新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策研究

1、    新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策研究    李麗華【摘要】 高校學(xué)生檔案管理工作關(guān)系到高校的人才培養(yǎng)和大學(xué)生綜合素質(zhì)的提高，有著十分重要的地位和作用。要發(fā)揮學(xué)生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)和高校發(fā)展中的積極作用，就必須針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀和弊端，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作?！娟P(guān)鍵詞】 高校 學(xué)生檔案 管理 現(xiàn)狀 對(duì)策g47 a 1006-5962（2013）02（b）-0012-011 高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題1.1 學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)代發(fā)展需求改革開放以來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)都獲得了前所未有的進(jìn)步。傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案

2、管理體制已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，給當(dāng)代大學(xué)生的檔案管理工作帶來了諸多不便。第一，傳統(tǒng)的檔案制定的內(nèi)容已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求，記錄的信息大多屬于無用信息，檔案管理人員做的工作大多無實(shí)際意義。不僅如此，用人單位和對(duì)大學(xué)生有用的信息往往沒有涉及，這些信息有大學(xué)生的學(xué)籍信息、錄取信息和黨團(tuán)材料等。當(dāng)大學(xué)生畢業(yè)工作以后，用人單位往往會(huì)在學(xué)校調(diào)集學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)檔案，他們關(guān)注的主要信息是學(xué)生的成績(jī)和綜合素質(zhì)等。然而，高校提供的材料往往過于形式化、術(shù)語化沒有實(shí)際的意義，對(duì)于用人單位錄用人才也缺少參考價(jià)值，這就導(dǎo)致大學(xué)生的檔案失去了預(yù)期的價(jià)值，缺少現(xiàn)實(shí)意義。1.2 管理手段落后， 效率低下目前，還有

3、很多高校的學(xué)生檔案是一種手工輸入的方式，缺乏對(duì)學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)的具體系統(tǒng)軟件。然而，由于大學(xué)是一個(gè)學(xué)生更新速度非常快的場(chǎng)所，人員的變動(dòng)還具有典型的周期性。傳統(tǒng)的手工輸入的方式已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展的需要，浪費(fèi)了大量的人力和物力。有時(shí)候還會(huì)因?yàn)楦咝n案管理人員的疏忽導(dǎo)致學(xué)生的信息出錯(cuò)，引起不必要的麻煩。此外，在對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行查詢時(shí)，需要一頁(yè)頁(yè)的翻閱，無法快速、有效、準(zhǔn)確的獲取，嚴(yán)重的影響了工作效率。為了適用時(shí)代的發(fā)展，必須采取必要的措施改善當(dāng)前高校檔案管理面臨的難題。1.3 檔案管理脫離學(xué)生管理與學(xué)生本人情況，管理工作脫離實(shí)際，不能充分發(fā)揮檔案的功能一般而言，學(xué)生的成長(zhǎng)檔案具有兩個(gè)非常關(guān)鍵的作用

4、。其一，當(dāng)學(xué)生在學(xué)校的時(shí)候，學(xué)生的檔案是學(xué)生成長(zhǎng)和在學(xué)校表現(xiàn)的真實(shí)寫照。通過學(xué)生的檔案可以全面而真實(shí)的了解到每一位學(xué)生的個(gè)人信息，這也是老師和輔導(dǎo)員了解學(xué)生的主要渠道。此外，學(xué)生的成長(zhǎng)檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)也具有重要的參考價(jià)值。用人單位可以通過學(xué)生的檔案信息了解學(xué)生在校的表現(xiàn)（獎(jiǎng)懲情況），各門學(xué)科的課程考試成績(jī)，一些等級(jí)證書（如：全國(guó)大學(xué)英語四六級(jí)考試、英語應(yīng)用能力考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、普通話水平測(cè)試等）的考試成績(jī)，個(gè)人特長(zhǎng)和能力等，幫助用人單位正確的選取所需要的人才。當(dāng)學(xué)生準(zhǔn)備到行政機(jī)關(guān)或者繼續(xù)深造時(shí)，學(xué)生的表現(xiàn)也是考核的一個(gè)重要的指標(biāo)。眾所周知，學(xué)生要想進(jìn)入政府機(jī)關(guān)一個(gè)重要的環(huán)節(jié)就是政審，只有政審

5、合格后才能被錄用。但是，通過對(duì)當(dāng)前高校的檔案工作研究發(fā)現(xiàn)，學(xué)生的檔案信息過于形式化、術(shù)語化、統(tǒng)一化，體現(xiàn)不了學(xué)生的特色與個(gè)性。此外，檔案的移交工作做得相當(dāng)欠缺，有些部門將重要的檔案放在自己的辦公室，根本不交給檔案館保管，有些高校還存在遺失學(xué)生檔案的情況，沒有真正的做好學(xué)生的檔案管理工作。2 改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策2.1 鼓勵(lì)建設(shè)開發(fā)，豐富檔案內(nèi)容要做好高校檔案的管理工作，應(yīng)當(dāng)賦予高校一定的自由權(quán)利，支持高校正確的定位，立足于自己的特色，根據(jù)社會(huì)的需要以及時(shí)代的發(fā)展，在建設(shè)學(xué)校的特色專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)人才的同時(shí)，還要做好學(xué)生的檔案管理工作，在學(xué)生檔案管理工作上一方面應(yīng)當(dāng)遵守相應(yīng)的法律法規(guī)，另

6、一方面還要深入的探索，打造一個(gè)真實(shí)、全面、個(gè)性的檔案信息。2.2 應(yīng)用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務(wù)由于我國(guó)教育體制不斷的發(fā)展、完善，時(shí)代的發(fā)展對(duì)于學(xué)生的素質(zhì)與能力的要求也發(fā)生了一系列的變化，傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及對(duì)電子檔案的需求也越來越迫切。高校招生和用人單位對(duì)學(xué)生電子檔案的需求也直接促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的提高，各種掃描工具的進(jìn)步，使得電子檔案的建立也越來越現(xiàn)實(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的不斷改革進(jìn)步，各種服務(wù)網(wǎng)站的兼容都為學(xué)生電子檔案的建立提供了可能。同時(shí)，電子檔案的建立將大大的減輕檔案登記和管理的負(fù)擔(dān)，提高員工的工作效率和學(xué)生檔案

7、信息的利用效率。2.3 大力開展學(xué)生檔案的開發(fā)利用工作之所以要進(jìn)行學(xué)生檔案信息的開發(fā)，是因?yàn)榻W(xué)生電子檔案的需要。同時(shí)，這也是高校學(xué)生檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。為了降低學(xué)生電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)難度，高校檔案管理人員可以采取化整為零的方式，根據(jù)學(xué)生的零散信息進(jìn)行歸類，然后分類存儲(chǔ)管理。這種分類的管理方式，一方面大大的提高了電子檔案建立的效率，另一方面也方便了學(xué)生以及其他相關(guān)人員對(duì)學(xué)生檔案的查詢與導(dǎo)出。研究表明，一個(gè)完善的學(xué)生檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校開展教學(xué)活動(dòng)、培養(yǎng)學(xué)生提供重要的參考和輔助作用。由于學(xué)生的檔案一般涉及到學(xué)生在大學(xué)里的表現(xiàn)，這種表現(xiàn)是一種綜合性的表現(xiàn)，不僅僅涉及到學(xué)生的文化成績(jī)，還包含

8、了學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)和能力，參加的比賽和榮譽(yù)，以及受到的獎(jiǎng)懲等相關(guān)信息。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入學(xué)生的日常生活，了解學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息。學(xué)生的檔案信息還具有重要的作用。例如，將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況反饋給班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班級(jí)的管理工作；將學(xué)生的成績(jī)反饋給任課老師，有利于老師了解學(xué)生的基礎(chǔ)，以便更加具有針對(duì)性的開展教學(xué)工作，提高教學(xué)的實(shí)際效果。此外，將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況反饋給輔導(dǎo)員，還有助于其做好年終的學(xué)生考核工作，提高工作的效率，不僅如此，還保證了考核工作的公平性。當(dāng)然，學(xué)生檔案的建立還可以反映出學(xué)生的思想道德素質(zhì)，充分的發(fā)揮榜樣的力量帶動(dòng)學(xué)生的整體進(jìn)步。比如，高校檔案管理人員可以將獲得國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、省市級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)的同學(xué)