分析信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策

1、    分析信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策    鄒金成隨著近年來信息技術(shù)的快速發(fā)展與更新，我國的信息技術(shù)普及率也有了顯著提高。各個行業(yè)領(lǐng)域都開始了一定的信息化改革，我國的檔案工作領(lǐng)域也不例外。本文首先對于信息化這一概念做了一個較為簡單的界定，然后重點分析了信息化對檔案工作三方面的挑戰(zhàn)，它們分別是來自對檔案工作傳統(tǒng)模式和觀念的挑戰(zhàn)、對檔案安全性的挑戰(zhàn)、對管理人員職業(yè)素養(yǎng)的挑戰(zhàn)，最后分析了針對以上挑戰(zhàn)的相關(guān)對策與解決措施。【關(guān)鍵詞】信息化；檔案工作；挑戰(zhàn)；對策1 信息化概念界定“信息化”是指以網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的為人們在生活、工作、學習、輔助決

2、策等方面對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫的一種技術(shù)。這種技術(shù)使信息的傳遞具有了廣延性、時效性、交互性、簡捷性等優(yōu)勢特點，因此對人類在信息的儲存和利用方面顯示出了強大的優(yōu)越性。在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，我國的檔案工作信息化也在著力進行。但是與國外相比，我國在檔案管理水平以及資源的開發(fā)利用上還存在許多問題與不足之處，需要引起重視。2 信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)2.1 對檔案工作傳統(tǒng)模式與觀念的挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的檔案工作模式是建立在工作對象紙質(zhì)化的基礎(chǔ)之上，其生產(chǎn)期長，加工工作難度大、強度高，且成本較高。在資料信息的收集、分類整理、組卷、編碼、歸檔這些工作中，傳統(tǒng)模式存在著一定的弊端，容易造成檔案的污損

3、、缺失等顯現(xiàn)，工作人員也因工作量的繁復(fù)而已形成倦怠感以致分類整理上出現(xiàn)紕漏，且效率低、用時長。而計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化的利用使這一局面出現(xiàn)了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，最顯著的區(qū)別就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，將常規(guī)的文字與圖片的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為集圖像、聲音、影像等多形式于一體的多媒體數(shù)據(jù)庫，將檔案信息立體化，賦予傳統(tǒng)的檔案工作的整理工作以快捷、高效，由此帶來了人們對于檔案工作的傳統(tǒng)觀念的巨大轉(zhuǎn)變，也為檔案工作注入了新的活力。2.2 對檔案安全性的挑戰(zhàn)由于檔案工作的信息化技術(shù)是構(gòu)筑在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，因此也必然會面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題首先體現(xiàn)在檔案信息材料的收集上。電子化文件數(shù)量巨大且真假難辨，而資料的真?zhèn)螁?/p>

4、題涉及到檔案工作本身的嚴謹性和有效性，也關(guān)乎其作者的合法利益的問題，因此在這材料來源的真實性上，檔案工作信息化面臨著較之傳統(tǒng)方式更大的挑戰(zhàn)。其次網(wǎng)絡(luò)安全問題涉及到資料的保密性。由于計算機網(wǎng)絡(luò)是一個交錯溝通、相互連接的世界，因此在檔案的私密保存上需要面臨著巨大的挑戰(zhàn)，對特定檔案信息的外泄和遺失都會造成難以估量的損失，這種損失不僅體現(xiàn)在經(jīng)濟方面，還體現(xiàn)在社會層面甚至政治層面。2.3 對職業(yè)素養(yǎng)的挑戰(zhàn)信息化為檔案工作人員帶來了全新的角色上的轉(zhuǎn)變，其肩負著較之以往更大的責任。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員往往起到的只是保管作用，主要工作除了對報送來的資料檔案進行分類歸檔之外，就是定期的維護與保養(yǎng)，并沒有

5、創(chuàng)新性與挑戰(zhàn)性可言。然而正如前文分析的那樣，由于信息化對材料的真實性的影響，由于信息化與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)息息相關(guān)，因此這不僅對檔案工作者自身鑒別檔案真?zhèn)蔚哪芰ψ龀鲆欢ǖ囊?，而且還在計算機技能水平方面進行了限制，因此，信息化檔案工作對于檔案工作者自身的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，需要工作者積極學習相關(guān)技能，提升職業(yè)素養(yǎng)，迎接信息化所帶來的挑戰(zhàn)。3 相關(guān)對策3.1 積極適應(yīng)信息化，轉(zhuǎn)變檔案工作管理模式與觀念。當下的中國社會是逐漸信息化的社會，本文所探討的關(guān)于檔案工作對象也被賦予了信息化的轉(zhuǎn)變。檔案工作管理模式根據(jù)檔案材料載體的轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變。以往的檔案材料是以紙質(zhì)為主，而信息化之下的材料卻是以磁性材料為

6、主。因此在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔的過程中，不僅要關(guān)注原始紙質(zhì)資料的收集，還要注意補充以往遺漏的數(shù)字影像材料的收集，將關(guān)注點放在紙質(zhì)和磁性材料兩個方面。在檔案材料的保存和使用上，一是要注意保護好原始紙質(zhì)材料，可使用現(xiàn)代復(fù)印、掃描等技術(shù)準確完整地復(fù)制紙質(zhì)材料，以代替原始稿件的使用；二是要保管、保護好磁性材料，研究具體的保護措施與方法，以避免其受損，延長其使用壽命；三是要建立起較為全面完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，兼顧文字、圖像、聲音、影像等多種媒體信息，內(nèi)容豐富立體；四是建立快捷、高效的查詢系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)庫更好地投入使用。3.2 提高檔案管理安全意識，建立健全信息保密體系。由于互聯(lián)網(wǎng)對檔案材料的保密

7、性帶來了巨大的挑戰(zhàn)，因此在盡力健全檔案信息的保密體系上需要引起格外的重視。首先，要提高檔案管理的安全意識，不使用非法的、不安全的（帶有電腦病毒）來源的文件資料，也不收集使用虛假材料，總之要提高防范意識與保密意識。其次，建立一套檔案管理人員的崗位責任制度與安全保障制度用來保障檔案信息的安全，加強對設(shè)備和軟件的安全檢查工作，也可以引入有安全保障的系統(tǒng)進行使用。3.3 加強管理人員職業(yè)技能培訓，提高其職業(yè)素養(yǎng)。由于信息化檔案工作對于檔案工作者自身的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，因此需要管理者與員工兩者的努力。管理者需要針對所需的專業(yè)知識對員工進行培訓，使其具有現(xiàn)代化的檔案管理人員的素質(zhì)，提高其管理水平；而是培養(yǎng)員工的運用計算機網(wǎng)絡(luò)的能力、多媒體資料的處理能力等。而檔案工作者也需要端正態(tài)度，積極地參與到提升自身職業(yè)技能水平的培訓中去?？傊畔⒕W(wǎng)絡(luò)化對檔案工作帶了不少的挑戰(zhàn)，但同時也帶來了機遇，相關(guān)部門需要對這一系列的變化引起重視，迎接挑戰(zhàn)，努力改進，從而促進檔案工作向著優(yōu)質(zhì)、高效與便捷發(fā)展。參考文獻1張峰，姜興美.信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策j.山東檔案，2000（06）.2吳瑩.信息化對檔案工作的影響j.蘭臺世界，2014