機(jī)構(gòu)改革后黨校檔案融合管理實(shí)踐研究

1、    機(jī)構(gòu)改革后黨校檔案融合管理實(shí)踐研究    劉昆 聶晨摘要：本文針對(duì)山東省委黨校（山東行政學(xué)院）三校合并的檔案工作實(shí)踐，從組織機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)，實(shí)體管理與安全，檔案資源與信息化建設(shè)，學(xué)籍檔案管理等層面，研究了黨校檔案工作融合創(chuàng)新，一體化管理的各項(xiàng)舉措，揭示了規(guī)范檔案工作的重要意義。關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;黨校檔案;檔案融合;規(guī)范化;檔案創(chuàng)新省委黨校是省委直接領(lǐng)導(dǎo)下培養(yǎng)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部和理論干部的學(xué)校，是服務(wù)地方政府經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要智庫(kù)。2019年，根據(jù)關(guān)于山東省省級(jí)機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施意見(jiàn)，山東省委黨校、山東行政學(xué)院、山東省委省直機(jī)關(guān)黨校三校職責(zé)整合，組建起新的山

2、東省委黨校（山東行政學(xué)院）。伴隨著三定方案的落地，三校合并后如何實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理，有機(jī)融合，集中統(tǒng)一，信息共享，成為山東省委黨校（山東行政學(xué)院）檔案管理人員的重要課題。機(jī)構(gòu)改革前，三校各有獨(dú)立的檔案工作管理體系，配備與本單位檔案工作相適應(yīng)的專兼職檔案人員。室藏檔案涵蓋文書(shū)、學(xué)籍、科技、專門(mén)、照片、聲像、實(shí)物檔案等。有序的檔案體系與齊全的檔案門(mén)類，為三校合并后的檔案科學(xué)化管理奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，三校檔案存量較大，分散管理，年代久遠(yuǎn)，分類方案不一等實(shí)際情況，也給三校合并后檔案管理工作帶來(lái)很大挑戰(zhàn)。一、三校合并后黨校（行政學(xué)院）檔案管理面臨的主要問(wèn)題1、檔案庫(kù)房設(shè)置與檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理的問(wèn)題。

3、根據(jù)山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范要求，“檔案庫(kù)房達(dá)到防火、防水、防潮、防蟲(chóng)鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求，庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度控制符合國(guó)家規(guī)定。”合并之前，三校各有其獨(dú)立檔案室，管理多處檔案庫(kù)房，但大多達(dá)不到“九防”要求。分散存放的狀態(tài)無(wú)法保障庫(kù)房環(huán)境安全以及檔案統(tǒng)一管理，檔案暴露在不符合要求的環(huán)境中，可能因潮濕、蟲(chóng)鼠、光照、霉變等因素遭到破壞。落實(shí)符合標(biāo)準(zhǔn)要求的庫(kù)房，配備足量的檔案裝具，控制檔案轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中的秩序與安全，將各門(mén)類檔案集中到統(tǒng)一場(chǎng)所管理，都成為三校檔案合并工作成敗的關(guān)鍵因素。2、三校合并后檔案全宗融合與調(diào)整的問(wèn)題。根據(jù)山東省檔案館歷史全宗設(shè)置方案，三校檔案分屬三個(gè)不同全宗，案

4、卷與歸檔文件的目錄號(hào)與水流號(hào)設(shè)置互不干擾。三校合并后，面臨著歷史檔案與新生檔案的融合管理的問(wèn)題，尤其是歸檔范圍、檔案分類方案及保管期限表設(shè)置，原有的方案已不能適用目前的管理要求。3、軟件信息系統(tǒng)與電子檔案數(shù)據(jù)共享與管理的問(wèn)題。三校各有其電子檔案數(shù)據(jù)，保存于各自獨(dú)立的軟件系統(tǒng)中。因管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)存在差異，數(shù)據(jù)格式與結(jié)構(gòu)各不相同，將這三部分?jǐn)?shù)據(jù)整合到統(tǒng)一系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理模式與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的再造與重建，也是本次檔案整合工作必須直面的重要問(wèn)題。4、歷史檔案移交進(jìn)館的問(wèn)題。根據(jù)山東省機(jī)構(gòu)改革涉及部門(mén)和單位檔案處置工作方案，撤并單位檔案須按進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)移交檔案實(shí)體與電子文件。因年代久遠(yuǎn)，三校歷史檔案管理現(xiàn)狀與最

5、新進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異，須進(jìn)行必要的規(guī)范化調(diào)整修訂。二、三校合并后檔案管理融合創(chuàng)新，一體化管理實(shí)踐舉措1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，推進(jìn)檔案制度建設(shè)。首先針對(duì)合并后檔案工作面臨的具體問(wèn)題，校（院）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案工作崗位責(zé)任制，重新修訂檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，把檔案工作納入工作考核檢查的內(nèi)容，制定并印發(fā)中共山東省委黨校（山東行政學(xué)院）檔案工作管理辦法，修訂并完善機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限等十七項(xiàng)制度與辦法。通過(guò)完善組織機(jī)構(gòu)，創(chuàng)新制度建設(shè)，建立起檔案工作的基礎(chǔ)保障，為三校檔案搬遷運(yùn)送，融合整理、開(kāi)放利用相關(guān)工作鋪平道路。2、加強(qiáng)檔案實(shí)體管理，保障檔案實(shí)體安全。根據(jù)“集中統(tǒng)一管理全部檔

6、案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作利用”的原則，將機(jī)構(gòu)改革后黨校（行政學(xué)院）形成的各類文書(shū)、教學(xué)、會(huì)計(jì)、基建等各種門(mén)類和載體的檔案、資料全部集中由檔案室統(tǒng)一管理，對(duì)檔案實(shí)體運(yùn)輸、整理、數(shù)字化加工、保管和利用狀況建立動(dòng)態(tài)監(jiān)管。選擇有資質(zhì)的檔案中介機(jī)構(gòu)，指定專人統(tǒng)計(jì)檔案搬遷過(guò)程中檔案種類與數(shù)量，保障檔案整理合并期間不出現(xiàn)任何檔案遺失損毀以及泄密事件。3、注重檔案資源建設(shè)，提升檔案信息化水平加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的工作思路，采取政府購(gòu)買服務(wù)的方式，大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。充分利用三校合并的窗口時(shí)期，分頭進(jìn)行，同步展開(kāi)，共完成各門(mén)類檔案掃描數(shù)百萬(wàn)頁(yè)。采取深度開(kāi)發(fā)定制的辦

7、法，在檔案信息平臺(tái)上開(kāi)辟三個(gè)虛擬全宗，分別管理三校合并之前的歷史檔案。同時(shí)開(kāi)發(fā)可供智慧校園平臺(tái)調(diào)用的接口模塊組件，與智慧校園系統(tǒng)的用戶管理集成，實(shí)現(xiàn)后續(xù)檔案業(yè)務(wù)的全流程管理和檔案查詢、統(tǒng)計(jì)與匯總。通過(guò)數(shù)字檔案與智慧校園的有機(jī)結(jié)合，拓展檔案利用的方式和渠道，強(qiáng)化檔案管理能力，提升檔案信息化水平。4、緊抓重點(diǎn)難點(diǎn)，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新學(xué)籍檔案是學(xué)員在黨校學(xué)習(xí)過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存利用參考價(jià)值的原始記錄。學(xué)籍檔案不但反應(yīng)學(xué)員個(gè)人在黨校學(xué)習(xí)實(shí)踐的軌跡，也是衡量黨校教學(xué)質(zhì)量與管理水平的重要標(biāo)志。我們?cè)谌n案融合的同時(shí)，結(jié)合三校干部學(xué)籍檔案實(shí)際情況，從整理、分類、排序、編目、掃描等環(huán)節(jié)，進(jìn)行了深入的探索與

8、研究，創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理辦法，使具有管理權(quán)限的部門(mén)能夠?qū)崿F(xiàn)多種層次的信息匯總、數(shù)據(jù)共享和關(guān)聯(lián)，在最短時(shí)間內(nèi)查到所需檔案資料。1三、規(guī)范并創(chuàng)新三校合并后檔案管理與應(yīng)用的重要意義1、提高校（院）各門(mén)類檔案管理及利用水平。規(guī)范檔案管理工作將優(yōu)化檔案資源建設(shè)、提升檔案信息化建設(shè)水平、強(qiáng)化檔案服務(wù)利用，保障各門(mén)類檔案材料收集規(guī)范、真實(shí)有效、齊全完整、應(yīng)歸盡歸。2、有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，為社會(huì)提供準(zhǔn)確、方便、快捷服務(wù)。三校檔案融合管理之后，將建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)格式統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)集中管理，規(guī)范檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共建共享，為全校（院）范圍內(nèi)檔案編研、鏈接、檢索等業(yè)務(wù)實(shí)施提供技術(shù)支撐。3、為建設(shè)黨校智慧校園提供檔案資源支撐。增強(qiáng)智慧校園教學(xué)、科研、管理決策提供智能化信息服務(wù)的能力。促進(jìn)服務(wù)流程再造與系統(tǒng)重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與教學(xué)科研的深度融合，提高教育教學(xué)質(zhì)量和管理決策水平。24、為創(chuàng)新未來(lái)的檔案大數(shù)據(jù)利用提供信息保障，拓展校（院）檔案信息資源利用的深度與廣度。結(jié)論：隨著機(jī)構(gòu)改革工作的逐步落實(shí)，各級(jí)黨校都面臨著檔案工作調(diào)整的問(wèn)題，希望我們?cè)谏綎|省委黨校（山東行政學(xué)院）檔案整合過(guò)程中的實(shí)踐和研究，為省內(nèi)外黨校檔案融合工作提供有益的