淺談如何加強(qiáng)農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)檔案管理1

1、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)資料收集和檔案管理農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)檔案是指農(nóng)發(fā)辦和項(xiàng)目建設(shè)單位在開(kāi)展工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文書(shū)、圖表、照片、聲像等資料，借用咱們省辦王處長(zhǎng)總結(jié)的一句話，就是圖文表冊(cè)定位妥當(dāng)；動(dòng)靜結(jié)合影像歸檔，它能夠系統(tǒng)直觀地記載農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的申報(bào)立項(xiàng)和實(shí)施全過(guò)程以及建設(shè)的成果?？茖W(xué)、規(guī)范、齊全的檔案資料對(duì)于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施、保證項(xiàng)目順利驗(yàn)收、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，是國(guó)家、省、市對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收檢查的主要依據(jù)和內(nèi)容之一，也可以說(shuō)是對(duì)我們搞農(nóng)發(fā)項(xiàng)目的同志一年來(lái)工作的一個(gè)總結(jié)和肯定。試想我們辛辛苦苦一年，工作做了不少，卻沒(méi)有能用有效的資料來(lái)記錄反映，有些工程有些事件如管道、修建

2、梯田、招投標(biāo)等工程完工后就不那么容易看到了，只能用建設(shè)過(guò)程中真實(shí)記錄的影像以及文字資料來(lái)反映了，所以資料的收集歸檔工作與項(xiàng)目爭(zhēng)取、工程建設(shè)同等重要，因此，我們一定要注重農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目資料的收集和檔案的管理工作。今天我主要談四個(gè)方面的問(wèn)題。一是農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案管理的重要性和應(yīng)遵循的原則。二是農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案的分類和內(nèi)容。三是如何做好日常資料的收集和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的歸檔管理。四是農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)檔案立卷歸檔第一個(gè)問(wèn)題： 檔案管理工作的重要性和應(yīng)遵循的原則在收集和歸檔要注意遵循三個(gè)原則：一是真實(shí)可靠性原則。農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案包括了從項(xiàng)目前期考察準(zhǔn)備、申報(bào)審批、建設(shè)管理到竣工驗(yàn)收以至移交管護(hù)全過(guò)程

3、所形成的各種項(xiàng)目資料，是項(xiàng)目管理的重要資料。因此，歸檔的材料必須真實(shí)可靠，不能弄虛作假、擅自改變?cè)疾牧系膬?nèi)容，更不能以假亂真，偽造資料。這就要求我們注重每項(xiàng)工作原始資料的形成和收集，一個(gè)是嚴(yán)格按照程序做好每個(gè)階段的工作，每個(gè)階段工作之初就要注意文件資料格式、內(nèi)容要素，要做到程序嚴(yán)格、過(guò)程真實(shí)、組織嚴(yán)密，二是要注意及時(shí)地收集存放。二是齊全完整性原則。要做到資料收集精而不缺。農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)工作既包括項(xiàng)目建設(shè)的工程量、工程質(zhì)量等外業(yè)方面，又包括項(xiàng)目和資金公示、工程投資、工程概預(yù)算、資金撥付、工程移交及工程管護(hù)責(zé)任落實(shí)等內(nèi)業(yè)情況。如果沒(méi)有齊全完整的檔案資料，農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)的檢查、考評(píng)等工作就難以進(jìn)行。我

4、們的工作和成績(jī)也無(wú)以反映。項(xiàng)目檔案資料要隨著項(xiàng)目各階段同步跟進(jìn)，資料是收集的而不是補(bǔ)充的。我們有些地方在項(xiàng)目管理工作中，不注意工作的程序，相當(dāng)然地工作，結(jié)果使許多工作走了捷徑，根本就沒(méi)有形成資料，也就談不上資料的收集，只能是臨時(shí)抱佛腳去補(bǔ)充。那也只能是假的和不完全的。這次檢查中我們發(fā)現(xiàn)好有一些縣的資料當(dāng)中，缺簽日期、缺簽字的情況很多，有的資料甚至說(shuō)的是驗(yàn)收書(shū)，卻在驗(yàn)收意見(jiàn)欄里沒(méi)有簽注驗(yàn)收意見(jiàn)。凡此種種都是不用心造成的。導(dǎo)致形成的材料不完整。三是規(guī)范統(tǒng)一性原則。隨著農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)實(shí)踐、時(shí)間增長(zhǎng)，檔案數(shù)量將越來(lái)越多，作為查考的資料和原始憑證，不僅要做到承上啟下，避免重復(fù)，更要做到利用方便，查找快捷。

5、為此，檔案要按照統(tǒng)一規(guī)格歸檔，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分類，做到統(tǒng)一專人保管，分類存放。我要談的第二個(gè)問(wèn)題是：農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)歸檔資料分類和主要內(nèi)容農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)的檔案分為文書(shū)檔案和項(xiàng)目檔案兩大類。文書(shū)檔案是指開(kāi)展農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)工作而形成的行政文書(shū)資料，按內(nèi)容分為工作文件類、匯報(bào)總結(jié)類、制度辦法類、會(huì)議材料類等4類。項(xiàng)目檔案是指項(xiàng)目本身運(yùn)行過(guò)程中所形成的各種形式的文件資料，按內(nèi)容分為前期準(zhǔn)備類、立項(xiàng)審批類、項(xiàng)目實(shí)施類、竣工驗(yàn)收類、建后管護(hù)類等5類；（一）文書(shū)類檔案的相應(yīng)內(nèi)容界定如下：1.工作文件類：本單位制發(fā)、上級(jí)部門(mén)下發(fā)、同級(jí)部門(mén)抄送和下級(jí)部門(mén)主送或抄報(bào)的具有指導(dǎo)性、通報(bào)性、承辦性、答復(fù)性并編注正式文號(hào)的工作性文件。2

6、.匯報(bào)總結(jié)類：本單位在年度工作中撰寫(xiě)反映農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目和資金管理動(dòng)態(tài)情況，以及供本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)上級(jí)主管部門(mén)了解情況的文字材料，包括工作總結(jié)、情況匯報(bào)、調(diào)研報(bào)告等；3.制度辦法類：本單位在施行部門(mén)管理中的各類規(guī)章制度和在實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中的各項(xiàng)管理措施等文件資料，包括部門(mén)規(guī)章制度、工作目標(biāo)考核、項(xiàng)目管理責(zé)任制、項(xiàng)目工程招投標(biāo)辦法等；4.會(huì)議材料類：本單位舉辦或參加的有關(guān)農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)會(huì)議及其他綜合性或?qū)ｎ}性會(huì)議材料。諸如農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)工作會(huì)、計(jì)劃會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)及其他相關(guān)會(huì)議材料；這里重點(diǎn)說(shuō)一下業(yè)務(wù)類檔的內(nèi)容。（二）業(yè)務(wù)類檔案中五個(gè)類的相應(yīng)內(nèi)容界定如下：1、前期準(zhǔn)備類包括：（1）項(xiàng)目鄉(xiāng)鎮(zhèn)的立項(xiàng)申請(qǐng)

7、；(鄉(xiāng)鎮(zhèn)多,競(jìng)爭(zhēng)立項(xiàng)必要、有助于立項(xiàng)后項(xiàng)目實(shí)行施過(guò)程中占地糾紛、投工投勞、工程建后管護(hù)等，所以立項(xiàng)之前，一定要注重用運(yùn)競(jìng)爭(zhēng)立項(xiàng)的手段)（2）項(xiàng)目建議書(shū)；（3）項(xiàng)目庫(kù)資料(農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)實(shí)行從項(xiàng)目庫(kù)中擇優(yōu)選項(xiàng)的辦法。這也是年度項(xiàng)目和資金管理質(zhì)量考評(píng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容)；（4）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)規(guī)劃(同上)；（5）可行性研究報(bào)告；（6）市、縣財(cái)政配套承諾文件（7）項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)（包括簽到訂的設(shè)計(jì)合同）；（8）項(xiàng)目區(qū)群眾籌資投勞承諾意見(jiàn)書(shū)；（9）申報(bào)的年度實(shí)施計(jì)劃；（10）項(xiàng)目示意圖、現(xiàn)狀圖和規(guī)劃圖。 2、立項(xiàng)審批類包括：（1）項(xiàng)目計(jì)劃的申報(bào)與批復(fù)；（2）市級(jí)批復(fù)的年度計(jì)劃（含計(jì)劃調(diào)整、變更批復(fù)的申報(bào)與批復(fù)）。（3）

8、、市縣對(duì)土地治理項(xiàng)目和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的評(píng)估論證意見(jiàn)；（4）、縣級(jí)上報(bào)的年度計(jì)劃文件及計(jì)劃報(bào)表；（5）、縣年度項(xiàng)目計(jì)劃總體實(shí)施方案及市級(jí)批復(fù)意見(jiàn)； 3、 項(xiàng)目實(shí)施類包括：（1）項(xiàng)目和資金公示資料；（包括前期、中期和竣工公示資料，特別是竣工公示，要按照省上關(guān)于土地治理項(xiàng)目公示標(biāo)志設(shè)置指導(dǎo)意見(jiàn)的通知精神設(shè)置公示牌和標(biāo)志（識(shí)）牌，今年3月25日省辦又發(fā)文規(guī)范公示標(biāo)志設(shè)置，設(shè)置總公示牌和分公示牌外，主要單項(xiàng)工程的標(biāo)志牌不再單獨(dú)設(shè)置而是設(shè)置在主要建筑物上，且數(shù)量有一定的限制，我們一定要遵照?qǐng)?zhí)行，公示的內(nèi)容、規(guī)格和數(shù)量一定要與竣工驗(yàn)收登記的一致，避免產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)）（2）投投標(biāo)系列資料；（包括成立招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小

9、組，委托代理招標(biāo)的還要簽訂招標(biāo)代理合同、向市級(jí)農(nóng)發(fā)辦和縣級(jí)招標(biāo)監(jiān)督管理部門(mén)如發(fā)改、紀(jì)檢等上報(bào)招標(biāo)方案申請(qǐng)核準(zhǔn)的報(bào)告和批復(fù)、招標(biāo)公告（發(fā)布的三家媒體）、制發(fā)售招標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程記錄資料、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公示及中標(biāo)通知書(shū)等，要確保招投標(biāo)工作的合法性、組織嚴(yán)密性，也才能確保我們農(nóng)發(fā)項(xiàng)目的安全、資金安全和人員安全。）（3）施工合同、苗木、農(nóng)機(jī)具、農(nóng)用物資采購(gòu)合同等；（4）開(kāi)工報(bào)告及開(kāi)工令、進(jìn)場(chǎng)通知；（5）工程進(jìn)度表；（6）監(jiān)理資料（包括簽到訂的監(jiān)督理合同）（7）質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告；（8）施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)（含圖紙、工程概預(yù)算等）；（9）施工管理記錄； （10）單項(xiàng)工程階段性驗(yàn)收； （11）工程決算； （12）預(yù)

10、、決算工程審核；（13 項(xiàng)目竣工報(bào)告; （14）工程監(jiān)理報(bào)告； （15）科技試驗(yàn)、示范推廣資料；（16）技術(shù)培訓(xùn)資料；（17）項(xiàng)目區(qū)竣工圖。 （18）其它資料4、竣工驗(yàn)收類：包括上級(jí)驗(yàn)收資料和本級(jí)自驗(yàn)資料l 市級(jí)驗(yàn)收文檔中應(yīng)包括的內(nèi)容： （1）縣級(jí)上報(bào)的申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告； （2）市級(jí)驗(yàn)收或全面檢查情況的報(bào)告（包括工作情況及結(jié)論）； （3）項(xiàng)目實(shí)施工作總結(jié)（包括土地項(xiàng)目、產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的主要內(nèi)容、結(jié)論及存在問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn)等，下同）； （4）項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)文件和資金撥借文件（若有變更計(jì)劃的附省級(jí)變更批復(fù)文件）； （5）財(cái)政資金管理情況報(bào)告； （6）市級(jí)驗(yàn)收書(shū)和結(jié)論；（7）驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)表l 縣級(jí)驗(yàn)收文檔中應(yīng)包

11、括內(nèi)容： （1）項(xiàng)目區(qū)示意圖； （2）申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和自驗(yàn)報(bào)告（含竣工項(xiàng)目驗(yàn)收的主要內(nèi)容、結(jié)論及存在問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn)）； （3）項(xiàng)目實(shí)施工作總結(jié)（包括土地治理項(xiàng)目、產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目）； （4）項(xiàng)目竣工報(bào)告（在前面項(xiàng)目實(shí)施類已經(jīng)提到，在縣級(jí)驗(yàn)收時(shí)還要重點(diǎn)提供）； （5）水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、科技項(xiàng)目實(shí)施方案和單項(xiàng)工作總結(jié)； （6）水利工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；出具由有資質(zhì)的水利工程質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)已建成水利設(shè)施進(jìn)行全面質(zhì)量檢驗(yàn)的工作質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告； （7）項(xiàng)目區(qū)農(nóng)民群眾自籌資金帳目及投工投勞統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳； （8）主要骨干單項(xiàng)工程在10萬(wàn)元以上的工程監(jiān)理的有關(guān)資料； （9）項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)文件和資金撥借文件； （10）財(cái)政資金

12、到位、使用、管理情況報(bào)告； （11）產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目財(cái)政資金使用情況報(bào)告； （12）資金審計(jì)報(bào)告、產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)告和審計(jì)報(bào)告； （13）項(xiàng)目公示的有關(guān)資料； （14）示范推廣效果資料； （15）驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)表（使用國(guó)家農(nóng)發(fā)辦統(tǒng)一制發(fā)的表式）； （16）項(xiàng)目區(qū)現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖；（17）項(xiàng)目區(qū)竣工圖。 （18）縣級(jí)驗(yàn)收書(shū)和結(jié)論； 5、建后管護(hù)類包括：（1）工程管護(hù)責(zé)任書(shū)； （2）固定資產(chǎn)移交書(shū)； （3）項(xiàng)目形成的各項(xiàng)固定資產(chǎn)的移交清單； （4）各類工程及建筑物產(chǎn)權(quán)方案和拍賣(mài)及租賃的有效憑證；（5）農(nóng)、林、水利等單項(xiàng)工程管護(hù)制度及細(xì)則、管護(hù)合同。 第三個(gè)問(wèn)題是：做好檔案資料的日常收集分類裝訂明確了項(xiàng)目

13、檔案的主要內(nèi)容后，收集資料和分類裝訂歸檔就是檔案管理的最基本工作了，在日常工作中，要明確責(zé)任，責(zé)任到人，狠抓各類檔案資料的收集整理工作。對(duì)于文書(shū)檔案，要建立嚴(yán)格的收發(fā)文登記制度、由專人負(fù)責(zé)傳閱工作，做到收文不丟不壓，發(fā)文不缺不少。對(duì)于項(xiàng)目檔案，按照項(xiàng)目的前期工作、規(guī)劃設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目工程的移交管護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)職責(zé)分工分別由綜合股、項(xiàng)目、工程、財(cái)務(wù)四個(gè)股室人員按時(shí)序、內(nèi)容進(jìn)行分類收集、整理，做到應(yīng)收盡收，資料齊全完備。最后,在竣工驗(yàn)收之前，將資料統(tǒng)一匯總裝訂成冊(cè)并歸檔管理。這次省辦發(fā)文對(duì)全省各縣進(jìn)入開(kāi)發(fā)縣以來(lái)的農(nóng)發(fā)項(xiàng)目工程使用管護(hù)及項(xiàng)目運(yùn)行情況進(jìn)行全面檢查,這幾天在檢查中，

14、發(fā)現(xiàn)不但在竣工項(xiàng)目的移交、運(yùn)行和管的護(hù)方面存在重建輕管的現(xiàn)象，而且在資料的收集歸檔上同樣也存在重工程建設(shè)硬件、輕資料收集軟件的問(wèn)題，部分縣竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目資料少的可憐，僅有的一些資料也是極不規(guī)范，存在措辭不嚴(yán)密、打印排版隨意，重要資料缺少簽字蓋章和時(shí)間。有些資料的真實(shí)性確實(shí)令人懷疑，或者根本就不是按項(xiàng)目管理程序在工作階段自然形成的資料，而是后期補(bǔ)充的資料。一些單位領(lǐng)導(dǎo)管理不嚴(yán)，要求不高，對(duì)職工疏于管理，農(nóng)發(fā)項(xiàng)目管理要么是工作程序不嚴(yán)密，過(guò)程簡(jiǎn)單，要么是形成的資料把關(guān)不嚴(yán)，缺乏推敲，抑或在工作時(shí)，不注重工作的程序和內(nèi)容要素，沒(méi)有資料可收集，收集的資料質(zhì)量不高、錯(cuò)誤百出，這都給我們的工作打了折口。

15、還有一種情況就是即使收集了一些資料，也因?yàn)闆](méi)有形成有效的分類歸檔和移交制度，致使查閱困難，再加上人員變動(dòng)頻繁，就更加難以找到。一些工作人員，工作沒(méi)有創(chuàng)新，比如說(shuō)一個(gè)工程產(chǎn)權(quán)移交書(shū)，幾年來(lái)沿用一個(gè)文本，連格式、話句一點(diǎn)不變，更有甚者，連里面的錯(cuò)誤也是一脈相承延續(xù)了下來(lái)，這就是典型的不負(fù)責(zé)，馬大哈。有一個(gè)縣的工程產(chǎn)權(quán)移交書(shū)，明明在移交工程，但移交書(shū)上還寫(xiě)著工程產(chǎn)權(quán)歸縣農(nóng)發(fā)辦所有，受益村只有使用權(quán)，而且這樣的移交書(shū)作為范本沿用了近十年，這說(shuō)明工程產(chǎn)權(quán)移交只是一個(gè)形式，根本沒(méi)有達(dá)到明確工程產(chǎn)權(quán)、落實(shí)工程管護(hù)責(zé)任的目的，也正是這個(gè)原因，這個(gè)縣農(nóng)發(fā)工程破損的也最嚴(yán)重，項(xiàng)目區(qū)的總體形象臟亂差。檔案管理工作搞

16、得好不好，說(shuō)白了就是責(zé)任心強(qiáng)不強(qiáng)的問(wèn)題。如果說(shuō)，開(kāi)發(fā)項(xiàng)目沒(méi)完成、工程質(zhì)量不過(guò)關(guān)、資金不到位，諸如還有其他一些問(wèn)題，都有其客觀原因的話，那么檔案工作搞不好就是責(zé)任心不強(qiáng)，不重視、不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的結(jié)果。因此，在項(xiàng)目檔案管理工作中，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，在具體工作中再認(rèn)真也不為過(guò)，再細(xì)致也不為過(guò)，嚴(yán)之又嚴(yán)，細(xì)之又細(xì)，力求精益求精，萬(wàn)無(wú)一失。我們相信把簡(jiǎn)單事做好，就是不簡(jiǎn)單，把平凡事做好了就是不平凡。一句話，要做個(gè)有心人。農(nóng)發(fā)工作有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)積累的過(guò)程，但更多的是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從國(guó)家層面上說(shuō)，有財(cái)政部令國(guó)家農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)資金和項(xiàng)目管理辦法，把項(xiàng)目申報(bào)申批、項(xiàng)目管理、資金管理、建后管護(hù)一系列的工作規(guī)定的非常明確，我們

17、省辦專門(mén)下發(fā)了招投標(biāo)管理辦法、明確了工程監(jiān)理的組織和報(bào)賬；在每次下發(fā)關(guān)于編報(bào)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)以及計(jì)劃的文件中，對(duì)項(xiàng)目和資金金管理各方面的問(wèn)題也都規(guī)定的很明確，我們要善于學(xué)習(xí)政策，吃透文件精神，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和省上的各項(xiàng)規(guī)定和政策，才能規(guī)范我們的農(nóng)發(fā)項(xiàng)目工作，縣級(jí)農(nóng)發(fā)辦要嚴(yán)格執(zhí)行、認(rèn)真落實(shí)，一些縣的招投標(biāo)、竣工驗(yàn)收和竣工移交還很不規(guī)范，市級(jí)農(nóng)發(fā)辦要抓好好監(jiān)督檢查，特別是要抓好招投標(biāo)核準(zhǔn)監(jiān)督、工程施工監(jiān)理管理、竣工驗(yàn)收和質(zhì)量考評(píng)等工作，這即是工作的程序，也是管理的手段，唯有這樣才能使我們的農(nóng)發(fā)項(xiàng)目建設(shè)和管理走向正規(guī)，我們所形成的資金料也才能驚得起考驗(yàn)。我2004年到開(kāi)發(fā)辦以后在綜合股，項(xiàng)目所有文字性資料

18、都是我做，有時(shí)也煩，牢騷滿腹，但我深知寫(xiě)材料也好，為領(lǐng)導(dǎo)提供政策依據(jù)也好，還是應(yīng)對(duì)各級(jí)檢查，查閱以前年度資料是常用事，為了減輕工作量，也為了工作方便，我注意將項(xiàng)目重要資料兩條線整理，一是凡經(jīng)電腦形成的我都按年度按項(xiàng)目建成文件夾保存，至今哪個(gè)年度的資料在電腦上我都可以很快把它查找出來(lái)。二是凡各工作階段形成的書(shū)面資料，從綜合股這塊，屬于我經(jīng)手的我都分類收集存放，不經(jīng)我手的，我匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)后，要求工程股、項(xiàng)目股、財(cái)務(wù)股按職責(zé)收集，到年底竣工驗(yàn)收之時(shí)，將這些資料按不同的分類裝訂成冊(cè)，形成規(guī)范的項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料，存檔備查。也就是從那時(shí)起，我們金川區(qū)農(nóng)發(fā)辦的竣工項(xiàng)目都有一整套完整的竣工驗(yàn)收資料，從前期準(zhǔn)備階段

19、的項(xiàng)目考察、鄉(xiāng)鎮(zhèn)競(jìng)爭(zhēng)立項(xiàng)，到項(xiàng)目審報(bào)申批階段的可研報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、前期公示，到計(jì)劃下達(dá)、資金到位管理到項(xiàng)目建設(shè)管理階段的招投標(biāo)、監(jiān)理、施工管理，質(zhì)量評(píng)定，單項(xiàng)工程驗(yàn)收，再到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和移交管護(hù)全過(guò)程各類資料都可以在這套資料中查閱到。我們對(duì)土地治理項(xiàng)目平時(shí)收集的資料主要分建設(shè)管理報(bào)告匯編、建設(shè)管理文件匯編、招標(biāo)文件匯編、合同文件匯編、決算文件匯編、文件匯編、監(jiān)理文件匯編、財(cái)務(wù)文件匯編、記錄文件匯編、竣工圖紙匯編 、質(zhì)量控制評(píng)定文件匯編、竣工圖紙匯編、項(xiàng)目前期申報(bào)文件匯編、項(xiàng)目驗(yàn)收文件匯編、項(xiàng)目后續(xù)文件匯編等13個(gè)大類進(jìn)行歸類裝訂的，每一個(gè)大類又形成一定的目錄，按職責(zé)分工，將13個(gè)大類資料分別分

20、配給綜合股、項(xiàng)目股、工程股、財(cái)務(wù)股四個(gè)股室進(jìn)行收集歸攏，最后由綜合股統(tǒng)一設(shè)計(jì)封皮，統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，統(tǒng)一歸檔管理。這樣的分類按同類資料歸檔，便于收集整理，便于查找管理。重點(diǎn)介紹我們金川區(qū)的資料收集和分類裝訂情況。每一個(gè)大類目錄是這樣的第一大類建設(shè)管理報(bào)告匯編，主要是項(xiàng)目建設(shè)完成后，形成的一些成果性報(bào)告的資料，這些資料是項(xiàng)目工程建設(shè)的核心資料，是項(xiàng)目建設(shè)成果展示的關(guān)鍵，做為第一大類收集整理。其目錄內(nèi)容主要有10項(xiàng)。一、建設(shè)管理報(bào)告匯編目 錄1.*年中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目建設(shè)管理工作報(bào)告。項(xiàng)目建設(shè)完成后，要完整寫(xiě)出項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)及資金計(jì)劃下達(dá)、建設(shè)任務(wù)完成和資金到位及完成情況，項(xiàng)目四制執(zhí)行管理情況、取得的效益

21、分析，存在的問(wèn)題等內(nèi)容，）2.*年中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程大事記。 安排專人從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、申報(bào)申批、項(xiàng)目建設(shè)和管理以及竣工驗(yàn)收和工程移交管護(hù)等全過(guò)程記錄主要工作開(kāi)展情況；年底將記錄的大事記歸檔管理。 3.* 年中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目完成情況統(tǒng)計(jì)匯總表。 整個(gè)項(xiàng)目竣工后，依據(jù)單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收書(shū)，統(tǒng)計(jì)形成項(xiàng)目總體完成情況表，這是項(xiàng)目竣工決算的依據(jù)。4.*2011年中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目單項(xiàng)工程階段性驗(yàn)收書(shū)（單項(xiàng)工程完工后，縣農(nóng)發(fā)辦組織本辦工程技術(shù)人員、監(jiān)理、鎮(zhèn)開(kāi)辦、項(xiàng)目村組負(fù)責(zé)人、農(nóng)民質(zhì)量監(jiān)督員共同組成驗(yàn)收小組，按標(biāo)段進(jìn)行工程數(shù)量完成情況核查和工程質(zhì)量評(píng)定，這是工程決算的基礎(chǔ)）。4.1 水利措施部分（彩頁(yè)封

22、開(kāi)）4.1.1機(jī)電設(shè)備已完工程量清單。4.1.2灌排渠系工程部分工程量清單。4.1.2.1一標(biāo)段已完工程量清單4.1.2.2一標(biāo)段未完工程量清單4.1.2.3二標(biāo)段已完工程量清單4.1.2.4二標(biāo)段未完工程量清單4.2.農(nóng)業(yè)措施部分（彩頁(yè)封開(kāi)）4.2.1機(jī)耕路工程量清單4.2.1.1一標(biāo)段已完工程量清單4.2.1.2一標(biāo)段未完工程量清單4.2.1.3二標(biāo)段已完工程量清單4.2.1.4二標(biāo)段未完工程量清單4.2.2.土地平整工程量清單4.2.3壟膜溝灌工程量清單4.2.3.1壟膜溝灌已完工程量清單（農(nóng)業(yè)機(jī)械）4.2.3.1壟膜溝灌未完工程量清單4.3.林業(yè)措施部分（彩頁(yè)封開(kāi)）4.3.1工程量清單

23、.4.4.科技措施部分（彩頁(yè)封開(kāi)）4.4.1.科技培訓(xùn)完成情況統(tǒng)計(jì)表（歷次）4.4.2示范推廣項(xiàng)目完成情況統(tǒng)計(jì)表（按推廣內(nèi)容分別統(tǒng)計(jì)）5項(xiàng)目初驗(yàn)工作報(bào)告 6項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告（申請(qǐng)市級(jí)驗(yàn)收）7.項(xiàng)目監(jiān)理工作報(bào)告（監(jiān)理部門(mén)）8項(xiàng)目竣工報(bào)告 9.項(xiàng)目施工管理工作報(bào)告（每個(gè)施工單位均需提交）10.項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作報(bào)告（設(shè)計(jì)單位）第二大類是管理文件匯編，主要是針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中形成的一些服務(wù)于項(xiàng)目管理性的文檔資料，主要包括項(xiàng)目年度計(jì)劃、前期、中期和后期公示資料、建后管理如產(chǎn)權(quán)移交書(shū)、管護(hù)責(zé)任書(shū)、管護(hù)制度、項(xiàng)目建設(shè)形成的系列管理制度、科技推廣的系列資料、項(xiàng)目建后效果益評(píng)價(jià)組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)等相關(guān)資料，這些資

24、料是反映建設(shè)過(guò)程的記錄性的資料。二、管理文件匯編目 錄1.年度項(xiàng)目計(jì)劃2.公示類資料 2.1.前期籌資投勞征求意見(jiàn)類資料2.2.批復(fù)后實(shí)施前公示2.3.中期公示2.4.竣工公示3.建后管理資料3.1建后工程資產(chǎn)移交協(xié)議（分措施）3.2資產(chǎn)登記、核銷和建檔資料3.3建后工程管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)（分措施）3.4建后管護(hù)制度3.4其他4.項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)管理制度5.科技推廣系列資料5.1科技推廣實(shí)施方案5.2科技試驗(yàn)、示范、推廣過(guò)程記錄5.3科技培訓(xùn)文件和安排表5.4科技推廣成果5.5其他6.項(xiàng)目后評(píng)價(jià)系列資料 7項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)責(zé)任書(shū)8組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)的資料8.1培訓(xùn)方案、計(jì)劃8.2培訓(xùn)教程8.3參訓(xùn)人員登記8.4

25、培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)8.5考察報(bào)告8.9其他第三大類是專門(mén)收集整理的招標(biāo)文件匯編。按招標(biāo)次數(shù)，將每次招標(biāo)形成的招標(biāo)申請(qǐng)核準(zhǔn)的報(bào)告、招標(biāo)核準(zhǔn)批復(fù)（這次檢查發(fā)現(xiàn)有些縣招標(biāo)向縣級(jí)招標(biāo)辦或采購(gòu)備案，但沒(méi)有向宵發(fā)辦申請(qǐng)備案，也沒(méi)有向縣級(jí)監(jiān)察機(jī)關(guān)備案）、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件（另成冊(cè)）、資格預(yù)審、報(bào)名等、委托書(shū)、會(huì)議議程、會(huì)議上相關(guān)人員講話或發(fā)言、評(píng)標(biāo)系列表格、評(píng)標(biāo)會(huì)議記錄復(fù)印件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)公示、投標(biāo)文件（另成冊(cè)）等按順序歸類裝訂，招標(biāo)資料是項(xiàng)目管理的重要資料，每次招標(biāo)前后，都要嚴(yán)格按省開(kāi)發(fā)辦招投標(biāo)管理辦法規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集歸檔，這是招投標(biāo)活動(dòng)合法性的最有效證明，一定要把最原始、最真實(shí)的招標(biāo)資料

26、記錄在案。三、招標(biāo)文件匯編目 錄一*工程（按歷次招標(biāo)分別列出）1.1.招標(biāo)方案申請(qǐng)核準(zhǔn)的報(bào)告（在招標(biāo)前分別向市農(nóng)辦、區(qū)監(jiān)察局申請(qǐng)核準(zhǔn)招標(biāo)）1.2招標(biāo)方案核準(zhǔn)的批復(fù)1.3招標(biāo)公告1.4招標(biāo)文件（另成冊(cè)）1.5資格預(yù)審、報(bào)名等1.6委托書(shū)1.7會(huì)議議程1.8會(huì)議上相關(guān)人員講話或發(fā)言1.9評(píng)標(biāo)系列表格1.10評(píng)標(biāo)會(huì)議記錄1.11評(píng)標(biāo)報(bào)告1.12中標(biāo)通知書(shū)1.13中標(biāo)公示1.14投標(biāo)文件（另成冊(cè)）二*工程（按歷次招標(biāo)分別列出） 第四大類，農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理實(shí)行合同制管理，我們把各措施形成的合同，專門(mén)裝訂成一冊(cè)，形成合同文件匯編，從前期的規(guī)劃設(shè)計(jì)到建設(shè)過(guò)程不同措施的施工、到工程建設(shè)監(jiān)理以及工程竣工后的

27、預(yù)決算審核，均要簽訂合同，這一類合同因其專業(yè)性和執(zhí)行性強(qiáng)，應(yīng)由工程股負(fù)責(zé)擬定、簽訂、收集、歸檔。四、合同文件匯編目 錄一. 水利措施部分（按歷次招標(biāo)后的標(biāo)段分別列出）1.1*工程一標(biāo)段合同（編號(hào)：）1.2*工程二標(biāo)段合同（編號(hào)：）二.農(nóng)業(yè)措施部分（按歷次招標(biāo)后的標(biāo)段分別列出）三.林業(yè)措施部分（按歷次招標(biāo)后的標(biāo)段分別列出）四.田間道路部分五.科技措施部分1.科技推廣委托書(shū)2.示范項(xiàng)目種植協(xié)議3.土地租賃協(xié)議4.培訓(xùn)場(chǎng)地租賃協(xié)議等5.專家、教授的技術(shù)服務(wù)合同等6.其它五. 其它1.設(shè)計(jì)合同（編號(hào)：）2.監(jiān)理合同（編號(hào)：）3.工程概預(yù)算決算審核合同（編號(hào)：）4.其它第五大類，表面上看起來(lái)與第一大類的

28、第四部分工程清單重復(fù)，實(shí)際上是對(duì)第一大類第四部分的一個(gè)細(xì)化和延伸，項(xiàng)目竣工后，工程上要對(duì)不同類工程進(jìn)行嚴(yán)格的決算，決算就要靠大量的基礎(chǔ)資料來(lái)做支撐，同時(shí),要根據(jù)工程量清單核算工程款這些資料就全部歸到?jīng)Q算文件匯編之中。五、決算文件匯編目 錄*中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目完成情況統(tǒng)計(jì)表一、水利措施部分1.渠系工程完成工程量清單列表1.1一標(biāo)段渠系等工程完成情況匯總表1.2二標(biāo)段渠系等工程完成情況匯總表2.機(jī)電設(shè)備完成情況清單3水利措施部分計(jì)量簽證1.1一標(biāo)段工程計(jì)量簽證清單（分別編號(hào)：）1.2二標(biāo)段工程計(jì)量簽證清單（分別編號(hào)：）二、農(nóng)業(yè)措施部分1.1一標(biāo)段機(jī)耕路完成情況匯總表1.2平整土地工程完成情況匯總表1

29、.3壟膜溝灌工程完成情況匯總表1.4農(nóng)機(jī)具購(gòu)置完成情況匯總表三、林業(yè)措施部分1.1經(jīng)濟(jì)林完成情況統(tǒng)計(jì)表1.2防護(hù)林完成情況統(tǒng)計(jì)表四.科技措施部分1.科技推廣完成情況統(tǒng)計(jì)表2.科技培訓(xùn)完成情況統(tǒng)計(jì)表3.其它五. 其它六、綜 合 文 件 匯 編 目 錄一.省市下發(fā)的項(xiàng)目文件二.黨委、政府及其它部門(mén)文件三.各類上報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、通報(bào)等文件四.各類信息、宣傳報(bào)道、階段性統(tǒng)計(jì)報(bào)表五.年度項(xiàng)目計(jì)劃六.其它七、監(jiān)理文件匯編 目 錄1.監(jiān)理委派書(shū)2. 監(jiān)理工作實(shí)施細(xì)則3. 監(jiān)理工作報(bào)告4. 相關(guān)監(jiān)理報(bào)表5. 監(jiān)理過(guò)程中形成的文件6. 其他八、財(cái)務(wù)文件匯編目 錄1.資金的批復(fù)計(jì)劃類文件 2.下達(dá)資金的文件3.配

30、套資金的文件4.資金運(yùn)作過(guò)程中能證明資金到位的憑據(jù)5.資金運(yùn)作過(guò)程中的階段結(jié)算單6.工程財(cái)務(wù)運(yùn)行報(bào)表7.項(xiàng)目實(shí)施期間檢查、審計(jì)中意見(jiàn)建議結(jié)論報(bào)告等8.財(cái)務(wù)人員依據(jù)資金的運(yùn)作情況制作統(tǒng)計(jì)圖9.項(xiàng)目區(qū)農(nóng)民等受益對(duì)象籌資投勞反應(yīng)10.根據(jù)農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的具體辦法結(jié)合自身實(shí)際制定的一些有針對(duì)性的管理辦法等11.財(cái)務(wù)決算報(bào)告12.上報(bào)各類財(cái)務(wù)方面匯報(bào)材料13.其它九、記錄文件匯編 目 錄1.相關(guān)會(huì)議記錄復(fù)印件2.現(xiàn)場(chǎng)管理人員施工日志3.監(jiān)理日志4.影像資料（包括反映項(xiàng)目建設(shè)和管理過(guò)程的各類圖片資料和年終項(xiàng)目建設(shè)匯報(bào)片）5.其它 第十大類是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程資料產(chǎn)生最多，也是最需要收集整理的關(guān)鍵性資料；特別要注意

31、收集整理，主要收集整理在施工過(guò)程中，由管理單位、監(jiān)理人員出具給施工單位的施工質(zhì)量控制和評(píng)定等方面的資料。這是反映工程質(zhì)量控制和評(píng)定的有效證明。這一類資料在整個(gè)資料中所占的份額最大。按不同措施、不同標(biāo)段收集裝訂。一個(gè)標(biāo)段一份。十、質(zhì)量控制評(píng)定文件匯編(*工程第一標(biāo)段) 目 錄1、中標(biāo)通知書(shū)2、合同協(xié)議書(shū)3、工程量清單4、合同項(xiàng)目開(kāi)工申請(qǐng)表5、開(kāi)工申請(qǐng)報(bào)告6、合同項(xiàng)目開(kāi)工令7、進(jìn)場(chǎng)通知8、施工組織設(shè)計(jì)申報(bào)表9、施工技術(shù)方案申報(bào)表10、施工組織設(shè)計(jì)11、進(jìn)場(chǎng)施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)單12、施工組織機(jī)構(gòu)申報(bào)表13、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)圖14、企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照15、安全生產(chǎn)許可證16、機(jī)構(gòu)代碼證17、其它企業(yè)資料18、施工

32、進(jìn)度計(jì)劃申報(bào)表19、施工進(jìn)度橫道圖20、進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)驗(yàn)單21、產(chǎn)品合格證22、施工圖用圖計(jì)劃報(bào)告23、各種圖紙24、聯(lián)合測(cè)量通知單25、施工放樣報(bào)驗(yàn)單26、單元工程開(kāi)工申請(qǐng)單(包括: 渠系和泵（電）站 建筑工程、土方明挖工、土方夯填 混凝土板（塊）預(yù)制、碎石墊層鋪設(shè)27、驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告28、單元工程竣工報(bào)驗(yàn)單29、單元工程施工質(zhì)量評(píng)定表30、單元工程施工質(zhì)量報(bào)驗(yàn)單施工單位:二0一一年十二月 十一、竣工圖紙匯編 目 錄1.項(xiàng)目區(qū)位置圖2.項(xiàng)目區(qū)竣工平面圖3.項(xiàng)目區(qū)規(guī)劃圖4、各類措施竣工圖5.其他十二、項(xiàng)目前期申報(bào)文件匯編 目 錄1.*中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目建議書(shū)（另成冊(cè)）2.*中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目可行性研究報(bào)告（另成冊(cè)）3.*中低產(chǎn)田改造項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)（另成冊(cè)）4.其他 十三、項(xiàng)目驗(yàn)收文件匯編目 錄1、單項(xiàng)工程階段驗(yàn)收鑒定書(shū)1.1水利措施第一（第二、）階段驗(yàn)收鑒定書(shū)1.2農(nóng)業(yè)措施第一（第二、）階段驗(yàn)收鑒定書(shū)1.3*（分項(xiàng)列舉）2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)2.1水利措施竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)2.2農(nóng)業(yè)措施竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)2.3*（分項(xiàng)列舉）3.縣級(jí)初驗(yàn)意見(jiàn)（可后續(xù)這補(bǔ)充）4.市級(jí)驗(yàn)收意見(jiàn)（后續(xù)