫（一、封面（含名稱）的編寫（3/3）封面樣例封面樣例20二、二、目次目次的編寫（的編寫（1/2）目次為可選要素。目次為可選要素。為了顯示為了顯示標準標準的結(jié)構(gòu)，方便查閱，設(shè)置目次是必要的。目次所列的的結(jié)構(gòu)，方便查閱，設(shè)置目次是必要的。目次所列的各項內(nèi)容和順序如下：各項內(nèi)容和順序如下：前言章帶有標題的條（需要時列出）附錄附錄中的章（需要時列出）

16、附錄中帶有標題的條（需要時列出）圖表目次不應(yīng)列出目次不應(yīng)列出“術(shù)語和定義術(shù)語和定義”一章中的術(shù)語一章中的術(shù)語，只列出章標題。只列出章標題。在使用軟件進行編寫時，在使用軟件進行編寫時，目次目次最后將會最后將會自動生成自動生成。詳見詳見標準編寫軟件介紹標準編寫軟件介紹。本次制度編寫目次項統(tǒng)一只顯示章與一級條標題，不顯示附錄的條標題。本次制度編寫目次項統(tǒng)一只顯示章與一級條標題，不顯示附錄的條標題。21二、二、目次目次的編寫（的編寫（2/2）22三、前言的編寫（三、前言的編寫（1/2）前言前言為必備要素，為必備要素，可以可以包括以下內(nèi)容：包括以下內(nèi)容：標準結(jié)構(gòu)的說明標準所依據(jù)的起草規(guī)則（如：“本標準是

17、按照Q/ZSD15-001022013標準編寫規(guī)范給出的規(guī)則起草”）標準所代替的文件的說明與國標文件、國外文件關(guān)系的說明有關(guān)專利的說明標準的提出信息或歸口信息（如：“本標準由中國水電建設(shè)集團十五工程局有限公司標準化管理委員會提出；本標準由中國水電建設(shè)集團十五工程局有限公司標準化管理委員會辦公室歸口；本標準審核人：吳德濤；本標準審批人：孟繁逵”）標準的起草單位和主要起草人（如：“本標準由局商務(wù)部起草；本標準由劉楊俊起草”）標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況（如：“本標準為首次發(fā)布”）23三、前言的編寫（三、前言的編寫（2/2）本次標準化制度編寫的前言部分只包含以下內(nèi)容本次標準化制度編寫的前言部分只

18、包含以下內(nèi)容：標準所依據(jù)的起草規(guī)則標準的提出信息或歸口信息標準的起草單位和主要起草人標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況舉例：舉例：本標準是按照Q/ZSD15-001022013標準編寫規(guī)范給出的規(guī)則起草。本標準由中國水電建設(shè)集團十五工程局有限公司標準化管理委員會提出。本標準由中國水電建設(shè)集團十五工程局有限公司標準化管理委員會辦公室歸口。本標準起草部門：局商務(wù)部。本標準起草人：劉楊俊。本標準審核人：吳德濤。本標準審批人：孟繁逵。本標準為首次發(fā)布。24四、范圍的編寫四、范圍的編寫范圍為必備要素范圍為必備要素，置于標準正文的起始位置。范圍應(yīng)明確界定標準對象和所涉及的各，置于標準正文的起始位置。范圍應(yīng)明

19、確界定標準對象和所涉及的各個方面，由此指明標準的適用界限。必要時，可指出標準的不適用范圍。個方面，由此指明標準的適用界限。必要時，可指出標準的不適用范圍。范圍的陳述應(yīng)簡潔，以便能作為內(nèi)容提要使用。范圍的陳述應(yīng)簡潔，以便能作為內(nèi)容提要使用。舉例：舉例：本標準規(guī)定了局合同管理的職責(zé)、管理內(nèi)容和要求等內(nèi)容。本標準適用于局項目運營期的合同管理工作。25五、五、規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件的編寫（的編寫（1/2）規(guī)范性引用文件為可選要素規(guī)范性引用文件為可選要素，它應(yīng)列出標準中規(guī)范性引用其他文件（這些文件一經(jīng)引用便成為標準應(yīng)用時不可缺少的文件）一覽表。引用的所有規(guī)范性文件一定要在標準中提及，沒有提及的文件

20、不應(yīng)作為規(guī)范性引用文件。不要將資料性引用的文件列入到規(guī)范性引用文件中去。 用摘抄的形式將引用的內(nèi)容已抄錄到標準中，則不應(yīng)將被抄錄的標準列入規(guī)范性引用文件中。不要將尚未發(fā)布過的文件或不能公開得到的文件，列入到規(guī)范性引用文件中去。引用的文件應(yīng)是最新版本的，不引用已被代替或廢止的文件。在標準中不應(yīng)引用下列文件：法律、法規(guī)、規(guī)章和其他政策性文件；含有限制競爭的專用設(shè)計方案或?qū)儆谀称髽I(yè)所有的文件。26五、五、規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件的編寫（的編寫（2/2）每個文件之后不加標點符號，所列標準的編號與標準名稱之間空一格漢字的間隔。每個文件之后不加標點符號，所列標準的編號與標準名稱之間空一格漢字的間隔。舉

21、例：舉例：下列文件對于本標準的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。Q/CDT-IPSPC 2043 檔案管理標準標準編號與標準名稱之間空1格漢字的間隔不加標點在書寫規(guī)范性引用文件時，這段話必須有27六、六、術(shù)語和定義術(shù)語和定義的編寫的編寫術(shù)語和定義為可選要素術(shù)語和定義為可選要素，它給出為理解標準中某些術(shù)語所必需的定義。每個術(shù)語均應(yīng)編號，只有一個術(shù)語時也應(yīng)編號?？梢杂萌缦乱龑?dǎo)語引出：“下列術(shù)語和定義適用于本標準?！迸e例：舉例： 3 術(shù)語和定義 下列術(shù)語和定義適用于本標準。3.1 管理標準 對企業(yè)

22、標準化領(lǐng)域中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項所制定的標準。3.2 工作標準 對企業(yè)標準化領(lǐng)域中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的工作事項所制定的標準。術(shù)語黑體五號，空兩格開始開始編排回行時頂格編排28七、職責(zé)的編寫七、職責(zé)的編寫本部分明確由哪些部門實施此項管理活動及他們的職責(zé)。職責(zé)的排列順序為：局領(lǐng)導(dǎo)、二級公司領(lǐng)導(dǎo)、負責(zé)部門（歸口部門）、配合部門，各領(lǐng)導(dǎo)按照職位大小依次排序。該管理活動涉及的部門職責(zé)在該章節(jié)用“負責(zé)（或參與）過程或接口事項的主題名稱”簡練表述。例如“負責(zé)發(fā)電運行可靠性指標匯總分析”。舉例：舉例：6.1 局領(lǐng)導(dǎo)（主管合同）6.1.1負責(zé)重大合同評審的組織。6.1.2負責(zé)重大合同簽訂的審批。 6.2 局財務(wù)產(chǎn)權(quán)

23、部6.2.1負責(zé)保險、資金運營管理（包括借貸、擔保）類合同的主辦和執(zhí)行。6.2.2參與審查合同中的商務(wù)相關(guān)條款、支付事項、擔保方式。具體編寫時根據(jù)工作程序表的負責(zé)部門與配合部門的相關(guān)內(nèi)容進行綜合概括。具體編寫時根據(jù)工作程序表的負責(zé)部門與配合部門的相關(guān)內(nèi)容進行綜合概括。29八、八、管理活動的內(nèi)容與方法管理活動的內(nèi)容與方法的編寫的編寫本部分給出管理活動所依據(jù)的流程圖和工作程序、管理活動目標，并按照管理流程的順序描述涉及的各項管理活動。其中管理活動主要包括：應(yīng)詳細規(guī)定該管理活動所涉及的全部內(nèi)容和應(yīng)達到的要求，采取的措施和方法；逐步列出開展此項活動的細節(jié)，明確輸入、轉(zhuǎn)換的各環(huán)節(jié)和輸出的內(nèi)容。其中包括物

24、資、人員、信息和環(huán)境等方面應(yīng)該具備的條件，與其他活動接口處的協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項工作由誰干、干什么、干到什么程度、何時干、怎么干以及為達到要求應(yīng)該如何進行控制，并注明需要注意的任何例外和特殊情況。必要時可以輔以程序或者流程圖；內(nèi)容復(fù)雜的管理標準，當條的層次太多時，可根據(jù)管理活動的特點或者類別分別列出若干章，分別表述；管理要求宜量化，不應(yīng)使用無法操作和評價的表達。不能量化的要求應(yīng)用可比較的特性表述。不正確的示例：“定期”、“及時”、“加強”、“健全”、“完善”、“做好”；正確的示例：每半年不少于2次、收到通知三日內(nèi)、會議前10日、不低于上年度水平值。所有規(guī)范性引用文件、職責(zé)、報告與記錄等

25、都應(yīng)在這一章中有所體現(xiàn)。本次管理活動的內(nèi)容和方法的本次管理活動的內(nèi)容和方法的 編寫以大家編寫的各工作程序的成果為基礎(chǔ)，貫穿流程的編寫以大家編寫的各工作程序的成果為基礎(chǔ)，貫穿流程的思想。思想。30作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件時應(yīng)遵循以下基本要求 （1/7）本次制度編寫管理活動的內(nèi)容和方法章節(jié)內(nèi)容分為三個方面：本次制度編寫管理活動的內(nèi)容和方法章節(jié)內(nèi)容分為三個方面：本標準依據(jù)的流程和工作程序管理活動目標管理活動：該管理工作的工作程序該工作步驟工作內(nèi)容及重點該工作步驟工作依據(jù)及條件該工作步驟工作方法及要求特殊事項：例外事件

26、的處理或者獎罰的規(guī)定“本標準依據(jù)的流程和工作程序本標準依據(jù)的流程和工作程序”按照如下樣例進行編寫：按照如下樣例進行編寫： 本標準依據(jù)合同管理流程圖（見附錄A.1）和合同管理工作程序（見附錄B.1）編寫。“管理活動目標管理活動目標”按照如下樣例進行編寫：按照如下樣例進行編寫： 加強合同管理，指導(dǎo)公司對外各項經(jīng)濟活動的開展，規(guī)范其對外經(jīng)濟往來中的行為，明確各部門在合同管理工作中的職責(zé)，保證合同依法簽訂和履行，避免和減少因合同管理不當造成的損失，維護公司的合法權(quán)益。31作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件時應(yīng)遵循以下基本要求 （

27、2/7）“管理活動管理活動”的編寫的編寫首先確定管理活動子項：管理活動子項按照工作程序步驟展開即可，暫不需要進行合并，后期咨詢公司根據(jù)需要統(tǒng)一進行合并與調(diào)整。具體寫法：根據(jù)工作程序表將該步程序的責(zé)任部門和工作內(nèi)容連起來編寫成一句話，并按照語句根據(jù)工作程序表將該步程序的責(zé)任部門和工作內(nèi)容連起來編寫成一句話，并按照語句習(xí)慣進行修改潤色。習(xí)慣進行修改潤色。如下表的內(nèi)容可以 編寫為：“項目總經(jīng)濟師負責(zé)草擬分包合同”。管理活動中每步活動的內(nèi)容可以從工作內(nèi)容和重點、工作依據(jù)及條件、工作方法及要求工作內(nèi)容和重點、工作依據(jù)及條件、工作方法及要求三個方面展開編寫，每個方面具體內(nèi)容的編寫可以參考局現(xiàn)有相關(guān)制度參考

28、局現(xiàn)有相關(guān)制度。并不是所有工作程序的步驟都需要展開，如審核、審批、備案等步驟可以不展開。對一些重要工作或關(guān)鍵活動，如：“擬定項目部成員人選”、“召開支部團員大會，選舉支部委員”、“成立工會籌備小組”、 “制定評估計劃”、“進行初步成本分析”、“擬定目標責(zé)任書指標和目標值”、“編制施工組織設(shè)計”、“組織技術(shù)交底”、“提出出庫申請”、“領(lǐng)用出庫”、“提出分包款支付申請”、“收集投標資料”、“編制項目成本計劃”、“編制結(jié)算資料”等，則有必要展開說明，根據(jù)實際需要從一個或者幾個方面展開編寫。32作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件

29、時應(yīng)遵循以下基本要求 （3/7）“管理活動管理活動”編寫的樣例如下：編寫的樣例如下：5.3.1項目總經(jīng)濟師負責(zé)草擬分包合同5.3.1.1工作內(nèi)容及重點 分包合同條款一般明確如下內(nèi)容：當事人的名稱或者姓名、住所、標的、數(shù)量和質(zhì)量、價款和報酬 、履約的期限、地點和方式及解決爭議的辦法等，具體參見附錄C：合同擬定參考格式；合同重點內(nèi)容是雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙方的違約責(zé)任。5.3.1.2工作依據(jù)及條件 與建設(shè)分包單位接觸的情況、承諾書、招標文件和投標文件的內(nèi)容，及計費標準、付款方式、材料供應(yīng)等條款和工程分包合同示范文本。5.3.1.2工作方法及要求 擬定出來的合同要求如下： a）采用合同示范文本時，可以

30、根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補充約定； b）應(yīng)當語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確、無歧義。 c）在該立項工程施工前12天內(nèi)必須完成，并提交分包合同草案。在這一過程中項目經(jīng)營核算部必須全力配合。33“管理活動方法及要求”編寫示例 （1/2）34“管理活動方法及要求”編寫示例 （2/2）35作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件時應(yīng)遵循以下基本要求 （4/7）關(guān)于審核、審批管理活動的編寫關(guān)于審核、審批管理活動的編寫審核、審批不需要按照工作內(nèi)容及重點、工作依據(jù)及條件、工作方法及要求三個方面來展開。只有審核

31、或者審批工作程序，按照“負責(zé)部門+工作內(nèi)容”方式編寫。例如： 5.3.7 項目經(jīng)理審批項目月成本管理分析總結(jié)。 審批未通過的返回給項目成本管理小組進行修改完善。如同時有審核、審批工作程序，兩者合并且無主語，按照下面的表述樣例進行編寫：5.3.8 審核、審批分包合同 由局分管副總經(jīng)理審核通過后提交給局總經(jīng)理，由局總經(jīng)理審批。 審核、審批未通過的返回給項目總經(jīng)濟師進行修改或重新擬定。36作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件時應(yīng)遵循以下基本要求 （5/7）關(guān)于關(guān)于分條件情況分條件情況下審核、審批管理活動的編寫下審核、審批管理活動

32、的編寫分條件的審核審批也需要合并審核、審批步驟，分條件按照上述規(guī)定進行編寫。例如：5.3.7 審核、審批工程量清單 根據(jù)工程量超出合同的范圍，分兩種情況進行審核、審批： a )超出合同范圍15%以內(nèi)的： 依次由項目生產(chǎn)副經(jīng)理、項目總工審核通過后提交給項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理審批。 審核、審批未通過的，返回給項目經(jīng)營核算部進行重新匯總、復(fù)核。 b)超出合同范圍15%以上的： 依次由項目生產(chǎn)副經(jīng)理、項目總工、項目經(jīng)理審核通過后提交給二級單位工程技術(shù)部，由二級單位工程技術(shù)部審批。 審核、審批未通過的，返回給項目經(jīng)營核算部進行重新匯總、復(fù)核。依次依次37作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件

33、中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件時應(yīng)遵循以下基本要求 （6/7）關(guān)于評審管理活動的編寫關(guān)于評審管理活動的編寫評審活動需要寫清楚由誰從哪個方面來進行評審，不需要展開說明，例如：5.3.8 項目總經(jīng)濟師組織評審分包合同 各部門分別從各自職能范圍角度進行評審： 項目總經(jīng)濟師負責(zé)從分包合同的整體情況來進行評審； 項目副經(jīng)理負責(zé)從生產(chǎn)管理方面來進行評審；項目安全總監(jiān)負責(zé)從安全管理方面來進行評審；項目總工負責(zé)從技術(shù)方面來進行評審； 項目工程管理部負責(zé)從進度管理、現(xiàn)場管理等方面進行評審；項目經(jīng)營核算部負責(zé)從合同管理、計量管理、結(jié)算管理方面進行評審；項目質(zhì)量管理部負責(zé)從質(zhì)量管理方面進行

34、評審；項目安全環(huán)保部負責(zé)從安全、環(huán)保管理方面進行評審；項目物資設(shè)備部負責(zé)從物資設(shè)備管理方面進行評審；項目財務(wù)資金部負責(zé)從財務(wù)資金管理方面進行評審；38作為制度核心內(nèi)容的流程（工作程序），是標準化制度文件中“管理活動的內(nèi)容和方法”的主體，在將其編寫入標準化文件時應(yīng)遵循以下基本要求 （7/7）關(guān)于備案管理活動的編寫關(guān)于備案管理活動的編寫備案不需要按照工作內(nèi)容及重點、工作依據(jù)及條件、工作方法及要求三個方面來展開，直接按照“負責(zé)部門+工作內(nèi)容”編寫即可。 分條件審核、審批下的不同備案步驟編寫按照前面分條件下的審核、審批編寫規(guī)則編寫即可。關(guān)于關(guān)于“特殊事項特殊事項”的編寫的編寫例外事項：說明例外事項的狀

35、況及處理的辦法獎罰規(guī)定：說明獎罰的事項及獎罰的辦法39本次標準化制度文件中管理活動內(nèi)容編寫時特別強調(diào)要注意的問題開門見山，直奔主題開門見山，直奔主題編寫制度不是作秀、不是抒情、不是表決心、不是做論文，它的作用是幫助企業(yè)實實在在地解決問題，所以制度應(yīng)該直面事情、直截了當、直奔主題，而不需要像其他文藝作品那樣，在切入正題之前大肆喧染一番氣氛或者高呼一番口號。只寫是什么，不寫為什么只寫是什么，不寫為什么制定企業(yè)規(guī)章制度的目的是為了規(guī)范員工的行為，指導(dǎo)員工的行動，它主要告訴員工應(yīng)該怎么做以及有何要求，至于為什么要這樣做和如此要求，可以在制度宣講和培訓(xùn)時告之，而不必寫在制度里。就事論事，一事一議就事論事

36、，一事一議如何把握制度編寫的邊界，正確處理本制度與其他制度的關(guān)系，是制度編寫的又一個重要問題，把握的原則應(yīng)該是就事論事，一事一議。如果牽涉到其他方面，而篇幅又長，就在此處扎住它，留一個接口，或“打一個包”，說明“關(guān)于某某問題，請詳見公司的某某制度”，否則，支流變成了主干。40九、九、附錄附錄的編寫（的編寫（1/3）本部分應(yīng)給出條文中所涉及的所有圖表、資料、流程等內(nèi)容。附錄又分為規(guī)范性附錄本部分應(yīng)給出條文中所涉及的所有圖表、資料、流程等內(nèi)容。附錄又分為規(guī)范性附錄和資料性附錄和資料性附錄，附錄的性質(zhì)是由提及該附錄的條文確定的。，附錄的性質(zhì)是由提及該附錄的條文確定的。規(guī)范性附錄規(guī)范性附錄為可選要素，

37、它給出標準正文的附加條款。附錄的規(guī)范性性質(zhì)（相對資料性附錄而言）應(yīng)通過下述方法加以明確：條文中提及時的措辭方式，如“遵照附錄A的規(guī)定”，“符合附錄A的規(guī)定”，“見附錄C”等；前言中的陳述；目次中和附錄編號下方標明。資料性附錄資料性附錄為可選要素，它給出對理解或使用標準起輔助作用的附加信息。該要素不應(yīng)包含要聲明符合標準而應(yīng)遵守的條款。附錄的資料性性質(zhì)（相對規(guī)范性附錄而言）應(yīng)通過下述方法加以明確：條文中提及時的措辭方式，如“參見附錄B”；前言中的陳述；目次中和附錄編號下方標明。 41九、九、附錄附錄的編寫（的編寫（2/3）編排格式編排格式應(yīng)按條文中提及附錄的先后次序編排附錄的順序。每個附錄應(yīng)有一個

38、編號。附錄編號由“附錄”和隨后表明順序的大寫拉丁字母組成，字母從“A”開始，例如“附錄A”。如果只有一個附錄仍應(yīng)標為“附錄A”。附錄編號下方應(yīng)標明附錄的性質(zhì)，即“（規(guī)范性附錄）”或“（資料性附錄）”，再下方是附錄標題。每個附錄中章、圖、表和數(shù)學(xué)公式的編號應(yīng)重新從1開始，編號前應(yīng)加上附錄編號中表明順序的字母，字母后跟下腳點。例如：附錄A中的章用“A.1”、“A.2”、“A.3 ”等表示；圖用“圖A.1”、“圖A.2”等表示。 根據(jù)前期工作程序編寫的統(tǒng)計以及攀成德的分析，本次項目管理標準化制度文件中需要涉及的表單及其狀況如下：42九、九、附錄附錄的編寫（的編寫（3/3）規(guī)范性附錄，其效力等同于標準

39、的正文，要遵照執(zhí)行資料性附錄，僅作推薦性參考，可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行43編寫完成后，根據(jù)股份公司及局的要求進行編寫完成后，根據(jù)股份公司及局的要求進行整合與調(diào)整整合與調(diào)整，以符合統(tǒng)一格式要求，以符合統(tǒng)一格式要求完成構(gòu)成要素的編寫后，應(yīng)該按照股份公司和十五局標準化模板要求的格式，對各要素進行整合，并編寫必要的其他構(gòu)成要素，形成管理制度標準化文件。目前股份公司標準化模板尚未完全確定，所以十五局制度標準格式須待股份公司完全確定后進行相應(yīng)調(diào)整。 44目錄目錄第一章：制度文件的編寫第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度

40、編寫工具的應(yīng)用45編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：懸置避免引用時混淆，不能在章或條標題與下一層次條之間設(shè)段。 46編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：列項列項是段的另外一種表示形式，一般沒有編號，是編寫標準時常常用到的一種方法，列項對于標準中某些內(nèi)容的表述十分方便。列項是段中的一個子層次，作用是突出并列的各項，強調(diào)各項的先后順序。項的引導(dǎo)語不能省略，引導(dǎo)語與內(nèi)容不應(yīng)重復(fù)。 舉例： 標準中的條款可以分為：要求型條款推薦型條款陳述型條款本次制度編寫，列項符號做如下規(guī)定如果列項不需要識別或者進一步說明，統(tǒng)一用破折號作為列項符號。如果列項里面還有列項，統(tǒng)一為第一級為字母項，如“a）”，第二級為數(shù)字項，如“1）”。 這

41、句話作為引導(dǎo)語不能省略，不能與后面的內(nèi)容重復(fù)47編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：表每張表在條文中都要提及；不允許表中有分表或次級表，但允許有續(xù)表，如：“表1（續(xù)）”；每張表都應(yīng)有編號，如：“表1”，“表2” ，只有一個表也要標為“表1”，表號與章節(jié)無關(guān)；表題在表上方居中位置；表頭：不允許有斜線；表允許有表注，在表的最下方通欄。表的腳注在表注下方與注通欄分開。 48編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：助動詞含義含義表述表述在特殊情況下使用在特殊情況下使用的等效表述的等效表述注注要求要求應(yīng)應(yīng)該、只準許（1）不使用“必須”代替“應(yīng)”；（2）表示禁止時，不使用“不可”代替“不應(yīng)”；（3）使用祈使句表示直接的指示。不應(yīng)

42、不得、不準許推薦推薦宜推薦、建議不宜不推薦、不建議允許允許可可以、允許（1）在“允許”的情況下，不使用“可能”或“不可能”，也不用“能”代替“可”；（2）“可”代表標準所表達的許可，“能”指主客觀原因?qū)е碌哪芰Γ翱赡堋眲t指主客觀原因?qū)е碌目赡苄?。不必?zé)o須、不需要能力和可能力和可能性能性能能夠“能”涉及標準使用者的能力或其面臨的可能性不能不能夠可能有可能“可”代表標準所表達的許可，“能”指主客觀原因?qū)е碌哪芰Γ翱赡堋眲t指主客觀原因?qū)е碌目赡苄?。不可能沒有可能49編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：層次編號1、本次制度編制條的編號層次只到條三，如13.3.3.1。2、附錄里如有層級，也按照正文格式編制層

43、級50編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：字號與字體（1/2）51編寫時應(yīng)注意的規(guī)范性事項：字號與字體（2/2）52目錄目錄第一章：制度文件的編寫第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用53咨詢小組初步審核，反饋意見給編寫人員進行修改咨詢小組進行初步審核，包括審核編寫的規(guī)范性、科學(xué)性和合理性；咨詢小組審核有問題的，返回對應(yīng)的編寫人員，討論確定修改思路；編寫人員根據(jù)確定的修改思路進行修改，完成后再次提交咨詢小組審核；如果還不能達到要求的繼續(xù)進行修改。 54組織專家對修改后的標準化制度文件進行評審，并最終定稿

44、咨詢小組審核通過的制度由領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)模塊內(nèi)容組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/專家進行會審，提出修改意見；咨詢小組與對應(yīng)編寫人員對修改意見進行分析、討論，有疑義之處與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/專家進行溝通，確定修改思路或內(nèi)容；編寫人員根據(jù)確定的修改思路或內(nèi)容進行修改，確定制度內(nèi)容與格式。制度評審的主要內(nèi)容：制度是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)；制度和現(xiàn)有管理體系和流程體系相關(guān)規(guī)定是否有重疊和沖突；制度中各責(zé)任單位和崗位權(quán)限是否符合規(guī)定；制度內(nèi)和制度之間的行文用語是否統(tǒng)一；制度內(nèi)各項行為的主體是否明確，有無缺失；制度之間是否相互抵觸；制度內(nèi)容是否嚴密：如表達是否清晰、嚴密、無歧義、無遺漏；是否在關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏控制（如是否明確時點控制）或控制

45、不足；是否存在多余控制。 55最終編寫形成的項目管理標準化制度文件示例56目錄目錄第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用第二章：制度編寫工具的應(yīng)用制度編寫軟件的安裝1.制度編寫軟的使用指南57安裝軟件雙擊setup，開始安裝58軟件安裝成功后顯示在加載項里安裝好后安裝好后顯示在這顯示在這里里59目錄目錄第一章：制度文件的編寫標準與制度的認識制度編寫的工作程序制度編寫的做法與要求制度編寫的注意事項制度編寫的評審與修訂第二章：制度編寫工具的應(yīng)用第二章：制度編寫工具的應(yīng)用制度編寫軟件的安裝1.制度編寫軟的使用指南60雙擊軟件快捷方式圖標，進入軟件界面如下61點擊新建，輸入標準名稱，生成如下TCS文件621、點擊封面按鈕，選擇企業(yè)標準，生成如下封面頁面，編寫內(nèi)容和要求如右框點擊“取消保護”，選中該框，右鍵選擇剪切，去掉該框，然后點擊“保護文檔”按鍵填寫代碼“ZSD15”填寫企業(yè)名稱“中國水電建設(shè)集團十