企業(yè)采辦改革與信息共享的重要性研究

1、    企業(yè)采辦改革與信息共享的重要性研究    摘 要：企業(yè)既有的分散性采辦方式更加偏向于“缺乏話語權(quán)”之下的無奈之舉，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。本文認為，企業(yè)采辦改革應(yīng)圍繞集中化、目的化、數(shù)字化、長遠化四項特點而展開。以此為基本，本文分析了企業(yè)采辦改革與信息共享之間的聯(lián)系，提出建立完善的采辦管理機制、加強信息化的需求探究工作、打破信息壁壘、構(gòu)建共享平臺等在信息共享模式下企業(yè)采辦改革的運行模式，供參考。關(guān)鍵詞：采辦改革;信息共享;無縫供應(yīng)鏈前言：采辦是“采購”的高級呈現(xiàn)方式，是指以合同方式從承包商、服務(wù)商、廠商或代理商（統(tǒng)稱為“供應(yīng)商”）處獲得工程、物資、

2、相關(guān)服務(wù)的一種商業(yè)行為，包含購買、租賃、委托、雇傭等?，F(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營過程中，無論自身規(guī)模達到何種程度，均處于產(chǎn)業(yè)鏈中的一個或數(shù)個環(huán)節(jié)，一般而言，從上游企業(yè)處購買原材料，制作為成品或半成品后，出售給下游企業(yè)。在市場競爭日益激烈的今天，企業(yè)的采辦方式應(yīng)當(dāng)隨之改變，并在采辦過程中，注重信息共享的重要性。一、企業(yè)采辦改革的特點1.集中化現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過程中，自身規(guī)模會逐漸壯大。作為大批量商品生產(chǎn)的主體，企業(yè)為了實現(xiàn)大批量生產(chǎn)，需要采購大量的原材料。因此，現(xiàn)代經(jīng)濟學(xué)認為，生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)往往以采購作為前提條件，如果沒有采購，生產(chǎn)便無法進行。但企業(yè)的大規(guī)模“采購”與常規(guī)意義上的商品采購在量級、意義等方面均存

3、在較大的差異。一般而言，企業(yè)的大規(guī)模采購不僅數(shù)量多、品種廣泛、采購市場范圍廣，對采購活動的要求也特別嚴格。核心思路在于采購人員不僅要對企業(yè)生產(chǎn)所需的品種、需求量、需求規(guī)律等進行深入研究，還應(yīng)對國內(nèi)外眾多供應(yīng)廠商提供的價格、原材料或半成品的性能以及采購過程的各個環(huán)節(jié)進行深入研究和科學(xué)操作。只有如此，企業(yè)大規(guī)模采購任務(wù)才能高質(zhì)量地完成，企業(yè)正常生產(chǎn)所需的多種物資方可適時適量地供應(yīng)。若要完成如此龐大規(guī)模的采購，保證產(chǎn)品生產(chǎn)萬無一失，必須圍繞采辦管理方式進行改革。因此，現(xiàn)代企業(yè)采辦改革的首要特點便為“集中化”。所謂“集中”，應(yīng)從兩個層面加以理解。其一，部分企業(yè)長期以來，采辦周期長、審批效率低，直接導(dǎo)致

4、項目滯后。因此，集中處理與采辦相關(guān)的信息，特事特辦，辯證看待“分散采辦”與“集中采辦”，降低經(jīng)營過程中的風(fēng)險。其二，一些企事業(yè)單位采用多批次、小批量分散采辦機制的原因在于，既可以提高資源利用率，又能夠降低生產(chǎn)成本。但此種方式面臨的風(fēng)險在于：由于采購分多次進行，供貨商經(jīng)常不止一個。如此一來，采購需求以及供貨信息均缺乏整合、分析、結(jié)果導(dǎo)向，加之針對多個供應(yīng)商無法形成有效的分級管理機制，致使采辦效率未能達到預(yù)期。采用集中采辦的方式之后，企業(yè)可以與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作的關(guān)系，保質(zhì)、保量、保時效性地收到上游貨品，可使企業(yè)的生產(chǎn)長期處于穩(wěn)定狀態(tài)。2.目的化現(xiàn)代企業(yè)若要發(fā)展壯大，必須理清發(fā)展方向，規(guī)劃出必

5、須長期嚴格遵循的發(fā)展戰(zhàn)略。簡言之，企業(yè)的發(fā)展必須具備明確的目標(biāo)，即在一定時期內(nèi)，企業(yè)應(yīng)該完成哪些任務(wù)，通過何種有效渠道方可逐漸接近預(yù)定目標(biāo)。因此，采辦改革的第二項重點內(nèi)容為：采辦環(huán)節(jié)也需朝向“目的化”轉(zhuǎn)變。作為企業(yè)的采辦管理人員，應(yīng)當(dāng)明確下列關(guān)聯(lián)：第一，企業(yè)采購與市場需求之間應(yīng)該具備因果關(guān)系，且“需求”應(yīng)位于“供應(yīng)、采購”之前。第二，企業(yè)采辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分了解當(dāng)前市場中消費者最迫切的需要。只有圍繞此項要點展開詳細、長期的跟蹤調(diào)研，企業(yè)才能不斷收獲新的商機。總之，基于“市場導(dǎo)向”決定企業(yè)的采購方向，具備積極意義。3.數(shù)字化部分企業(yè)將采購權(quán)分離后，交付于三個獨立的部門，分別為采購部、需求部、供應(yīng)處，

6、各部門權(quán)責(zé)明晰、堅守自身職責(zé)的同時，能夠起到相互制約的作用。在此種機制下，企業(yè)采購前期認證水平、采購過程中的價格管理、采購后期的按約定時間交付貨品等，完全可以通過“數(shù)字傳遞”的方式加以實現(xiàn)，大幅度提升了工作效率，并改變了傳統(tǒng)采購部門同時兼任“裁判員”與“運動員”的不良模式。此外，企業(yè)在選擇供應(yīng)商時，不再由單一部門獨自決定，多部門共同參與不僅使采購過程更加透明化，還可以降低公關(guān)成本。實質(zhì)上，在現(xiàn)代社會，任何信息的本質(zhì)均為“數(shù)據(jù)”。正常情況下，某一領(lǐng)域內(nèi)涉及的所有數(shù)據(jù)，其變化過程均具備獨特的趨勢。因此，企業(yè)采辦管理改革如果全面實現(xiàn)“數(shù)字化”，則企業(yè)理論上不會在采購方面遇到“造假”事件。4.長遠化企

7、業(yè)的采辦機制無論如何改革，均無法脫離“降低成本、保證質(zhì)量”的八字原則。與人們?nèi)粘Ｉ钪匈徺I物品類似，“以最少的支出獲得最大的收益”是永恒不變的“采購真理”。因此，企業(yè)采辦的精明程度必須不斷提升，并逐漸將之視為企業(yè)的核心競爭力。以汽車制造商為例，據(jù)統(tǒng)計，通過銷售汽車，每獲得100元的銷售收入，約有80元將會付給原材料供應(yīng)商。進行深度分析后，可得出如下結(jié)論：第一，與其他成本相比，付給供貨商的采購貨款相對固定，一旦確定幾乎無法更改;第二，汽車制造企業(yè)的采辦部門能夠從供貨商處獲得何種采購價格，直接影響企業(yè)整體的經(jīng)營布局。第三，如果企業(yè)對供應(yīng)商較為依賴，一旦離開供應(yīng)商，企業(yè)的生存與發(fā)展便會面臨重大危機。

8、總體而言，企業(yè)采辦改革朝向“長遠化”發(fā)展的核心思路在于，必須打造出一流且安全的供應(yīng)鏈，從而使企業(yè)在供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭中脫穎而出。二、企業(yè)采辦體制改革和信息共享之間的聯(lián)系1.打造了無縫供應(yīng)鏈供應(yīng)鏈?zhǔn)侵竾@產(chǎn)業(yè)鏈中處于核心環(huán)節(jié)的企業(yè)，通過對信息流、物流、資金流進行控制，自原材料采購開始，生產(chǎn)中間產(chǎn)品、最終產(chǎn)品，最后由銷售網(wǎng)絡(luò)將產(chǎn)品送到消費者手中的一種具備整體性的功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。在無縫供應(yīng)鏈中，供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商、消費者依次緊密相連，不存在“縫隙”。比如在千禧年之前，全國各地的城市中均存在“批發(fā)市場”。如果消費者直接到批發(fā)市場購買物品，則購買價格遠遠低于各個“小賣店”的價格。造成此種

9、情況的原因在于，產(chǎn)品的供應(yīng)鏈尚未達到“無縫”的狀態(tài)，任何掌握產(chǎn)品信息差、價格差的人均可以“滲透”進供應(yīng)鏈，在“倒手”的過程中賺取差價，使得原本價格低廉的商品成為“奢侈品”。隨著我國市場的不斷完善，各大制造企業(yè)逐漸明確了“中間商”對企業(yè)形象造成的傷害，經(jīng)過綜合考慮之后，認為在自身與消費者之間設(shè)置分銷商、代理商、零售商是必要的。除此之外的“倒手”行為，在有關(guān)法律法規(guī)的實行和企業(yè)產(chǎn)權(quán)維護意識“覺醒”之下，已經(jīng)逐漸失去了生存空間。分析深層原因可得出的結(jié)論如下：在上述過程中，企業(yè)、消費者、市場乃至整個社會均提升了信息的共享能力，最終打造了無縫供應(yīng)鏈。比如某集團公司于2020年6月發(fā)布了供應(yīng)鏈管理體系，為

10、了實現(xiàn)管理制度的上下貫通，根據(jù)集團公司供應(yīng)鏈管理制度體系和中下游供應(yīng)鏈制度體系框架，按照供應(yīng)鏈一體化思路，公司編制了風(fēng)險防控與采辦質(zhì)量、效益及效率相統(tǒng)一的供應(yīng)鏈管理制度體系。該集團公司發(fā)布的供應(yīng)鏈管理制度體系編制重點突出兩個特點：其一，供應(yīng)鏈一體化，在編制中融入新理念、新模式和新方法，重視供應(yīng)鏈高價值環(huán)節(jié)的管理，由傳統(tǒng)采購管理向需求端和供應(yīng)端延伸，制度覆蓋需求管理、品類管理、采購管理、供應(yīng)商管理、采購合同管理、倉儲物流與進出口管理、審批管理、績效與合規(guī)管理。其二，堅持問題導(dǎo)向，聚焦關(guān)鍵問題，如采辦人員的廉潔作風(fēng)建設(shè)、依法合規(guī)采辦、提升工作效率、保證采辦品質(zhì)量、嚴格控制采辦招標(biāo)程序、降低來自供應(yīng)

11、商的風(fēng)險。以上述兩項內(nèi)容為基礎(chǔ)，全面彰顯了供應(yīng)鏈一體化價值。2.緩和各企業(yè)的供應(yīng)鏈沖突和矛盾，科學(xué)應(yīng)對“牛鞭效應(yīng)”“牛鞭效應(yīng)”是一個經(jīng)濟學(xué)術(shù)語，指代供應(yīng)鏈中出現(xiàn)的一種“需求變異放大”現(xiàn)象。具體而言，信息流從最終客戶端向原始供應(yīng)商傳遞時，信息共享模式受到阻礙，導(dǎo)致信息扭曲并呈現(xiàn)逐級放大的趨勢。如此一來，需求信息的波動越來越大，相應(yīng)的經(jīng)濟學(xué)曲線類似一根處于甩起狀態(tài)的牛鞭，故此種現(xiàn)象被稱為“牛鞭效應(yīng)”。在市場營銷中，“牛鞭效應(yīng)”意味著高風(fēng)險，主要由產(chǎn)品銷售商、供應(yīng)商在需求預(yù)訂修正、訂貨批量決策、價格波動、短缺博弈、庫存失衡、應(yīng)對環(huán)境變異成效不佳等原因而引發(fā)。造成的直接后果是產(chǎn)品供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的生產(chǎn)、

12、供應(yīng)、庫存管理、市場營銷均陷入嚴重的不穩(wěn)定狀態(tài)，一旦進一步失衡，供應(yīng)鏈將會面臨斷裂的風(fēng)險。對“牛鞭效應(yīng)”的產(chǎn)生原因進行分析后可以發(fā)現(xiàn)，“信息共享”起決定性作用。因此，經(jīng)濟學(xué)認為，面對“牛鞭效應(yīng)”企業(yè)可從6個方面著手，規(guī)避或完全化解需求放大變異造成的影響。實行訂貨分級管理;加強產(chǎn)品入庫管理，合理分擔(dān)庫存責(zé)任;可通過推出產(chǎn)品外包服務(wù)的方式縮短“提前期”;規(guī)避短缺情況下的盲目博弈行為;參考歷史經(jīng)濟案例，適當(dāng)減少或修整產(chǎn)品供應(yīng)數(shù)額，分批發(fā)送;提前回款期限。上述6種處理方式均未脫離“信息共享”的范疇，只有處于供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的企業(yè)均能較為深入地掌握合作企業(yè)的實際情況，進行換位思考，才能緩和沖突和矛盾，“牛

13、鞭效應(yīng)”造成的影響將會逐漸得到扭轉(zhuǎn)。3.降低供應(yīng)鏈的運行風(fēng)險與解決“牛鞭效應(yīng)”造成消極影響的方式相同，降低供應(yīng)鏈運行風(fēng)險也需依靠“信息共享”。企業(yè)采辦最看重的兩項內(nèi)容為價錢和供貨穩(wěn)定性。所謂價錢，即為采購商品的必須支出的成本。以部分高科技企業(yè)為例，供貨及銷售價格并非由企業(yè)市場部決定，而是由工程師確定要求后，采購人員負責(zé)下單、跟單、收料、付款。此種現(xiàn)象十分常見，如果企業(yè)面臨“內(nèi)部客戶實力太強，定規(guī)格、找供應(yīng)商、談價錢均由工程師決定”的情況，則供應(yīng)鏈的運行穩(wěn)定性必然受影響。如果企業(yè)規(guī)模較小，分工不均，采購（此時，只能是“采購”，尚無法達到“采辦”的級別）只能被視為細微末節(jié)的支持功能。視線調(diào)整至供貨

14、方市場，由于市場透明度較高，原材料的價格幾乎沒有商談余地。由此可見，當(dāng)企業(yè)規(guī)模較小時，并不具備解決供應(yīng)鏈運行風(fēng)險的能力，企業(yè)必須將“謀求生存”放在第一位。當(dāng)企業(yè)的規(guī)模逐漸擴大，“采購”會逐漸升級，一旦轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢勁袉T”、“采購官”之后，企業(yè)事實上已經(jīng)具備了參與價格談?wù)摰馁Y格。與上述情況相比，若要維持整個供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運行，降低自身乃至上下游企業(yè)的風(fēng)險，則企業(yè)應(yīng)該對上下游產(chǎn)品的市場價格進行長期跟蹤、對比，統(tǒng)計采購節(jié)支，計算同級采購價格差。待將相關(guān)信息分享給上下游合作企業(yè)之后，可形成各方均能接受的供貨方案，可在很大程度上降低供應(yīng)鏈的風(fēng)險。三、在信息共享模式下企業(yè)采辦改革的運行模式1.建立完善的采辦管理

15、機制企業(yè)的采辦管理機制的重要性無須贅述。為了突出企業(yè)采辦在企業(yè)正常運轉(zhuǎn)中的主體作用，企業(yè)必須全面梳理自身的采辦管理流程，抓住重點項目，建立健全采辦機制。具體方式如下：第一，形成統(tǒng)一的需求標(biāo)準(zhǔn)?？赏ㄟ^提前介入生產(chǎn)，基于需求端的實際情況展開分析的方式，逐步建立統(tǒng)一的采辦標(biāo)準(zhǔn)。此舉的目的在于，既可以對傳統(tǒng)模式下“雜亂無章”的需求標(biāo)準(zhǔn)進行整合，又可以對采辦品類進行詳細劃分。不僅如此，負責(zé)人員在對商品的歷史采購價格和市場價格、當(dāng)前的采購價格和市場價格進行全面比對分析后，可在采辦價格決定方面制定出多種有效條款，避免價格分析工作陷落下風(fēng)。第二，逐漸形成一套規(guī)范度較高、適用范圍廣的采辦全流程表單模板?；谠撃?/p>

16、板，企業(yè)采辦人員可以借鑒多種采辦方式的優(yōu)勢，規(guī)范附件要求。以此為基礎(chǔ)，可將按照表單要求填寫的內(nèi)容上傳至企業(yè)綜合管理系統(tǒng)，在全方位保障之下，提高采辦需求一次性提報的準(zhǔn)確率，加強企業(yè)對采辦業(yè)務(wù)的宏觀控制能力，降低提報錯誤的發(fā)生率。第三，統(tǒng)籌采辦需求后，重復(fù)采辦的行為將會大幅度減少。第四，圍繞供應(yīng)鏈品類細化管理內(nèi)容。具體而言：指持續(xù)關(guān)注企業(yè)某一品類的采購支出，通過分析內(nèi)部業(yè)務(wù)需求、外部供應(yīng)市場狀況及風(fēng)險，從品類全生命周期價值角度制定品類策略并實施落地，以提高企業(yè)資本支出性價比和降低供給風(fēng)險的一系列活動。品類策略是指品類采辦策略，是根據(jù)業(yè)務(wù)需求分析、采購支出分析及供應(yīng)市場分析結(jié)果，并考慮總體擁有成本最

17、低的原則制定的采辦策略，應(yīng)考慮品類采購數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、采購方式、評標(biāo)方法、合同模式、潛在收益、可行性評估、策略落地實施計劃等內(nèi)容。2.加強信息化的需求探究工作企業(yè)制定采辦價格時必須有所依憑，按照自身經(jīng)驗盲目提報價格往往意味著“大量支出額外成本”。為了降低成本，企業(yè)應(yīng)當(dāng)探索更多對產(chǎn)品價格需求、消費者對產(chǎn)品需求的收集、分析渠道。一種行之有效的方式在于，企業(yè)可以加強信息化的需求探究工作，并以此為基礎(chǔ)，逐漸改革并完善采辦信息化的實施機制。具體方式為，在企業(yè)內(nèi)部首先建立“領(lǐng)導(dǎo)層月度溝通、各部門每周溝通、員工層隨時溝通”的機制。溝通方式應(yīng)公開進行，即在企業(yè)提供的信息化溝通平臺中，任何人只要有想法、有意見，

18、即可通過正規(guī)途徑進行反饋。上述內(nèi)容只是企業(yè)的內(nèi)部溝通，但只有企業(yè)內(nèi)部圍繞采辦思維先達成一致，才能以整體的面貌參與供應(yīng)鏈上下游合作企業(yè)的溝通。比如，經(jīng)過內(nèi)部溝通后，企業(yè)已經(jīng)從多個渠道了解了目標(biāo)商品的價格波動范圍，制定了自身對報價變化上下浮動的最大“極限值”。以此為基本，定期與生產(chǎn)單位進行溝通、交流，既可以解決來自需求提報審批、供應(yīng)商資源、合同形式等方面產(chǎn)生的意見，又可以推動采辦工作質(zhì)量整體提升。3.形成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，明確實際需求對產(chǎn)品品類需求進行細致劃分，進一步將品類協(xié)議劃分為內(nèi)部、外部兩項協(xié)議，能夠逐漸形成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，更加深入地明確實際需求，有助于促進品類協(xié)議的執(zhí)行。對品類協(xié)議進行“細分”之后，

19、企業(yè)在市場競爭中面臨的“信息失竊”風(fēng)險將會大幅度降低，保密需求可得到有效保證。之后，由于需求得到了統(tǒng)籌規(guī)劃，隨著企業(yè)采辦量的增加，還可以吸引更多資質(zhì)優(yōu)良的供應(yīng)商參與競爭，進而使企業(yè)在降低采辦成本的同時，向有關(guān)方提供高質(zhì)量服務(wù)。綜合而言，通過“長協(xié)+訂單”模式，提高采辦效率;通過加強戰(zhàn)略合作，保障安全供應(yīng);通過加強合同執(zhí)行，規(guī)范違約責(zé)任，實現(xiàn)閉環(huán)管理，降低合同風(fēng)險;通過建立采辦業(yè)務(wù)評價體系，推動采辦績效改進，最終實現(xiàn)合理規(guī)避風(fēng)險，提高利潤空間的目的。4.打破信息壁壘，構(gòu)建共享平臺上文提到，企業(yè)采辦改革的最終目的在于打造出一體化的無縫供應(yīng)鏈，進而使市場整體處于平穩(wěn)狀態(tài)。以此為基礎(chǔ)，身處供應(yīng)鏈中的不

20、同企業(yè)均應(yīng)探索采購管理向供應(yīng)鏈前后端進一步延伸的有效方式。若要實現(xiàn)上述目的，有關(guān)企業(yè)必須打破信息壁壘，不得使供應(yīng)鏈中任何一家企業(yè)成為“信息孤島”，建設(shè)所有企業(yè)均可平等參與的信息共享平臺。該平臺成功建立之后，在某種意義上，企業(yè)的采辦改革也會隨之完成。至此階段，企業(yè)的采辦環(huán)節(jié)會向前延伸，直接與需求單位的生產(chǎn)環(huán)節(jié)對接。不僅如此，通過采辦需求管理平臺，企業(yè)可了解更多采辦需求信息。如此一來，身處無縫供應(yīng)鏈上下游的企業(yè)均可通過信息共享平臺獲得充足的信息，此種“雙向反饋”的機制，有助于幫助企業(yè)了解生產(chǎn)進度、提升采辦的計劃性，使采辦全過程動態(tài)呈現(xiàn)在平臺中，令采辦行為更加規(guī)范。四、企業(yè)采辦改革的啟示企業(yè)采辦改革的過程注定不會一帆風(fēng)順。為了減少改革過程中面臨的干擾，企業(yè)需采用如下方式。第一，基于供貨商考察表、供貨商考核表，考察供應(yīng)商的資質(zhì)。前者充分應(yīng)用于確立合格供應(yīng)商之前;后者應(yīng)用于合作一段時間之后，決定是否與供應(yīng)商繼續(xù)合作。供應(yīng)商考核表：一般由采購主管對供應(yīng)商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運作中心總監(jiān)實行審批。根據(jù)供應(yīng)商每一財年的交貨準(zhǔn)時率、產(chǎn)品品質(zhì)、售前售后服務(wù)態(tài)度及質(zhì)量等對供貨商的所有行為進行綜合考評，決定是否與供貨商繼續(xù)合作。第二，形成無縫供應(yīng)鏈后的短時間內(nèi)，企業(yè)和上下游合作企業(yè)之間會