Excel排序功能在審計實務(wù)中的運(yùn)用(精品)

1、excel排序功能在審計實務(wù)中的運(yùn)用作者：金湖縣審計局徐延輝顧秀紅黃海霞 文章來源：excelhome本文選自中國審計出版社出版的審計人員巧用excel）excel “排序”功能在審計實務(wù)中的運(yùn)用極為廣泛。它不僅能夠 快速、有效的幫助整理和分析審計資料，科學(xué)、合理的選擇確定抽查 樣本和延伸單位，同時，對捉高審計效率、實現(xiàn)審計成果的社會價值 有著明顯和積極的作用o我們在對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員養(yǎng)老金征繳工作 審計過程中，針對ii前鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳的問題，將1995年度至 1999年度相關(guān)資料輸入計算機(jī)，運(yùn)用excel進(jìn)行“計算、排序”整理 出各鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金的欠繳情況。然后有重點(diǎn)的進(jìn)行延伸審計，找出

2、 癥結(jié)、分析成因，及時提出審計意見和建議，引起了政府的高度重視, 收到了良好的效果?？偨Y(jié)該計算機(jī)輔助審計的過程，主要取決于三張 表格的編制。第一，編制全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老保險金欠繳一覽表 本表編制的依據(jù)是1995年度至1999年度各鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老保險金的欠繳資料（為便于說明，本例選擇部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)1995-1997年的相關(guān)資 料進(jìn)行演示）。欠繳單位排列按現(xiàn)行自然區(qū)劃順序，其目的是建立一 份基礎(chǔ)表。其方法主要利用excel的制表及“自動求和”功能，具體步 驟為：打開計算機(jī)啟動excel,創(chuàng)建“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表”。2、選擇第3行作標(biāo)題欄,鍵入標(biāo)題名。如圖2所示。3、選擇列作單位名稱，從a6開始往下鍵入鄉(xiāng)鎮(zhèn)

3、名稱（本 文以字母代替）。如圖3所示。4、將b4、c4、d4三個單元格合并，鍵入“1995年度b5鍵入 “應(yīng)繳數(shù)”、c5鍵入“已繳數(shù)”、d5鍵入“欠繳數(shù)”，以此類推直至向后的“合計欄”。也可將“1995年度”所在區(qū)域b4:d5向后復(fù)制，再 將年度進(jìn)行修改。<>1 »> cn旳班gf z23k|” *w口 wt«*»l 5、自b6至b15分別輸入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)1995年度應(yīng)繳數(shù),然后光標(biāo)點(diǎn)于 b16合計欄中,再按住鼠標(biāo)左鍵拖黑b6:b15松開后點(diǎn)“工”鍵，則b 16欄的合計數(shù)自動求得。同樣方法,c6： c15輸入已繳數(shù)，于c16欄求 和。6、光標(biāo)確定于d6

4、單元格，鍵入僅”在編輯欄輸入公式：b6-c6,點(diǎn)按編輯欄中w”d6單元格中欠繳數(shù)字求得。如圖6所示。圖67、再將鼠標(biāo)指針置于d6單元格右下框出現(xiàn)填充柄+時，按住鼠 標(biāo)左鍵向下拖動至d16松開,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)1995年度欠繳數(shù)（包括合計）自動 求得。如圖7所示。重復(fù)第5、6、7步驟分別輸入1996、1997年度數(shù)字，并編輯公式計算合計數(shù)完成整張欠繳表。第二、按金額大小編制鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師保險金欠繳排序表本表在鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表基礎(chǔ)上，利用excer排序”功能將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)幾年來累計欠繳情況由高向低排列。步驟為:u將“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表”復(fù)制一個副本“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表(2)”,操作如下：按下“cur鍵,同時將鼠

5、標(biāo)指針定于工作表標(biāo)簽欄 “鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表”按住鼠標(biāo)左鍵，當(dāng)出現(xiàn)復(fù)制標(biāo)致時拖至shee t2位置松開。“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表- (2 ) ”即復(fù)制好。2、修改第3行標(biāo)題欄。如圖9所示。3、按住鼠標(biāo)左鍵拖黑a5 : m15 ,打開“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“排序”命令，打開“排序'對話框。4、在彈岀的對話框中,展開“主要關(guān)鍵字”列表框，選擇“（4 ）欠 繳數(shù)”作為排序時的關(guān)鍵字排序方法用“遞減”.5、打開“次要關(guān)鍵字咧表框，選擇“無”，排序方法也用"遞減wood 入exaa> ” *0(11 m*<x>k i o o kd xi e 丄三=丘osrogih廣>

6、;： a h fl m 1? - » / u hi » x <r tr _ 6、單擊“確定”按紐,排序結(jié)果顯示于工作表中。如圖11所示。巳玄殲 <2入rbd> 口 «h（l）經(jīng)上述操作后，欠繳最多的“a鄉(xiāng)鎮(zhèn)”排列第一位，而欠繳比較少的mc鄉(xiāng)鎮(zhèn)”排列最后。第三、按欠繳率高低編制鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師保險金欠繳排序表， 此表在“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表.（2 ） ”的基礎(chǔ)上替換有關(guān)數(shù)據(jù)利用excel”排序”功能進(jìn)行排列。具體步驟為：1、依照復(fù)制“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表啲方法復(fù)制“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng) 老金欠繳表（3幾2、在1995年度“欠繳數(shù)”后插入一列，填入“比例”。如圖12所

7、示。3、進(jìn)行編輯運(yùn)算1995年的欠繳率的步驟：將光標(biāo)定于e6單元格，鍵入“二”，在編輯欄中輸入d6/b6 ,點(diǎn)編輯欄中即得到95年a單位的欠繳率。計算95年其他單位欠繳率可用填充柄拖動自動求得（具體操作步驟前面已作介紹）。其他年度欠繳率的計算方法同95年度一樣。iiwrwli&“八iito® a c二js旬i eld h4、按照編制“鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳表(2 )”第3至第6步驟進(jìn)行排序,所不同之處即為“主要關(guān)鍵字”改成“ (4 )比例”。如圖14所示。此表編制后，欠繳率最高的“j鄉(xiāng)鎮(zhèn)”排列第一位，其74%比例表明該鄉(xiāng)鎮(zhèn)雖欠繳金額不是最大，但欠繳比例最高，性質(zhì)較重。此類單位 應(yīng)

8、作為下一步延伸的重點(diǎn)。如圖15所示。資料整理結(jié)果和帳面審計情況表明：鄉(xiāng)鎮(zhèn)教師養(yǎng)老金欠繳呈上升趨勢，而在欠繳結(jié)構(gòu)中絕大部分是單位應(yīng)負(fù)擔(dān)部分沒有繳納。據(jù)此，對重點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行了延伸，并根據(jù)審計結(jié)果向政府報送審計情況報告，引起縣政府高度重視唏£ *典汀m 小切爭vi殺師笄芒保您寶欠ttkit況州序責(zé)祗欠1996#. k1997 年虞負(fù)己就m數(shù)比洌6j2.82.40415*& 2a. 8 5- 4taxt>3.9000»3.1. 4 7. 28!m63.204lit?12 & 89b2.502nq. ：jl. x2101【4.14. ft401w9£&a

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10、 mi>ql>ou?n 曲 ah x fir i.excel “排序”功能運(yùn)用于其他審計實務(wù)之舉要：1、在“應(yīng)收帳款”等往來帳戶審計中，按金額人小、帳齡長短 等實際需要進(jìn)行分類排列?？梢苑治銎浣Y(jié)構(gòu)、性質(zhì)，并抽取重點(diǎn)樣本 進(jìn)行延仲審計。2、在“業(yè)務(wù)活動費(fèi)”的審計中，可按其類別、對象、經(jīng)辦人、 金額等既定計劃進(jìn)行分類排列。不僅能夠摸清其全貌，從繁雜的支出 中理出頭緒，找岀規(guī)律，分析其合理、合法性，同時也是發(fā)現(xiàn)案件線 索的重要渠道。3、在審核成本計價和結(jié)轉(zhuǎn)時，可以將相關(guān)期間進(jìn)、銷、存資料 按照審計目標(biāo)進(jìn)行分類排列。選擇特殊樣本進(jìn)行抽查，以便確定下一 步審計的方向。在“原材料”、“生產(chǎn)成本”、“材料成本差異”、“產(chǎn)成 品”等項審計實務(wù)中均可適用。4、在票據(jù)審計中,對稅收發(fā)票、行政事業(yè)收費(fèi)憑證、內(nèi)部自制 憑證等，選定目標(biāo)，按編號“排序”，能得知票據(jù)短缺情況并進(jìn)行追查；按金額“排序”，有利于選擇重點(diǎn)抽查的對象。5、在貨幣資金審計中，對“現(xiàn)金”、“銀行存款”等項目確定抽 樣范圍后，按筆次、金額大小進(jìn)行