AQS-項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資料管理規(guī)定

1、AQS項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資料管理規(guī)作者:日期:21范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資料的管理方法及相關(guān)要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司承擔(dān)的總承包項(xiàng)目、 工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的文件資料的管理和 控制。2引用文件08AQS202項(xiàng)目文件和資料控制程序05AQS201項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量控制程序01AQS306外來文件和資料管理規(guī)定05AQS326顧客提供的軟件產(chǎn)品管理規(guī)定05AQS321項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件編號規(guī)定08A314電子版圖紙、資料對外提供管理規(guī)定3 要求及管理方法3.1本規(guī)定為通用要求，項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理及專業(yè)負(fù)責(zé)人可按 05AQS201項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量控制程序 有關(guān)規(guī)定并根據(jù)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目特點(diǎn)增減項(xiàng)目文件資料的內(nèi)容。（各專

2、業(yè)），最終存檔項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資料分項(xiàng)目經(jīng)理卷冊和專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊 料目錄結(jié)構(gòu)如下樹形圖所示：（各階段）項(xiàng)冃設(shè)計(jì)文件項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理卷冊分冃錄XX專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分冃錄XX專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分冃錄XX專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分冃錄Word文檔僅限參考3.2專業(yè)負(fù)責(zé)人文件建冊管理:3.2.1分類建冊：各階段設(shè)計(jì)開始后，各專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)其專業(yè)設(shè)計(jì)文件資料的分類建冊。分類 建冊規(guī)則參見附表。專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊號為 XX01-XX99,其中XX代表專業(yè)代碼。322專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)為設(shè)計(jì)文件資料統(tǒng)一編號，編號規(guī)則如下:XXXXXX -X -XXXX -EN XX_-XXX -XXXX流水號文件分類代碼（見附表）專業(yè)代碼單元

3、號：各單元通用為0000 階段號項(xiàng)目號項(xiàng)目號、階段號、單元號、專業(yè)代碼參照 05AQS321項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件編號規(guī)定執(zhí)行；文 件分類代碼見附表。3.3項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理文件資料建冊管理：3.3.1分類建冊：為保證項(xiàng)目文件資料的完整和長期妥善保管，項(xiàng)目文秘應(yīng)在項(xiàng)目開始后依據(jù)便于管理和查閱的原則為項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理文件資料分類建冊，項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資料分類建冊規(guī)則參見附表。項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理文檔分類建冊應(yīng)使用統(tǒng)一的黑色或白色5CM文件夾和卷冊標(biāo)簽。根據(jù)存放文件數(shù)量的多少，可以順延增加新冊或?qū)⒍鄠€類型的文件合并入一冊（不同類型文件之間用隔 頁紙分隔），項(xiàng)目經(jīng)理卷冊號為E01E99,對于難以成冊的合同商務(wù)文件、設(shè)計(jì)成品文件和制

4、造 廠商設(shè)計(jì)資料可直接在文件柜中分類存放。項(xiàng)目文秘應(yīng)建立項(xiàng)目文件資料卷冊存放文件電子目 錄，并定期打印輸出。3.3.2 項(xiàng)目文秘應(yīng)為項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理文件資料統(tǒng)一編號，項(xiàng)目文件資料編號規(guī)則如下：XXXXXX -X -XXXX -EN 00 -（X/X） -XXX -XXXX流水號文件分類代碼文件流向號（聯(lián)絡(luò)文件用）單元號：各單元通用為0000階段號項(xiàng)目號項(xiàng)目號、階段號、單元號、專業(yè)代碼參照 05AQS321項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件編號規(guī)定執(zhí)行； 文件分類代碼見附表；項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)文件編號兩位文件流向號 X/X用于定義文件的發(fā)送方及接收方（項(xiàng)目可自行定義字母代表不同單位,如在項(xiàng)目中定義L代表LPEC,S代表SINOPE

5、C,L/S代 表LPEC發(fā)給SINOPEC的聯(lián)絡(luò)文件）。3.4文件管理3.4.1收存管理：項(xiàng)目實(shí)施期間,項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的收存管理；各設(shè)計(jì)專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本專業(yè)文檔的收存管理。項(xiàng)目文秘在收存項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同（設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)分包合同）時 , 應(yīng)將附件以及招標(biāo)文件、合同評審文件、付款、變更、索賠等文件共同保存，以保證合同文件的完整性和連續(xù)性。項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目文秘應(yīng)及時將收存的帶簽署的紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，存放規(guī)則同紙版項(xiàng)目文件，以便項(xiàng)目成員使用以及項(xiàng)目結(jié)束后的電子文件歸檔。項(xiàng)目文件資料的存放方式應(yīng)便于查閱，其使用和借閱應(yīng)經(jīng)相關(guān)項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 項(xiàng)目文秘應(yīng)記錄項(xiàng)目文件資料收存信 息，方便文檔查

6、閱。342外來文檔管理：項(xiàng)目實(shí)施期間，項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)所有外部單位提供文檔的接收、 分發(fā)和收存。 對于外來的項(xiàng)目管理文件、工程技術(shù)文件和制造廠商資料，接收后應(yīng)按照質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)05AQS326顧客提供的軟件產(chǎn)品管理規(guī)定對外來文檔的完整性和適用性進(jìn)行驗(yàn)證。項(xiàng)目文 秘負(fù)責(zé)根據(jù)01AQS306外來文件和資料管理規(guī)定和設(shè)計(jì)經(jīng)理的處理意見對外來文檔進(jìn)行處 理。外來文檔在項(xiàng)目實(shí)施期間應(yīng)完整、妥善收存，項(xiàng)目文秘應(yīng)記錄外來文檔收存信息，方便文檔查閱,并在項(xiàng)目結(jié)束后統(tǒng)一歸檔。3.4.3有效版本控制管理：項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)整理和發(fā)布項(xiàng)目文檔有效版本目錄，并負(fù)責(zé)向文檔接收 方發(fā)出文檔升版通知，提示避免使用廢舊版本。項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)

7、收存文檔的版本替換工作 ，對廢舊 版本應(yīng)注明失效標(biāo)示并單獨(dú)存放，待項(xiàng)目結(jié)束后經(jīng)設(shè)計(jì)經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。鑒于技術(shù)原因 ，當(dāng) 項(xiàng)目文檔帶有有效簽署的紙版文件和電子版文件不一致時 ，以紙版文件為準(zhǔn)。項(xiàng)目文秘應(yīng)及時更 新項(xiàng)目文檔有效版本目錄。3.5文件分發(fā)3.5.1項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的外部、內(nèi)部分發(fā)；各設(shè)計(jì)專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本專業(yè)文檔的內(nèi)部分 發(fā)。文檔外部分發(fā)的范圍和份數(shù)根據(jù)相關(guān)合同要求確定，如需對外提供電子版文件，應(yīng)遵照08A314電子版圖紙、資料對外提供管理規(guī)定 執(zhí)行；文檔內(nèi)部分發(fā)的范圍和份數(shù)由項(xiàng)目文秘 報設(shè)計(jì)經(jīng)理批準(zhǔn)后確定；各設(shè)計(jì)專業(yè)文檔的內(nèi)部分發(fā)的范圍和份數(shù)由各設(shè)計(jì)專業(yè)負(fù)責(zé)人確定。 文檔內(nèi)部分發(fā)

8、宜采用電子分發(fā)方式，在電子分發(fā)不能滿足工作需要時可采用紙質(zhì)文件分發(fā)。項(xiàng)目文檔的對內(nèi)、對外發(fā)放必須提供所發(fā)放文檔的目錄，并完成、保存簽收記錄。項(xiàng)目文秘應(yīng)及時記 錄文檔發(fā)放信息，確保文檔發(fā)放記錄的可追溯性。3.6文件歸檔3.6.1階段設(shè)計(jì)文件完成后，專業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時整理并輸出專業(yè)文件卷冊目錄和分目錄（紙版及 電子版），經(jīng)各自專業(yè)質(zhì)量工程師驗(yàn)收后，將文件資料卷冊（紙版及電子版）及技術(shù)資料驗(yàn)收卡 交到檔案館辦理存檔手續(xù)。歸檔的文件資料必須包含封面和目錄，裝訂成冊（三孔線裝）。檔案管理人員驗(yàn)收合格后，在驗(yàn)收卡上簽署，完成專業(yè)設(shè)計(jì)文件卷冊的歸檔。專業(yè)負(fù)責(zé)人將檔案管理人 員簽署過的技術(shù)資料驗(yàn)收卡交給項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)

9、人員，同時將最終專業(yè)文件資料專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分目錄電子版?zhèn)鹘o項(xiàng)目文秘。362項(xiàng)目文秘應(yīng)及時將項(xiàng)目文件資料歸檔到公司檔案館。 項(xiàng)目文秘整理完成項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理卷冊 及目錄后，還必須將各專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分目錄進(jìn)行匯總整理，與項(xiàng)目經(jīng)理卷冊分目錄和專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分目錄合并組成項(xiàng)目文件文件卷冊總目錄，一并到檔案館進(jìn)行歸檔。歸檔的項(xiàng)目文件資料 必須包含封面和目錄，裝訂成冊（三孔線裝）。項(xiàng)目文件資料歸檔卷冊應(yīng)由歸檔人和項(xiàng)目經(jīng)理（部 門經(jīng)理）簽署，并由歸檔人填寫 歸檔卡片”后到檔案館歸檔。3.6.3對項(xiàng)目合同（設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)分包合同）進(jìn)行歸檔時，需將合同附件以及招標(biāo)文件、合同評審文件、付款、變更、索賠等文件的原件

10、一并歸入公司檔案館項(xiàng)目檔案。364使用DOCUMENTUM 和PDIS的項(xiàng)目，項(xiàng)目結(jié)束后項(xiàng)目 DOCUMENTUM 系統(tǒng)文檔庫和PDIS項(xiàng)目文檔信息庫應(yīng)在項(xiàng)目IT工程師的協(xié)助下同期歸檔，以項(xiàng)目為單位將全部最終版文件的 電子版硬拷貝（帶簽署的掃描版）及可編輯版電子文件歸入檔案館。3.6.5公司檔案館負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔歸檔的技術(shù)指導(dǎo)。附錄A專業(yè)負(fù)責(zé)人用文件資料卷冊封面格式XXXXXXXX（用戶及項(xiàng)目名稱）項(xiàng)目文件資料卷冊XXXXX XXXX冊（冊號名稱）（工程項(xiàng)目號）（專業(yè)代號）（卷冊號）整編專業(yè)負(fù)責(zé)人XXXXXXxxxx xx xx（年 月 日）附錄B項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理用文件資料卷冊封面格式XXXXXXXX

11、（用戶及項(xiàng)目名稱）項(xiàng)目文件資料卷冊xxxxx E XX冊（冊號名稱）（工程項(xiàng)目號）（卷冊號）整編XXX項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理XXXxxxx xx xx（年 月 日）附錄C卷內(nèi)目錄序號文檔編號整編人文檔名稱整編日期分類文檔 總頁數(shù)備注12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940個人收集整理，勿做商業(yè)用途附表項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類建冊及存檔規(guī)則項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責(zé)任人備注紙版電子版專業(yè)負(fù)責(zé)人卷專業(yè)負(fù)責(zé)人項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)文件會議紀(jì)要LMMVV設(shè)計(jì)評審會議紀(jì)要項(xiàng)目管理文件評審記錄MEVVV設(shè)計(jì)評審記錄作

12、業(yè)表格MSFV工程技術(shù)文件專業(yè)統(tǒng)一規(guī)疋TEMVV項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)歸檔整套 專業(yè)統(tǒng)一規(guī)疋，專業(yè)負(fù)責(zé) 人負(fù)責(zé)將本專業(yè)統(tǒng)一規(guī) 定歸檔到本專業(yè)設(shè)計(jì)文 件資料中設(shè)計(jì)文件目錄TLTVV委托資料提出設(shè)計(jì)委托資料 及其變更通知單TDOVV紙版存專業(yè)室，電子版存檔案館接收設(shè)計(jì)委托資料及其變更通知單TDIVV紙版存專業(yè)室，電子版存檔案館（掃描版）項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責(zé)任人備注紙版電子版設(shè)計(jì)過程文件資料計(jì)算書TCAVV設(shè)計(jì)文件校、審記錄TCLVV經(jīng)設(shè)計(jì)、校對、審 核、會簽簽署后的 設(shè)計(jì)白圖V使用成品文件編號紙版存專業(yè)室設(shè)計(jì)完工報告TDSVV專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)歸檔本專業(yè)設(shè)計(jì)完工報告其它TOT施工日志及

13、施工備忘錄V紙版存專業(yè)室顧客及設(shè)計(jì)代表組對現(xiàn)場服務(wù)與本專業(yè)有關(guān)資料V紙版存專業(yè)室現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)總結(jié)VV設(shè)計(jì)總代表負(fù)責(zé)歸檔項(xiàng) 目現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)總結(jié)， 專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將專業(yè) 現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)總結(jié)存入 專業(yè)室，同時交項(xiàng)目設(shè) 計(jì)經(jīng)理一份項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理卷項(xiàng)目文秘項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責(zé)任人備注紙版電子版合同商務(wù)文件VV項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同文件及附件CCT設(shè)計(jì)分包合同文件及附件CCT項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)文件信函LLEVV傳真LFAVV會議紀(jì)要LMMVV設(shè)計(jì)評審會議紀(jì)要項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)歸檔項(xiàng)目 設(shè)計(jì)評審會議紀(jì)要，專業(yè) 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)歸檔專業(yè)設(shè)計(jì)評審會議紀(jì)要其他內(nèi)部會議紀(jì)要備忘錄LMOVV文件傳送表LDTV電子郵件LEMV電

14、話記錄單LTNVV外來聯(lián)絡(luò)單LRLVV外來通知單LRNVV其它LOTVV項(xiàng)目管理文件計(jì)劃、方案MPLV項(xiàng)目設(shè)計(jì)實(shí)施計(jì)劃項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責(zé)任人備注紙版電子版項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量計(jì)劃管理程序、規(guī)定MPRV項(xiàng)目設(shè)計(jì)統(tǒng)一規(guī)定人工時/費(fèi)用估算MMCV人工時估算進(jìn)度計(jì)劃MSCVV設(shè)計(jì)進(jìn)度表（設(shè)計(jì) 進(jìn)度計(jì)劃、專業(yè)作 業(yè)計(jì)劃）報告MRFV工程設(shè)計(jì)進(jìn)度情況報告周報MWRV設(shè)計(jì)進(jìn)度的周報月報MMRV設(shè)計(jì)進(jìn)度的月報評審記錄MEVVV設(shè)計(jì)評審記錄設(shè)計(jì)文件校審記錄（設(shè)計(jì)經(jīng)理文件部分）作業(yè)表格MSFV顧客意見征求表MSQVV項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔:紙版要求電子版歸檔 責(zé)任人備注外來管理文件

15、MRMVV其它MOTV工程技術(shù)文件設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料TBDVV顧客提供的原始資 料（原始設(shè)計(jì)基礎(chǔ) 資料及其他設(shè)計(jì)條 件、設(shè)計(jì)輸入資料）專業(yè)統(tǒng)一規(guī)疋TEMVV項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)歸檔整套 專業(yè)統(tǒng)一規(guī)疋，專業(yè)負(fù)責(zé) 人負(fù)責(zé)將本專業(yè)統(tǒng)一規(guī) 定歸檔到本專業(yè)設(shè)計(jì)文 件中請購文件TERV訂貨資料或請購文 件、報價書技術(shù)附 件、訂貨或采購合 同技術(shù)附件技術(shù)評標(biāo)文件TFAVV預(yù)發(fā)資料TPLV設(shè)計(jì)變更通知單TCNVV各專業(yè)設(shè)計(jì)變更通知單（及設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責(zé)任人備注紙版電子版單）與設(shè)計(jì)變更有關(guān)的 函、電、傳真等資 料）材料代用單專利商提供設(shè)計(jì) 資料TDLVV技術(shù)引進(jìn)合同及附 件工藝包或基礎(chǔ)設(shè)

16、計(jì)與外商有關(guān)技術(shù)引 進(jìn)會議紀(jì)要及備忘 錄外商確認(rèn)的有關(guān)設(shè)計(jì)資料外商提供的詳細(xì)設(shè)計(jì)文件資料其它方提供設(shè)計(jì) 資料TDTVV其它TOT現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)總結(jié)VV項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)歸檔項(xiàng)目 現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)總結(jié)，專業(yè) 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)歸檔專業(yè)現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)總結(jié)Word文檔僅限參考個人收集整理，勿做商業(yè)用途項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔分類文檔分類 代碼存檔要求歸檔 責(zé)任人備注紙版電子版設(shè)計(jì)完工報告、工程設(shè)計(jì)總結(jié)VV項(xiàng)目文秘負(fù)責(zé)歸檔項(xiàng)目 設(shè)計(jì)完工報告、工程設(shè) 計(jì)總結(jié)，專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé) 歸檔本專業(yè)設(shè)計(jì)完工報 告并將工程設(shè)計(jì)總結(jié)交 給項(xiàng)目文秘制造丿商資料 卷（分PO號 存）中間資料作為過程文件使用，項(xiàng)目結(jié)束后銷毀制造廠提供的設(shè)備 圖紙（先期確認(rèn) ACF ）和設(shè)計(jì)資