采購(gòu)流程現(xiàn)實(shí)描述及優(yōu)化思路(2)

1、付款付款付款付款付款付款付款付款組織和編制組織和編制組織執(zhí)行組織執(zhí)行提供數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)提供現(xiàn)有成本提供現(xiàn)有成本價(jià)格及目標(biāo)成價(jià)格及目標(biāo)成本結(jié)構(gòu)本結(jié)構(gòu)審核審核審批審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn) 組組織織執(zhí)執(zhí)行行組織組織提供安全提供安全庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)存數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)參與評(píng)估供應(yīng)參與評(píng)估供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況：商財(cái)務(wù)狀況：參與合同的簽參與合同的簽定或?qū)徍硕ɑ驅(qū)徍藚⑴c評(píng)估參與評(píng)估供應(yīng)商質(zhì)供應(yīng)商質(zhì)量狀況量狀況提供安全提供安全庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)存數(shù)據(jù)組織驗(yàn)組織驗(yàn)收收付款付款全年計(jì)劃全年計(jì)劃審批審批全年計(jì)劃全年計(jì)劃審核審核審核審核主持制訂主持制訂參與參與提供數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)審批審批審批審批參與參與非計(jì)劃非計(jì)劃審批審批審核審核審核審核參與參

2、與審核審核審批審批審批審批審批審批參與參與主持制訂主持制訂 組織和編制組織和編制主持簽訂主持簽訂主持?jǐn)M訂主持?jǐn)M訂審閱審閱參與參與參與參與審閱審閱審閱審閱審閱審閱照單付照單付款款參與參與檢驗(yàn)檢驗(yàn)審批審批組織組織參與參與付 款 給 供 應(yīng) 商 應(yīng) 付 帳 款 管 理 接 收 商 品 /服 務(wù) 采 購(gòu) 商 品 /服 務(wù) 提 出 采 購(gòu) 申 請(qǐng) 目目 的的 技技術(shù)術(shù)手手段段標(biāo)標(biāo)桿桿做做法法保證申請(qǐng)的真實(shí)性和適當(dāng)性，申請(qǐng)應(yīng)有適當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù)保證采購(gòu)物品與請(qǐng)購(gòu)物品一致保證應(yīng)付帳款的真實(shí)性和合理性在確保企業(yè)財(cái)務(wù)狀況安全的前提下，及時(shí)支付防止采購(gòu)過(guò)程中的舞弊行為 采購(gòu)申請(qǐng)相應(yīng)生成采購(gòu)定單 設(shè)定審批的權(quán)限和途徑

3、將“采購(gòu)卡”應(yīng)用于用料單位低值易耗品的采購(gòu) 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟 大宗物資采購(gòu)宜集中，一般性采購(gòu)宜分散 產(chǎn)地分散的通用物資采購(gòu)適用統(tǒng)一的購(gòu)銷合同 建立企業(yè)統(tǒng)一的驗(yàn)收制度 將推動(dòng)供應(yīng)商的品質(zhì)保證流程的建設(shè)作為企業(yè)與供應(yīng)商合作關(guān)系的一部分內(nèi)容 使用條碼技術(shù)，縮短驗(yàn)收時(shí)間并自動(dòng)更新庫(kù)存 對(duì)一定金額以下的采購(gòu)定單，自動(dòng)批準(zhǔn)/付款 應(yīng)付帳款管理與采購(gòu)過(guò)程緊密銜接 按供應(yīng)商、經(jīng)辦人、申請(qǐng)人追蹤/報(bào)告采購(gòu)定單的進(jìn)展 對(duì)一般性的重復(fù)采購(gòu)物品，自動(dòng)支付 依據(jù)重要性原則合理授權(quán)，簡(jiǎn)化費(fèi)用報(bào)銷程序 對(duì)往來(lái)頻繁的供應(yīng)商的付款采用電子支付手段電子數(shù)據(jù)交換集成化的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng) (如 SAP， Lawson等)接收貨物的條

4、碼管理統(tǒng)一銀行帳戶電匯劃轉(zhuǎn) 組織方面組織方面采 購(gòu) 執(zhí) 行 主 體 分 散 ，造 成 采 購(gòu) 信 息 在 各 主 體 間 的 傳 遞 時(shí) 間 長(zhǎng) ，易 產(chǎn) 生 失 真調(diào)整建議調(diào)整建議優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 將 各 分 散 主 體 執(zhí) 行 的 采 購(gòu) 功 能 集 成 ， 可 以 提 高 效 率 ， 縮 短 時(shí) 間 ，降 低 采 購(gòu) 成 本 ， 實(shí) 現(xiàn) 資 源 共 享 。 環(huán)環(huán) 節(jié)節(jié) 方方 面面采 購(gòu) 流 程 的 各 環(huán) 節(jié) 的 銜 接 不 夠 順 暢 ，時(shí) 常 脫 節(jié)對(duì) 供 應(yīng) 商 的 管 理 比 較 薄 弱 ，沒(méi)有 一 個(gè) 完 整 的 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng)采 購(gòu) 的 資 金

5、計(jì) 劃 和 應(yīng) 付 帳 款 管 理 缺 乏 前 瞻 性 和 計(jì) 劃 性完完 善善 各各 環(huán)環(huán) 節(jié)節(jié)的的 功功 能能 ，搞，搞好好 銜接銜接 開(kāi) 發(fā) 會(huì) 計(jì) 電 算 化 系 統(tǒng) 的 功 能 ，完 善 采 購(gòu) 付 款 的 動(dòng) 態(tài) 管 理，實(shí) 現(xiàn) 應(yīng) 付 帳 款 的 逐 筆 核 銷 減 少 流 程 的 參 與 主 體 ， 集 成 功 能 ， “合 并 同 類 項(xiàng)” 明 確 供 應(yīng) 商 管 理 政 策 ，建 立 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng)優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 明 確 責(zé) 任 ， 有 效 控 制 質(zhì) 量 和 時(shí) 間，提 高 資 金 周 轉(zhuǎn) 率 ； 及 時(shí) 掌 握 / 追 蹤 采 購(gòu) 業(yè) 務(wù)

6、 的 狀 態(tài)，降 低 采 購(gòu) 成 本； 加 強(qiáng) 了 資 金 的 計(jì) 劃 性，降 低 了 資 金 風(fēng) 險(xiǎn) 及 資 金 管 理 成 本 。 建建 立立 有有 效效 的的 監(jiān)監(jiān)控控 系系 統(tǒng)統(tǒng) 對(duì) 采 購(gòu) 定 單 分 類 管 理 ，抓 大 放 小。 嚴(yán) 格 合 同 審 批 程 序。 以 監(jiān) 控 過(guò) 程 為 主 ， 財(cái) 務(wù) 部 參 與 計(jì) 劃 制 定 、 資 金 審 核 、 應(yīng) 付 帳 款 管 理 及 支 付 的 全 過(guò) 程 ； 對(duì) 重 大 合 同 的 法 律 條 款 進(jìn) 行 審 核 ； 構(gòu) 筑 安 全 的 監(jiān) 控 體 系 。 監(jiān)監(jiān) 控控 方方 面面 不 能 分 別 管 理 不 同 類 型 的 采 購(gòu)

7、 ， 所 有 采 購(gòu) 均 采 用 大 致 相 同 的 的 審 批 程 序 和 權(quán) 限 設(shè) 置 ，結(jié) 果 是 “大 的 沒(méi) 管 住 ，小 的 管 不 好”。 是否有采 購(gòu) 合 同 評(píng) 審 制 度？是否 起 到 應(yīng) 有 的 控 制 作 用？是否存在 合 同 先 生 效 后 評(píng) 審 的 現(xiàn) 象 ？ 優(yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 強(qiáng) 調(diào) 對(duì) 過(guò) 程 的 監(jiān) 控 ， 降 低 經(jīng) 營(yíng) 風(fēng) 險(xiǎn) 和 營(yíng) 運(yùn) 成 本 明 確 職 責(zé) ， 提 高 管 理 效 率 ， 降 低 管 理 費(fèi) 用 建建 立立 完完 整整 的的采采 購(gòu)購(gòu) 信信 息息 系系統(tǒng)統(tǒng) 建 立 統(tǒng) 一 完 整 的 采 購(gòu) 信 息 處 理 系

8、統(tǒng) ，實(shí) 現(xiàn) 采 購(gòu) 信 息 的 即 時(shí) 處 理 和 傳 遞 ，逐 步 替 代 手 工 處 理 通 過(guò) 對(duì) 公 司 的 采 購(gòu) 活 動(dòng) 進(jìn) 行 分 類 分 析 ， 合 理 授 權(quán) ，明確 職 責(zé)，減 少 不 必 要 的 審 批 手 續(xù)效效 率率 方方 面面 物 資 管 理 尚 需 手 工 處 理 ， 占 用 時(shí) 間 長(zhǎng) ， 信 息 共 享 差 。 審 批 手 續(xù) 繁 雜 重 復(fù) ， 浪 費(fèi) 大 量 的 人 力 物 力 公 司 財(cái) 務(wù) 部?jī)?yōu)優(yōu) 化化 后后 的的 影影 響響 通 過(guò) 信 息 共 享 ， 實(shí) 現(xiàn) 實(shí) 時(shí) 監(jiān) 控 ， 降 低 數(shù) 據(jù) 處 理 成 本 和 人 力 、 資 金 、 物 資

9、的 占 用 減 少 不 必 要 的 審 批 環(huán) 節(jié) ， 提 高 流 程 運(yùn) 行 效 率 通 過(guò) 對(duì) 公 司 各 類 數(shù) 據(jù) 的 分 析 研 究 ， 為 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 提 供 有 用 的 信 息 ，提 高 決 策 效 率 在采購(gòu)流程的診斷過(guò)程中，從財(cái)務(wù)的角度，對(duì)公司月度付款的情況進(jìn)在采購(gòu)流程的診斷過(guò)程中，從財(cái)務(wù)的角度，對(duì)公司月度付款的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對(duì)采購(gòu)流程效率的影響。行統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對(duì)采購(gòu)流程效率的影響。建建 議議 開(kāi) 發(fā) 會(huì) 計(jì) 電 算 化 系 統(tǒng) 的 功 能 ，完 善 采 購(gòu) 付 款 的 動(dòng) 態(tài) 管 理，實(shí) 現(xiàn) 應(yīng) 付 帳 款 的 逐 筆

10、核 銷減 少 流 程 的 參 與 主 體 ， 集 成 功 能 ， “合 并 同 類 項(xiàng)”明 確 供 應(yīng) 商 管 理 政 策 ，建 立 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng)實(shí)實(shí) 施施 條條 件件 與軟件供應(yīng)商聯(lián)系購(gòu)買(mǎi)或自行開(kāi)發(fā)通 過(guò) 部 門(mén) 職責(zé) 的 界 定 實(shí) 現(xiàn) 可 以 立 即 實(shí) 施 建建 議議 對(duì) 采 購(gòu) 定 單 分 類 管 理 ，抓 大 放 小嚴(yán) 格 合 同 審 批 程 序以 監(jiān) 控 過(guò) 程 為 主 ， 財(cái) 務(wù) 部 參 與 計(jì) 劃 制 定 、 資 金 審 核 、 應(yīng) 付 帳 款 管 理 及 支 付 的全 過(guò) 程 ；對(duì)審 計(jì) 重 大 合 同 的 法 律 條 款 進(jìn) 行 審 核 ； 構(gòu) 筑 安 全 的 監(jiān) 控 體 系建 立 統(tǒng) 一 完 整 的 采 購(gòu)