ERP系統(tǒng)控制程序文件

1、erp系統(tǒng)控制程序序 號修改容版本提 出 部 門生效日期1 首次發(fā)行a/0 1. 目的建立程序以控制公司erp系統(tǒng)正常運作以及規(guī)各部門的操作流程。2. 適用圍該流程所涉及的所有erp系統(tǒng)部的操作。3. 定義無4. 職責與權限4.1 erp: 4.1.1 負責 erp系統(tǒng)基礎資料的建立，監(jiān)控公司erp系統(tǒng)的整個運作流程，協(xié)調(diào)處理和解決各部門遇到的系統(tǒng)問題，負責erp操作人員的權限開放； 4.1.2 負責所有系統(tǒng)單的輸入和輸出，負責單據(jù)處理和溝通，協(xié)助部門單據(jù)的查詢和導出，負責公司系統(tǒng)單位的打印。5. 程序5.1 工程部5.1.1 商品信息的建立a) 點擊基本信息中的商品信息，按新增，根據(jù)編碼原則

2、輸入商品的品號（即物料編碼）。b) 庫存單位，根據(jù)物料的實際情況確定單位，如pcs ，m等。c) 商品分類：根據(jù)物料類型選擇相應的分類。d) 主要倉庫：必須給物料選定歸屬倉位。e) 主要來源：如分為廠生產(chǎn)件，采購件，委外件三種，根據(jù)實際情況確定物料來源。f) 主供應商：確定此物料從哪個供應商采購加工。g) 采購單位： 一般情況下采購單位和庫存單位一致，若不一致，一定要根據(jù)實際情況選擇采購單位變更。h) 特別注意：按需要補貨欄必須要勾選。5.1.2 bom 資料的建立及維護a) 點擊生產(chǎn)選擇產(chǎn)品結(jié)構，進入bom 界面，按新增或更改。b) 根據(jù)工程師提供的bom 清單或技術更改逐一輸入系統(tǒng)可進行相

3、應更改。c) 對于需物料編碼的新物料,請按第“ 5.1.1 ”項執(zhí)行。d) 輸入完后，對需要委外的物料進行展料，展料的未階應該為該物料的采購件。e) 在單頭輸入文件編號，版本及建立日期。f) 確認無誤后進行保存。5.1.3 用戶名的建立及權限的開放點擊公用設置中的用戶錄入/ 權限，在操作界面上按新增，根據(jù)不同部門不同操作人新增用戶代碼及密碼，完成后點選裝入作業(yè)，根據(jù)操作人的實際系統(tǒng)需要操作項目，選擇相對應的作業(yè)，在不同的作業(yè)區(qū)開通適當?shù)臋嘞?，檢查無誤后進行保存。5.1.4 數(shù)據(jù)庫的備份為了保證系統(tǒng)不因操作失誤或外部環(huán)境影響而使數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)應設置自動備份以保存數(shù)據(jù)。操作流程如下：點擊sql-s

4、erver 并一直打開其下面的目錄，直到出現(xiàn)數(shù)據(jù)維護計劃，在右邊圖框雙擊點開，設置備份路徑，備份周期及備份的時間。5.2 計劃部5.2.1 訂單接到客戶訂單評審確認后，輸入轉(zhuǎn)成系統(tǒng)訂單，點擊訂單選擇新增，在單頭里輸入訂單號，客戶代碼及業(yè)務代碼，在單身里輸入所有訂單產(chǎn)品型號, 注意預交貨日期必須根據(jù)出貨日期做出相應更改，核對檢查無誤后，進行保存，并通知部門經(jīng)理對訂單進行審核。5.2.2 物料需求計算訂單審核后，需要轉(zhuǎn)成各種工單，采購單及委外單那么就要經(jīng)過物料需求計算來完成，點擊物料需求計算，進入?yún)?shù)設置檢查，此時無需做任何操作，按下一步，默認項為訂單，此時需要輸入訂單單號，完成后按下一步，此界面

5、展算公式有四種計算方式：a) 需求量。b)需求量 - 實際在庫量。c)需求量 -( 實際在庫量 - 安全庫存 ) 。d)需求量 -( 實際在庫量 - 安全庫存量 +預計入庫量 - 預計出庫量 ) 。計劃可根據(jù)實際需要選擇相應的展算公式在生產(chǎn)及采購計劃合并欄統(tǒng)一選擇同品號，預計完工日合并發(fā)放，在單身欄出現(xiàn)要發(fā)放的產(chǎn)品型號，可全選也可只選擇要發(fā)放的產(chǎn)品，確認無誤后按下一步，進入訂單生產(chǎn)確定，全選后, 按下一步，此時進入需求建議生產(chǎn)界面，點開廠源工單按全選( 也可只選要發(fā)放的) ，點開工單按全選( 也可只選要發(fā)放的) ，點開委外按全選(也可只選要發(fā)放的) 。確認先誤后按發(fā)放，此時所有物料需求計算完成

6、。5.3 采購部5.3.1 采購底稿a) 采購底稿是由計劃物料需求計算生產(chǎn)，其中采購數(shù)量計劃已根據(jù)損耗修改好，采購部不得私自更改。b) 采購底稿由采購部經(jīng)理審核，在審核采購底稿前，應對供應商做正確的選擇。c) 對于采購數(shù)量較大的物料，一家供應商可能難以滿足我司的交期，需要把物料分成幾家供應商來做，采購部經(jīng)理在拋轉(zhuǎn)采購底稿前應該事先把此物料在采購底稿中分配好供應商及數(shù)量，但數(shù)量總數(shù)不可改變（如計劃給的損耗量太少，可與計劃負責人商討修改）。d) 為避免采購訂單中沒有單價，在拋轉(zhuǎn)前最好事先在采購底稿中輸入單價，注意若是含稅必須勾選含稅字樣。e) 確認采購底稿修改完善后，再進行審核，最后進行拋轉(zhuǎn)采購單

7、。5.3.2采購單a) 采購單是由采購底稿拋轉(zhuǎn)生產(chǎn)，負責采購單人員應該填寫訂單號（訂單號需在備注和訂單號中同時填寫）采購人必須是下單本人（采購人選擇更改）同時再次確認供應商是否正確，采購單中是否單價都有（注意含稅情況）。b) 若在采購底稿中對物料數(shù)量較大沒有事先分配好，在采購單中進行分配時，應該新增采購單據(jù)，新增單據(jù)按以上要求重復，但數(shù)量總數(shù)不可有變化。c) 采購單做好確認無誤后，采購人應該通知采購經(jīng)理進行確認審核，其他人不可代替審核，只有審核后的采購單方可外發(fā)采購。d) 對于已發(fā)出去的采購單，某些供應商不能滿足我司交期或做不了貨，采購人員必須事先以書面形式取消之前的訂單，并通知相關部門和供應

8、商，然后再取消審核更改此份訂單，最后相關人員審核外發(fā)。e) 供應商做出的物料必須和采購單上完全一致，若供應商答復達不到采購單上的要求（如采購單上要求為電鍍件而供應商只能做粗胚件），有兩種解決方法： a. 取消此采購單 , 轉(zhuǎn)新供應商 ,按 4 項操作； b. 更改采購物料名稱( 特別注意 : 不能把名稱更改，必須是重取實際要采購物料的物料編碼 ) 。f) 若因資料少下或漏下的物料，采購部應知會計劃部門，由計劃部門補單，采購根據(jù)計劃單據(jù)再新增采購單。g) 沒有單價的采購單一律不準外發(fā)采購。5.3.3 委外單a) 委外單也是由計劃物料需求計算生產(chǎn)，負責委外單人員必須在備注和訂單號中填寫我司的訂單號

9、，同時根據(jù)訂單的出貨日期、修改預計開工日和預計完工日。b) 委外單必須要輸入產(chǎn)品單價（注意是否含稅）另外稅率處全部更改為零。c) 委外單在沒外發(fā)前不得審核，以區(qū)分有外發(fā)和沒外發(fā)。d) 對于委外單數(shù)量較大的貨，一家供應商可能沒辦法滿足我司要求，采購部根據(jù)情況把這類委外單分配好供應商及數(shù)量，采購部可以根據(jù)系統(tǒng)新增分配供應商及數(shù)量，新增的委外單必須要有訂單號，預計完工日期及單價。注明用途和原因，并在子件品號末尾的備注欄注明原因。5.3.4 委外送料單a) 委外送料單應該根據(jù)委外單的單據(jù)填寫。b) 委外送料單必須在訂單號及備注中注明相關的訂單號c) 供應商選擇時必須同委外單一致，否則沒辦法取單d) 委

10、外送料單在取單前，首先檢查確認相應的委外單有無審核，未審核的單據(jù)委外送料單是無法取單。e) 在取單時，選擇相應的委外單號，并選擇與委外單相對應的委外倉。f) 按重查，系統(tǒng)自動帶出單據(jù)，帶出單據(jù)后注意查看帶出送料數(shù)量，若數(shù)量與要求相符就可直接按確定。若不符請根據(jù)實際情況更改數(shù)量，但數(shù)量不可大于委外單數(shù)量。g) 數(shù)據(jù)輸入后進行檢查確認，無誤后方可保存審核h) 對于同一委外單，可能供應商分幾次送貨，來滿足這個委外單數(shù)量，則委外送料單可以根據(jù)供應商送貨情況分批次外發(fā)，但取單和供應商必須是同一個委外單號及供應商，否則無法取單。i) 委外送料單外發(fā)后，如果因供應商忙或回復不能準時交貨，這種情況下，首先取消

11、委外單和委外送料單，通知相關部門和供應商后，然后在系統(tǒng)中刪除委外送料單，刪除后，返回委外單對供應商進行更改，（操作步驟按前面委外送料單相關條款）。j) 采購人員必須憑電腦系統(tǒng)的委外送料單到倉庫備料，不得以手工單據(jù)和口頭通知倉庫備料。k) 委外送料單因每一一個單，這樣打印煩瑣又浪費，可以從報表中打印，進入相應的委外送料表根據(jù)需要在表中進行篩選，然后轉(zhuǎn)入excel 進行打印外發(fā)。5.3.5 委外報表查詢( 進入系統(tǒng)后，點擊生產(chǎn)管理，點擊報表) a) 委外明細表查詢，若要查看訂單的委外數(shù)量是多少，可點擊此表委外明細表系統(tǒng)有四種查詢方式：a 按單據(jù)查詢b 按主件查詢c 按供應商查詢， 根據(jù)實際情況及方

12、便度，選擇其中的查詢方式，進入后，直接接左上角的查詢，然后出現(xiàn)前面選擇方式的委外明細表，明細表容比較多而雜，讓人一下子無法查到想要的資料或無從入手，這時可以點擊設置屬性，選擇篩選，這時題目欄每個名稱可以選擇你想要看的資料，從而縮小查看圍。b) 委外送料明細表要查我司外發(fā)給供應商有哪些物料及數(shù)量，可點擊此進入查詢，步驟及選擇可參看委外明細表c) 委外退料明細表我司外發(fā)給供應商加工的物料，供應商發(fā)現(xiàn)我們送去的物料有明顯缺陷而不能加工退回我司，這種退貨可能會影響我司的訂單出貨，采購負責人應及時查看此表，決定是否要重新補料給供應商。d) 委外送退料明細表可以有三種查詢方式a 按日期 a 按供應商 a

13、按委外。根據(jù)需要選擇查詢方式，此表綜合第 3、4 條，在表可以同時看到委外送料情況和退料情況。e) 委外進退貨明細表有四種查詢方式：a 按日期 b按主件 c按供應商 d按委外?？梢愿鶕?jù)需要及方便情況選擇查詢方式，此表可以查看供應商的送貨情況以及不良品我們退供應商情況。e) 超期未完工跟催表此表可查看我司委外物料到期后，哪些料還沒有回來以及沒回來的物料還有多少，此表可以幫助提醒采購部跟催未回來的物料。f) 生產(chǎn)進度表此表記錄了我司委外的數(shù)量，以及供應商交了多少貨回來，有助于了解訂單物料的狀態(tài)及采購部的跟蹤。g) 生產(chǎn)月報表通過此表可以清楚的看到哪些供應商在哪個月做了什么產(chǎn)品以及做了多少數(shù)量，有助

14、于幫助財務對賬，以及對供應商結(jié)貨款。h) 委外倉分庫明細表此表主要反映我司物料或委外尾數(shù)有多少在供應商那里，如果訂單完成供應商找不到此物料退還我司，證明在供應商處丟失，我司可以根據(jù)表數(shù)量及成本扣供應商的款。5.3.6 采購報表查詢( 點擊訂單 /采購選擇報表) a) 采購明細表采購明細表有五種查詢方式：a 按單據(jù) b 按供應商c 按采購 d 按產(chǎn)品 e 按預交貨日，可以根據(jù)實際情況和需要來選擇查詢方式，進入后點擊上角的查詢，出現(xiàn)相對應的采購明細表，明細表中的容多而雜，這時可以點擊設置屬性，選擇篩選，則表框的題目欄都變成了有選擇性，這樣可以根據(jù)自己的需要選擇了。b) 采購未進明細表采購未進明細表

15、有四種查詢方式：a 按供應商b 按采購 c 按產(chǎn)品 d 按預交貨日，同樣也是根據(jù)需要和方便情況選擇查詢方式，步驟可參看采購明細表，此表可查采購數(shù)量、已交數(shù)量、未交數(shù)量，采購部可以根據(jù)此表來追蹤物料。c) 采購超交明細表采購超交明細表有兩種查詢方式：a 按供應商b 按產(chǎn)品，此表可查看哪些產(chǎn)品有超交量的及超交數(shù)量是多少。5.4 生產(chǎn)部5.4.1 生產(chǎn)領料單a) 工單領料a) 生產(chǎn)部根據(jù)計劃提供的某訂單中工單明細表完善各個工單屬于的線別及工單單號數(shù)量。b) 完善后交系統(tǒng)組輸單打印工單。c) 生產(chǎn)部憑系統(tǒng)工單到倉庫領料。e) 倉庫必須嚴格的按照系統(tǒng)工單的數(shù)量和名稱規(guī)格顏色備料發(fā)料。f) 對于系統(tǒng)打出工

16、單物料的數(shù)量，有兩種情況一定要及時解決。第一種，系統(tǒng)數(shù)量大于倉庫數(shù)量，這種情況下，生產(chǎn)領料員必須及時到系統(tǒng)組進行數(shù)量銷帳，若未銷帳，系統(tǒng)會認為發(fā)出了那么多物料；第二種，系統(tǒng)數(shù)量小于倉庫數(shù)量, 這種情況，庫一定按單據(jù)上的數(shù)量發(fā)料，同時記錄下發(fā)完料后的庫存數(shù)量，交系統(tǒng)組進行物料的數(shù)量調(diào)整。b) 工單以外的領料a) 生產(chǎn)領料員填寫領料單據(jù)，領料單據(jù)必須清楚的寫明訂單號，工單號，型號規(guī)格顏色，數(shù)量，線別以及領料原因。同一工單號的物料必須寫在一起，同時領料單必須有部門主管和計劃的簽名，否則視為無效的領料單據(jù)。 b) 填寫完領料單據(jù)后, 交系統(tǒng)組進行輸單打印。 c) 倉庫根據(jù)系統(tǒng)打印的領料單進行發(fā)料。 d

17、) 正常情況下，倉庫不得借料給生產(chǎn)部，特殊情況借料的，必須在兩天之補回領料單( 按 a 項操作 ), 并在單上注明此物料已領。e) 所有工單的物料領料都嚴禁超單，原則上是先退料后領料，這樣容易控制物料的超單情況。5.4.2 生產(chǎn)退料流程a) 生產(chǎn)部退料員根據(jù)工單的領料情況認真填寫退料單，原則上必須領哪個工單的物料就退哪個工單的物料，不可冠戴，否則數(shù)量會形成兩倍的差異。b) 同一工單的退料必須寫在一起，退料單上必須有正確的訂單號，工單號，名稱規(guī)格型號顏色數(shù)量，必須有部門主管和品管負責人的簽字，然后交系統(tǒng)組輸單打印( 退倉庫的物料生產(chǎn)部門必須按原包裝好并且分類好)。c) 系統(tǒng)組輸單在生產(chǎn)管理中的生

18、產(chǎn)退料中進行輸單, 特別注意 , 生產(chǎn)退回的物料領料倉應該改為不良品倉。d) 退料員憑系統(tǒng)打印的單據(jù)到倉庫退貨, 若物料沒包裝好或分類好, 倉庫可以拒收。e) 倉庫應把生產(chǎn)退的物料分類擺放好, 并做好相關記錄, 以便到時再開單退給相應的供應商。f) 退料單必須在成品入庫之前全部系統(tǒng)打單退完，否則系統(tǒng)成品入庫后無法再進行退料。規(guī)定成品入庫后兩天之必須要退完所有物料。5.4.3 生產(chǎn)入庫流程a) 生產(chǎn)部根據(jù)工單填寫好入庫單，單據(jù)必須有正確的工單號，訂單號，數(shù)量以及線別。并有部門主管的簽名。b) 系統(tǒng)組根據(jù)生產(chǎn)交上來的單據(jù)輸入系統(tǒng)，若單據(jù)有問題，反映給生產(chǎn)部協(xié)助解決。注意數(shù)量必須與生產(chǎn)填寫的數(shù)量一致

19、。c) 單據(jù)輸入系統(tǒng)后( 單據(jù)必須在生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)入庫單中輸入) ，輸入員打印單據(jù)給生產(chǎn)部( 成品入庫不用打印) 。5.5 倉庫5.5.1 收貨流程a) 供應商送來的貨首先要檢查單據(jù)是否符合我司要求，例如訂單號, 工單號等。若無任何單號，倉庫不得接收單據(jù)收貨。b) 單據(jù)沒問題后, 初步檢查送貨數(shù)量及送貨款數(shù)是否與送貨單上一致，檢查數(shù)量時要用電子秤取樣秤重。c) 品管判定物料品質(zhì)沒問題后, 倉庫把單據(jù)交系統(tǒng)組輸單打單。d) 憑系統(tǒng)單據(jù)將物料入庫分類擺放好。e) 若供應商沒有任何的送貨單, 倉庫不得將貨收下。倉庫所收的貨都必須要有我司的相關單號，沒有的一律不能收貨。5.5.2 退貨流程a) 包括進貨退貨和生產(chǎn)品質(zhì)異常的退貨。b) 倉庫根據(jù)倉庫的不良品數(shù)量和供應商填寫手工退貨單，退貨單要求物料名稱規(guī)格顏色數(shù)量及供應商退貨倉必須準確, 不得隨意填寫。c) 對于特急物料和價格貴重的物料應該及時開退貨單, 退貨單要求同2 項。d) 將開好的手工退貨單交系統(tǒng)組輸單打單。e) 倉庫檢查核對系統(tǒng)單的正確性, 然后憑系統(tǒng)退貨單進行退