國有企業(yè)會議組織模式探索

1、國有企業(yè)會議組織模式探索國有企業(yè)會議組織模式探索攀鋼集團長鋼公司何光偉國有企業(yè)會議組織模式探索的目的是加強對國有企業(yè)會議的組織管理，有效減少會議組織召開次數(shù)和降低會議經(jīng)濟成本，確保會議召開的效率和效果，促進國有企業(yè)的管理水平提高。一、國有企業(yè)會議組織模式現(xiàn)狀國有企業(yè)由于其性質(zhì)決定，一般要召開辦公會、黨政聯(lián)席會、生產(chǎn)經(jīng)營會、經(jīng)濟活動分析會、座談會、表彰會、調(diào)研會、現(xiàn)場辦公會、總結(jié)會、專題工作會、職工代表大會等，上市公司還要召開股東會、董事會、監(jiān)事會，幾乎每天都有一個甚至多個會議組織召開，呈現(xiàn)所謂的“文山會海”現(xiàn)象。眾多干部職工反映國有企業(yè)存在會議多、時間長，效率偏低，成本太高等普遍現(xiàn)象。為加強國

2、有企業(yè)會議組織模式探索，攀鋼集團長鋼公司辦公室秘書科成立了國有企業(yè)會議組織模式探索項目組。根據(jù)調(diào)查分析研究，國有企業(yè)會議組織呈現(xiàn)以下基本特點：一是會議太多。在國有企業(yè)，幾乎每項決策、決定，甚至很細小的一件事情都需要經(jīng)過會議充分研究討論，然后再逐級傳達會議精神，最后再進入實施階段。同時，國有企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置相對比較復(fù)雜，一般分決策領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、執(zhí)行管理層、執(zhí)行機構(gòu)、執(zhí)行員工等多個層級，且還有黨、政、工、團等多個管理口相互協(xié)作和制約。比如某國有企業(yè)，一項制度，首先召開總經(jīng)理辦公會議討論研究通過，接下來就要傳達到管理部室，管理部室開會研究執(zhí)行，傳達給二級單位，二級單位再開會傳達會議精神，再傳達到車

3、間，車間再組織會議傳達到工段，工段傳達給班組，班組再傳達給員工。如此下來，一項制度要傳達到基層職工，很多會議自然而然就得組織召開，會議多的現(xiàn)象自然呈現(xiàn)。二是會議時間偏長。由于國有企業(yè)要特別強調(diào)民主集中制、廠務(wù)公開制及國有資產(chǎn)保護制等制度，作一個決策，投資一項工程，干一件事情，或是作出一個決定，往往是討論了再討論，研究了再研究，集百家之言，企業(yè)上下要形成高度統(tǒng)一的意見，相關(guān)部門和人員才能執(zhí)行。假設(shè)，一個會議有10 個人參加，每個人發(fā)言在半小時，那么會議要5 小時才能結(jié)束。更何況很多會議是幾十人一起開，領(lǐng)導(dǎo)更是站得高，看得遠，洋洋灑灑，講了背景，再講歷史、現(xiàn)狀，最后還要說問題，作重要強調(diào)。這樣下來

4、，一般會議都在三、四小時以上，甚至是接連幾天，直到會議召開到領(lǐng)導(dǎo)頭昏、參會人麻木為止。三是會議成本太高。商務(wù)會議成本按每個人每小時工資的3 倍計算，還要加上顯性成本，如會議室費用、茶水費、電費等等。另外，各參會者車旅費、燃油費等，累計起來，每個會議的成本支出約 3500 元。按每年 1000 次會議計算，一個普通國有企業(yè)的會務(wù)費支出在 350 萬元以上，加上一些一次性就花幾十萬元的會議，會議成本可達到四、五百萬元。四是會議效果較差?！皣衅髽I(yè)資產(chǎn)是國家的，我是國家一員，國有資產(chǎn)有我的一份，我可以對我的資產(chǎn)進行主張?！被颉皣衅髽I(yè)資產(chǎn)是國家，與我個人關(guān)系不大，反正我位子在這里，干多干好拿一樣多的

5、錢，少干事就少犯錯誤。”部分員工心里會有這些觀點，于是很多會議上決定的事情，由于涉及部門多，執(zhí)行起來就成了“踢足球”，執(zhí)行難度相當(dāng)大，會議效果自然就不會理想。同時，由于會議多，會議時間長，企業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)多頻于開會，部門內(nèi)事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，交雜在一起，牽頭萬緒，也影響到了會議布置工作的落實和完成質(zhì)量，造成會議效果較差。結(jié)合實際，國有企業(yè)會議組織模式探索項目組通過問卷調(diào)查，網(wǎng)絡(luò)等多種途徑重點對攀鋼集團長鋼公司目前的會議狀況、組織模式等進行調(diào)研。 2007 年 1 月上旬，項目組成員在攀鋼集團長鋼公司范圍內(nèi)分別到各專業(yè)廠和二級單位、分子公司了解情況，征詢意見。項目組成員印發(fā)了120 份調(diào)查問卷

6、，分不同層次人員進行了問卷調(diào)查，調(diào)查采用無記名填寫的方式進行。同時，項目組還在網(wǎng)絡(luò)上對國有企業(yè)會議組織模式探索進行網(wǎng)絡(luò)調(diào)查。1 、問卷調(diào)查結(jié)果情況：（ 1）發(fā)放調(diào)查問卷共計 120 份，收回 112 份。（ 2）調(diào)查對象：二級單位領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、會議聯(lián)絡(luò)員、普通職工（ 3）調(diào)查結(jié)果項目調(diào)查結(jié)果（ 112 人）會議召開96 人：多10 人：一6 人：較少0 人：很少0 人：不開次數(shù)般多會會議召開89 人：長9 人：一般6 人：較短8 人：很短0 人：時間時間長極少會議召開101 人：高6 人；一般5 人：較低0 人：不高0 人：成本成本高忽略會議召開3 人：滿意13 人：一34 人：較52 人

7、：很10 人：無效果般滿意差差效果從上表調(diào)查結(jié)果顯示：86% 的調(diào)查對象認為攀鋼集團長鋼公司召開的會議多， 80% 的人認為會議召開的時間長，90% 的人認為會議成本高，而只有03% 的人認為會議召開得成功，46% 的人認為會議效果很差。2 、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查結(jié)果情況網(wǎng)絡(luò)調(diào)查結(jié)果顯示，基本同問卷調(diào)查結(jié)果相同，并收到較多回帖，很多網(wǎng)友把一些民營企業(yè)的會議組織模式進行了收集和對比，深受啟發(fā)。在調(diào)查過程中，項目組成員與各單位領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任等人員進行了深入的交流，大多數(shù)人對攀鋼集團長鋼公司公司及自己所在單位的會議組織不是很滿意，甚至對自己組織召開的會議不滿意。在問卷調(diào)查和溝通交流中，項目組成員也收集到被調(diào)查

8、者和溝通交流者很多建議，歸納如下：（ 1）建議會議召開時間一般控制在 2 小時以內(nèi)。（ 2）建議會議一般形成例會制度召開。（ 3）建議減少會議召開次數(shù)。（ 4）建議領(lǐng)導(dǎo)多下基層主持召開會議。（ 5）建議會議組織要在降本挖潛等方面做工作，節(jié)約費用。（ 6）建議狠抓會議精神的落實、督辦工作。二、國有企業(yè)會議組織模式研究項目組成員根據(jù)第一階段的資料收集和第二階段問卷調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和與各單位人員溝通交流情況，分類整理信息，并針對收集到的建議，積極思考，結(jié)合工作崗位的特點，分頭開展各項工作，爭取通過采取一些措施，對攀鋼集團長鋼公司的會議組織模式進行新的探索和創(chuàng)新。第一，項目組成員在可能情況下，盡量控制會

9、議組織召開頻率，積極探索溝通模式，能通過電話或其他方式溝通解決的，就盡量通過其他方式完成，提高溝通效率，有效減少會議次數(shù)，從而達到不用開會一樣能有效解決問題的目的。比如，項目組成員在組織會議時，對一些方案討論會，計劃討論會議等，可先通過電話，告知相關(guān)單位先準備好相關(guān)材料，送到主管領(lǐng)導(dǎo)或牽頭部室，讓其先進行消化和研究，最后再召開一次總的研究討論會，基本能達到一次會議解決問題、完成工作的目的。在項目開展過程中，項目組成員向領(lǐng)導(dǎo)建議，已成功實施了幾次，均較好的達到了工作要求和目的，受到了領(lǐng)導(dǎo)和與會者的好評。項目組對會議的組織者提出要求，在會議醞釀和前期準備中，多考慮各方面的因素，敦促相關(guān)參會單位做好

10、會議準備，先思考醞釀好，積極完成會議前期工作，使在會議中盡量減少扯皮和爭論，盡量一次性的完成會議各項工作，達到預(yù)期的目的。同時，作為會議的組織者，項目組成員也積極的向會議主持人建議，協(xié)助其做好前期準備工作。第二，項目組成員在組織會議時，把會議主題盡可能提前告知領(lǐng)導(dǎo)及參會人，在充分準備下，組織召開會議，有利于壓縮會議時間，提高會議效率。項目組成員在會議組織和通知中，也積極把握這一原則，提前告知與會人員會議內(nèi)容，使其提前做好準備，及時在會上做好匯報，能有效的壓縮會議時間，提高會議效率。第三，項目組成員積極探索會議召開模式，充分利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，提高會議效率和質(zhì)量，從而降低會議成本。比如，項目組

11、成員在攀鋼集團長鋼公司公司月度生產(chǎn)經(jīng)濟活動分析會上，采用了“電腦 + 投影”的匯報方式，讓各參會人員先將會議材料傳到電腦上，會議召開時，取消紙質(zhì)匯報材料，直接在電腦上進行操作和匯報，這樣既節(jié)約了成本，又直觀，效果更好。試行一年來，取得了較好的成效，公司領(lǐng)導(dǎo)和參會單位人員均表示有新意，會議質(zhì)量有所提高，也減少了各單位制作會議材料的成本，得到了一致和廣泛的肯定。第四，利用和結(jié)合攀鋼集團長鋼公司公司信息化建設(shè)，大力推進辦公自動化（ OA ）等現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)以及遠程視頻電視電話會議系統(tǒng)的建設(shè)工作。攀鋼集團長鋼公司目前已建立了全公司范圍內(nèi)的辦公自動化（ OA ）系統(tǒng)，實現(xiàn)了大部分會議材料、報告請示的無紙

12、化和網(wǎng)絡(luò)化，降低了紙張和運輸油耗等費用。同時，公司的生產(chǎn)系統(tǒng)會議如安全生產(chǎn)例會已建立了遠程視頻電視電話會議系統(tǒng)，公司總調(diào)會議室與后壩、含增、武都生產(chǎn)區(qū)建立了視頻聯(lián)系，臨時和重要的會議，相關(guān)參會人員可就在原地參會，減少了車馬奔波，會議質(zhì)量和效率也能得到保證，有效降低了會議成本。信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要發(fā)展方向和趨勢，對于會議管理也有著顯而易見的作用。加強信息化建設(shè)在會議組織模式中的應(yīng)用，雖然前期投入會較大，但對后期會議成本降低、會議質(zhì)量和效率提高很有幫助。企業(yè)應(yīng)在會議管理的模式中創(chuàng)建信息化模式，利用信息化平臺，構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)會議管理組織模式的新局面，這也是項目組成員進行國有企業(yè)會議組織模式探

13、索的一大方向，積極推行和倡導(dǎo)。第五，項目組成員還對會議組織的有關(guān)執(zhí)行和保證制度的建立進行了探索和思考。項目組成員對攀鋼集團長鋼公司公司的例會等會議進行了總結(jié)，包括什么會議大概在什么時候召開，有哪些內(nèi)容，需要參會單位準備什么材料，時間要求等，形成一定的例會制度。部分固定時間召開的例會，不用單獨通知，減少了電話通知的成本。同時，參與會議管理制度的制定和執(zhí)行。公司相關(guān)部門也制定了加強會議管理的規(guī)定和要求。對所有會議，明確了參會人員要求，會議紀律，會議決定落實等，形成了一定的制度保證，有效保證了會議質(zhì)量和效率。三、國有企業(yè)會議組織模式探索取得的效果沒有規(guī)矩，不成方圓。建立健全國有企業(yè)會議管理的制度，是

14、提高會議質(zhì)量和效率，降低會議成本的重要保證。國有企業(yè)應(yīng)該加強體制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新，改變?nèi)酥螢榉ㄖ?，不能全部依靠企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和威信，要緊緊依靠企業(yè)規(guī)章制度的約束力，提高會議組織召開的質(zhì)量和效果。因此，項目組在攀鋼集團長鋼公司開展以例會為主的會議組織模式，取得了較好效果：1 、企業(yè)會議逐步以例會組織模式召開企業(yè)會議組織模式探索立項的目的主要是為了通過對企業(yè)會議組織模式的探討，對其組織模式進行創(chuàng)新，達到減少會議次數(shù)，有效降低會議成本，提高會議質(zhì)量和效率。結(jié)合國有企業(yè)實際情況，項目組成員通過調(diào)研收集材料、分析數(shù)據(jù)、實踐總結(jié)，結(jié)果確定例會組織召開模式是適合企業(yè)會議組織召開模式。什么是例會組織模式？例會組

15、織模式是實現(xiàn)有效管理，促進企業(yè)上下的溝通與合作，提高公司各部門執(zhí)行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度，集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案，協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進度、人員及設(shè)備的調(diào)配一種會議組織模式。其特點，會議是周期性的組織召開，會議組織者、主持人、參會人、會議主要內(nèi)容等基本都是相對固定的。項目組通過推行例會組織模式召開各類會議，與會者會提前準備參會材料，更有利于領(lǐng)導(dǎo)安排各項工作，會議時間將縮短，會議效率、效果明顯提高。目前，項目組正準備編寫文件，下發(fā)正式的例會管理制度。2 、會議經(jīng)濟成本顯著降低2007 年 1 11 月，秘書科共計組織會議達到1231 次。月份1234567891

16、011會議13612315113312611210997997669次數(shù)而 2006 年 1 11月份，會議組織更加頻繁，組織會議近1600 次，有時一天會議高達8-10 次，公司科級以上干部大量的時間、精力都花在會議上。通過會議組織模式探索以來，項目組成員盡量降低會議組織次數(shù)， 2007 年 1 11 月同比 2006 年降低 360 多次，按每次會議15人參加。其顯性成本，會議室使用費加上茶葉、水電等，按200 元次計算；車程二、三、四生產(chǎn)區(qū)來往合計160 公里，費用 320 元計算。參會人員和司機工資成本按10 元/ 小時計算，會議時間預(yù)計3小時。根據(jù)會議成本X+2J*N*T 其中， X

17、 表示顯性成本的總和；J 代表與會人員每小時平均工資的3 倍； N 表示人數(shù)； T 代表時間（小時）。每次會議成本=200+320+2×3×10×18×3=3760元。按以上方式計算，企業(yè)會議組織模式項目組同比去年降低會議組織召開成本為3760×360=1353600元。長期堅持下去，國有企業(yè)會議組織模式探索項目將為企業(yè)的挖潛降本作出重要貢獻。3 、企業(yè)會議組織管理水平明顯提高通過一年的實踐探索，企業(yè)會議組織管理水平隨著生產(chǎn)經(jīng)營平穩(wěn)持續(xù)推進得到明顯提高。什么時候召開什么會議？開會主要議題，參會人員范圍等，在企業(yè)會議組織模式探索中基本明確規(guī)定，包

18、括誰通知、安排會議室等工作，責(zé)任落實到位，確保會議成功組織召開。例會組織模式應(yīng)用同時便于會議督辦、檢查等工作，企業(yè)執(zhí)行力、領(lǐng)導(dǎo)決策得到深化落實，有效提升整個企業(yè)管理水平。4 、會議組織者素質(zhì)大大提高會議組織涉及會議籌備、通知、記錄、紀要、檢查督辦等系列工作，秘書作為會議組織模式探索的主體，更加體現(xiàn)其協(xié)調(diào)組織能力。通過國有企業(yè)會議組織模式的探索，項目組成員在策劃能力、統(tǒng)籌水平、協(xié)調(diào)組織能力等方面得到了鍛煉，綜合素質(zhì)得到明顯提高。同時，隨著會議組織次數(shù)逐步減少，工作積極性得到發(fā)揮，會議組織的質(zhì)量和管理水平也得到了很好改善。同時，項目組成員深刻認識到國有企業(yè)會議組織模式探索存在以下不足：1 、調(diào)查范圍比較小，僅局限于攀鋼集團長鋼公司公司和網(wǎng)絡(luò)，反應(yīng)的問題不夠全面，缺乏權(quán)威、最新的數(shù)據(jù)和資料；2 、調(diào)查對象不充分，企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)涉及少；3 、人員少，時間緊，對會議組織模式探索的研究不夠深入；4 、由于項目組成員的崗位和能力所限，未能從根本上對國有企業(yè)會議組織模式進行改進和研究，只能從表觀上和被動中對其進行初步探討，存在一定的局限性。國有企業(yè)會議組織模式探索項