醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化研究

1、    醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化研究    鄭娜【摘要】隨著醫(yī)療系統(tǒng)改革的不斷深入，醫(yī)療系統(tǒng)人事檔案管理水平的提升和價(jià)值的發(fā)掘成為醫(yī)療系統(tǒng)完善內(nèi)部管理、提升醫(yī)技水平的重要保證。信息化時(shí)代，本文針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，探討如何做好檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案;數(shù)字化;改革近年來，隨著我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)改革方案的出臺(tái)，各級(jí)行政管理部門都在積極按照改革方案部署實(shí)施。醫(yī)療系統(tǒng)是本次國(guó)家機(jī)構(gòu)改革的范圍之一，按照關(guān)于開展建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度試點(diǎn)的通知，2019年開始，全國(guó)試點(diǎn)范圍內(nèi)的148家醫(yī)院逐步深入深化改革，各地、各非試點(diǎn)醫(yī)院也在不斷推行人事制

2、度、管理制度、治理體系的改革，逐步對(duì)標(biāo)國(guó)家改革要求，建立適應(yīng)各自醫(yī)院的管理體系。本文主要針對(duì)醫(yī)療體制改革中涉及的人事管理問題，探討人事檔案管理的改革方向和利用人事檔案為醫(yī)院改革做好保障及支撐的意義。一、目前各級(jí)公立醫(yī)院人事結(jié)構(gòu)我國(guó)公立醫(yī)院從建國(guó)開始逐步推廣建設(shè)，經(jīng)歷了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、企業(yè)化改革、市場(chǎng)化改革、管辦分離、新醫(yī)改、集團(tuán)化改革等多種經(jīng)營(yíng)模式，各類從業(yè)人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，主要分為以下幾類：（一）正式在編人員。各級(jí)公立醫(yī)院都經(jīng)歷了多年的歷史變遷，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，逐年的政策要求有畢業(yè)分配的工作人員、軍轉(zhuǎn)地的安置人員、外單位調(diào)入的管理人員。近年來在業(yè)務(wù)開展的過程中，各醫(yī)院招聘了一部分專業(yè)技術(shù)人員，

3、都統(tǒng)一列入政府事業(yè)編制。（二）合同制聘任人員。隨著全民健康意識(shí)的不斷增強(qiáng)，各級(jí)醫(yī)院不斷擴(kuò)大醫(yī)療規(guī)模，增設(shè)科室、增加病床、提升管理，都需要更多的專業(yè)人員進(jìn)行補(bǔ)充。受體制內(nèi)事業(yè)編制的限制，各級(jí)醫(yī)院開始自行招聘各類醫(yī)技人員和保障人員，充實(shí)到醫(yī)院一線，而這部分人員沒有政府序列的事業(yè)編制，屬于醫(yī)院內(nèi)部招聘，由醫(yī)院承擔(dān)工薪、福利等。（三）外請(qǐng)高技能人才?？萍嫉牟粩噙M(jìn)步，醫(yī)療水平的不斷提升，各類高技能人才越來越稀缺，醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部不僅僅需要專業(yè)技能和知識(shí)，更需要豐富的臨床經(jīng)驗(yàn)。各級(jí)公立醫(yī)院為了適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求，會(huì)從外地或上級(jí)醫(yī)院、甚至國(guó)外請(qǐng)一些業(yè)務(wù)技能高、臨床經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人員進(jìn)行診療、手術(shù)等，外請(qǐng)人員

4、的勞務(wù)報(bào)酬和人力管理一直困擾各級(jí)醫(yī)院的內(nèi)部管理，甚至游走在灰色地帶。（四）醫(yī)技和內(nèi)勤人員。除以上各類專業(yè)技能人員以外，醫(yī)院內(nèi)部需要內(nèi)勤和管理人員，例如：檔案管理人員、水電維護(hù)人員、文秘等。在醫(yī)院這個(gè)高技能的工作單位，這類人員因?yàn)椴辉谝痪€工作，往往不受重視，但對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理，起著不可或缺的作用。二、各級(jí)公立醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)狀（一）多年的紙質(zhì)檔案。各級(jí)公立醫(yī)院由于多年的歷史原因，各類人事檔案包括派遣證、調(diào)動(dòng)通知、工資調(diào)整通知、一些畢業(yè)證書、從業(yè)資格證書等都是紙質(zhì)保存，雖然經(jīng)過多年的電子信息采集和系統(tǒng)化管理，但很多原始檔案依舊以紙質(zhì)形式存在，保管難度大、易損毀、易丟失的情況依然存在?，F(xiàn)今更多的檔案調(diào)

5、閱需要和校對(duì)原件，周轉(zhuǎn)和保管都成為各級(jí)檔案管理人員最為頭疼的問題。（二）檔案的不完整性。人事檔案在多年的保管和調(diào)閱過程中，存在遺漏、遺失、損毀等實(shí)際情況，導(dǎo)致部分人員的人事檔案不完整。由于醫(yī)院高技能行業(yè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)從業(yè)的特殊職業(yè)屬性，大多專業(yè)技能人員都存在后續(xù)培訓(xùn)、進(jìn)修深造等經(jīng)歷，這些后續(xù)經(jīng)歷有的無法及時(shí)完整歸檔，成為造成檔案不完整性的主要原因。再加上醫(yī)院行業(yè)從業(yè)人員流動(dòng)性較大，一些具備專業(yè)技能的人員，取得較高級(jí)別從業(yè)資格后，離開當(dāng)?shù)蒯t(yī)院工作，但人事檔案仍保留在當(dāng)?shù)?，也是造成不完整性的主要原因。（三）檔案管理的不專業(yè)性。當(dāng)今是數(shù)碼和信息高度發(fā)展的時(shí)代，檔案管理同樣需要精通現(xiàn)代化信息技術(shù)條件下的檔

6、案管理和應(yīng)用，但現(xiàn)今各公立醫(yī)院檔案管理人員大多是單位年齡偏大、工作量較小的人員從事檔案管理工作，導(dǎo)致很多檔案管理的不專業(yè)和不規(guī)范。（四）檔案的價(jià)值無法開發(fā)。信息化時(shí)代，人力資源的檔案不僅有記錄載體和查閱功能，人力資源檔案本身隱藏了很多可為內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)拓展提供效率和增加收益的功能。有效地利用好人事檔案，更好更準(zhǔn)確地通過人事檔案進(jìn)行價(jià)值開發(fā)，激活檔案室沉睡的檔案，為現(xiàn)代化的醫(yī)院管理和業(yè)務(wù)拓展服務(wù)，才是檔案保管的真正價(jià)值和意義。三、建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的必要性綜上，各級(jí)公立醫(yī)院，在多年的歷史沿革和現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，都存在諸多的遺留問題和檔案保管方面不完善的情況，隨著信息化時(shí)代的到來，建立一套完整

7、的、統(tǒng)一的、高效的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，是提升內(nèi)部管理的重要保證。（一）數(shù)字化檔案有利于儲(chǔ)存、保管、調(diào)閱。人事檔案的數(shù)字化管理，是通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將各類人事檔案保存成統(tǒng)一格式的數(shù)字電子化檔案。數(shù)字化檔案采用電子信息化技術(shù)，存儲(chǔ)介質(zhì)由過去的紙質(zhì)檔案，變?yōu)榇疟P、光盤等介質(zhì)，更容易保存和傳輸，同時(shí)由于數(shù)字化檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的改變，完全不必?fù)?dān)心紙質(zhì)檔案保管需要注意的防火、防水、防蟲、防鼠等問題;數(shù)字化檔案更方便于借閱與轉(zhuǎn)移，不存在轉(zhuǎn)移過程中人為丟失、不可預(yù)見因素造成的原始檔案的損毀情況，通過檔案管理軟件區(qū)分調(diào)閱權(quán)限，針對(duì)不同授權(quán)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱，便于加強(qiáng)檔案的管理。（二）數(shù)字化檔案有利于提升檔案的完整性。數(shù)字

8、化檔案通過現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案原始材料進(jìn)行采集，由于數(shù)字化采集設(shè)備具有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、采集終端統(tǒng)一的特性，可針對(duì)不同時(shí)期、不同類別、不同材質(zhì)的檔案的采集，采集后轉(zhuǎn)為數(shù)字格式的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可有效復(fù)制原件模式，完全有別于過去檔案原件不易保管、信息不易采集的情況。同時(shí)可以對(duì)各類后續(xù)補(bǔ)充或取得的檔案資源進(jìn)行采集，并與過去采集的檔案資源進(jìn)行合并，有利于提升檔案管理的完整性。（三）數(shù)字化檔案有利于交流和開發(fā)。檔案通過采集進(jìn)行數(shù)字化保存后，再通過專業(yè)軟件進(jìn)行編排，可以編排出一套完整的檔案資源。通過管理軟件可以對(duì)人員信息、年齡結(jié)構(gòu)、從業(yè)經(jīng)歷、薪資情況、專業(yè)技能等諸多選項(xiàng)進(jìn)行有效檢索和分類，通過分類檢索可以極大地提升工作

9、效率，同時(shí)有利于檔案的二次開發(fā)和利用，對(duì)人員晉升、外出進(jìn)修、培訓(xùn)提高等經(jīng)營(yíng)管理有極大的幫助。四、建立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的手段（一）醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視。各級(jí)醫(yī)院內(nèi)部管理傾向于一線和醫(yī)護(hù)人員，弱化工勤和管理人員，對(duì)檔案管理崗位的工作人員安排，一般都是年齡偏大、技能薄弱，專業(yè)性不強(qiáng)的工作人員，同時(shí)對(duì)檔案管理方面的投入不足，導(dǎo)致各類型檔案管理無序，部分醫(yī)院人事檔案的管理機(jī)制不健全，相關(guān)的管理制度和規(guī)定都不完善。檔案管理的數(shù)字化，需要醫(yī)院管理者加強(qiáng)檔案管理的認(rèn)知，不斷提高醫(yī)院檔案管理的水平和能力。（二）專業(yè)的檔案管理人員。醫(yī)院由于其特殊的工作屬性，目前公立醫(yī)院更注重醫(yī)技方面的人才培養(yǎng)，弱化檔案管理的專

10、業(yè)人才需求。對(duì)檔案管理方面的數(shù)字化和信息化建設(shè)投入不足，大部分醫(yī)院的人事檔案管理不能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代信息化和數(shù)字化的需求。隨著數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立，各醫(yī)院管理人員應(yīng)充分考慮檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性和發(fā)掘價(jià)值，使用有專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員充實(shí)到檔案管理工作崗位，使得檔案管理水平得到有效提升。（三）建立現(xiàn)代化的檔案采集系統(tǒng)?，F(xiàn)代化的檔案采集系統(tǒng)，包括硬件系統(tǒng)、采集系統(tǒng)、管理軟件和安全分級(jí)系統(tǒng)。建立完善的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，要從基礎(chǔ)抓起，采取分步實(shí)施、可兼容、可擴(kuò)展的辦法，循序漸進(jìn)、逐步完善。檔案掃描和圖像智能處理系統(tǒng)，可根據(jù)需求對(duì)原件進(jìn)行3d掃描和智能處理，能真實(shí)反映出原件的結(jié)構(gòu)和效果;多功能信息采集終端可以采集紙質(zhì)檔案、圖片檔案、視頻檔案、聲像檔案，現(xiàn)在的采集終端配合軟件可以擴(kuò)展到人像采集、虹膜采集、指紋采集，提升檔案的完整性和可靠性;ocr采集設(shè)備、高拍儀等眾多終端采集設(shè)備可有效提高檔案的真實(shí)可靠性，加之智能化的軟件處理流程，可極大提高工作效率，提升檔案管理能力。（四）檔案系統(tǒng)的更新與維護(hù)。數(shù)字化檔案系統(tǒng)建立完成后，要使得檔案系統(tǒng)持續(xù)發(fā)揮更大作用，后續(xù)的更新和維護(hù)是系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定使用的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)使用過程中