藍(lán)凌知識管理：從OA辦公到知識管理!

1、藍(lán)凌知識管理：從OA辦公到知識管理!tcl移動通信有限公司是一家致力于手機等移動信息終端產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計、制造、銷售和服務(wù)的現(xiàn)代化高科技企業(yè)，在tcl集團中被列為第二大支柱產(chǎn)業(yè)。它用4 年的時間，已經(jīng)完成了康柏、戴爾等國際 i t 巨頭 8 年時間完成的經(jīng)濟規(guī)模。連續(xù)三年營業(yè)額增幅高達(dá)263.3倍。2002年，德勤會計事務(wù)所舉辦的首屆亞太區(qū)高科技高成長500強企業(yè)中，tcl移動排行榜首，成為亞太地區(qū)成長最快的高科技企業(yè)。2003年，tcl移動手機銷售額近100億人民幣，穩(wěn)居中國手機市場三甲，名列國產(chǎn)手機第一。賣手機如同賣海鮮 賣手機就像賣海鮮一樣存在風(fēng)險。原因很簡單，tcl通信前面有諾基亞、摩

2、托羅拉、索愛在堵，而后面，波導(dǎo)、迪比特、廈新等國產(chǎn)廠商在后面狂追不舍，一浪接一浪地勁推新品，價格戰(zhàn)此起彼伏，相當(dāng)多的機型利潤率在短期內(nèi)大幅縮水，可能月底價格已經(jīng)是月初的六七成，如果不能及時出貨，積壓庫存如何消化？ 產(chǎn)品更新速度和手機平均利潤的下降正在考驗這個國產(chǎn)手機的年輕人。30家分公司、156家辦事處，200多個分銷商，3000多家營銷網(wǎng)點，3000多員工，隨著組織規(guī)模正在不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)的日漸增多和企業(yè)文化的逐步成熟，隨之而來的是各種業(yè)務(wù)運作和管理事務(wù)的日漸繁多與復(fù)雜。tcl移動通信信息部副部長鄺光輝介紹說，"光總部就有80多個文職秘書人員來負(fù)責(zé)日常文件的擬稿、傳送與報送。&q

3、uot;可即便是這樣，一個文件8天、10天也不一定能跑下來。為了和幾公里之外生產(chǎn)基地及時溝通，公司還開通了一臺穿梭bus，每天往返總部和基地三、四次。LOcALhOST作為一家高科技的公司，老總們經(jīng)常出差在外，要審批的報告，要報銷的憑證沒法及時批復(fù)，信息傳遞的速度與效益低下，已嚴(yán)重影響和制約了企業(yè)策略的執(zhí)行，延誤了寶貴的市場戰(zhàn)機，大大降低了公司的"以速度搶占先機，以規(guī)模沖擊市場"的競爭策略的執(zhí)行力。 與許多步入成熟期的企業(yè)一樣，tcl移動通信公司一方面內(nèi)部對于加快辦公運作效率與實現(xiàn)信息資源共享的要求日益強烈；另一方面對外界強大競爭壓力也越發(fā)產(chǎn)生危機感，迫切要求通過一種工具來

4、改善、優(yōu)化已有的辦事流程，修煉企業(yè)內(nèi)功以保持競爭優(yōu)勢。如何盡快、迅速提高公司業(yè)務(wù)和人員運作效率，增強公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關(guān)注的焦點。 選型注重可升級 從tcl移動通信公司企業(yè)信息化建設(shè)來說，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)已得到普及，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施搭建較為完備，在2002年已成功實施了oracle的erp、財務(wù)等系統(tǒng)。自系統(tǒng)上線運行以來，已經(jīng)取得了一定的效果，隨著公司的不斷發(fā)展，提升tcl移動通信公司協(xié)同辦公、信息管理和溝通效率已迫在眉睫。企業(yè)必須建立起一套面向所有員工的有效處理企業(yè)日常運作和管理的辦公協(xié)同系統(tǒng)，結(jié)合強大的門戶技術(shù)、通訊技術(shù)和工作流技術(shù)，對企業(yè)各種信息進(jìn)行

5、集成和有效地共享，加快企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)速度，支持所有員工及時有效獲取和應(yīng)用信息資源，提高工作效率和企業(yè)的整體反應(yīng)能力。 "公司希望信息反饋及時，還要用文字表達(dá)以避免信息失真；這于這樣一個龐大的組織，技術(shù)的可靠性和擴展性也是非常強調(diào)的。"具體負(fù)責(zé)這個項目實施的信息部張偉說。因此，系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)也很明確：通過更高效率的集成協(xié)同應(yīng)用來提高企業(yè)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力，使企業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)高效信息溝通、網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公，最終實現(xiàn)規(guī)范化管理，促進(jìn)企業(yè)從彼此獨立、被動的管理模式轉(zhuǎn)向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式，從而實現(xiàn)公司的知識型、學(xué)習(xí)型企業(yè)的轉(zhuǎn)變和升華。 他們考察了市場上多家主流廠商的產(chǎn)品，又去

6、華為、中興去進(jìn)行觀摩調(diào)研，接著和tcl集團及兄弟單位做好統(tǒng)一規(guī)劃，以便將來能方便地實現(xiàn)集團內(nèi)企業(yè)互連互通。tcl通訊、tcl金能、tcl電工三家兄弟單位都對深圳藍(lán)凌的koa v4.2產(chǎn)生了興趣，因為它基于ibm dorimmo 6.5群件技術(shù)，在系統(tǒng)的成熟度、可靠性、擴展性上更勝一籌。深圳藍(lán)凌還是國內(nèi)優(yōu)秀的oa、知識管理和電子協(xié)作產(chǎn)品專業(yè)服務(wù)商、ibm lotus軟件金牌增值開發(fā)商，技術(shù)上成熟、先進(jìn)，在應(yīng)用系統(tǒng)集成領(lǐng)域有豐富的設(shè)計和施工經(jīng)驗，他們向tcl移動通信公司提供了基于知識管理（koa）的企業(yè)信息門戶系統(tǒng)解決方案。 從人力資源開始切入 正如其他企業(yè)的oa實施一樣，以流程為主線，卡人卡時間

7、。因而流程電子化和事務(wù)權(quán)責(zé)明確化成為項目建設(shè)的關(guān)節(jié)點。 koa 系統(tǒng)實施過程中，tcl遇到了技術(shù)與業(yè)務(wù)兩方面阻礙。首先在技術(shù)方面，為了與已經(jīng)上線的人力資源系統(tǒng)實現(xiàn)有效的對接與集成，tcl決定實現(xiàn)賬號單點登錄，由于人力資源系統(tǒng)采用的是微軟的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，如何實現(xiàn)ibm lotus目錄服務(wù)與微軟數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)集成是企業(yè)面臨的一大技術(shù)難題。tcl通過與各方合作伙伴的溝通與交流，共同攻關(guān)，最終解決了異構(gòu)平臺的數(shù)據(jù)集成問題，成功實現(xiàn)了sql server 數(shù)據(jù)庫與ids目錄服務(wù)的同步，使oa系統(tǒng)內(nèi)的組織架構(gòu)及人員基本信息均來源于hr系統(tǒng)，確保了人員及組織變化能及時反應(yīng)到oa系統(tǒng)中來，并為企業(yè)建立了一套單點登

8、錄目錄服務(wù)體系。 "而業(yè)務(wù)方面則遭遇的最大障礙，則來自于公司原有的崗位責(zé)權(quán)不完善，基礎(chǔ)資料零散不準(zhǔn)確"。張偉介紹，以往，人力資源部對每個員工的責(zé)權(quán)并沒有詳細(xì)的崗位說明書，員工只是按照傳統(tǒng)的習(xí)慣性做法進(jìn)行工作。如果員工工資不變，人力資源部門就不會在系統(tǒng)里做更新。為了解決這一歷史遺留問題，項目組實施人員會同人力資源部，在時間緊任務(wù)急的情況下，建立起了公司崗位管理體系，明確每位員工的崗位職責(zé)。將事務(wù)流程和權(quán)限分配對應(yīng)到崗位，以適應(yīng)企業(yè)人員的頻繁變動。 此外，項目組還對原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，找出各業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點，依據(jù)簡潔高效、責(zé)任明確的原則，精簡掉無關(guān)的處理節(jié)點。對于那些尚

9、存爭議或暫不具備上線條件的專有流程，項目組則通過設(shè)計出多套相對通用的通用流程模板的方式來解決，這種流程模板中的各流程節(jié)點審批人員及處理方式均可由起草人自行定義，此種方法較好地解決了公司所有 【1】【2】流程的上線審批難題，確保了oa系統(tǒng)的快速啟用上線，在實施過程中不斷整理完善新的流程，在使用過程中不斷形成新的、更為優(yōu)化的流程。 這無異于一次管理變革。如何減少阻力，推進(jìn)項目進(jìn)展？信息部門在組建項目實施組的時候，特意邀請公司最高層領(lǐng)導(dǎo)做項目領(lǐng)導(dǎo)小組組長，各業(yè)務(wù)主管副總作副組長，并匯同公司戰(zhàn)略執(zhí)行部、人力資源部、總經(jīng)辦等公司行政管理部門一起，組成一支強有力的項目實施團隊。，系統(tǒng)上線前，項目組首先出臺

10、了公司的第一個業(yè)務(wù)流程："koa業(yè)務(wù)流程上線審批"流程，它規(guī)范了業(yè)務(wù)流程的產(chǎn)生、修訂、發(fā)布、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)流程一旦通過系統(tǒng)審批上線，即等同于公司的規(guī)章制度，業(yè)務(wù)人員必須按流程要求執(zhí)行，此舉極大地降低了項目實施推廣過程的難度，為項目組梳理業(yè)務(wù)流程提供了強大的支持和保障。 提高企業(yè)智商 3g前夜的移動通信市場暗流涌動，人才和資源的競爭日趨加劇。面對日益頻繁的人員流動，如何將員工頭腦中的知識、技能和經(jīng)驗轉(zhuǎn)變成為企業(yè)智慧，是高科技企業(yè)提高核心競爭力的一個最為緊迫的問題。 tcl正在向國際化邁進(jìn)，與阿爾卡特合資后，tcl移動通信董事長萬明堅博士曾表示，要用四年時間"融

11、化"阿爾卡特。近期，tcl在海外大舉招兵買馬，近千名"海外盟軍"也即將進(jìn)入tcl。對于tcl來說，內(nèi)蒙工廠與惠州總部南與北的溝通交流，"融合"成為了tcl移動企業(yè)文化的必修課。 要讓重新設(shè)計的流程正常運作，tcl就面臨著整個組織對新流程的適應(yīng)和學(xué)習(xí)的大問題，而這正是知識管理系統(tǒng)所能起到的提高企業(yè)"智商"和避免"組織失憶"的作用。 "如果每個人都按照新的流程體系去思考和分析，那么大家就會有越來越多的共同點，就會提高決策的速度和準(zhǔn)確性。但是過去，我們花了很多時間和財力去做一件事情，成功之后，需要總結(jié)

12、和歸納出來時，隨著人員的離職和流失，這些經(jīng)驗和知識卻很自然地流失了，這樣就會使組織的效率受到影響。而知識管理可以避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。"鄺光輝說，通過公司內(nèi)部的培訓(xùn)、考試分享知識，也大大地減少了員工在組織學(xué)習(xí)上的重復(fù)勞動。他舉例說，最簡單的請假流程，大家平時很少用。但一定要用起來，怎么辦？什么事情可以請多少天假，誰來批準(zhǔn)審批，流程是怎么樣？在系統(tǒng)里早就規(guī)范好了。對研發(fā)部門來說，沉淀和積累知識的效益更不用說了。 目前，tcl移動的oa系統(tǒng)對一些公告和通知，員工可依據(jù)權(quán)限，可以訪問、下載、另存。對于公章式的通告，如人事任免，董事會決議等，一經(jīng)發(fā)出，不可改動。張偉介紹說，員工進(jìn)入系統(tǒng)，它會告訴你今天有多少待辦事宜，如果你逾期沒有辦理，系統(tǒng)還會發(fā)手機短信再次通知。此外，tcl移動正在構(gòu)建將手機和電子簽名結(jié)合，實現(xiàn)文件的移動簽署，這樣，無論領(lǐng)導(dǎo)在哪，只要通過手機登錄特定網(wǎng)站，就可以進(jìn)入oa系統(tǒng)完成審批流程。而知識分享系統(tǒng)也已經(jīng)初具雛形，tcl移動總