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文檔簡介

1、文字溝通技能訓(xùn)練目的一、 通過對目前的和期望的文字溝通效果,確認(rèn)改善的領(lǐng)域。二、通過掌握有效的文字溝通技能,獲取更好的結(jié)果。三、培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能。 文字溝通分析單 閱讀下面的各項內(nèi)容和要求,完成后面的分析表。1 在分析表的第一欄,根據(jù)你的工作填寫那些你經(jīng)常要寫給他們文字材料的人(或一類人)的姓名(或職務(wù))。2 我們將文字溝通材料分為三類:"肯定"的文字溝通;"否定"的文字溝通;指示做什么的文字溝通。在分析中,我們要把精力集中在最常用的文字溝通材料上-信件,包括備忘錄,便條和各種類型的信?,F(xiàn)在,開始填寫第一欄,然后確定寫給每個人的文字溝通材

2、料類型(即"肯定"型、"否定"型和指示做什么類型),并把它們填寫在第二欄里。3 在第三欄中確定這些信件屬于下面兩種情況的哪一種:由你直接寫給他們的;對他們的文字溝通材料的回復(fù)。4 在第四欄,根據(jù)對你工作的重要程度,將第一欄填寫的受信人進行排序。5 在第五欄,根據(jù)你寫給第一欄人的困難程度進行程序。如果需要,可做補充說明。6 檢視已填寫的所有內(nèi)容,確定應(yīng)對哪類文字溝通材料加以重視,并把你的決定記在第六欄中。分析表 主要受信人 “肯定”“否定”“指示” 直接回復(fù) 受信人的重要程度 寫給受信人的困難程度 是否應(yīng)加以注意 備 注   文字溝通&

3、#160;一、 有效的文字溝通1 傳達必要的、精確的信息。2 發(fā)信者的表述對特定的情境應(yīng)是恰如其分的。二、提高文字溝通水平應(yīng)注意三個階段1 寫作準(zhǔn)備階段: 思考:寫給誰?寫什么?為什么?提綱:主要點使用索引卡整理:按邏輯排列各要點的位置去掉無關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2 寫作過程文字溝通有三種主要類型: 肯定型 否定型 指示型 寫肯定型:直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束 寫否定型:用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能,建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾 寫指示型:以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求,及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如

4、何去做鼓勵克服困難,盡早完成工作。3 檢查 是否表述準(zhǔn)確。 是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥?有否文法、文字上的錯誤。文字溝通技法概要 要想通過文字的溝通達到預(yù)期的結(jié)果,表達的準(zhǔn)確性是至關(guān)重要的。在工作中,人們經(jīng)常要用文書的形式來轉(zhuǎn)達信息;因而文字溝通的有效性是管理者必須熟練掌握的一種基本管理技能。文字溝通的內(nèi)容千差萬別,但其寫作可歸結(jié)為三個階段:1 寫作前的準(zhǔn)備階段;2 寫作過程階段;3 寫作后的檢查階段。1 寫作前的準(zhǔn)備 思考:a) 寫給誰-你是寫給誰看的。b) 寫什么-確認(rèn)你所要發(fā)送出去的信息。如果你是回復(fù)一個信函,就要分析交弄清回復(fù)的關(guān)鍵點。c) 為什么-為什么需要寫?達到的目的是什么?

5、 提綱把你準(zhǔn)備寫的關(guān)鍵全都列出來,這對爾后的寫作及修改都有幫助。 整理根據(jù)提綱,把你所要表達的要點按邏輯編排順序,去掉那些無關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容。完成上述三步,就可以著手寫了。2 寫作過程有人曾經(jīng)說過:在寫作過程中,寫作的目的要絕對清楚地牢記心中。在信件寫作方面,雖然內(nèi)容千差萬別,但大致可以分為三類:(1) 轉(zhuǎn)達肯定的信息;(2) 轉(zhuǎn)達否定的信息;(3) 轉(zhuǎn)達指示的信息;(1) 轉(zhuǎn)達肯定信息信件的寫作方式。這類信件可能是同意某種請示,提供一個機會,或者是一些好的消息。在寫這類信件的時候,可按下列格式進行:a) 直接了當(dāng)?shù)亟o受信者好消息,使之高興。b) 然后解釋這個好消息,目的是解除受信者可能產(chǎn)生的

6、一些疑問。c) 用好祝愿來結(jié)束信件,目的是使受信人知道,你在與他分享愉快的感覺。(2) 轉(zhuǎn)達否定信息信件的寫作方式。這種信件可能是對要求的一種否定,或者是一個壞消息。下面幾點是寫這類信件時的格式:a)信的開始以一種自然的、漸進的方式敘述,為受信者接受壞消息先行輔墊。b)在給出壞消息之前給出一些背景方面的信息,對受信者進行暗示,使之有進一步的思想準(zhǔn)備。c)給出壞的消息,要清楚、準(zhǔn)確。不能使受信者產(chǎn)生誤解。d)如果有可能的話,建議選擇其他方式,這樣做減緩受信人的心理壓力,使之易于接近現(xiàn)實。e)用良好的祝愿結(jié)束信件。不要為壞消息辯解,以免引起反感。(3) 轉(zhuǎn)達指示的信件寫作方式。這類信件一般是指示他

7、人進行某項工作,開展某些活動、同意你的見解或提供你的信息等。下列幾點是寫作這類信件應(yīng)注意的:a) 信件的開頭對受信人應(yīng)具有吸引力,使其有興趣讀下去。吸引受信人的方法可以用直接的提問(例:你想獲得),也可以是直接的敘述(例:這是你),或者是一種命令式的口氣。b) 表述事實、要求或建議。當(dāng)這些與某種利益有關(guān)時,使受信者屈從。c) 清楚地指示受信者如何去做。d) 鼓勵受信者克服困難,盡快完成任務(wù)。3 寫畢后的檢查。信件完成以后,應(yīng)檢查:a) 是否有不準(zhǔn)確的地方,如錯誤的描述、夸大的事實、忽略的問題或錯誤的數(shù)字、日期等。b) 有否文法、文字上的錯誤。文字溝通練習(xí) 第一部分寫一封信或便條,應(yīng)清

8、楚地、簡明扼要地表達你要說明的問題。下面是一項練習(xí),要求每個學(xué)員寫一封信,然后分成兩至三人一組,互相傳閱你們所寫的信,并根據(jù)各自對信的不同見解進行討論。信的背景材料。1 這是一封復(fù)信,信中你要拒絕來信者的請求。2 來信者是一位骨干員工,他提出脫產(chǎn)進修的要求。3 在寫信前,先新聞記者一下你手中的有關(guān)材料,然后獨立完成它,寫在下面的空白處。 第二部分下面分組,相互傳閱信件,就下面幾個項目完成對信的評價:1 是否清楚地表達了自己的目的。2 信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求。3 換種方式表達是否效果更好。4 對文字進行評價,評價的內(nèi)容如下:(1) 信中有否使用不常用的詞句?如有,請把它們記下來,考慮用什

9、么詞句來替代;(2) 信中有沒有容易引起受信人誤解的地方,如果有是哪些,應(yīng)如何修正這些表達。(3) 信中寫了多少句話,數(shù)一下記下來。(4) 數(shù)一下每句話的字?jǐn)?shù)各為多少,畫出一張分類表,例如10個字以下的句子有3個,10至15個字的句子有2個等。5 討論信件能否更簡潔些。6 重新寫過這封信,并談?wù)動惺裁锤惺?。文字溝通能力?xùn)練(之二)  一、 目的1 在前面訓(xùn)練的基礎(chǔ)上,進一步提高文字溝通技能。2 此訓(xùn)練為提高群體間的文字溝通能力。3 培養(yǎng)溝通文字的準(zhǔn)確性。二、訓(xùn)練內(nèi)容安排1 管理游戲2 小組討論三、時間安排大約三個小時。教師指導(dǎo)概要 序號 內(nèi) 容 時 間 12345678 講

10、述課程安排向?qū)W員講清游戲規(guī)則和注意事項將學(xué)員分組,每組人數(shù)不少于兩人,共四組,發(fā)放材料,進行拼裝,材料為一張拼成的圖形、拼圖規(guī)則和拼塊老師給出答案和信息統(tǒng)計結(jié)果,分發(fā)分析及討論提綱進行小組討論每組派一名代表,發(fā)表本小組的討論結(jié)果,并組織課堂討論小組討論,總結(jié)收獲再拼一組圖型,用總結(jié)的方法教師做簡要總結(jié) 5分鐘5分鐘50分鐘40分鐘20分鐘25分鐘30分鐘5分鐘 備注 游戲規(guī)則 一、 將學(xué)員分為四個小組,每組至少兩人。二、游戲需要四個相鄰的小房間。如果沒有條件,可選大禮堂、或戶外場地,各組彼此不能影響。三、每組桌子上只準(zhǔn)有紙和筆。四、 發(fā)給每組一張拼圖結(jié)果圖形和一組硬紙拼圖片。五、 每

11、組選一名傳送員,他不能說話,也不能指導(dǎo)如何拼圖,只負責(zé)傳遞書面信息和硬紙片,并觀察溝通效果、溝通障礙,以便討論時用。六、 每個小組應(yīng)用最大的創(chuàng)造力和最有效的方法努力實現(xiàn)小組的目標(biāo)-尋找出拼出大希臘十字的方法。七、 當(dāng)哪個小組找出實際拼出十字的辦法并有證明的根據(jù)時,通知指導(dǎo)老題。八、 組內(nèi)溝通可以自由口頭交流,小組間溝通時,只能通過聯(lián)絡(luò)卡。九、 拼塊轉(zhuǎn)移應(yīng)遵循兩條規(guī)則:第一,每小組均可根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)遞任何拼塊,也可向其他小組申請任何拼塊;第二,每小組桌上至少保留三塊。十、 不得將拼塊向一個小組轉(zhuǎn)移,因為在日常工作中,不可能由一個群體承擔(dān)全部任務(wù)。拼圖結(jié)束后,每小組根據(jù)老師所給的答案,進行分析和討論。組間溝通聯(lián)絡(luò)卡   送: 小組自: 小組一、 拼塊轉(zhuǎn)移要求:二、有關(guān)拼圖結(jié)果的見解:三、其他建議信息分析表 逐一分析每張收到的聯(lián)絡(luò)卡,將所有溝通內(nèi)容分為三類:有效的信息、無效的信息和引起混亂的信息,并分析和推論原因,填入表中。有效的信息摘要 有效的

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